Ви були б вражені своїми власними можливостями та досягненнями, якби переглянули кількість завдань і цілей, які ви виконали за день, тиждень, місяць і рік. Однак це не дає точного уявлення про те, наскільки продуктивними та ефективними ви були протягом того періоду часу. Можливо, ви іноді пропускали терміни або надто довго виконували деякі завдання. Це були головні камені спотикання продуктивності. Питання про те, як визначити пріоритети завдань на роботі, стає критичним, коли у вас є велика кількість робочих завдань, які потрібно виконувати щодня, вам може знадобитися створити ефективну стратегію для їх вирішення. Пріоритезація - це метод визначення того, що ви повинні зробити в першу чергу на основі важливості. Розуміння найкращих способів визначення пріоритетності ваших завдань може допомогти вам заощадити час на роботі. У цьому дописі ми визначаємо пріоритети та надаємо простий посібник із визначення пріоритетів завдань.
Як визначити пріоритетність завдань
Розстановка пріоритетів передбачає визначення порядку виконання завдань залежно від їх цінності. Цей метод може допомогти вам краще організувати свій час. Це навчить вас розставляти пріоритети в роботі, виконувати дедлайни та мати більше часу для виконання більшої роботи. Здатності розставляти пріоритети можуть допомогти вам виконати більше роботи за менший час. Створіть список завдань. Ви не можете вирішити, як розставити пріоритети по дому, якщо спочатку не сформуєте чіткої картини всього, що потрібно зробити. Це може здатися рудиментарним, але іноді його не помічають, поспішаючи розпочати роботу над проектами. Натомість складіть список усього, над чим вам потрібно попрацювати в усіх ваших проектах. Щоб не відчувати себе перевантаженим, розділіть більшу роботу на підзавдання. Коли ваші завдання складені та перераховані, додайте додаткову інформацію, таку як:
- Час, який знадобиться для виконання кожного.
- Ступінь важливості або терміновості
- Кінцевий термін
Зібравши всі справи по дому в одному місці, ви матимете чітке уявлення про те, що потрібно зробити. Якщо ви схожі на більшість людей, ви починаєте свій робочий день з метою бути максимально продуктивним. Проте з плином дня ви надсилаєте кілька термінових запитів, а список завдань зростає. Те, що ви спочатку задумали, виявляється відсунутим убік. Ви не самотні, якщо це звучить знайомо. Зазвичай ми відчуваємо, що граємо в наздоганялки на роботі без рамок для визначення пріоритетів завдань.
Як розставляти пріоритети на роботі
У більшості випадків низька продуктивність і недотримання встановлених термінів є результатом неправильного визначення пріоритетів роботи. Щоб виконати дедлайни та підвищити продуктивність, важливо визначити пріоритети роботи. Нижче наведено кроки, необхідні для кращого визначення пріоритетів завдань на роботі.
#1. Створіть список завдань.
Ви не можете вирішити, як розставити пріоритети по дому, якщо спочатку не сформуєте чіткої картини всього, що потрібно зробити. Це може здатися рудиментарним, але іноді його не помічають, поспішаючи розпочати роботу над проектами. Натомість складіть список усього, над чим вам потрібно попрацювати в усіх ваших проектах. Щоб не відчувати себе перевантаженим, розділіть більшу роботу на підзавдання.
Коли ваші завдання складені та перераховані, додайте додаткову інформацію, таку як:
- Час, який знадобиться для виконання кожного.
- Ступінь важливості або терміновості
- Кінцевий термін
- Зібравши всі справи по дому в одному місці, ви матимете чітке уявлення про те, що потрібно зробити.
#2. Створіть календар, щоб відстежувати свої завдання.
Коли ви визначите, які завдання є найважливішими, запишіть їх у свій календар. Коли ви щодня переглядаєте свій робочий список, вам легше визначити пріоритети свого часу. Ви можете виявити, що візуальне нагадування про кожен пункт, який вам потрібно виконати, допоможе вам краще зосередитися на ньому. Виконання їх також може дати вам відчуття досягнення. Якщо вам дали завдання без чіткої дати початку чи завершення, обов’язково попросіть їх, щоб ви могли запланувати час для роботи над ним і визначити очікування. Визначивши ці дати, ви можете встановити свою особисту дату завершення ще раніше, щоб врахувати несподівані проблеми або вчасно здати роботу.
#3. Сортуйте свій список за важливістю
Наступний етап — підтвердження важливості або терміновості кожного виду діяльності. Якщо важливу роботу не завершити вчасно, це матиме далекосяжні наслідки, оскільки вона є фундаментальною для вашого проекту. З іншого боку, термінові роботи повинні бути виконані в той же день, тому що термін їх виконання припадає на той самий день. Зважування ваших проектів один проти одного є найкращим підходом до організації їх у порядку терміновості чи пріоритету. Використовуючи список з першого кроку, визначте пріоритет кожного завдання за шкалою від 0 до 10 і зробіть те саме для термінових завдань. Коли два бали додаються разом, завдання з найвищим балом займає перше місце.
#4. Повідомляйте про стан ваших завдань своїм товаришам по команді.
Нарешті, не забудьте включити товаришів по команді, які, можливо, чекають, щоб ви виконали завдання, або змагаються за ваш час. Зменште кількість запитів, які ви отримуєте, надаючи проактивні оновлення статусу товаришам по команді після завершення завдання, коли ви збираєтеся завершити роботу, а також про будь-які затримки або блокпости, які виникають. Замість того, щоб постійно відповідати на запити, ви можете продовжувати виконувати свою роботу продуктивно та ефективно.
Як визначити пріоритетність завдань Управління проектами
Незалежно від того, чи ви новачок в управлінні проектами, чи маєте багаторічний досвід, управління та завершення проекту вчасно та в межах бюджету є складним завданням. Кожен проект унікальний і представляє власний набір питань управління проектом. Над яким би типом проекту ви не працювали, ви, ймовірно, маєте справу зі стислими термінами та великими очікуваннями. Все в управлінні проектами робиться вручну. На відміну від інших галузей, помилки не приведуть до успіху; натомість це призведе до вашої смерті.
#1. Розгляньте матрицю Ейзенхауера.
Одним із відомих способів визначення пріоритетів завдань є матриця Ейзенхауера, яку часто називають матрицею терміново-важливо. Він навчить вас розставляти пріоритети для термінових і важливих завдань на основі їх терміновості та важливості. Завдання поділяються на чотири види:
- Термінові та важливі – це першочергові справи, які потрібно завершити негайно.
- Не критичні, але термінові – це роботи, які потрібно виконати швидко, але хтось інший може їх виконати так само добре чи краще. Ви призначаєте їх.
- Нетермінові та неважливі – це завдання, без яких ви могли б обійтися. Не витрачайте час команди на ці завдання.
Ви можете створити діаграму управління проектом або просто уявити квадранти, розглядаючи кожен пункт у списку завдань.
#2. Сортуйте завдання на основі їх очікуваних результатів
Навіть за допомогою матриці терміновості та важливості може бути важко вирішити, яку діяльність розпочати першою. Що робити, якщо численні завдання видаються справді терміновими та критичними? Спробуйте організувати свої проекти на основі прогнозованих зусиль, необхідних для їх завершення. Загальна кількість годин, які, за прогнозами, займе проект, називається оціненими зусиллями. Переваги визначення пріоритетів і вирішення складніших (займають багато часу) справ спочатку протягом дня, залишаючи більш короткі завдання на пізніший день, коли у вас може бути більше енергії.
#3. Будьте розсудливими
Немає нічого поганого в тому, щоб мати амбітні цілі, але ніколи не дозволяйте «ідеальному» стати ворогом «хорошого». Нереалістичні цілі проекту можуть деморалізувати вашу команду та призвести до провалу проекту. Переконайтеся, що ви встановлюєте реалістичні очікування та що ваші цілі досягаються в розумний проміжок часу, а також часто перевіряйте свої показники та свою команду, щоб визначити, чи потрібно вам переглядати.
Як визначити пріоритетність завдань. Питання для співбесіди
Більшість професій вимагає, щоб ви керували багатьма справами одночасно, і ви зіткнетеся з конкуруючими пріоритетами. У результаті компанії використовують такі запитання для інтерв’ю, як «Як ви розставляєте пріоритети у своїй роботі?» «Розкажіть мені про випадок, коли у вас були суперечливі пріоритети на роботі». І якщо ви не можете продемонструвати компанії, що у вас є перевірена стратегія управління часом і завданнями, вони будуть стурбовані. Деякі поширені запитання та відповіді на них
#1. Як ви розставляєте пріоритети в роботі?
Мені подобається розставляти пріоритети в роботі, ведучи електронну таблицю Excel зі своїми проектами та їхніми термінами, щоб я міг бачити все з першого погляду. Потім я сортую та коригую електронну таблицю, щоб визначити пріоритети моєї роботи на основі важливості проекту, скільки часу він займе, наскільки він терміновий і чи знадобиться мені інформація від інших членів команди для завершення роботи. Щоранку я знову переглядаю цей аркуш. На моїй нинішній посаді мені зазвичай доручають шість-вісім проектів.
#2. Як ви впораєтеся з ситуацією, коли очевидно, що кінцевий термін проекту не буде дотриманий?
Якщо стане зрозуміло, що орієнтовний термін не буде дотримано, я оціню завдання та проконсультуюся зі своїм керівником, щоб внести пропозиції чи рекомендації.
Що таке 4 рівні пріоритетності завдань?
Матриця рішень Ейзенхауера, також відома як матриця термінових і важливих завдань, поділяє завдання на чотири квадранти залежно від того, чи є вони:
- Важливо.
- Терміново.
- Важливий і чутливий до часу.
- Ні того, ні іншого.
Як ви ефективно розставляєте пріоритети завдань?
- Складіть список усіх ваших завдань.
- Визначте, які роботи насправді критичні (а які можна відкласти).
- Підтримуйте графік, який представляє ваші головні пріоритети.
- Розставте пріоритети для найбільш інтенсивних і трудомістких проектів.
- Зосередьтеся на одному завданні за раз.
Які 3 способи розставити пріоритети?
Перший квадрант: важливо + терміново.
Другий квадрант: важливість + нетерміново
Третій квадрант: неважливий + терміновий.
Четвертий квадрант: не важливо + не терміново.
Як ви розставляєте пріоритети своїх завдань, питання на співбесіді?
Відповідаючи на запитання «Як ви розставляєте пріоритети у своїй роботі?»
- Опишіть, як ви плануєте свій день.
- Опишіть, як ви перемикаєтеся між пріоритетами.
- Поговоріть про те, як ви встановлюєте дедлайни.
- Опишіть, як ви підтримуєте баланс між роботою та особистим життям.
- Пов’яжіть свою відповідь із вимогами до роботи.
Як ви справляєтеся з кількома завданнями одночасно. Питання на співбесіді?
Найкращі відповіді висвітлюють кілька відчутних твердих і м’яких навичок. Наприклад, ви можете стверджувати, що люди, які виконують багато завдань одночасно, стають звичкою для постійного планування. Ви також можете підкреслити, що компетентний багатозадачний постійно розставляє пріоритети завдань. Вам доступні численні варіанти.
Як ви впораєтеся із запитанням на співбесіді з великим навантаженням?
Коли ви маєте справу з величезним робочим навантаженням, вам знадобиться стратегія її вирішення. Ви можете сказати щось на кшталт: «Кожному доводилося мати справу з великим навантаженням на певному етапі своєї кар’єри». Зробивши крок назад і спостерігаючи за проблемою, я можу отримати більше розуміння та неупередженості. На початку кожного робочого дня запишіть дії, які потрібно виконати, і розставте їх за пріоритетністю від найвищого до найнижчого. «Це не тільки покращує ваш робочий процес, але й гарантує виконання найважливіших завдань дня».
Як ви розставляєте пріоритети у своїй роботі медсестри?
Принцип азбуки повинні застосовуватися медсестрами до стану кожного пацієнта. Пріоритезація починається з оцінки безпосередніх небезпек для життя як частини початкової оцінки та ґрунтується на пневмонії ABC, при цьому перевага надається дихальним шляхам, потім диханню та кровообігу (Ignatavicius et al., 2018).
Висновок
Хоча може виникнути спокуса виконувати багато завдань одночасно, щоб досягти більшого, часто краще зосередитися на одному завданні за раз. Цей метод гарантує, що ваша повна увага зосереджена на цьому завданні, дозволяючи вам ефективно його виконати, перш ніж переходити до наступного пункту у вашому списку. Якщо вас не відволікають інші справи, ви можете мати більше шансів виконати якісну роботу. Роботодавці хочуть знати, що ви можете визначити пріоритетність роботи залежно від того, що є терміновим, і встановити робочий процес, щоб зосередитися на тому, що потрібно для будь-якого типу роботи. Вони хочуть знати, що ви взаємодієте зі своїми команда та керівництво як частину процесу визначення пріоритетів. Якщо на співбесіді ви дасте відповідь, схожу на наведені вище зразки відповідей, ви продемонструєте роботодавцям, що здатні бути продуктивними на робочому місці та визначати, що є терміновим і життєво важливим.
Статті по темі
- МЕНЕДЖЕР ПРОДУКТУ: Оновлено посадову інструкцію та зарплату
- 4 способи побудувати корпоративну культуру в стартапі
- ДОПОМОГА НА ДІТЕЙ: чи потрібно давати допомогу дітям?
- БІЗНЕС-РИЗИК: Як управляти ризиками в бізнесі
посилання
