УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ: навички та поради щодо ефективного управління часом

Зміст приховувати

Що таке тайм-менеджмент?
Чому тайм-менеджмент важливий?
Переваги ефективного управління часом
Поради щодо покращення управління робочим часом
Наслідки поганого управління часом
Висновок
1. Статті по темі
2. посилання

У повсякденному житті ми часто чуємо термін «тайм-менеджмент», але мало хто розуміє, що це означає або як правильно розпоряджатися своїм часом.
Щодня ми витрачаємо щонайменше шість-дев’ять годин на сон і ще пару годин на приготування та споживання їжі. Додайте три-чотири години часу на дорогу, затримки на дорогах та інші незначні сюрпризи. У нас є лише 10-12 годин на день, часто менше, щоб закінчити роботу, вчитися, займатися хобі, піклуватися про себе, спілкуватися та проводити час із сім’єю. Події та спеціальні події - це зовсім інша справа.
Якщо ми хочемо впоратися з напруженим графіком за короткий проміжок часу, не будучи надмірно перевантаженими, ми повинні набути ефективних навичок управління часом. У цьому дописі ви дізнаєтеся, що таке тайм-менеджмент і як його використовувати, щоб отримати максимальну віддачу від дня.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — це процес планування та управління тим, скільки часу ви приділяєте певним заходам, завданням або проектам, щоб підвищити продуктивність, ефективність і успіх. Це важлива здатність, яка дає людям можливість максимально використати свій день і досягти своїх цілей за обмежений час, який у них є.

Управління часом полягає не лише в тому, щоб напихати якомога більше справ на день або максимально використати кожну хвилину свого часу. Мова також не йде про те, щоб бути надто суворим чи негнучким у своєму розкладі чи йти на компроміс із своїм здоров’ям і благополуччям заради того, щоб досягти більшого.
Немає однозначної відповіді на питання управління часом. Те, що працює для однієї людини, може не працювати для іншої, тому життєво важливо встановити техніку управління часом, яка відповідає вашим індивідуальним вимогам і обставинам.

Крім того, пам’ятайте, що можуть виникати перебої та несподівані випадки, і що ви повинні бути гнучкими та адаптуватися до цих змін.
«Ми не можемо контролювати нічого іншого, якщо не можемо керувати часом». – Пітер Ф. Друкер
Це зауваження Пітера Друкера, основоположника концепції тайм-менеджменту, підкреслює важливість тайм-менеджменту як основної здатності досягти успіху в усіх сферах життя. Якщо ми не будемо ефективно розпоряджатися своїм часом, нам буде важко досягати своїх цілей і керувати іншими ключовими елементами нашого життя, такими як робота, стосунки та здоров’я.

Чому тайм-менеджмент важливий?

Вдале управління часом має вирішальне значення з різних причин.
Правильний тайм-менеджмент може допомогти вам прийняти кращі рішення про те, як витрачати час, які завдання розставити за пріоритетністю та коли їх завершити.

Уміння ефективно керувати часом також може допомогти вам підвищити продуктивність, дозволяючи досягати більшого за менший час. Ви можете зменшити свій стрес, правильно керуючи своїм часом і уникаючи прокрастинації, пропуску термінів і поспіху в останню хвилину. Згідно з опитуванням TimeWatch[2], 91% респондентів вважають, що краще управління часом зменшить стрес на робочому місці та підвищить продуктивність, тоді як 86% вважають, що це покращить концентрацію на роботі.

Крім того, ефективне управління часом допомагає досягти ваших цілей, виділяючи достатньо часу для регулярної роботи над ними. Встановлення чітких пріоритетів і зосередження на найбільш важливих завданнях дозволить вам просуватися до своїх цілей і виконувати їх вчасно.

Ще одна важлива особливість тайм-менеджменту полягає в тому, що він допомагає вам встановити кращий баланс між роботою та особистим життям. Встановлення пріоритетів і правильне управління часом допоможуть вам збалансувати свої особисті та професійні зобов’язання та створити кращий баланс між роботою та особистим життям.
Як наслідок, навчання навичкам тайм-менеджменту може допомогти вам підвищити ефективність, покращити якість життя та досягти більшого успіху в усіх сферах життя.

Переваги ефективного управління часом

Ефективне управління часом має вирішальне значення. Ефективне управління часом веде до підвищення ефективності та продуктивності, менше стресу та більшого життєвого успіху. Ось деякі переваги відмінного тайм-менеджменту:

#1. Зниження стресу

Створення та дотримання розкладу завдань допомагає зменшити тривогу. Ви можете побачити, що досягаєте помітного прогресу, викреслюючи завдання зі списку справ. Це вбереже вас від стресу через те, чи виконуєте ви завдання.

#2. Більше часу

У вас є більше часу, щоб зосередитися на звичайних справах завдяки правильному розподілу часу. Люди, які можуть ефективно розпоряджатися своїм часом, люблять більше часу приділяти хобі чи іншим особистим розвагам.

#3. Додаткові можливості

Управління часом дає більше можливостей і менше витрачає час на другорядні дії. Роботодавці цінують кандидатів із сильними навичками тайм-менеджменту. Будь-який бізнес отримав би велику користь від здатності розставляти пріоритети та планувати роботу.

#4. Здатність досягати цілей

Люди, які практикують ефективний тайм-менеджмент, краще підготовлені для досягнення цілей і завдань за менший час.

Поради щодо покращення управління робочим часом

Тайм-менеджмент — це свідоме використання та контроль свого часу з метою підвищення продуктивності. Одним словом, робіть більше за менший час. Ось поради щодо ефективного управління часом на робочому місці:

#1. Зрозумійте, як ви проводите свій час.

Якщо ваша продуктивність вимірюється виробництвом за певний період, пропущений час може дорівнювати втраченим доларам. Подібно до створення бюджету, ви повинні відстежувати, на що ви фактично витрачаєте свій час, щоб визначити будь-які сфери чи звички, які заважають вам досягти своїх цілей.
Почніть з перевірки часу. Інструменти відстеження часу, як-от RescueTime, можуть визначити, виходячи з налаштованих вами категорій, скільки годин ви продуктивні на день і скільки часу ви витрачаєте на діяльність, не пов’язану з роботою, як-от соціальні мережі чи покупки.

#2. Дотримуйтеся розпорядку дня

Вийдіть за межі «у мене є вісім годин, щоб завершити XYZ». Встановіть щоденний розклад із порціями часу для різних справ. Ключ до успіху — послідовність.
Складіть реалістичні часові рамки. Люди переоцінюють свою здатність виконувати завдання, тенденція, відома як «помилка планування», що зазвичай призводить до надто оптимістичних прогнозів доставки. Створюйте часові буфери між завданнями, щоб навіть якщо одне завдання перевищує відведений час, загальний графік залишався незмінним.

#3. Приділіть всю свою увагу.

Уникайте відвідування веб-сайтів, не пов’язаних з роботою (або робіть те, що ви не повинні робити) у робочий час. Закрийте всі вкладки веб-переглядача, позначені «на потім». Вимкніть телефон або покладіть його в безпечне місце, поки не настане час запланованої перерви. Знову ж таки, самодисципліна — ваш найбільший друг у цій ситуації.

№4. Розставте пріоритети

Списки справ можуть зберегти вашу продуктивність. Проте, якщо ви не будете обережні, вони можуть вирости настільки великими та потужними, що ви не знаєте, з чого почати. Матриця Ейзенхауера — це техніка, яка може допомогти вам вибрати пріоритети на основі важливості та терміновості. За допомогою цієї матриці вибору ви можете розділити свій список на:

Негайно зробіть наступне: Важливі роботи з встановленими термінами або ті, які ви так довго відкладали, що тепер вони прострочені
Планувати заздалегідь: Критичні проекти без встановлених часових рамок
Делегат: Діяльність, яку може виконувати хтось інший, слід делегувати.
Видалити: Завдання, які можна видалити, оскільки вони не є життєво важливими для ваших цілей чи місії.

#5. Почніть із найскладнішого завдання.

Відволікання трапляється з кожним, будь то телефонний дзвінок, послуга колеги чи гора брудного посуду. День минув, перш ніж ви це помітите. Настав час «з’їсти цю жабу».
Стратегія підвищення продуктивності Eat That Frog, розроблена гуру лідерства Брайаном Трейсі, ефективна для людей, які відкладають або мають труднощі ігнорувати відволікаючі фактори. Він пропонує почати з найбільшого, найважчого та найважливішого завдання — того, яке ви найбільше схильні відкладати на потім. Після того, як ви «з’їли цю жабу», ви можете переходити до інших речей.

#6. Виконуйте порівняльні операції пакетами

Пакетна обробка, також відома як пакетна обробка, — це процес групування порівнянних завдань, щоб їх можна було виконати одночасно. Розсортуйте їх за метою чи метою.
Як ілюстрація:

Вівторок і четвер призначені для зустрічей з клієнтами.
Відповідайте на листи виключно з 10 до 11 ранку
Створюйте та розповсюджуйте звіти вранці.

#7. Встановіть відповідні часові обмеження

Відповідно до закону Паркінсона, «робота розширюється, щоб зайняти час, відведений для її завершення».
Якщо у вас є цілий день, щоб виконати дві роботи, які займають не більше трьох годин, ви, швидше за все, витратите весь день на ці дві справи. Якщо ви дасте собі короткий час, ви майже напевно встигнете раніше.

#8. Навчіться говорити «ні».

Ми маємо лише стільки енергії на день, і вона зменшується з плином години. Знайте свої межі та будьте готові сказати «ні», щоб уникнути посередніх зусиль. Зрозумійте власні переваги та недоліки. Зосередьтеся на тому, у чому ви сильні, і, якщо можливо, делегуйте те, що інші можуть зробити краще та швидше.

#9. Уникайте багатозадачності

Докази багатозадачності очевидні: вона знижує продуктивність і може бути навіть смертельною. Американська психологічна асоціація визначає розумове жонглювання як «витрати перемикання», що знижує продуктивність. Хоча перемикання завдань займає лише кілька секунд для кожного переходу, це додається, якщо ви часто виконуєте багато завдань одночасно. Ваші шанси зробити помилку також збільшуються.

#10. Підтримувати організованість

Якщо з вами трапилося щось із наведеного нижче, вам може знадобитися організаційна перебудова:

Ви спізнюєтеся на зустріч, яку ведете.
Ви забули роздрукувати звіт, який потрібен вашому босу для презентації.
Вам доводилося неодноразово запитувати у IT-спеціалістів ім’я користувача чи пароль.

Хороша новина полягає в тому, що організатор — це талант, яким можна опанувати. Почніть з основ.
Тримайте робоче місце в чистоті. За даними National Geographic, психологи та нейробіологи пов’язують наслідки безладу з когнітивними здібностями, психічним здоров’ям і поведінкою. Візуальний перешкод може підвищити рівень напруги та занепокоєння, викликаючи реакцію «борись або тікай». Щоб краще приймати рішення, викидайте будь-який папір, який можна переробити або подрібнити. Приберіть непотрібні предмети та розмістіть повсякденні інструменти під рукою.

#11. Упорядкуйте файли на ПК та спільні диски.

Неможливо переоцінити важливість іменування файлів в організації цифрових активів. Створіть систему, яка дозволить вам і вашим колегам швидко й легко знаходити речі.

#12. Користуйтеся календарем.

Організуйте свій розклад відповідно до життєвих категорій, таких як «особисті», «професійні» та «зобов’язання». Кольорове кодування може допомогти вам легко розрізнити категорії або між терміновими та нетерміновими речами.

#13. Використовувати інструменти тайм-менеджменту

Використовуйте ці продуктивність і інструменти автоматизації для підвищення продуктивності:

Млявий для централізації командних комунікацій і організації їх за каналами. Більше не доведеться шукати деталі проекту в незліченних потоках електронних листів.
Dropbox або OneDrive для зберігання файлів, обміну та резервного копіювання. Кваліфіковані члени команди мають цілодобовий доступ до хмарних файлів.
Для відстеження щоденних, тижневих і місячних розкладів використовуйте Google Calendar і Microsoft Calendar. Підключіть їх до Slack, щоб отримувати автоматичні сповіщення та нагадування у відповідних каналах.
Для проектів і схем використовуйте Canva або Lucidchart. Вони допомагають навіть найнедосвідченішим дизайнерам створювати шаблони професійного вигляду.

Наслідки поганого управління часом

Також подумайте про наслідки поганого управління часом.

#1. Неефективний робочий процес

Низька ефективність є результатом неспроможності планувати наперед і дотримуватися цілей. Наприклад, якщо потрібно виконати кілька важливих дій, ефективним планом буде виконання пов’язаних завдань одночасно або послідовно. Проте, якщо ви не плануєте наперед, вам може знадобитися стрибати туди-сюди або повертатися назад у своєму завданні. Це означає зниження ефективності та продуктивності.

#2. Втрата часу

Неадекватне управління часом призводить до втрати часу. Наприклад, спілкування з друзями в соціальних мережах під час роботи над завданням відволікає вас і марнує час.

#3. Збій управління

Ви втрачаєте контроль над своїм життям, коли не знаєте, яке наступне завдання. Це може призвести до збільшення стресу та занепокоєння.

#4. Низька якість роботи

Погане управління часом часто призводить до нижчої якості продукції. Наприклад, поспіх робити щось в останню хвилину часто погіршує якість.

#5. Погана репутація

Якщо клієнти або ваш роботодавець не можуть покластися на те, що ви закінчите справу вчасно, їхні очікування та сприйняття вас страждають. Якщо клієнт не може довірити вам виконання завдання вчасно, він, швидше за все, переведе свій бізнес в інше місце.

Висновок

Управління часом — це важлива здатність, якій можна навчитися підвищувати продуктивність і досягати цілей.
Ви зможете ефективніше витрачати час, визначати пріоритети своїх обов’язків і, зрештою, досягати більшого за менший час, якщо розвинете навички управління часом, описані вище. Нарешті, ви можете мінімізувати стрес, покращити баланс між роботою та особистим життям і жити більш плідно.