Проект є найбільш успішним, коли він добре спланований і керований. Практика управління проектами та застосування перевірених заходів пом’якшення впливу на управління проектами може бути корисним. Однак навіть найбільш добре розроблені програми містять небезпеки.
Найкраща стратегія уникнення проектних ризиків — це протистояти їм прямо. Проактивне планування цих невідомих подій за допомогою плану управління ризиками допоможе вам спрямувати вашу команду проекту в спокійні води, а не потрапити в гущу непередбаченого шторму.
Можливо, ви стикалися з наслідками непередбачених ризиків у попередніх проектах, якщо ніколи не складали план управління ризиками. Дізнайтеся більше про управління ризиками проекту та виконайте ці шість простих кроків, щоб створити власний план управління ризиками.
Що таке проектний ризик?
Будь-яка перспективна проблема, яка може поставити під загрозу ефективне виконання ваших ініціатив, називається ризиком проекту. Внутрішні або зовнішні змінні можуть спричинити ризики. Наприклад, важливий постачальник, який припиняє роботу, і ключовий член команди, який залишає вашу фірму, є ризиками проекту.
Що таке управління ризиками проекту?
Управління ризиками проекту – це процес виявлення, оцінки та реагування на непередбачені небезпеки, які можуть зашкодити цілям і прогресу вашого проекту.
Простіше кажучи, управління ризиками проекту – це процес зменшення небезпек проекту, які вже виникли, виникають зараз або очікуються в майбутньому. Він зосереджений на зниженні ризику шляхом виявлення основних причин проблем і зменшення, якщо не повного усунення їх впливу.
Яка мета управління ризиками проекту?
Виявлення ризиків і управління ними є важливим елементом вашої роботи як менеджера проекту. Це допомагає визначити пріоритети ваших зусиль з управління проектами. Якщо оцінка ризику показує, що вплив певної небезпеки буде серйозним, ви повинні вжити необхідних запобіжних заходів, щоб уникнути або зменшити цю загрозу якнайшвидше.
Існує кілька ризиків, які слід враховувати для будь-якого проекту, але найважливіші з них пов’язані з графіком проекту, вартістю, якістю, технологією та ресурсами.
- Розклад ризику: Є ймовірність, що проект не буде завершено вчасно.
- Ризик витрат: Є шанс, що остаточна вартість проекту перевищить бюджет.
- Ризик якості: Є шанс, що якість проекту не виправдає очікувань.
- Технічний ризик: Цілком можливо, що обрана проектна технологія працюватиме не так, як очікувалося.
- Ризик ресурсів: Існує ймовірність, що члени команди не матимуть достатньо часу чи досвіду для виконання проекту.
Приклади поширених типів ризиків управління проектами
Давайте розглянемо деякі з найбільш типових типів проектних ризиків, з якими ви можете зіткнутися. Ми також навели приклади, щоб висвітлити проблеми
- Ризики індивідуального проекту: Це події ризику, які, якщо вони відбуваються, можуть вплинути на якість, вартість, час та/або обсяг проекту. Наприклад, двома прикладами є відсутність достатніх ресурсів для роботи та необхідність мати справу з листками непрацездатності чи відпусткою співробітників у пік сезону.
- Загальні ризики проекту: Це вплив невизначеності на весь проект. Загальний ризик проекту – це сума всіх окремих ризиків та інших джерел невизначеності проекту. Стихійні лиха, конфлікти та зміни в державній політиці є прикладами такої невизначеності.
- Ризики мінливості: Ці ризики пов’язані зі змінами або неточностями у попиті, пропозиції, якості, ціноутворенні тощо, що може вплинути на результат проекту. Приклади включають зміну постачальника важливого компонента продукту та коригування цін на сировину.
- Ризики неоднозначності: Ці ризики виникають через відсутність чіткості у вимогах проекту, що може призвести до неправильного тлумачення або помилок. Неправильний збір вимог від клієнтів і різноманітне тлумачення обсягу проекту серед членів команди – два приклади.
Кроки до управління ризиками проекту
Визначення, планування та моніторинг можливих ризиків є важливими для управління ризиками проекту. Не все піде не так, і взагалі нічого може піти не так. Проте проактивна оцінка ризиків і управління інцидентами можуть допомогти вам бути готовими та швидко скоригувати курс. Це гарантує, що ви досягаєте всіх цілей вашого проекту відповідно до графіка та бюджету.
Ось шість етапів, які допоможуть вам створити план управління ризиками проекту, якщо ви тільки починаєте з управління ризиками.
#1. Ідентифікувати
Створіть план управління ризиками проекту, склавши список усіх потенційних подій ризику проекту, щоб визначити небезпеки. Ризикова подія — це все, що потенційно може вплинути на часові рамки, бюджет або успіх вашого проекту.
Існує кілька підходів до початку процесу ідентифікації ризиків, зокрема:
- Проведіть інтерв’ю із зацікавленими сторонами проекту. Найкраща стратегія для оцінки проектних ризиків — це консультації із зацікавленими сторонами, керівниками та експертами з предметних питань. Якщо вони раніше працювали над подібними проектами, запитайте їх, з якими небезпеками вони стикалися та як ви можете їх уникнути. Навіть якщо вони раніше не працювали над подібними проектами, зв’яжіться з ключовими зацікавленими сторонами проекту, щоб переконатися, що ви не пропускаєте жодних критичних небезпек проекту.
- Разом із командою проекту проведіть мозковий штурм щодо потенційних небезпек. Ваша проектна команда – це те, з ким ви працюватимете щодня над цим проектом. Перш ніж розпочати свій проект, запитайте їх, які потенційні небезпеки вони бачать, і подумайте про проведення мозкового штурму, щоб виявити основні небезпеки для вашого проекту.
- Підтвердьте та задокументуйте свої припущення. Згідно зі Зводом знань про управління проектами (PMBOK®), припущення – це будь-яка інформація про проект, яка, на вашу думку, буде правдою, але не гарантується. Ви можете приймати рішення щодо проекту на основі припущень, навіть не усвідомлюючи цього. Однак, не документуючи та не перевіряючи свої припущення, ви піддаєте себе ризику проекту. Якщо ваші припущення невірні, основи вашого проекту можуть стати хиткими, що поставить під загрозу успіх проекту.
- Перегляньте свої контрольні списки. Перевірте, чи ваша команда чи відділ створили список типових ризиків. Якщо вони ще не зробили цього, почніть документувати його, щоб забезпечити успіх майбутніх ініціатив.
- Складіть матрицю оцінки ризиків. Серйозність ризику класифікується за чотирма категоріями: катастрофічний, вирішальний, граничний і незначний. Це допомагає визначити, на які потенційні небезпеки слід звернути увагу в першу чергу.
Читайте також: Оцінка ризику: остаточний посібник із процесу оцінки ризику
Додайте важливі події ризику до шаблону реєстру ризиків, коли ви їх ідентифікуєте. Реєстр ризиків, як випливає з назви, — це спеціальний перелік усіх небезпек вашого проекту. Ваш реєстр ризиків має давати відповіді на такі запитання щодо відомих загроз, які ви ідентифікували:
- Яка ймовірність виникнення цього ризику?
- Яка ймовірність появи?
- Які наслідки та ступінь серйозності ризику?
- Що таке наш план управління ризиками?
- Який рівень пріоритету з огляду на можливість і вплив?
- Хто несе відповідальність за цей ризик?
Не хвилюйтеся, якщо ви не можете зрозуміти все одразу — дещо з цього з’явиться на наступних етапах.
#2. Аналізуйте
Проаналізуйте ймовірність, серйозність і план реагування на кожен виявлений ризик. Розгляньте можливість проведення аналізу ризиків разом із командою проекту або ключовими зацікавленими сторонами залежно від складності небезпек вашого проекту.
Розгляньте, як ризик може вплинути на цілі вашого проекту, визначаючи його серйозність. Чи спричинить це затримку у вашому графіку, загрожуватиме вашому бюджету чи зменшить ефект результатів вашого проекту? Потім для кожного ризику розробіть план реагування. Ваш план реагування не обов’язково передбачає негайні дії; скоріше, він описує, що ваша команда зробить, щоб швидко змінити та впоратися з ризиком.
#3. Розставте пріоритети
Щоб визначити пріоритетність своїх ризиків, розгляньте наступне: виходячи з вашого реєстру ризиків і аналізу, які небезпеки найімовірніше виникнуть і становлять найбільшу загрозу для успіху вашого проекту? Найкритичніші ризики, якими потрібно керувати, – це ризики з високою ймовірністю виникнення та високою серйозністю. Ви повинні відстежувати та реагувати на всі потенційні загрози, але це ті, на яких вам слід зосередитися найбільше та перевіряти їх найбільш регулярно.
#4. Призначити
Це необов’язковий, але дуже рекомендований крок. Навіть якщо ваші ризики ще не виникли, раннє призначення власника ризику допоможе членам вашої команди бути готовими. Ця особа має не лише відслідковувати ризик, а й виступати в якості координатора для створення плану зменшення ризику.
#5. Монітор
Зараз ваш проект розпочато. Сподіваємось, ви виконуєте графік, щоб досягти кінцевих цілей вашого проекту. Однак ви повинні продовжувати постійно перевіряти свої ризики, щоб уникнути неприємних сюрпризів. Для цього:
- Надсилайте регулярні оновлення прогресу, щоб ваша проектна команда та зацікавлені сторони були на одній сторінці. Пам’ятайте, що управління ризиками має бути проактивним, а не реактивним.
- Асинхронна перевірка з вашими індивідуальними ризик-менеджерами. Кожен «власник» ризику повинен стежити за червоними прапорцями у своїй ризиковій події. Регулярно зв’язуйтеся з ними як керівник проекту або керівник групи, щоб переконатися, що все йде добре.
- Перевірте свій реєстр ризиків на наявність будь-яких змін. Якщо ймовірність ризику змінюється або план ризиків переглядається, цю зміну слід зазначити у вашому реєстрі ризиків. Ваш план управління ризиками, як і більшість аспектів управління проектами, має бути динамічним документом, який ваша команда використовує, щоб залишатися на шляху.
Співпраця також має вирішальне значення для оцінки ризиків. Надто часто з’являються перспективні проблеми або нові небезпеки, про які член команди знав, але не відчував сили негайно порушити. Переконайтеся, що ви розвиваєте культуру командної роботи, прозорості та чесності.
#6. Відповісти
Якщо ризик стає реальністю в будь-який момент, настав час діяти. Ви повинні мати відмінний план управління ризиками разом із реєстром ризиків і планом управління ризиками.
Пам’ятайте, що управління ризиками – це не запобігання ризикам, хоча воно може допомогти. Швидше, управління ризиками проекту – це процес передбачення небезпек і наявність надійного плану, щоб вас не застали зненацька.
Читайте також: МАТРИЧНЕ КЕРУВАННЯ: визначення та як це працює
Зменшення ризиків проекту та стратегії управління
Хоча неможливо повністю усунути ризик, керівники проектів можуть докладати зусиль для ефективного управління проектами, одночасно знижуючи ризики. Ось чотири підказки, щоб почати:
#1. Складіть план управління ризиками.
Кожен, хто має досвід управління проектами, розуміє важливість надійного плану проекту для успіху підприємства. Багато допоміжних планів, як-от план управління ризиками, часто включають у цей план.
За словами Емерсона, ваш план управління ризиками повинен окреслювати ваш підхід до виявлення та визначення пріоритетів ризику, вашу толерантність до ризику, те, як ваша команда реагуватиме на ризик, як ви будете повідомляти про ризик тощо. Для створення такого плану потрібен час і зусилля, але інвестиції на етапі планування часто окупаються завдяки розробці дорожньої карти, яка керуватиме вашою командою протягом усього етапу виконання проекту.
#2. Вести реєстр ризиків в актуальному стані.
Ваш реєстр ризиків, який може поєднуватися з вашим планом управління ризиками або бути незалежним від нього, — це список усіх потенційних ризиків, які можуть вплинути на ваш проект. Цей документ допоможе вам бути в курсі будь-яких проблем, але дуже важливо підтримувати його в актуальному стані, щоб завжди мати точний знімок, на який можна посилатися.
Використовуйте свій реєстр ризиків, щоб записувати, які ризикові події сталися, як ваша команда відреагувала та які додаткові ризики виникли, які ви не змогли виявити на початку. Ви, члени вашої команди та інші ключові зацікавлені сторони завжди матимете чітке уявлення про статус проекту, якщо будете постійно оновлювати цей документ і переконатися, що він інтегрований з іншими результатами планування.
#3. Визнайте подію ризику.
Поширеною помилкою в управлінні ризиками є те, що люди розглядають ризик з точки зору очікуваних результатів, а не саму ризиковану подію. Люди, наприклад, можуть розглядати «пропуск крайнього терміну» як ризик для свого проекту. Незважаючи на те, що пропуск терміну є певним ризиком для проекту, справжнє занепокоєння викликає його вплив.
Розгляньте ризик у такому форматі: X може спричинити виникнення Y, що призведе до впливу Z. Це допоможе вам зрозуміти джерело ризику, ризикову подію та способи її вирішення.
#4. Будьте проактивними, а не реактивними.
Менеджери проектів іноді можуть робити помилку, використовуючи реактивний, а не проактивний підхід до управління ризиками. Завжди важливо мати можливість швидко відреагувати, коли трапляється непередбачений інцидент, але також необхідно зробити крок назад і розглянути свій проект з проактивної точки зору.
Інвестування часу на ранніх етапах процесу управління ризиками та глибоке розуміння кожного ризику дозволяє вам планувати вжиття профілактичних заходів, які знижують ймовірність виникнення ризикової події, а не намагатися реагувати після того, як вона вже сталася.
#5. Удосконалюйте свої навички управління проектами.
Перш за все, для успішного управління проектами та пов’язаними з ними ризиками необхідна міцна основа навичок управління проектами. Окрім практики, стеження за галузевими тенденціями та відвідування конференцій і семінарів, отримання сертифіката або диплома з управління проектами є одним із найкращих способів відточити ці навички.
Ті, кому надається можливість контролювати проект, але не мають формальної підготовки, отримають велику користь від освіти з управління проектами; тим не менш, ті, хто зараз працює в галузі, також можуть отримати користь від вдосконалення своєї майстерності.
Висновок
Пам’ятайте, що добре спланована стратегія управління ризиками приведе до успіху ваших проектів.
Своєчасне управління ризиками сприяє успіху проекту, виявляючи й мінімізуючи можливі ризики до того, як вони стануть проблемами. Ви можете запобігти типовим помилкам і дорогим затримкам, які можуть призвести до провалу проекту, застосувавши проактивний підхід до управління ризиками. Поверніться до процесу управління ризиками протягом життєвого циклу проекту, щоб переконатися, що ваш проект буде успішним. здоров'я!
Мета управління ризиками проекту
Реалізація плану управління ризиками може допомогти вашій команді підготуватися до несподіваних ситуацій. Однак не для кожного проекту потрібен комплексний план управління ризиками. Якщо ваш проект простий, вам може знадобитися лише швидка зустріч з членами вашої команди, щоб провести мозковий штурм і впоратися з будь-якими потенційними небезпеками.
Ці проекти мінімальні за обсягом, не вимагають багато часу членів команди або зовнішніх ресурсів (таких як фінансування або пропускна здатність), і можуть бути процесами, які ви вже успішно виконали.
План управління ризиками проекту був би корисним, якщо ви працювали над комплексною роботою, яка залучала велику кількість міжфункціональних зацікавлених сторін проекту та критичних ресурсів. Це ініціативи, у яких ви, можливо, приділяєте значну кількість часу та пропускної здатності членів команди або робите великі фінансові інвестиції. План управління ризиками забезпечить, щоб проект залишався в межах своїх масштабів і, зрештою, був успішним.
- Оцінка ризику: остаточний посібник із процесу оцінки ризику
- ЯК НАЧАЛИСЬ З УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ: визначення, керівництво та вимоги
- РИНКОВІ РИЗИКИ: найкращі методи та простий посібник із прикладами
- Планування проекту: Посібник із методів планування проекту
посилання
