Як фінансовий менеджер у компанії, що розвивається, ви можете опинитися в складній ситуації щодо відстеження своїх витрат. Звіт про витрати — це важливий документ, який, на мою думку, необхідний для деталізації та класифікації витрат, понесених працівниками від імені організації. Це цінний інструмент для відстеження витрат бізнесу, отримання відшкодування та полегшення податкових процесів. Розуміння важливості звітів про витрати та способів їх створення має вирішальне значення для ефективного управління фінансами в бізнесі. Я впевнений, що вам потрібна додаткова інформація про звіти про витрати, їх приклади, формат і шаблон звіту про витрати, які ви можете переглянути. Це може допомогти вам відстежувати ваш бізнес і витрати на проект, а також організувати податковий час.
Ключові моменти
Звіт про витрати є важливим документом для деталізації та категоризації витрат, понесених працівниками від імені організації. Це цінний інструмент для відстеження витрат бізнесу, отримання відшкодування та полегшення податкових процесів.
Шаблон звіту про витрати – це попередньо розроблений формат, який допомагає працівникам чітко та послідовно організовувати та представляти свої витрати. Зазвичай він містить розділи для дати, опису витрат, категорії, суми та будь-яких додаткових приміток.
Прикладом звіту про витрати може бути документ із детальним описом усіх витрат, понесених під час відрядження, включаючи витрати на проїзд, проживання, харчування та інші пов’язані з цим витрати. Звіт зазвичай містить дати, описи витрат, суми та квитанції для перевірки.
Формат звіту про витрати впорядковує деталі, зокрема дату, тип, опис і суму. Він також містить розділи з інформацією про співробітників, звітний період, загальні витрати та підписи затвердження. Заповнювачі можна налаштувати відповідно до конкретних вимог.
Звіти про витрати допомагають відстежувати витрати підприємства та зазвичай створюються щомісяця, щокварталу чи щороку. Щомісячні та квартальні звіти про витрати необхідні для моніторингу всіх закупівель фірми протягом цього періоду.
Що таке звіт про витрати
Звіт про витрати – це коли працівник вимагає відшкодування витрат компанії, які він сплатив власними грошима. Ці витрати записуються на папері або в офіційному звіті. Вони впорядковані за такими категоріями, як канцелярське приладдя, харчування або пробіг. Ці працівники мають бути деталізовані для кількох організацій, щоб бути перерахованими разом із їхніми витратами. Це допомагає отримати більше деталей у процесі аудиту для легкого затвердження, ніж перелік понесених витрат. Зазвичай звіт про витрати також подається з відповідними квитанціями для кожної деталізації закупівлі.
Шаблон звіту про витрати
Шаблон звіту про витрати – це простий спосіб відстежувати витрати. Але оскільки витрати вашої організації зростають, ви захочете оновити програмне забезпечення для відстеження витрат, яке заощадить час.
Безкоштовний шаблон рахунку витрат Excel доступний у Microsoft Office.
Цей журнал пробігу для Excel може допомогти вам відстежувати та відшкодовувати ваш пробіг.
Ваші витрати на поїздку відстежуються та додаються за допомогою цього простого шаблону рахунку витрат для друку.
Простий у використанні шаблон рахунку витрат у Word і PDF
Звіт про витрати — це документ, у якому детально зазначаються всі витрати, понесені під час відрядження, включаючи витрати на проїзд, проживання, харчування та інші пов’язані з цим витрати. Звіт зазвичай містить дати, описи витрат, суми та квитанції для перевірки.
Звіт про витрати
Ім'я працівника: Джонсон Відділ: збут Звітний період: січень 2024 року
Дата
Тип витрат
Опис
сума
01/05/24
подорож
Переліт туди й назад до Нью-Йорка
$350.00
01/06/24
житло
Проживання в готелі для зустрічі з клієнтом
$200.00
01/10/24
Харчування
Вечеря з клієнтами
$75.00
01/15/24
транспорт
Вартість проїзду на таксі до аеропорту
$30.00
01/20/24
Запас
Канцтовари для презентації
$50.00
01/25/24
Різне
Плата за паркування
$20.00
Загальні витрати: $725.00
Схвалення:
Я підтверджую, що вищезазначені витрати були точними та понесеними під час діяльності компанії.
У цьому прикладі Джонсон, працівник відділу продажів, заповнив звіт про витрати за січень 2024 року. Він перерахував різні витрати, понесені під час ділової діяльності, включаючи проїзд, проживання, харчування, транспорт, постачання та інші витрати. Загальні витрати становлять 725.00 доларів США. Джонсон підписав звіт, щоб підтвердити його точність, і для відшкодування також потрібне схвалення його менеджера.
Цей формат дозволяє чітко організувати деталі витрат, включаючи дату, тип, опис і суму. Він також містить розділи з інформацією про співробітників, звітний період, загальні витрати та підписи затвердження. Налаштуйте покажчики місця заповнення відповідно до ваших конкретних вимог.
Як створити звіт про витрати
Якщо ви використовуєте програмне забезпечення для бухгалтерського обліку малого бізнесу, наприклад QuickBooks Online, Xero або FreshBooks, ви, напевно, знаєте, що ви не можете створити або заповнити рахунок витрат у цих та подібних системах. Натомість більшість пакетів бухгалтерського програмного забезпечення для малого бізнесу об’єдналися зі сторонніми додатками для обліку витрат, розробленими для моніторингу витрат і створення рахунків витрат. Ви також можете використовувати шаблон Microsoft Excel або безкоштовні онлайн-шаблони.
Залежно від вашого бізнесу, бухгалтерського програмного забезпечення, яке ви використовуєте, і того, наскільки автоматизованим ви хочете, щоб процес був, існують різні способи підготовки або заповнення рахунку витрат. Незалежно від того, якими інструментами ви користуєтеся, найважливіше, щоб ви їх створили.
Політика компанії та характер бізнесу визначають право на подання звітів про витрати. Часто це обмежується виключно менеджерами; однак у певних сценаріях особи, уповноважені витрачати гроші на затверджені бізнес-потреби та вимагати відшкодування, також можуть подавати звіти. Іноді існує положення, згідно з яким будь-хто може подати звіт, але це вимагає схвалення керівника.
Прив'язка витрат до конкретного клієнта або проекту.
Повна сума платежу, включаючи податки та інші пов’язані збори.
У деяких випадках працівникам надається певна сума авансу для покриття господарських витрат. У таких випадках звіти про витрати відстежують витрати, зроблені за авансовий платіж. The відділ фінансів все одно буде записувати відшкодовану суму як бізнес-витрати, але відшкодування не буде. Натомість фінансовий відділ вирахував би загальну вартість із авансу працівника.
Яка різниця між рахунком-фактурою та звітом про витрати?
У великій схемі ділових відносин рахунок-фактура — це повідомлення, яке компанія надсилає своїм шановним клієнтам, ввічливо спонукаючи їх оплатити рахунок за цінні послуги чи товари, які вони отримали. І навпаки, звіт про витрати схожий на смиренне прохання працівника до свого керівництва, яке люб’язно просить відшкодувати витрати після того, як вони взяли на себе витрати, понесені, представляючи компанію. У той час як рахунки-фактури зосереджуються на запитах грошей від клієнтів, звіти про витрати зосереджуються на запитах повернення грошей від роботодавця, гарантуючи, що фінансові книги залишаються збалансованими, і кожен отримує належне.
Як часто складаються звіти про витрати?
Звіти про витрати допомагають відстежувати витрати підприємства та зазвичай створюються щомісяця, щокварталу або щороку. Щомісячні та квартальні звіти про витрати необхідні для відстеження всіх закупівель фірми протягом цього періоду.
Важливість звіту про витрати
Авторство: pressfoto
Ось переваги звітів про витрати:
#1. Відстеження витрат
Звіти про витрати дозволяють підприємствам точно контролювати та відстежувати свої витрати. Документуючи всі витрати, понесені працівниками, будь то на подорожі, постачання чи інші ділові цілі, компанії можуть отримати уявлення про свої витрати та визначити сфери, де витрати можна оптимізувати або зменшити.
№2. Бюджетний контроль
Звіти про витрати допомагають підприємствам контролювати свої бюджети. Записуючи та класифікуючи витрати, компанії можуть порівнювати фактичні витрати із запланованими сумами, що дозволяє їм виявляти розбіжності та вживати коригувальних заходів для забезпечення досягнення фінансових цілей.
#3. Відшкодування
Звіти про витрати є основою для відшкодування працівникам витрат, пов’язаних з бізнесом, які вони сплатили зі своєї кишені. Подаючи докладні звіти про витрати, працівники можуть гарантувати, що їм компенсують точну й оперативну компенсацію, підвищуючи моральний дух і мотивацію.
#4. Комплаєнс і аудит
Звіти про витрати мають вирішальне значення для забезпечення дотримання політики компанії та нормативних вимог. Підприємства можуть продемонструвати прозорість і підзвітність у своїх фінансових операціях, ретельно й точно документуючи витрати. Крім того, у звітах про витрати міститься документація, яку можна використовувати під час аудитів для перевірки законності витрат і забезпечення відповідності нормативним вимогам.
#5. Податкові цілі
Авторство: rawpixel
Звіти про витрати є цінними для податкових цілей. Компанії можуть вираховувати певні витрати зі своїх оподатковуваний дохід, зменшуючи їхні податкові зобов’язання. Підтримуючи детальні та точні звіти про витрати, компанії можуть підтримувати свої податкові відрахування та мінімізувати ризик перевірок або штрафів з боку податкових органів.
Який процес звітів про витрати?
Як підготувати рахунок витрат для вашої малої компанії
Встановіть політику.
Створіть шаблон відстеження витрат.
Зберігайте квитанції в окремому місці.
Перевірте свої витрати двічі.
Підсумуйте свої витрати та надходження.
Швидко затверджуйте звіти та виплачуйте відшкодування.
5 найкращих практик звітування про витрати у вашій компанії.
Що таке щоденний звіт про витрати?
Співробітники можуть відстежувати свої витрати в кінці дня за допомогою форми обліку щоденних витрат. Незалежно від того, керуєте ви невеликою командою чи великим офісом, форма обліку щоденних витрат на вашому веб-сайті допоможе вам заощадити час і гроші.
Що ви називаєте звітом про витрати?
Звіт про витрати детально описує витрати, пов’язані з управлінням фірмою. Малий бізнес може вимагати рахунок витрат працівників, щоб компенсувати їм витрати, пов’язані з бізнесом, такі як газ або їжа.
Як сертифікований бізнес-менеджер із багаторічним досвідом у сфері бізнесу, я відточив свої навички створення практичного та проникливого бізнес- та технічного контенту. Від аналізу ринку до підприємницьких стратегій, мій досвід перетворює складні бізнес-концепції та дані в доступні та цікаві описи. Я також є автором пошукових систем, захопленим створенням цікавих оповідей і переконливих статей. Досвідчений аналіз даних, використання аналітичних навичок для отримання розуміння та покращення стратегії вмісту.
Зміст Приховати Що таке маркетинг на основі облікових записів (ABM)? Переваги маркетингу на основі облікових записів №1. Підтримує маркетинг і координацію продажів. №2. Збільшує…
Зміст Сховати Пояснення маркетингу електронною поштоюЧи маркетинг електронною поштою втрачає свій вплив? Загальне охоплення Залученість Повернення інвестицій (ROI) Можливості B2B — це електронна пошта…
Зміст Сховати Що таке маркетинг життєвого циклу? Маркетингова стратегія життєвого циклу №1. Визначте етапи життєвого циклу клієнта №2. Ідентифікуйте свого клієнта…
