ЩО ТАКЕ УПРАВЛІННЯ ЗА ВИНЯТКОМ?

Управління за винятком — це техніка аналізу фінансових і операційних результатів компанії та доведення питань до відома керівництва, лише якщо результати суттєво відрізняються від запланованої або очікуваної суми. Наприклад, контролер фірми може бути змушений попередити керівництво, якщо витрати перевищують 10,000 20 доларів США або на XNUMX% перевищують заплановані.

Метою підходу управління за винятком є керування лише завданнями з найбільш суттєвими відхиленнями від очікуваного напрямку або продуктивності бізнесу. Менеджери, безсумнівно, приділять більше часу розгляду та виправленню цих більших відхилень. Поняття можна налаштувати таким чином, щоб незначні відхилення доводилися до відома керівників нижчого рівня, а про серйозні відхилення повідомлялося безпосередньо вищому керівництву.

Як виглядає процес управління за винятком?

Загальне поняття насправді досить просте для розуміння, однак, це не найпростіший для правильного застосування на практиці. Встановлення цілей або норм, оцінка ефективності обраних цілей, вивчення ймовірних відхилень і вирішення винятків є єдиними цілями, необхідними для процесу. Розглянемо кожен розділ окремо:

#1. Встановлення цілей або стандартів

Процес вибору процедури починається з встановлення норм. Припустімо, що у вас є гамбургерний ресторан і ви хочете відстежувати такі речі, як продажі, витрати тощо. Вам потрібно буде визначити стандарт або ціль для кожного завдання та операції. Стандарт має легко піддаватися кількісній оцінці та бути досяжним. Це може бути, наприклад, загальна кількість гамбургерів, проданих щомісяця. Це сума, яку ви повинні продати, щоб покрити свої витрати та продовжувати стабільно розвиватися. У результаті ви б встановили норму, яка в даному випадку може складати 15,000 XNUMX проданих гамбургерів.

#2. Оцінка показників і порівняння їх з нормою

Після того, як норми встановлені, ви можете почати найняти керівництво за винятком. Найважливішим аспектом процедури є моніторинг необхідних наборів даних і визначення того, чи відповідає фактична продуктивність нормам. Ви повинні переконатися, що ви збираєте всі важливі дані та системи моніторингу в режимі реального часу.

Метод моніторингу може відрізнятися залежно від розміру вашої компанії та типу даних, які ви відстежуєте. Ви можете використовувати інструменти автоматичного моніторингу, щоб збирати та стискати дані для вас, щоб ви могли бачити результати. З іншого боку, ви можете вручну переглянути звіти, щоб виявити будь-які відхилення.

Коли ви починаєте збирати дані про поточну ефективність, ви можете почати порівнювати їх із встановленими нормами. Ви хочете зробити це так, щоб ви могли помітити будь-які відхилення від звичного, а потім усунути їх.

#3. Вивчення відхилення

Порівнюючи дані про ефективність із нормами, є два можливі результати:

Якщо значних змін немає, не вживайте жодних дій. Як зазначалося раніше, ви не зобов’язані відповідати на незначні зміни.
Якщо ви виявите значне відхилення, перейдіть до наступного кроку, повідомляючи відповідний рівень керівництва про проблему. Це може бути ваш безпосередній керівник або керівництво вищого рівня. Залежно від методу, як керівник, ви повинні або відреагувати на відхилення, або повідомити про нього вище в ланцюжку.

Відхилення не слід приймати такими, як вони є, і коригувальні дії слід виконувати лише після визначення причин винятків. Ви повинні мати на увазі дві речі. По-перше, причиною ситуації могла стати людська помилка чи інша аномалія. Це може означати, що від’їзд не такий серйозний, як здається. Друге, про що слід пам’ятати, це те, що відхилення не завжди потрібно виправляти. У деяких випадках зміна може бути спричинена вдосконаленням певного методу. Тому ніколи не починайте виправляти проблему, попередньо не визначивши основні причини відхилення.

#4. Піклування про виключення

Тоді відповідальне керівництво має впоратися з відхиленням і належним чином відреагувати. Перш ніж ви зможете вирішити аномалії, ви повинні спочатку зрозуміти основні причини. Пам’ятайте, що в деяких випадках ваші норми можуть потребувати коригування. Наприклад, якщо ви додаєте новий продукт у свою лінійку, ваші витрати повинні зрости і так далі. Отже, замість того, щоб просто впроваджувати своє керування за допомогою формул винятків, перевіряйте їх на регулярній основі.

Принципи управління за винятком

Управління за винятком головним чином стурбоване забезпеченням того, щоб керівництво зосередилося на політичних ініціативах і рішеннях, залучаючись до повсякденної діяльності лише тоді, коли виникають значні відхилення. А як щодо основ? Які ключові принципи повинні бути присутніми, щоб керівництво за винятком працювало?

#1. Методичний підхід

Управління винятком вимагає методичного підходу до роботи. На практиці це означає, що всі робочі вимоги та вимоги організації повинні бути повністю зрозумілі та окреслені. По суті, компанія повинна бути в курсі всього, що відбувається, і повинна дотримуватися чіткого набору правил. Управління винятками неможливо досягти без чітко визначеного набору стандартів і процесів. Простіше кажучи, ви не можете виявити відхилення, якщо не знаєте, як виглядає норма або так звана норма.

#2. Продумана організаційна політика

Поняття організаційної політики є центральним для системного підходу. Організація повинна мати заздалегідь визначену та попередньо встановлену політику, яка визначає цілі та політику, яких має дотримуватися керівництво та інші рівні бізнесу. Наявність детальної політики не лише спростить виявлення відхилень, але й забезпечить дотримання однакових стандартів на всіх рівнях бізнесу.

#3. Сильне розуміння винятків

Що стосується попередньої передумови, управління за винятком вимагає, щоб вся організація була обізнана про відхилення. Ви не можете запустити систему, якщо винятки зберігаються прихованими або відомі лише групі звітування. Чим більше команда розуміє, чого від них очікують і що має викликати тривогу, тим легше їй розпізнати проблеми або запобігти їх виникненню.

#4. Правильний розподіл повноважень

Щоб процес і структура працювали, необхідно створити принцип належного делегування повноважень. Як було сказано раніше, відхилення можна умовно класифікувати на звичайну та незвичайну поведінку. Для повноважень повинне бути чітке розуміння цього поділу та добре налагоджена структура командування. Коли виникає проблема чи виняток, співробітники та менеджери повинні розуміти, що від них очікують.

#5. Постійний розвиток підлеглих

Нарешті, як і у випадку з багатьма теоріями та стилями менеджменту, розвиток підлеглих має бути включений у систему управління за винятком. Я розповім про переваги та недоліки підходу пізніше, але ви повинні знати, що система нелегка для персоналу.

Оскільки керівництво залучає підлеглих лише на випередження у разі виникнення проблеми, ви повинні переконатися, що персонал має якомога більшу кваліфікацію. Ви повинні навчати не лише стилю, але й іншим аспектам ролі підлеглого. Крім того, підготовка повинна бути спрямована на підвищення управлінських якостей особистості. Це забезпечить вашій організації більш зручні альтернативи наступності та гарантує, що наступні керівники будуть вихідцями з організації.

Які переваги дає управління за винятком?

Це зменшує кількість фінансових і операційних результатів, які керівництво повинно переглядати, що дозволяє краще використовувати свій час.
Мінімально інвазивний варіант звітування полягає в тому, щоб налаштувати автора звіту, пов’язаного з обліковою системою, для автоматичного друку звітів через певні проміжки часу, які містять заздалегідь визначені рівні винятків.
Ця концепція дає можливість працівникам застосовувати власні підходи до досягнення запланованих бюджетом компанії результатів. Керівництво втручається лише за виняткових обставин.
У рамках своїх щорічних операцій аудиту аудитори компанії запитуватимуть про значні відхилення, тому керівництво має проаналізувати ці питання перед аудитом.

Активне управління за винятком

Активне управління за винятком передбачає, що лідери контролюють і контролюють як діяльність, так і результати. Лідерство за винятком — це втручання при перших ознаках проблеми, щоб виправити ситуацію, водночас докоряючи члену команди, який її спричинив.

Перш ніж йти далі, давайте зрозуміємо, що таке транзакційне лідерство. Це допоможе нам краще зрозуміти концепцію активного та пасивного управління за винятком

Транзакційне лідерство

Трансакційне лідерство є більш директивним і менш залучливим братом трансформаційного лідерства, але воно трохи перевершує лідерство laissez-faire, яке є частиною моделі повного лідерства.

Цей тип лідерства заснований на визначеній структурі винагород і покарань за різні рівні досягнення. Його відрізняє від трансформаційного лідерства акцент на результатах, ефективності та продуктивності, а не на людях і зв’язках.

Трансакційне лідерство складається з трьох різних компонентів або методів: активного управління за винятком, пасивного управління за винятком і умовної винагороди.

Активне управління як виняток у транзакційному лідерстві

Керівник або лідер бере участь протягом усієї роботи в активному управлінні за винятком, контролюючи, наглядаючи та перевіряючи роботу членів команди. Завдяки цій інтимній участі лідер іноді може помічати проблеми, поки не стане надто пізно, і можна вжити коригувальні кроки, навіть якщо наслідків повністю уникнути. Це не схоже на пасивне керування за винятком.

Активне керування за допомогою диспетчера винятків не тільки запобігає проблемам, але й постійно присутній, спрямовуючи та демонструючи працівникам, що робити. Це дозволяє членам команди дізнатися більше про уникнення помилок і отримати більш прямий інструктаж від свого керівника. Подібно до лідерства, який задає темп, лідер може подати хороший приклад для наслідування іншим.

Однак активне управління за винятком, як і пасивне управління за винятком, так само зосереджено на негативах і запобіганні помилкам; він просто більш проактивний, ніж реактивний.

Активне управління за винятком, як і більшість підходів до транзакційного лідерства, добре працює в повторюваних контекстах, де виконується невелика кількість дій і завдань, а продукт говорить сам за себе.

Ключ до ефективного активного управління за допомогою керівництва винятками полягає в тому, щоб бути достатньо близько до справжньої роботи, щоб завчасно помічати недоліки, а також гарантувати, що персонал вчиться на цих випадках, зменшуючи ймовірність майбутніх винятків.

Ситуації, в яких активне управління за винятком може бути ефективним

Активне керування за винятком може бути ефективним у таких сценаріях:

Ресторани швидкого харчування
Послуги прибирання
Логістика та складування
збірка
Сільське господарство та виробничі середовища низької та середньої складності потребують ручної праці.

Активне управління за винятком керівництва, як і пасивне управління за винятком, має реальні обмеження. Концентрація на винятках обмежує ваші цілі, і майже не робиться акцент на ширшій картині, такій як бачення, залучення, мотивація тощо. Це дає певний безперервний розвиток, що є життєво важливим, але він більше спрямований на уникнення труднощів, ніж на загальне вдосконалення.

Чи працює активне керування за винятком?

Активне управління за винятком працює краще, ніж пасивне управління, але не так добре, як умовна винагорода чи трансформаційне лідерство. Навіть у повторюваних умовах, коли люди просто витрачають свої години на зарплату, далекоглядний лідер завжди може знайти основну мету для формування відданості, таким чином підвищуючи продуктивність і зменшуючи плинність кадрів.

Лідери з прагненнями до вдосконалення, а також амбіціями та метою покращення людей навколо них не повинні погоджуватися на цю більш базову форму лідерства, навіть якщо вона включає участь у роботі.

Що таке MBO, його переваги та недоліки?

Управління за цілями (MBO) — це процедура, за якої керівник і працівник узгоджують конкретні цілі ефективності, а потім розробляють стратегію їх досягнення. До переваг можна віднести:

Оскільки управління за цілями (MBO) є цілеспрямованою стратегією, яка зосереджується на визначенні та контролі цілей, вона спонукає менеджерів до глибокого планування.
Немає ніякої двозначності чи плутанини, оскільки і керівництво, і підлеглі розуміють, чого від них очікують.
Менеджери повинні визначити вимірювані цілі, стандарти ефективності та пріоритети для цих цілей. Крім того, чітко визначені завдання та повноваження персоналу.
Це підвищує обізнаність людей щодо цілей компанії.
Він часто вказує на сфери, де працівникам потрібне додаткове навчання, що веде до кар’єрного зростання.
Метод періодичної оцінки інформує підлеглих про результати своєї роботи. Оскільки MBO робить великий акцент на визначених цілях, оцінка та оцінка можуть бути більш об’єктивними, конкретними та справедливими.
Це покращує спілкування між керівництвом і співробітниками.

До недоліків можна віднести:

MBO може бути успішним лише в тому випадку, якщо його повністю підтримує вище керівництво.
Підлеглі можуть протистояти управлінню за цілями (MBO).
Паперової роботи багато, і це забирає надто багато часу менеджера.
Акцент робиться на короткострокових цілях.
Більшості менеджерів може не вистачати належних навичок міжособистісної взаємодії, таких як коучинг і консультування, які часто потрібні.
Інтерфейс системи MBO з іншими системами, такими як прогнозування та бюджетування, є досить неадекватним. Це ускладнює загальну роботу всіх систем.
Досягти групових цілей складніше.

Яка різниця між управлінням за винятком і управлінням за цілями?

Основна відмінність між цільовим управлінням (MBO) і винятковим управлінням (MBE) полягає в тому, що MBO — це процес, у якому конкретні цілі для організації встановлюються спільно, тоді як MBE — це політика, згідно з якою керівництво приділяє свій час дослідженню лише тих ситуацій. в яких фактичний результат відрізняється.

Яка головна мета управління за винятком?

Менеджмент за винятком — це підхід до лідерства, який заохочує людей проявляти ініціативу та брати на себе відповідальність за свою роботу та ініціативи. Це передбачає зосередження та вивчення викидів, які мають статистичне значення.

Чому управління за винятком є ефективною стратегією?

Керівництво за винятком краще використовує час керівництва, зменшуючи кількість фінансових і операційних результатів, які необхідно перевірити.

На закінчення

Управління за винятком є чудовою технікою управління, яка гарантує, що повна увага менеджера зосереджена на найбільш нагальних питаннях. Це може допомогти зосередити увагу та створити середовище, у якому реальні проблеми мають пріоритет. Дійсно, управління за винятком може бути корисною технікою для встановлення пріоритетів завдань, від організації повсякденної діяльності до створення відповідних структур влади. Це може допомогти забезпечити відповідність компанії найвищим стандартам.

ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

Чи добре управління за винятком?

Управління за винятком — чудова ідея для будь-якої фірми. Менеджери використовують його, щоб зосередитися на роботі компанії, а не всього бізнес-підрозділу.

Хто розробив MBE?

Приблизно в 1968 році двоє американських фізиків, китайського походження Альфред Чо та Джон Р. Артур молодший, розробили базову технологію MBE у Bell Laboratories.

Що таке пасивне управління за винятком?

Пасивне управління за винятком означає відкладення дій до тих пір, поки помилки або проблеми більше не можна буде ігнорувати.

ЩО ТАКЕ УПРАВЛІННЯ ЗА ВИНЯТКОМ?

Зміст приховувати