Робочий процес означає кроки, які виконує частина роботи для завершення бізнес-процесу, а також те, як кожен етап може бути завершений і автоматизований відповідно до набору процедурних стандартів. Робочий процес — це інструмент, який використовується організаціями для керування завданнями, підвищення продуктивності, швидкості реагування та прибутковості. Робочі процеси можуть бути послідовними, коли кожен крок залежить від попереднього, або паралельними, коли кілька процесів відбуваються одночасно. У цій публікації ми розглянемо керування робочим процесом та його інструменти, а також автоматизований потік діаграм.
Workflow
Робочий процес — це метод організації рутинних справ і операцій, які виконуються в певному порядку. Вони є засобами, за допомогою яких індивіди та організації виконують свої завдання, незалежно від того, чи йдеться про виробництво товарів, надання послуг, обробку даних чи будь-яку іншу діяльність, що створює вартість. Бізнес-процес, який складається з різноманітних робочих процесів, інформаційних систем, даних, людей і моделей діяльності, вважається більш складним у контексті управління бізнес-процесом і може бути описаний як проста серія окремих завдань. Робочий процес можна візуалізувати за допомогою діаграми або контрольного списку, і він відрізняється своєю простотою та повторюваністю.
Програмне забезпечення для керування робочими процесами допомагає оптимізувати та спростити бізнес-процеси організації. Це досягається здебільшого шляхом організації взаємодії між різними сторонами або між людьми та інформаційними системами.
Управління робочим процесом
Понад століття успішні фірми використовували дисципліну управління робочим процесом, щоб ефективно керувати своїм робочим процесом. Однак нещодавно він привернув більше уваги внаслідок поширення креативних технологій, які спрощують автоматизацію процесів для підприємств. Понад століття успішні фірми використовували дисципліну управління робочим процесом, щоб ефективно керувати своїм робочим процесом. Однак нещодавно він привернув більше уваги внаслідок поширення креативних технологій, які спрощують автоматизацію процесів для підприємств.
Переваги управління робочим процесом
Управління робочим процесом надає підприємствам у всіх секторах широкий спектр переваг, таких як:
#1. Розширення співпраці
Чіткі маршрути зв’язку встановлюються через керування робочим процесом. Співробітники знають, куди звертатися за інформацією. Система керування робочим процесом також дає змогу співробітникам спілкуватися та отримувати доступ до даних у режимі реального часу, що сприяє тіснішій співпраці на роботі та покращує обслуговування клієнтів.
#2. Краща відповідність
У робочому процесі є багато рухомих елементів. Підтримка відповідності може бути важкою для фірм, які продовжують використовувати ручні процеси. Організації можуть підвищити відповідність за допомогою керування робочими процесами шляхом автоматизації процедур, оптимізації робочих процесів і зменшення людської помилки.
#3. Більша відкритість
Співробітники, які мають доступ до робочих процесів, краще розуміють завдання, які складають процес, хто відповідає за їх виконання та що буде далі. Цей ступінь відкритості піднімає настрій і радість від роботи, що також може збільшити продуктивність.
#4. Менші витрати
Контроль робочих процесів має вирішальне значення для скорочення витрат. Завдяки ретельному плануванню підприємства можуть використовувати технологію автоматизації для підвищення операційної гнучкості та оптимізації робочих процесів.
Інструменти керування робочим процесом
Інструменти керування робочим процесом – це інструменти, які дозволяють користувачам виконувати такі дії, як планування, відстеження тощо. Однак інструменти керування робочим процесом такі:
№1. Monday.com
Робочим процесом будь-якого проекту можна керувати через Monday.com. Ви можете призначати завдання, відстежувати їх і виконувати процедури в групах і проектах. Він забезпечує чат, синхронізацію календаря, сповіщення про дату виконання, відстеження часу, графіки та статистику, а також функції форм.
№ 2. Джира
Ви можете створювати індивідуальні робочі процеси та керувати ними за допомогою Jira, яка може відображати весь життєвий цикл вашого проекту. Процеси можуть надати вашій команді повний доступ до проекту, гарантуючи, що всі будуть на одній сторінці. Jira також дає змогу вашій команді отримувати важливу інформацію, яку можна використовувати для підвищення ефективності за допомогою готових звітів.
№3. Управління послугами Jira
ІТ-персонал може використовувати Jira як платформу для управління змінами та швидкого реагування на інциденти. Однак він відмінно підходить для налаштування робочих процесів затвердження. Під час налаштування можна враховувати вказівки консультативних рад, сам вид зміни та пов’язаний із цим ризик. Крім того, Jira є фантастичною структурою для впровадження найкращих функцій ITSM.
№4. ClickUp
Універсальний інструмент керування проектами ClickUp включає функції керування часом, завданнями та процесами. Ви можете планувати проекти, завдання та інші речі за допомогою його ментальних карт. У ньому є функція контрольного списку, яка дозволяє створювати списки справ, вкладати елементи, додавати підпункти тощо. Ще краще, ви можете призначати контрольні списки.
#5. SysAid
SysAid має можливість оцифровувати ручні процедури, що значно спрощує завдання керування робочими процесами. Іншими словами, SysAid може автоматично оцифрувати ваші ручні робочі процеси в різних відділах. Використовуючи інтегрований дизайнер робочих процесів, користувачі також мають можливість розробляти, обмінюватися та вдосконалювати оцифровані процеси. Цей конструктор робочих процесів спрощує створення та змінення робочих процесів. Абсолютно ніякого досвіду кодування чи написання сценаріїв не потрібно. Крім того, програмне забезпечення має користувальницький інтерфейс із функцією перетягування, що робить створення робочих процесів з нуля ще простішим.
#6. Наступна справа
Шукаєте більш ефективний спосіб ведення бізнесу? Ви можете створювати та впроваджувати індивідуальні операційні інструменти, процеси, інтеграції тощо з Next Matter швидше, ніж будь-коли раніше. Незалежно від того, чи йдеться про бізнес-операції, маркетинг, виконання робіт і склад, обслуговування на місцях або роботу з клієнтами, Next Matter — це модульна цілісна платформа, яку можна адаптувати відповідно до точних потреб операцій вашої компанії. Швидко створюйте та випускайте операційні інструменти та керуйте всім із єдиної інтегрованої платформи.
#7. Свіже обслуговування
Freshservice пропонує всі можливості та функції, необхідні для проактивного управління ІТ-послугами. Він пропонує потужну автоматизацію, яка скорочує витрати та ручну працю. Ви можете автоматизувати внутрішні процедури за допомогою Workflow Automator. Він надає функції для автоматичного призначення агентів запитам. Workflow Automator можна використовувати для розробки робочих процесів затвердження для вас. Ви можете використовувати програму для повної автоматизації робочого процесу затвердження служби обслуговування для всіх модулів.
Схема робочого процесу
Діаграма робочого процесу пропонує графічне уявлення про систему або бізнес-процес. Як правило, коли ви завершите попередні дослідження та етапи планування проекту, ви будете використовувати ці діаграми для візуалізації складних завдань. Ви отримаєте детальну перспективу завдань високого рівня та залежностей на основі загального розкладу та цілей проекту, коли ви побудуєте діаграму процесу.
Коли використовувати діаграму робочого процесу
Діаграма робочого процесу — це зображення процесу, незалежно від того, чи це новий, який ви розробляєте, чи старий, який ви змінюєте. Наприклад:
- Метод пришвидшення шляху клієнта до електронної комерції.
- Програма для збільшення задоволення та утримання клієнтів.
- Метод автоматизації та вдосконалення процесів, пов’язаних із даними клієнтів.
Карта бізнес-процесу, яку ви створите перед початком проекту, і автоматизація бізнес-процесу, яку ви використовуватимете для оптимізації та спрощення операцій, розділені схемою робочого процесу. Це пов’язано з тим, що ваша карта пропонує конкретні кроки процесу, які потрібні зацікавленим сторонам, щоб почати роботу, тоді як діаграма робочого процесу є високорівневим візуальним представленням, яке може допомогти в роз’ясненні широких цілей протягом усього процесу.
Як створити діаграму робочого процесу
Перш ніж намалювати схему робочого процесу, почніть із збирання ключових елементів вашого процесу. Щоб досягти цього, об’єднайте свої входи, результати, перетворення та ключові результати процесу.
#1. Виберіть потрібний тип робочого процесу.
Подумайте про функції, необхідні для вашого процесу, перш ніж вибрати тип робочого процесу, який вам найкраще підходить. Хоча ви можете змінювати свій процес по ходу, простіше вибрати тип робочого процесу заздалегідь. Тоді ви зможете оцінити складність або простоту свого робочого процесу.
#2. Виберіть початкову та кінцеву точки.
Далі виберіть початкову та кінцеву точки робочого процесу. Подумайте про початкову та кінцеву точки вашого процесу, визначаючи ці точки. Чи є певна подія, яка починає процес? Чи є якісь кроки чи дії, які завершують процес? Ці точки даних сприятимуть успішній передачі даних про початок і кінець процесу.
#3. Зберіть відповідні дані.
Спілкуйтесь із зацікавленими сторонами, щоб зрозуміти кожен крок процесу, щоб отримати інформацію. Це може включати проведення початкової зустрічі з представниками різних відділів і керівників для збору інформації та схвалень, необхідних для початку створення вашої діаграми робочого процесу.
#4. Покладіть неефективність на відпочинок
Перш ніж створювати свій візуальний процес, останнім кроком є подумати про будь-яку потенційну неефективність і позбутися її. Перш ніж створювати свій робочий процес, обов’язково оцініть неефективність, щоб уникнути будь-яких проблем, а не мати справу з ними негайно.
#5. Створіть робочий процес
Нарешті, почніть створювати робочий процес. Відобразіть дані одиниці, точки даних і ефективність на діаграмі, яку ви вибрали на першому кроці. Ваш, ймовірно, буде унікальним за своїм дизайном, оскільки кожна процедура відрізняється, і кожна діаграма складається по-різному.
Автоматизований робочий процес
Автоматизований робочий процес — це процес використання програмного забезпечення для виконання певних операцій без участі людини. Це інструмент для прискорення, спрощення та стандартизації роботи. Автоматизований робочий процес допомагає підприємствам скоротити людську працю та повторювані процедури. В результаті процеси стають ефективнішими, а співробітники витрачають більше часу на завдання, які приносять користь. Оркестровка процесу також значною мірою залежить від автоматизованого робочого процесу.
Приклади автоматизованого робочого процесу
Давайте розглянемо кілька прикладів тепер, коли ви знайомі з тим, що таке автоматизація робочого процесу. Кожен робочий процес має деякі автоматизовані завдання або дії, однак існують різні рівні автоматизації. Ось кілька прикладів завдань, які зазвичай виконує програмне забезпечення для автоматизації робочого процесу:
- Запити на обслуговування створюються з електронних листів і надсилання форм.
- Виготовляються та розсилаються запрошення та події календаря.
- Розподіл робочого навантаження на основі обсягу, часу та інших факторів.
- Належну особу виділяють або направляють до робочих елементів.
- Коли робочі елементи змінюють статус, видаються електронні листи або сповіщення тощо.
Як зробити робочі процеси автоматизованими
Щоб автоматизувати робочий процес, ви повинні спочатку зрозуміти кожен фактор, який впливає на його результат. Діаграма робочого процесу, будь то формальна діаграма з символами блок-схеми або список, буде створена після того, як буде зібрано відгуки команди для визначення потенціалу автоматизації робочого процесу. Нижче наведено процес автоматизації робочих процесів.
#1. Укажіть процес
Перш ніж автоматизувати робочий процес, ви повинні зрозуміти початкову та кінцеву точки робочого процесу. З чого починається процес? Коли робочий процес закінчується? Ваш процес має призвести до чіткого, підрахованого результату.
#2. Визначте кожного учасника робочого процесу.
Визначивши їх розташування, з’єднайте точки між початковою та кінцевою точками. Хто бере участь у процесі? Будь-яка особа, яка має доступ до матеріалу, має бути ідентифікована, навіть якщо це лише для перегляду чи розповсюдження.
#3. Список усіх програм, інструментів і систем.
Ви повинні звернути увагу на системи, інструменти та програми, які впливають на завдання, окрім осіб, які беруть участь у робочому процесі. Наприклад, інструменти для спільної роботи, спільні папки вхідних повідомлень, бази даних або старовинні компоненти, такі як ERP, CRM або HRIS. Не забудьте взяти до уваги вплив робочого процесу, якщо ваша команда використовує систему автоматизації з низьким кодом або інший тип стратегії залучення.
#4. Зверніть увагу на всі можливі входи.
Робочі процеси можуть залежати від даних або інформації з різних джерел. Це можуть бути форми, які збирають інформацію з програми чи системи, наприклад запити, електронні листи, повідомлення, роботи або дані.
#5. Слідкуйте за всіма Handoffs.
Проблеми часто виникають під час передачі елемента робочого процесу або частини інформації. Це може призвести до вузьких місць, невдачі подальших дій або зупинки елементів, оскільки незрозуміло, хто повинен обробляти цей елемент наступним.
#6. Створіть список бажань для автоматизації
Створивши детальний план процесу, складіть список усіх завдань і дій, які ви хочете автоматизувати.
#7. Створіть робочий процес у його майбутній ітерації.
Тепер ви готові оновити робочий процес за допомогою бажаного інструменту автоматизації. Використання інструменту з низьким кодом дозволить вам створити робочий процес і налаштувати автоматизацію за допомогою простого у використанні візуального інтерфейсу.
#8. Перевірте майбутню ітерацію.
Уважно протестуйте новий робочий процес, перш ніж представляти його своїй команді, щоб переконатися, що вихідні дані задовольняють бажаний результат і немає проблем, таких як вузькі місця, силоси або витоки даних.
#9. Навчайте своїх клієнтів
Ви повинні навчити своїх співробітників використовувати новий інструмент, якщо програмне забезпечення робочого процесу, яке ви використовуєте, їм не знайоме. Якщо вони вже звикли до вашої системи, перевірте, чи знають вони про етапи оптимізованого робочого процесу та чи їм зручно їх виконувати.
#10. Впроваджуйте, відстежуйте та вдосконалюйте
Ви починаєте безперервний процес моніторингу та час від часу вдосконалення робочого процесу, коли даєте своїй команді повну інформацію щодо впровадження нового автоматизованого робочого процесу, щоб забезпечити його точність, ефективність і продуктивність.
Що таке робочий процес і робочий процес?
Потік ефективніший, ніж конструктори робочих процесів і правила. Хоча правила робочого процесу завжди виконуються у фоновому режимі, вони можуть запропонувати екрани, які спрямовують нас через наш бізнес-процес. Потоки не обмежені певною сутністю.
Які 5 етапів робочого процесу?
Щоб керувати роботою, ми зазвичай використовуємо п’ятиетапний робочий процес. Коли щось привертає нашу увагу, ми (1) записуємо це, (2) пояснюємо, що це означає, і (3) систематизуємо результати. Потім ми (4) регулярно обдумуємо результати, щоб вирішити, що (5) робити далі.
Які є чотири типи робочого процесу?
Чотири вказівки для розробки успішної моделі робочого процесу:
- Почніть з мозкового штурму.
- Перевірте результати свого мозкового штурму.
- Перевірте, чи можуть якісь процеси виконуватися одночасно.
- Чітко визначте ролі та обов'язки.
схожі повідомлення
- Програмне забезпечення для керування робочим процесом: найкращі варіанти у 2023 році
- АВТОМАТИЗАЦІЯ РОБОЧОГО ПРОЦЕСУ: визначення, етап, програмне забезпечення, переваги та маркетинг
- 10 НАЙКРАЩИХ СИСТЕМ КЕРУВАННЯ РОБОЧИМ ПРОЦЕСОМ: 2023 відгуки (
- ІНСТРУМЕНТИ КАРТУВАННЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ: використання, безкоштовні інструменти та посібник
- УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ TRELLO: ключові шаблони, функції та використання
посилання
