Використання системи управління документами для зберігання інформації може забезпечити точне зберігання основних документів компанії для подальшого пошуку та перевірки. Управління записами має вирішальне значення для відповідності, управління ризиками та планування управління. Розуміння того, як використовувати систему управління записами, може допомогти у збереженні критично важливих записів юридичного, фінансового та історичного значення для архівування або утилізації відповідно до встановлених правил.
У цій статті ми розглянемо, що таке керування записами, чому воно потрібне, переваги цього, життєвий цикл системи, кілька компаній, які пропонують навчання, яке може бути вам корисним, і відмінності між керуванням записами та даними.
Що таке управління документацією?
Управління записами відноситься до процесу контролю над розробкою, збереженням, отриманням і видаленням інформації в будь-якому форматі. Іншими словами, це стосується управління цінною інформацією компанії від створення до знищення.
Записом може бути будь-яка інформація, яка зберігається як доказ або використовується в бізнесі. Прикладами записів є підсумкові звіти, бюджетні документи, баланси компанії, повідомлення, що стосуються дії, карти польових місій тощо.
Для чого служить управління записами?
Основна мета управління записами — зберігати цінну інформацію, доступну для вимог бізнесу та перевірок відповідності. Великим підприємствам неможливо відстежити кожну важливу інформацію за допомогою базової електронної таблиці. Щоб тримати речі впорядкованими та доступними, їм потрібна стратегія та належне ведення записів.
Політика управління записами дозволяє побудувати таксономію ваших записів і забезпечити їх збереження в будь-який зручний для вас час. Ви можете впорядкувати свою важливу інформацію за допомогою програмних засобів, таких як програмне забезпечення для документації ІТ.
Навіщо потрібне управління записами?
Без керування записами неможливо обробляти величезну кількість записів, які створюються щодня. Щоб пояснити це, станом на 44 рік ми створили близько 2020 зетабайтів даних у глобальній сфері даних, які, за прогнозами, зростуть у чотири рази до 175 зетабайтів до 2025 року (зетабайт дорівнює одному мільярду терабайтів).
Управління записами потрібне для контролю над розширенням записів і отримання з них важливої інформації. Навіть якщо всім керувати в електронному вигляді, сама величина витрат і продуктивності може приголомшити будь-яку фірму.
Крім значних збитків для бізнесу, неадекватне управління записами може призвести до дорогих штрафів за дотримання вимог, зниження продуктивності, марнотратних аудитів, перевантаження даних та інших наслідків.
Управління записами є найкращим рішенням для вирішення всіх цих труднощів, залишаючись у відповідності зі стандартами захисту даних.
Переваги управління записами
Розробка якісної програми управління записами має багато переваг, зокрема:
#1. Захист важливої інформації
Використання компетентної системи управління для захисту важливих записів може зменшити ймовірність втрати документів, а також зберегти цілісність і конфіденційність файлу. Він також може створювати резервування записів, зберігаючи однакові дані в двох або більше місцях, і це може допомогти компанії швидше відновити роботу після трагедії чи надзвичайної ситуації. Серед методів створення надлишковості запису:
- Здійснення обліку та інвентаризації розвідданих
- Маркування важливих документів і вказівка надлишковості
- З’ясувати, хто має доступ до записів
#2. Витрачаючи менше грошей
Ефективна система управління записами може допомогти компанії заощадити гроші на складських приміщеннях, матеріалах обладнання та витратах на персонал. Фізична або цифрова система управління може допомогти компанії заощадити гроші. Замість ручного захисту або збереження документів без системи, належна система записів може дати працівникам більше часу для вирішення інших робочих завдань.
#3. Підвищення ефективності
Організація може час від часу втрачати файли, а час, який співробітники витрачають на пошуки відсутніх або загублених записів, може знизити продуктивність і ефективність. Добре структурована система управління записами може допомогти усунути ці перешкоди та надати підприємствам доступ до попередніх записів, якщо це необхідно. Система також може полегшити навчання нового персоналу, оскільки організація може надати прості вказівки щодо того, де отримати доступ до необхідної документації.
#4. Контроль розширення записів
У різних галузях промисловості загальна кількість електронних файлів і фірмової документації зростає. Управління записами може допомогти підтримувати розширення та офісне сховище, необхідне для зберігання документів. Контроль вимог і графіків зберігання може допомогти в цьому, спростивши відстеження, отримання та керування записами.
#5. Сприяння ефективному прийняттю рішень
Менеджери та керівники мають доступ до інформації, коли вона їм потрібна, завдяки системі управління з правильними функціями категоризації та простою можливістю пошуку. Це також може допомогти їм зробити обґрунтований вибір, використовуючи попередню відповідну документацію. Менеджер або старше керівництво, наприклад, може проаналізувати попередні документи щодо порівнянного сценарію, з яким вони зараз мають справу, щоб допомогти їм прийняти обґрунтоване рішення щодо поточного виклику.
#6. Підвищення професіоналізму
Організований бізнес створює сприятливе середовище серед свого персоналу. Завдяки простоті організованого робочого місця та легкому доступу до файлів створення ефективної системи управління записами може підвищити моральний дух і продуктивність. Це можливо завдяки тому, що співробітники з певністю та впевненістю розуміють, куди вони можуть звернутися, щоб отримати необхідну документацію.
#7. Дотримання норм і законодавства
Правильне зберігання записів може допомогти корпорації виконувати державні вимоги чи законодавство. Корисна система ведення записів може допомогти керівникам корпорації уникнути фінансових штрафів, забезпечивши відсутність помилок у веденні записів. Крім того, організація може надати навчальні програми для персоналу, який працює з документами, щоб гарантувати дотримання ними державних вимог і законів, включно з оновленим навчанням, якщо процес оновлюється або суттєво змінюється.
#8. Збереження спадщини компанії
Система управління записами допомагає зберегти попередні рішення та історію установи. Ділова документація є важливим інструментом, який працівники можуть використовувати для прийняття майбутніх рішень. Якщо корпорація успішна, записи можуть стати історичними артефактами для широкого загалу.
Які є різні типи записів?
Записи можна розділити на багато категорій залежно від функцій, які вони виконують. Нижче наведено кілька прикладів поширених типів:
#1. Фізичні записи
Це матеріальні копії інформації, які збереглися на різних носіях, таких як нотатки та папери. Ці записи займають фізичний простір.
#2. Електронні записи даних
Електронний запис — це запис, який здійснюється та зберігається в електронному вигляді. Їх можна зберігати в цифровому вигляді та займати мало місця.
#3. Ділова документація
Це документи, що стосуються ведення бізнесу. Документи підприємства включають угоди, контракти, відомості про заробітну плату тощо.
#4. Галузеві записи
Це записи, що стосуються діяльності певної галузі. Наприклад, записи медичної галузі містять документацію та дослідницькі матеріали про бізнес у цілому.
#5. Юридичні записи
Це обов’язкові за законом записи, які необхідно зберігати. Записи про юридичне зберігання – це правила, що стосуються норм дотримання.
Що таке життєвий цикл записів?
Усі записи проходять через усе життя, від створення до знищення. Знання цих етапів дозволяє належним чином зберігати ваші дані та керувати ними. Кожен етап є важливим у життєвому циклі, і цілі кожного етапу мають бути досягнуті, щоб життєвий цикл продовжувався.
Які п’ять етапів життєвого циклу запису?
Нижче наведено п'ять етапів:
- Створити/отримати: Це стосується того, чи запис створено всередині чи отримано із зовнішнього джерела. Запис може бути в будь-якому форматі, як-от паперові документи, цифрові форми, електронні листи, звіти тощо.
- Використовувати/змінювати: Звіти, які часто використовуються, зберігаються всередині для швидкого пошуку. Інші звіти зберігаються за межами сайту та використовуються за потреби.
- Підтримувати/захищати: На цьому етапі визначається часовий проміжок, протягом якого необхідно зберігати та охороняти записи. Ви повинні переконатися, що він відповідає правилам зберігання даних.
- Утилізація/знищення: Коли запис досяг своєї мети, у нього є два варіанти: утилізувати або архівувати. Коли ви переконаєтеся, що запис вам більше не потрібен, надійно зітріть його.
Після утилізації несуттєвих записів ви повинні ідентифікувати та архівувати записи, що мають цінність довгострокового зберігання.
Які компоненти управління записами?
Незважаючи на те, що управління записами складається з багатьох компонентів, є чотири основні фактори, які складають ядро програми управління записами. Основні компоненти такі:
- Політика та процедури: Програма керування записами починається з визначення параметрів програми. Необхідні політики для визначення рівнів повноважень і відповідальності на різних етапах. Також мають бути докладні інструкції щодо впровадження політики.
- Графік зберігання: Деякі записи мають подовжений період зберігання, а інші – обмежений. Цей розклад визначає найкоротший час, протягом якого запис має зберігатися в організації.
- Система зберігання записів: Має бути розроблена стратегія ведення та зберігання записів. Залежно від того, як вони зберігаються — цифрові чи фізичні — записи можна класифікувати. Це також підкреслює важливість запису.
- Навчання та аудит: Ведення документації – це не робота однієї людини. Щоб виконати завдання, вам знадобиться команда кваліфікованих спеціалістів. Щоб переконатися в їх ефективності, ви повинні регулярно навчати їх і проводити регулярні перевірки.
Що таке система управління електронними записами (ERM)?
Управління файлами та документами, що зберігаються в електронному вигляді, називається керуванням електронними записами (ERM). Це гарантує, що організація має доступ до відповідних записів, коли вони потрібні. Коли записи зберігаються в електронному вигляді, ефективність підвищується завдяки автоматизації. Програмне забезпечення ERM може допомогти вам автоматизувати процес, усунути дублювання та спростити обслуговування.
Які переваги надають системи керування електронними документами?
Нижче наведено деякі з найбільш помітних переваг систем ERM:
- ERM дозволяє автоматично ідентифікувати, класифікувати, зберігати та отримувати записи з мінімальними зусиллями. Ви також можете автоматично отримувати метадані документа та автоматизувати весь процес.
- Ви можете отримати доступ до правильної інформації в потрібний момент за допомогою електронних записів. Коли все зберігається в електронному вигляді, час, витрачений на пошук фізичних записів, вилучається.
- Коли записи зберігаються в електронному вигляді, можна легко звернутися до попередніх даних. Ви можете швидко зрозуміти попередні рішення та заснувати на них майбутні.
- Використовуючи системи ERM, ви можете швидко досягти відповідності. Завдяки автоматизованому зберіганню та видаленню записів ви можете без особливих зусиль продемонструвати відповідність, продовжуючи свої бізнес-операції.
Навчання з ведення записів
Багато коледжів і університетів пропонують дипломи з управління документацією та інформацією або архівознавства, щоб навчити студентів історії, філософії, методам, організації та найкращим практикам, які застосовуються до різноманітних видів діяльності. Інші професійні організації або програми сертифікації, пов’язані з величезною та складною природою управління документацією, включають:
- Інститут сертифікованих менеджерів документації (ICRM): Після проходження шести тестів ті, хто має поєднання досвіду роботи та подальшої освіти, можуть отримати поглиблений сертифікат від ICRM.
- Національне управління архівів і документів (NARA): NARA пропонує шеститижневу навчальну програму для службовців федерального уряду, результатом якої є Сертифікат федерального діловодства.
- Американська асоціація управління записами (ARMA): Члени ARMA International можуть отримати кваліфікацію спеціаліста з управління інформацією (IGP), яка фокусується на стратегічних підходах високого рівня. Він дійсний протягом трьох років і застосовується до багатьох посад директорів або вище.
Управління записами проти управління документами
Існує різниця між управлінням записами та документообігом, однак деякі люди використовують ці фрази як синоніми. Управління документами є важливим аспектом управління документацією. Він включає стандартні офісні завдання та зберігання файлів, як-от захоплення, зберігання, зміна або спільний доступ до файлів. Допомагаючи в нагляді за документообігом корпорації, обов’язки спеціаліста з документообігу включають:
- Зберігання поточних і майбутніх документів упорядковано
- Підвищення ефективності робочого процесу
- Забезпечення ефективних алгоритмів пошуку для пошуку файлів
- Зменшення кількості неправильно заповнених та загублених паперів
- Зменшення фізичного зберігання документів
Записи не завжди є документами, а керування ними часто вимагає більш ретельної роботи та спеціального менеджера, який керуватиме відділом, проектуватиме та обслуговуватиме системи, наглядатиме за членами команди та звітуватиме про безпеку та безпеку системи. Завдання менеджера записів зосереджені на надійному захисті записів і можуть включати:
- Встановлення стандартів і норм для записів і групи, відповідальної за їх зберігання
- Визначення того, хто має доступ до яких записів і коли
- Створення часових рамок передавання матеріалів до архіву
- Надання дозволу керівництва на використання записів
- Вбудовування управління записами в корпоративні системи та програмні платформи
ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
Які приклади записів?
Кожна компанія встановлює політику управління документацією. Записи зберігаються згідно з правилами, встановленими кожною компанією. Захищено від конкурентів, державних установ і будь-кого іншого, хто не має доступу до конфіденційних документів. Це роз’яснення відоме як «ділова конфіденційність» у секторі електронного бізнесу.
Яка різниця між формою та записом?
Форма — це документ, у якому міститься запит на певну інформацію та містить варіанти відповідей або порожні поля, які можна заповнити. Форми не потребують ретельного виконання. Заповнена форма, з іншого боку, вважається документом і повинна бути захищена від змін.
Коли документ стає записом?
Запис — це документ, який організація створює або отримує у поєднанні з бізнес-операціями. Його також можна використовувати для задоволення вимог законодавства. Носій або тип запису не впливає на його класифікацію. Це може бути на папері або в цифровому вигляді.
Звідки беруться зобов’язання щодо управління документацією?
Зобов’язання щодо управління записами часто покладаються державними або галузевими стандартами та практикою, які відображають громадську безпеку, суверенітет даних або інші питання. У результаті управління записами є важливим компонентом вашого плану управління інформацією. Моніторинг автентичності та доступності записів в ІТ-інфраструктурі може допомогти у безпеці вашої фірми.
З точки зору бізнесу, що означає управління документацією?
Управління записами охоплює всі події, що відбуваються між часом, коли дані доступні в системі, і часом, коли вони знищуються. По суті, система управління записами дотримується життєвого циклу даних. Тиражування письмових матеріалів, форм, архівних записів, мікрофільмів, збереження та супутні послуги також включені.
Статті по темі
- СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ ЗАПИСАМИ: 15 найкращих варіантів програмного забезпечення у 2023 році
- КНИГА КОРПОРАТИВНИХ ЗАПИСІВ: значення, важливість і як її отримати
- Як підписати документ в електронному вигляді: покрокова інструкція
- Як довго зберігати податковий облік? Все, що вам потрібно знати
- БУХГАЛТЕР: Значення, обов'язки, зарплата, резюме та кваліфікація
посилання
