Вибір правильної платформи для вашої організації може бути важким не лише через величезну кількість рішень на ринку, але й через такі ключові аспекти, як варіанти розгортання, налаштування, вартість, масштабованість і бізнес-цінність. Існує багато типів програмного забезпечення для закупівель, які допомагають компаніям виконувати процес закупівель з більшою ефективністю та продуктивністю. Однак, щоб знайти найкращу систему закупівель для ваших коштів, ви повинні спочатку зрозуміти свої можливості та переваги, які вони пропонують. Тому в цій статті ми обговоримо три типи закупівель і 10 провідних компаній із програмного забезпечення для закупівель, які є рушійною силою цифровізації та глобальних інновацій.
Що таке система управління закупівлями?
Система управління закупівлями – це ефективне управління витратами компанії, що включає закупівлю товарів і послуг. Це передбачає вибір високоякісних продуктів, послуг і постачальників у межах встановленого бюджету та часових рамок. Основна мета системи управління закупівлями полягає в тому, щоб допомогти компанії знайти та придбати найкращі можливі товари та послуги для досягнення бізнес-цілей.
Якщо команда із закупівель правильно виконує свою роботу, компанія може заощадити гроші та час, домовившись із постачальниками про кращі умови та ціни. Цей відділ відповідає за такі речі, як замовлення на купівлю, довгострокові контракти та позбавлення від власності, яка більше не потрібна. Крім того, відділ закупівель уважно стежить як за деталями проекту, так і за тим, як витрачаються державні гроші.
Які є три типи програмного забезпечення для закупівель?
Існує три основних типи програмного забезпечення для закупівель, які включають пряме замовлення, непряме закупівлю та закупівлю послуг.
- Прямі закупівлі: Прямі закупівлі передбачають закупівлю сировини, обладнання та оптових товарів, які безпосередньо сприяють створенню кінцевого продукту компанії. Крім того, спеціалісти із закупівель та контрактні постачальники є основними зацікавленими сторонами в процесах прямих закупівель.
- Непрямі закупівлі: Непрямі закупівлі передбачають придбання предметів, таких як канцелярське приладдя. Ці предмети не мають прямого впливу на кінцевий продукт компанії або прибутки, але вони допомагають у повсякденній діяльності. Малий бізнес може доручити непрямі процеси закупівель офісним менеджерам, тоді як великі корпорації можуть найняти компанію з управління об’єктами для керування цими закупівлями.
- Закупівля послуг: Наймання тимчасових працівників, оренда програмного забезпечення та залучення короткострокових постачальників для роботи на заході чи семінарі – усе це приклади закупівлі послуг.
Найкращі компанії з програмного забезпечення для закупівель
Нижче наведено 10 найвідоміших світових компаній у сфері програмного забезпечення для закупівель і те, що робить їхні рішення унікальними.
#1. Іцертіс
Icertis — це приватна компанія, що розробляє програмне забезпечення для інтелектуального управління контрактами, заснована в 2009 році. Вона надає свої послуги в сфері закупівель, щоб можна було оптимізувати весь процес клієнта від джерела до контракту. Це дозволить швидше укладати угоди та знижувати ризики.
Платформа Icertis Contract Intelligence (ICI) допомогла командам із закупівель у всьому світі підвищити продуктивність і покращити договірне управління, а також підвищити підзвітність постачальників і кінцеві результати.
#2. Basware
Basware була заснована в 1985 році і пропонує P2P, автоматизацію точки доступу, електронне виставлення рахунків і електронні закупівлі. Закупівлі можуть заощадити гроші, підвищити продуктивність і побачити, куди йде кожен долар, використовуючи Baware для автоматизації процесу покупки до оплати (P2P). Basware також допомагає підприємствам підготуватися до майбутнього, усуваючи потребу в традиційних ручних процесах.
№ 3. Capgemini
Capgemini — це багатонаціональна консалтингова фірма, яка надає послуги в галузі інформаційних технологій, заснована в 1967 році. Компанія пропонує цифрові рішення своїм клієнтам у сфері закупівель, щоб оптимізувати роботу та забезпечити безперебійну та стійку закупівлю.
Послуги Capgemini допомагають у розробці, впровадженні та експлуатації успішної стратегії цифрових закупівель, а також у забезпеченні відповідності, продуктивності, прозорості та економії коштів.
#4. Програмне забезпечення Epicor
EPICOR Software є лідером на ринку програмного забезпечення для бізнесу з моменту свого заснування в 1972 році, зосереджуючись насамперед на виробництві, ланцюжку постачання та закупівлях.
Вона надає своїм клієнтам із закупівель програмне забезпечення для управління взаємовідносинами з постачальниками (SRM), щоб оптимізувати весь процес закупівлі та бути більш стратегічним у пошуку джерел.
Однак деякі з послуг, які пропонує EPICOR Software, включають пошук джерел, закупівлю, підтримку постачальників, керування каталогами та економію коштів.
#5. GEP Smart
З моменту заснування в 1999 році GEP став лідером галузі, надаючи професіоналам із закупівель і ланцюгів постачання компаніям широкий спектр консультацій, програмного забезпечення та варіантів керованого обслуговування.
Однією зі служб закупівель GEP є GEP Smart, яка є провідною у світі платформою S2P для прямих і непрямих закупівель. Його використовують такі компанії, як відділ закупівель Walgreens Boots Alliance. Однак вони допомагають клієнтам у цифровій трансформації їхніх наскрізних закупівельних операцій, використовуючи AI та хмарні технології.
Послуги GEP включають аналіз витрат, відстеження заощаджень, пошук джерел, керування контрактами, керування постачальниками та закупівлю до оплати (P2P).
№6. IBM
Вже понад століття IBM є лідером технологічних інновацій. Що стосується закупівель, компанія також допомагає тим, хто займає цю функцію. Вони роблять це, надаючи доступ до потужних даних, ідей і нових технологій для вдосконалення процесів і створення більшої цінності.
Крім того, IBM пропонує наступні послуги: джерело до оплати (S2P), цифрові закупівлі, рахунок-фактура до оплати та аналітика.
#7. JAGGAER
JAGGAER – це хмарна компанія з автоматизації бізнесу, заснована в 1995 році. Вона надає своїм клієнтам із закупівель JAGGAER ONE, повну платформу закупівель для інтелектуального та гнучкого управління витратами.
Рішення, які JAGGAER надає своїм клієнтам, є одними з найкращих у галузі, оскільки вони надають своїм клієнтам повну прозорість щодо всіх їхніх видатків і використовують передову аналітику та розуміння.
#8. Програмне забезпечення Coupa
Coupa Software, заснована в 2006 році, є провідним постачальником рішень для управління витратами бізнесу. Якщо ви використовуєте Coupa Software, ви матимете доступ до надійної платформи для керування загальними витратами вашої організації.
Однак різні типи програмного забезпечення для закупівель можуть отримати переваги від його простоти у використанні, залишаючись гнучкими в управлінні витратами за допомогою єдиної платформи. Це сприяє безпрецедентній економії та отриманню інформації, що забезпечує вимірювані результати.
Програмне забезпечення Coupa Procurement Software пропонує різні види послуг, як-от електронні закупівлі, виставлення рахунків, стратегічний пошук джерел, платежі, керування постачальниками, аналіз витрат і планування ланцюга поставок.
№ 9. Оракул
Oracle – це багатонаціональна технологічна компанія, заснована в 1997 році. Фахівці із закупівель тепер мають доступ до Oracle Fusion Cloud Procurement, інтегрованого пакету джерел для розрахунків. Клієнти можуть використовувати рішення для автоматизації своїх процесів, створення стратегічних можливостей пошуку джерел, покращення відносин з постачальниками та спрощення процесу закупівель.
У результаті відділ закупівель зазнає менше небезпек, кращі фінансові заощадження та вищі рівні прибутковості та продуктивності. Він надає такі послуги: управління витратами, пряме управління матеріалами, управління взаємовідносинами, стратегічний пошук, управління життєвим циклом контракту, відповідність і співпраця з постачальниками.
#10. SAP Ariba
Будучи піонером у галузі з моменту свого заснування в 1996 році, SAP Ariba стала незамінним інструментом для компаній у всьому світі. Компанія виходить за рамки базових процесів закупівель, використовуючи свої інновації для усунення перешкод, об’єднання всіх категорій витрат в одному місці та сприяння глибшій, динамічній та наскрізній співпраці.
«Подолання розриву між вашими командами та торговими партнерами для безпечного обміну даними, отримання інформації та керування робочим процесом через мережу Ariba для більш ефективного процесу закупівель і кращого контролю над витратами». SAP Ariba.
Крім того, SAP надає своїм клієнтам широкий спектр рішень із закупівель, включаючи стратегічний пошук, закупівлі, управління постачальниками, прямі витрати, фінансовий ланцюг поставок, управління витратами та покупцями.
Які 7 етапів закупівлі?
Кожен процес закупівлі включає визначення вимог, дослідження постачальників, аналіз вартості, висування запиту на закупівлю, перегляд, перетворення в замовлення на закупівлю, адміністрування контракту, моніторинг/оцінку замовлень, тристороннє зіставлення, виконання платежів і ведення записів. Нижче наведено сім найважливіших етапів процесу закупівлі:
#1. Заявка на закупівлю
Заявка на купівлю — це письмовий або електронний документ, який внутрішній користувач або замовник надає команді із закупівель із запитом на допомогу команди із закупівель у задоволенні певної потреби. Він містить важливу інформацію, необхідну для отримання відповідних товарів, послуг або робіт.
#2. Огляд заявки
Офіційний початок процесу закупівель не відбудеться, доки заявку на закупівлю не буде затверджено та перевірено на відповідність бюджету. На етапі перевірки функціональні менеджери або керівники відділів вивчають пакет заявок, щоб визначити, чи існує справжня потреба в запитаних товарах або послугах, а також чи є необхідне фінансування.
Схвалені запити на купівлю стають замовленнями на замовлення, а відхилені повертаються із зазначенням причин. Усім цим можна керувати за допомогою простого програмного забезпечення для замовлення.
#3. Процедура звернення
Після схвалення заявки та оформлення замовлення на закупівлю група із закупівель створить індивідуальний план закупівлі та процес запрошення, який буде доповнювати його. Складність вимоги зрештою визначає обсяг цього індивідуального плану звернення.
Після завершення плану витрат команда із закупівель надішле численні запити пропозицій (RFQ) потенційним постачальникам, щоб зібрати та оцінити пропозиції з метою вибору найкращого постачальника.
#4. Оцінка та укладання контрактів
Команда із закупівель перегляне та оцінить пропозиції постачальників у співпраці з оцінювальним комітетом, щоб визначити, який постачальник найкраще підійде для задоволення існуючих потреб.
Після вибору постачальника наступним кроком є підписання або узгодження контракту перед надсиланням замовлення на купівлю обраному постачальнику. Юридично обов’язковий контракт укладається, коли постачальник приймає та підтверджує замовлення на купівлю.
#5. Управління замовленнями
Продавець надає обіцяні товари/послуги у визначений термін. Після отримання покупець перевіряє замовлення та повідомляє постачальника про будь-які проблеми з отриманими товарами.
#6. Затвердження рахунків-фактур і вирішення спорів
Це важливий крок у процесі закупівель, і наявність такого програмного забезпечення для закупівель, як Kissflow Procurement Cloud, дає вам перевагу перед конкурентами. Kissflow дозволяє виконувати тристороннє зіставлення між GRN, рахунком-фактурою постачальника та замовленням на замовлення, щоб переконатися, що ви отримали замовлення правильно та у відсутності розбіжностей. Після завершення тристороннього узгодження рахунок-фактура затверджується та надсилається на обробку платежу.
№ 7. Ведення записів
Покупці ведуть облік процесу оплати для цілей бухгалтерського обліку та аудиту. Усі відповідні документи, від заявок на закупівлю до затверджених рахунків-фактур, зберігаються в одному місці.
Які переваги управління закупівлями?
Послідовні процедури управління закупівлями на вашому робочому місці можуть призвести до позитивних змін у вашій організації. Система управління закупівлями позитивно впливає на бізнес наступним чином:
- Надійність: запроваджуючи послідовну політику управління закупівлями, ваша внутрішня команда може стати більш надійною та послідовною у розподілі обов’язків із закупівель.
- Фінансові заощадження: Управління закупівлями передбачає пошук найбільш економічно ефективних ресурсів, що призводить до значної економії бюджету.
- управління часом: коли ви вірите в систему управління закупівлями та можете автоматизувати ключові завдання, ви раціональніше використовуєте свій час.
- Відповідність промисловості: включення галузевих правил і норм у ваш процес управління закупівлями гарантує, що ваша компанія та її партнери відповідають основним операційним вимогам.
- Комунікація: Системи управління закупівлями спрощують для внутрішніх співробітників обговорення вимог до запасів, постачання та робочої сили.
Що є найважливішим у закупівлях?
За словами виконавчого директора із закупівель Tecom Корі Туейтса, основна увага спеціалістів із закупівель повинна бути зосереджена на побудові та підтримці позитивних відносин.
«Для мене стосунки є найважливішою річчю в закупівлях», — сказав Туейтс на дискусії про управління та розвиток талантів на конференції CIPS Middle East Conference в Дубаї. Немає сенсу виконувати цей процес, якщо вам не подобається мати справу з постачальниками та зацікавленими сторонами. «
«Якщо ви не подобаєтеся людям, вони не захочуть з вами працювати, — продовжує він, — тому ви повинні зосередитися на побудові стосунків». Не будьте «поліцейськими закупівель». «Майте політику та процедури, але будьте гнучкими та готовими їх порушувати».
Висновок
Вибір правильної системи управління закупівлями буде вигідним для вашої компанії. Сподіваюся, ця стаття допоможе вам.
Часті запитання щодо системи управління закупівлями
Які чотири основні ролі закупівель?
- Допомога з операційними вимогами.
- Ефективно та ефективно керувати процесом закупівель та базою постачання.
- Встановіть міцні робочі стосунки з іншими функціональними групами.
- Підтримувати цілі та завдання організації.
Що таке приклад закупівлі?
Акт отримання чогось, зокрема військового постачання, відомий як закупівля. Одним із прикладів закупівель є отримання достатньої кількості зброї для оснащення армії.
Які функції виконує управління закупівлями?
Обов'язки менеджера із закупівель
- Дослідження продуктів і рішень
- Управління запасами.
- Оптимізація процесу закупівель.
- Управління запитами пропозицій.
- Аналіз ROI
- Оцінка та вибір постачальників
- Управління ризиками та комплаєнс.
- Укладання договору.
Статті по темі
- НОМЕР ЗАЯВИ: Визначення та як це працює
- Управління закупівлями проекту: детальний посібник із процесів закупівель
- ПРОЦЕС СТРАТЕГІЧНОГО СУРСИНГУ: Детальні кроки до стратегічного пошуку джерел
- Аналіз ланцюга створення вартості: кроки до аналізу ланцюга вартості
посилання
