Переконайтеся, що всі сторони дотримуються заявлених критеріїв і надають рівень підтримки, послуг і продукту, узгодженого в контракті, відомий як процес управління контрактом на закупівлю.
Ключовим компонентом ефективного управління контрактами на закупівлі є забезпечення отримання організацією максимально можливої вигоди від контракту з одночасним зниженням ризику, який він приймає. Це також передбачає пошук шляхів скорочення витрат і виконання функцій фасилітатора для будь-яких змін до контракту, які можуть стати необхідними в міру розвитку характеру відносин.
Ось деякі з 5 найкращих практик у сфері закупівель з управління контрактами.
#1. Зверніть увагу на раннє управління контрактами на закупівлі
Занадто пізно починати розглядати питання про управління контрактом на закупівлю, якщо його вже складено. Коли договір складено, внести зміни в умови договору набагато складніше.
Натомість пам’ятайте про це з самого початку процесу закупівель. Це важливо, оскільки на початку ви маєте великий контроль.
Наступним кроком є розгляд контракту та елементів, які необхідно включити до нього, щоб гарантувати, що ваша компанія отримає найбільшу вигоду від партнерства.
#2. Позбудьтеся всіх ручних кроків
Збільшується ймовірність людських помилок і втрати часу під час ручного відстеження даних у багатьох електронних таблицях, ізольованих системах і окремих програмах.
Існує ймовірність того, що вашій команді доведеться пам’ятати про продовження контракту, через що вона втратить можливість домовитися про кращі умови. Що ще гірше, ви ризикуєте опинитися в довгостроковому контракті з негативною ціною.
Автоматизуючи багато процедур за допомогою програмного забезпечення CLM (Керування життєвим циклом контракту), ви можете уникнути небезпек, властивих людській праці. Ці платформи спрощують збір інформації про постачальників і відстеження договірних зобов’язань.
Крім того, ви отримуватимете статистику в реальному часі про продуктивність ваших постачальників, що дозволить вам завчасно зв’язуватися з тими, хто має відповідати вашим очікуванням.
#3. Оптимізуйте свій інвентар
Оскільки норми прибутку в певних секторах економіки продовжують зменшуватися, підприємства постійно шукають нові способи приборкати свої витрати та збільшити прибутки. Тому це необхідно для придбання команди для проведення постійних інвентаризацій і перевірки підтримки їх рівнів на оптимальному рівні. Нижче наведено список інформації про запаси, яку вам слід знати.
- «Фактична вартість» підтримки запасів набагато більша, ніж розміщення замовлень продуктів.
- Емпіричне правило щодо утримування зборів становить від 20 до 30 відсотків.
- Споживчі товари — це не єдині продукти, які з часом руйнуються; все, від побутової електроніки до одягу, схильне до псування.
- Відсутність належного планування та прогнозування є основною причиною позабалансових запасів.
Лідери у сфері закупівель у всьому світі поступово починають усвідомлювати перспективи вдосконаленого аналізу даних. У дослідженні Global CPO 2018 року майже половина учасників визнали, що їхні компанії використовують інтелектуальну та вдосконалену інформацію для оптимізації своїх витрат і рівня запасів.
Нижче наведено перелік запитань, які компанії повинні поставити собі, щоб визначити, чи оптимізовано їхні запаси:
- Яка частка операційних запасів складається із надлишкового запасу, страхового запасу та запасу для поповнення?
- Команда закупівель закуповує більше або менше продуктів або послуг, ніж необхідно?
- Скільки разів на місяць найкраще робити покупки?
- Чи є розбіжності між оформленими замовленнями та заявками на закупівлю?
#4. Уважно стежте за зобов’язаннями
Ще одна перевага цифрової централізації ваших контрактів на закупівлю полягає в тому, що вона забезпечує ретельніший моніторинг усіх договірних зобов’язань, у тому числі ваших власних та інших компаній, з якими ви маєте контракти.
Позначення важливих термінів і автоматичне отримання повідомлень про майбутні результати є відносно простими завданнями. Таким чином ваша компанія зможе вкластися в терміни поновлення.
Крім того, це дає змогу відстежувати – і, як наслідок, значно зменшувати – кількість запізнілих або відсутніх поставок від ваших постачальників.
#5. Забезпечте відповідність
Переконайтеся, що ваші контракти відповідають відповідним внутрішнім, галузевим і регулятивним законам, так само важливо, як і контролювати всі графіки контрактів.
Оскільки недотримання вимог може призвести до витрат для вашої компанії, таких як штрафи, судові позови та втрата репутації, вам потрібно переглядати кожен контракт, щоб переконатися, що ви повністю відповідаєте його умовам. Ви можете досягти цієї мети легше, централізувавши свої контракти, запобігаючи написанню контрактів із зазначеними основними компонентами зловмисними відділами.
Відповідність стає легшою, якщо ви починаєте свій контракт із попередньо затверджених умов або повних шаблонів контрактів із усією необхідною інформацією, пов’язаною з відповідністю. Це можна зробити кількома способами.
Висновок
Хоча деякі з цих найкращих практик закупівель можуть здаватися простими та поширеними, інші є нещодавніми розробками в цій галузі. Однак організації можуть розкрити досконалість закупівель, належним чином впровадивши їх.
Першим кроком до розробки сталої стратегії закупівель є придбання цифрового інструменту закупівель, розміщеного в хмарі.
