Часто здається, що в день просто не вистачає часу, щоб усе встигнути. Але кількість годин у добі однакова для всіх. Час не розрізняє; кожен має однакову кількість. Проте деякі люди ефективніше використовують свій час, ніж інші, тоді як інші часто виявляються нездатними вчасно виконати свої зобов’язання. Як ви взагалі думаєте, чому це так? Секрет в ефективному управлінні часом і a спеціальний інструмент календаря. Управління часом означає розстановку пріоритетів і вирішення того, скільки часу приділяти кожному завданню. Ось чому використання ефективних стратегій управління часом є настільки важливим. Люди, у тому числі студенти, можуть покращити свої навички управління часом, використовуючи деякі з найкращих і найефективніших стратегій, викладених у цьому посібнику.
Ефективні стратегії управління часом
Багато з нас відчувають труднощі з тайм-менеджментом, який стосується того, як ми вирішуємо використати та організувати свій час. Однак, якщо ми навчимося правильно розпоряджатися своїм часом, ми зможемо зробити більше за менший час і зосередитися на діяльності, яка матиме найбільший вплив.
Люди отримають найбільшу користь від поєднання ефективних стратегій управління часом, які найкраще підходять їм. Цілком можливо, що ваші ефективні стратегії управління часом відрізнятимуться залежно від того, аспірант ви чи працююча мати. Якщо ви найкраще вчитеся, спостерігаючи за виконанням завдань, кольоровий календар може бути для вас більш корисним, ніж список завдань, написаний на папері.
Рівень стресу, продуктивність і професійна продуктивність людини можуть виграти від ефективних стратегій управління часом. Ви можете переглянути наш список найефективніших і перевірених стратегій управління часом, якщо вам важко стежити за своєю роботою або якщо ви просто хочете спробувати щось нове.
Отже, як саме допомагають ефективні стратегії управління часом?
За останні три десятиліття ідея тайм-менеджменту набула популярності. Це тому, що це сприяє кращій підготовці, підвищеній ефективності та збалансованому способу життя.
Отже, як ефективні стратегії управління часом підвищують продуктивність? Основна мета полягає в тому, щоб проактивно керувати своїм часом, щоб ви могли зосередитися на тому, що дійсно важливо для вас, чи то для студентів, у бізнесі чи в особистому житті.
Вивчення ефективних стратегій управління часом має багато переваг:
- Ви матимете можливість успішно досягти своїх цілей.
- Буде легше розставити пріоритети.
- Ви зможете позбутися поганої поведінки, як-от прокрастинація та відсутність цілеспрямованості. І ви також зможете зменшити свою короткочасну увагу.
- Якщо ви навчитеся краще розпоряджатися своїм часом, то зможете не тільки менше відчувати стрес, але й матимете мотивацію.
- Ви матимете кришталево чітке уявлення про те, як вам потрібно організувати та розставити пріоритети для кожного зі своїх обов’язків.
Крім того, культивування ефективних стратегій управління часом на робочому місці та використання інструментів, розроблених спеціально для цієї мети, підвищить ваші шанси залишатися в авангарді всього.
Найкращі стратегії управління часом
Поняття «тайм-менеджмент» є помилковим. Ви не можете контролювати плин часу, але ви можете впливати на те, як ви на нього реагуєте. Незважаючи на ваші часті бажання додаткового часу, вам відведено лише 24 години, або 1,440 хвилин на день. Управління часом — це талант, який можна розвинути за допомогою самоаналізу, планування, оцінювання та самодисципліни. Час, як і готівка, дефіцитний і дорогий. Його потрібно берегти, ощадливо використовувати, зараховувати до бюджету.
Тому важливо використовувати не будь-які стратегії тайм-менеджменту, а ті, які є ефективними. Навчитися ефективно розпоряджатися своїм часом — це межа між тими, хто просто зайнятий, і тими, хто справді справляється, між посередністю та успіхом.
Ось кілька найкращих і найефективніших стратегій управління часом;
#1. Будьте скромними та визнайте свою помилковість
Багатьом людям важко зрозуміти, що вони не без недоліків. Вони вірять, що немає ризику, що щось піде не так, тому що вони готові до будь-якої ситуації. Прийде час, коли кожен з таким світоглядом грубо пробудиться до суворих реалій життя.
Подумайте на секунду про те, як прийнятно бути людиною, повною недоліків і невдач. Враховуйте це, коли ви працюєте над розробкою ефективних стратегій управління часом, і пам’ятайте, що навіть найкраще складені плани можуть піти не так. Замість того, щоб почуватися переможеними через ці виклики, ви можете використовувати їх як можливість розвиватися як особистість.
#2. Плануйте кожен день заздалегідь
Незважаючи на неминучі зміни, планування все ще заохочується. Можливо, знадобляться деякі спроби й помилки, перш ніж ви знайдете підхід, який найкраще підходить для вас, але є багато життєздатних варіантів. Щовечора перед сном виділяти кілька хвилин, щоб спланувати заняття на наступний день, це корисна практика для багатьох.
Перш ніж занурюватися в завтрашні складні завдання, глибоко вдихніть і відійдіть від свого списку, щоб зрозуміти, хто, що, коли, де, чому і як. Крім того, не забудьте запланувати час простою у своєму щоденному розкладі. Це допоможе вам морально підготуватися до завтрашніх завдань і відкриє можливість взятися за додаткову роботу, якщо виникне така потреба.
#3. Розставте щоденну, щотижневу та місячну роботу за важливістю
Встановіть пріоритети на наступні кілька днів, тижнів або місяців разом із плануванням. Щоб уникнути перевантаження, корисно стежити за майбутніми обов’язками, щоб розподілити їх на тиждень. Тижневий розклад допоможе вам не відставати від повсякденних цілей, дозволяючи вам досягати більшого.
Для початку варто скласти вичерпний список усіх обов’язків, які ви маєте на роботі. Було б гарною ідеєю витратити деякий час на сегментування цих обов’язків на керовані щоденні, щотижневі та місячні дії. Знаючи цю інформацію, буде набагато простіше зосереджуватися на щоденній основі та виконувати всю свою роботу.
#4. Краще використовуйте свої інструменти керування часом
Говорячи про контрольні списки, одна з найефективніших стратегій тайм-менеджменту полягає в тому, щоб зібрати якомога більше інструментів, щоб підтвердити свої претензії. Ви можете спростити своє життя одним натисканням кнопки, завантаживши одну з мільйонів доступних комп’ютерних програм або додатків для смартфонів. Дивовижно, скільки годин часу ви можете заощадити щотижня, просто додавши один інструмент керування часом у свій інструментарій.
Переключити плани Програмне забезпечення для управління проектами є чудовим прикладом. Він має такі функції, як конструктор списку справ і генератор розкладу, і безперечно вартий уваги. За допомогою перегляду календаря на кожен день, тиждень і рік ви можете легко встановити цілі та досягти високих цілей для всіх своїх проектів. Ви можете ще більше покращити свій досвід і продуктивність, використовуючи доступні інтеграції та розширення для продуктів, які ви вже використовуєте.
#5. Уникайте пастки багатозадачності
Ви зрозуміли, що багатозадачність може знизити ваш інтелект більш ніж на 11 відсотків? Коли ви намагаєтеся виконувати забагато завдань, це може мати руйнівний вплив на вас і людей навколо вас. І якщо ви не вважаєте це таким жахливим, спробуйте щороку жити на 11% менше грошей.
Незалежно від того, наскільки ви кмітливі, багатозадачність знижує продуктивність на 40 відсотків. Фактично, зосередження на одному завданні подвоює обсяг роботи, який ви можете виконати за певний тиждень. Майте на увазі, що деякі відволікаючі фактори, як-от прослуховування заспокійливої музики, можуть підвищити продуктивність, якщо їх правильно використовувати.
#6. Дізнайтеся, коли ви найбільше ефективні
Тобі подобається ранок, вечір чи проміжний час? Це типи запитів, які можуть дати зрозуміти, коли протягом дня ви найбільше ефективні.
Цілком ймовірно, що людина, яка є ранковою людиною і може змусити себе встати з ліжка за цілу хвилину до того, як пролунає будильник, зробить більше в перші години дня. Людині, яка є нічною совою, може знадобитися деякий час, щоб увійти в звичайний розпорядок життя після пробудження. Ця група часто досягає свого піку виробництва в другій половині дня.
Знайдіть час доби, коли ви перебуваєте на своєму розумовому та фізичному піку, незалежно від вашої позиції. Саме тоді ви повинні виконувати основну частину критичної роботи свого дня.
#7. Позбавлення від відволікаючих факторів
З яких причин важливі ефективні стратегії управління часом? Тому що в основному є багато відволікаючих факторів, які відволікають вас від роботи та інших зобов’язань. Ось деякі з найпоширеніших джерел зривів на роботі:
- Соціальні мережі
- смартфони
- інтернет
- Електронна адреса
- Колеги по роботі
- Зустрічі (якщо вони не дуже хороші та продуктивні)
Хоча ви не завжди можете контролювати, коли заплановані зустрічі, ви можете усунути інші джерела відволікання. Вимкніть телефон і сховайте його в ящик, якщо вам потрібно зосередитися на роботі, не перериваючи сповіщень або спокуси перевірити його. Якщо ви постійно перевіряєте свою поштову скриньку кілька разів на день, можливо, настав час встановити регулярні інтервали реєстрації.
Ви завжди повинні бути добрими та ввічливими зі своїми колегами, але якщо хтось із них заважає вашій продуктивності, добре повідомити їм, що у вас зараз немає часу для спілкування, і запропонувати кращий час.
#8. Час себе
Хоча це може здатися абсурдним, встановлення таймера може бути дійсно ефективним способом управління своїм часом. Ви можете використовувати таймер, щоб допомогти вам зосередитися, нагадати вам про перерви та навіть допомогти вам зробити більше за певний період часу. Перерви є важливою складовою будь-якого робочого дня, оскільки вони дозволяють вам відійти від робочого столу та перегрупуватися на кілька хвилин, перш ніж повернутися до роботи.
Використання таймера для обмеження вашого робочого часу до певної кількості є ще одним чудовим застосуванням. Встановлення ліміту часу мотивує вас працювати швидше та виконувати більше за відведений період.
#9. Розбивайте великі проекти на менші частини.
Ви коли-небудь дивилися на проект і відразу хотіли втекти, тому що він виглядав так страшно? Можливо, вам потрібно наблизити ближче. Щоб краще керувати своїм часом у великому проекті, розділіть його основні етапи та терміни на менші, допоміжні завдання та цілі.
Тепер, коли все розділено, ви можете повернутися до ефективних стратегій управління часом, які ми обговорювали раніше, наприклад до складання розкладу та визначення пріоритетів для завдань. Зробивши це, ви побачите, що загальна картина менш страшна, а кінцевий термін, що наближається, легше керований.
#10. Опануйте мистецтво твердого «ні»
Коротше кажучи, не будьте на робочому місці «так, чоловіком» або «так, жінкою», оскільки це фундаментальна мораль оповіді. Якщо ви постійно виснажені тим, що берете на себе занадто багато, ви можете потренуватися відмовлятися від послуг друзів і родини. Це може дати вам багато можливостей для покращення управління часом і якості результату.
#11. Коли це можливо, передавайте завдання іншим.
Коли ви надто зайняті, щоб робити все самостійно, одним з рішень є пошук способів делегувати завдання іншим. Якщо вам дали завдання з неможливим терміном виконання самостійно, розподіліть роботу між колегами та атакуйте її групою.
Лідери та менеджери можуть вважати це особливо важливим, оскільки їхні особисті робочі навантаження незабаром можуть стати непосильними без належного делегування. Щоб цього не сталося, переконайтеся, що ваші обов’язки та обов’язки членів вашої команди чітко визначені, щоб ви завжди знали, хто за що відповідає.
#12. Спробуйте зарядити батареї
Цей метод економії часу може бути найважливішою справою, яку ви можете зробити для своєї кар’єри та здорового глузду. Щодня компанії в усьому світі готуються боротися ще один день і взятися за наступний виклик або проблему зі свого списку справ. Однак важливо час від часу відпочивати від божевілля.
Повертаючись до свого робочого столу, складу або будівельна площадка з відновленою концентрацією та енергією після перерви може стати величезним благом для вашої продуктивності.
Дайте собі час розслабитися та відновити свій розум, тіло та дух у будь-який спосіб, який для вас найбільше розслабляє, будь то похід на вихідні чи екстравагантний пляжний круїз для всієї родини.
Інструменти управління часом.
Інструменти управління часом це таке програмне забезпечення, яке може допомогти вам планувати свою діяльність, відстежувати свій прогрес і аналізувати результати, щоб максимізувати кожен день.
Однак, коли справа доходить до планування та управління часом, у кожного є свої вимоги. Спеціальне програмне забезпечення або інструменти для управління часом можуть бути корисними, якщо ви часто жонглюєте кількома проектами, термінами виконання та ресурсами.
Однак ці рішення також є програмами, заснованими на одній або кількох із цих стратегій, усі з яких спрямовані на підвищення продуктивності, боротьбу з прокрастинацією та запобігання виснаженню та стресу для вас і вашої команди.
Чому важливо керувати часом?
Скажімо, ви хотіли б підвищити свою продуктивність протягом дня та знайти кращий баланс між професійним та особистим життям. Так само, якби ви могли виконати той самий обсяг роботи за частку часу, чи не хотіли б ви витрачати цей додатковий час на отримання задоволення? Це, серед багатьох інших причин, чому застосування не просто будь-якої стратегії управління часом, а ефективної є надзвичайно важливим.
Незалежно від того, які ваші причини бажають покращити управління часом за допомогою ефективних стратегій та інструментів, ви майже напевно отримаєте такі переваги:
- Збільшення продуктивності
- Знижений рівень стресу
- Покращене управління вашим робочим процесом
- Здатність постійно дотримуватись дедлайнів
Як можна підвищити продуктивність?
Більшість із нас не реалізують свій потенціал через два фактори. Наші жахливі звички на роботі та наша схильність реагувати на проблеми в міру їх виникнення, а не вирішувати їх заздалегідь.
Хоча відповідь може здаватися очевидною, реалізація її може виявитися складною. Хороші звички, які зроблять нас активними та відповідальними за наші робочі будні, можуть замінити наші погані звички та реактивний розпорядок дня. Використовуйте ці стратегії тайм-менеджменту, щоб стати самим ефективним і ефективним на роботі.
- Важку роботу слід виконувати, коли відчуваєш себе сильним.
- Зупиніть багатозадачність
- Будь оптимістом
- Складіть список справ, які потрібно робити щовечора.
- Зменшіть кількість завдань у списку.
- Знайдіть час для делегування
- Поєднуйте робочі періоди з періодами фізичної активності
- Заберіть усе, що відволікає
- Підготуйте розклад дзвінків.
- Засинайте.
- Обов'язково шукайте самі.
Висновок
Важливо час від часу розмірковувати про ефективність ваших стратегій економії часу. Подивіться, як добре ви розподіляєте час між роботою та особистим життям. Якщо ви досягаєте своїх найнагальніших цілей і, можливо, ви надаєте собі достатнього пріоритету. Якщо все негативно, можливо, настав час переосмислити те, що ви вважаєте ефективними стратегіями управління часом, і внести деякі зміни. Коли ви навчитеся ефективно розпоряджатися своїм часом, ви зможете покращити власний добробут, зробити більше в особистому та професійному житті та сподіватися на світле майбутнє.
Правильний розподіл часу має важливе значення для досягнення здорового балансу між роботою та особистим життям. Окрім підвищення ефективності в цілому, вивчення стратегій управління часом допоможе вам ефективніше контролювати свій графік.
Поширені запитання про стратегії управління часом
Що означає ефективне управління часом?
Ефективне управління часом дозволяє щодня виконувати більше важливих завдань. Безсумнівно, вкрай важливо використати наш час якнайкраще, але ще більше важливо знати, як правильно ним керувати. Можна було б очікувати, що найефективніші та ефективні тайм-менеджери також будуть найефективнішими.
Як ви описуєте розумні цілі для ефективного управління часом?
Встановлення цілей SMART (що означає «конкретні, вимірні, досяжні, релевантні та своєчасні») — це чудовий спосіб надати певної структури вашому підходу до управління часом. Зважений і обдуманий характер цілей SMART збільшує ймовірність того, що ви їх досягнете.
Які фактори сприяють неефективному управлінню часом?
У більшості випадків ми не в змозі ефективно розпоряджатися своїм часом, тому що не плануємо наперед, не розставляємо пріоритети, не ставить чітких цілей і уникаємо вирішення нагальних завдань.
Статті по темі
- УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ ПРОЕКТУ: процеси, інструменти та програмне забезпечення для ефективного управління
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЗАВДАННЯМИ: найкращі безкоштовні та платні варіанти у 202 році3
- Керування віддаленими та локальними агентами кол-центру
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ГРОШАМИ: що це таке, як ними користуватися та безкоштовні онлайн-інструменти
Посилання
