Ідеї для проектів можуть надходити звідки завгодно та в будь-який час, і для бізнесу зазвичай є довгий список потенційних проектів для завершення. Однак зазвичай не вистачає часу, грошей або ресурсів, щоб зробити все відразу. Процес управління портфелем проектів необхідний, щоб зрозуміти, які проекти матимуть благотворний вплив на компанію, і відповідно визначити їх пріоритетність. Програмне забезпечення для керування портфелем проектів допомагає з консолідованим плануванням, відстеженням і керуванням процесами, проектами та технологіями, щоб допомогти керівникам проектів керувати та оцінювати проекти як існуючі, так і запропоновані на основі конкретних деталей. Продовжуйте прокручувати, щоб дізнатися про переваги та різницю між управлінням портфелем проектів і управлінням проектами.
Що таке управління портфелем проектів простими словами?
Управління портфелем проектів — це централізоване управління процесами, методами та технологіями, які використовуються керівниками проектів і офісами для аналізу та колективного керування поточними або запропонованими проектами на основі численних ключових характеристик. Завдяки управлінню портфелем проектів ви отримуєте доступ до проектів та ініціатив, щоб пов’язати щоденні справи вашої команди з організаційною стратегією вашої компанії.
Управління портфелем проектів спрямоване на зменшення неефективності, яка виникає під час реалізації проекту, та усунення потенційних ризиків, які можуть виникнути через брак інформації або доступних систем. Це допомагає організації узгодити свою проектну роботу з проектами, максимально використовуючи свої ресурси. Крім того, усі керівники проектів організації повинні мати знання про управління портфелем організаційних проектів, щоб сприяти досягненню цілей організації під час виконання відповідних проектів.
Які є 4 типи управління портфелем?
Щоб зменшити ризик, активний менеджер вважає за краще диверсифікувати інвестиції між різними секторами. Проблема активного управління портфелем полягає в тому, що все залежить від кваліфікації менеджера. Але якщо ви знайдете таку з необхідним ноу-хау, метод цінного інвестування, швидше за все, принесе хороші прибутки.
#1. Активне управління портфелем
Мета активного менеджера портфеля полягає в тому, щоб отримати кращі прибутки, ніж те, що диктує ринок. Ті, хто дотримується цього методу інвестування, зазвичай суперечать своєму підходу. Активні менеджери купують акції, коли вони недооцінені, і починають продавати, коли вони підвищуються вище норми. Крім того, активне управління портфелем включає кількісний аналіз компаній для визначення вартості акцій по відношенню до їх потенціалу. Для цього активний менеджер нехтує гіпотезою про ефективний ринок і натомість покладається на коефіцієнти для підтвердження свого твердження.
#2. Пасивне управління портфелем
Пасивний підхід до управління знаходиться на іншому кінці спектру від активного управління. Ці менеджери приймають «теорію ефективного ринку». Це означає, що вони припускають, що ціни на акції точно відображають відому інформацію про компанію.
Ці менеджери шукають варіанти з меншим ризиком, такі як індексні фонди, які забезпечують стабільну вартість протягом тривалого часу. Оскільки цей підхід потребує значно меншої кількості угод, він допомагає знизити загальні витрати на управління, які ви сплачуєте.
#3. Дискреційне управління портфелем
Дискреційному менеджеру надається повна свобода приймати рішення за інвестора. Враховуючи індивідуальні цілі та часові рамки, менеджер приймає ту стратегію, яку вважає найкращою. Після того, як готівку передано професіоналу, інвестор сидить склавши руки та вірить, що прибуток прибуде.
#4. Недискреційне управління портфелем
Недискреційний менеджер — це просто фінансовий консультант. Він радить інвестору, якими маршрутами краще рухатися. Хоча плюси і мінуси чітко окреслені, інвестор має вибирати власний шлях. Лише після того, як менеджер отримав добро, він робить крок від імені інвестора.
Крім того, незалежно від того, чи вирішите ви використовувати портфельного менеджера, чи самі вирішите взяти на себе цю роль, важливо вибрати життєздатну стратегію та переконатися, що вона запропонована логічно. Перевага підтримки розумного портфеля полягає в тому, що він усуває плутанину, надаючи інвестиції, які відповідають цілям особи.
Програмне забезпечення для управління портфелем проектів
Відстежувати кілька активних проектів, залишаючись в курсі загальної ефективності портфоліо, складно. Програмне забезпечення для управління портфелем проектів надає організаціям високорівневу глобальну картину прогресу та стійкості кількох проектів.
Програмне забезпечення для портфоліо проектів – це інструмент, призначений для зосередженого керування та обслуговування портфеля проектів. У зв’язку зі збільшенням обсягів даних, пов’язаних із одним проектом, не кажучи вже про портфоліо, використання програмного забезпечення для керування портфоліо стало необхідністю для керівників проектів.
З переміщенням програмного забезпечення з комп’ютера в хмару управління портфелем проектів стало ефективнішим і ефективнішим. Програмне забезпечення для керування портфелем проектів швидко було прийнято ІТ-організаціями та організаціями, що займаються розробкою програмного забезпечення, але воно має численні переваги для компаній чи організацій будь-якого типу, зокрема:
- Консалтингові агентства
- Будівельні компанії
- Відділи кадрів
- Фінансові установи
- Маркетингові та рекламні агенції
- IT відділи
- Та інші організації
Приклади програмного забезпечення для управління портфелем проектів
Тому що програмне забезпечення для керування портфоліо проектів полегшує керівникам проектів і організаціям аналіз цілей проектів, управління ресурсами на рівні підприємства та спілкування між проектними командами. Ось чому компаніям необхідно вибирати найкраще та найнадійніше програмне забезпечення, яке відповідає їхнім різноманітним потребам
№ 1. Wrike
Wrike — це відзначене нагородами програмне забезпечення для управління портфелем проектів, якому довіряють понад 20,000 XNUMX компаній у всьому світі. Оптимізуйте управління портфелем проектів і дізнайтеся, у які проекти варто інвестувати. Плануйте, виконуйте та звітуйте про свої проекти, використовуючи шаблони, дошки Kanban, діаграми Ганта, відстеження часу, користувацькі форми запитів, звіти, автоматичні затвердження та розширений штучний інтелект.
#2. Понеділок .com
monday.com — це відкрита платформа, де ви можете створювати індивідуальні рішення для управління портфелем проектів вашої команди. Переглядайте загальну картину за допомогою інформаційних панелей і отримуйте повний огляд бюджетів ваших проектів, термінів і ресурсів в одному місці. Легко візуалізуйте продуктивність за допомогою вбудованої аналітики, щоб ваша команда могла максимізувати рентабельність інвестицій і забезпечити успіх вашому бізнесу.
№ 3. Командна робота
Команди, що розвиваються, повинні мати можливість легко бачити, які завдання приходять, і повідомляти про них, тому командна робота завойовує місце найкращої для команд, що розвиваються. Це не тільки полегшує спілкування між командами, але й відкриває прозорість проектів для необмеженої кількості безкоштовних користувачів клієнтів. Спільний редактор документів збирає всіх на одну сторінку, працюючи над тією самою метою.
№ 4. Smartsheet
Smartsheet зосереджує свій дизайн і робочий процес за допомогою інформаційної панелі в стилі електронної таблиці, яка вже може бути знайома керівникам проектів. Як і будь-яке хороше рішення PPM, воно пропонує перегляд сітки, Ганта, картки та календаря. Як і у стандартних електронних таблицях, ви можете створювати формули в клітинках і стовпцях, щоб допомогти з відстеженням і звітністю.
Команди можуть працювати разом, щоб обмінюватися роботою через презентації, зображення та PDF-файли з оновленням у реальному часі та співпрацею.
№5. Асана
Програмне забезпечення Asana допомагає керівникам проектів відстежувати ініціативи своєї команди, такі як стан проекту, прогрес і розподіл ресурсів, на єдиній інформаційній панелі. Вони надають комплексне уявлення про портфоліо проектів організації, дозволяючи менеджерам визначати пріоритети проектів, розподіляти ресурси та ефективніше керувати бюджетами.
Процес управління портфелем проектів
Процес управління портфелем проектів спрямований на встановлення конкретних етапів, на яких члени команди отримують сповіщення про різні орієнтири проекту, наприклад, коли ви досягаєте порогових значень ресурсів, виникають конфлікти проектів або бюджети перевищують свої суми. Таким чином, Teams використовує PPM в управлінні проектами, щоб створювати та підтримувати процеси, які постійно розглядають усі проекти щодо загальних цілей бізнесу та стратегічних цілей, що допомагає визначати пріоритети та перевіряти проекти, коли вони виникають.
Чому саме тому, що правильний процес управління портфелем проектів забезпечує узгодженість проектів зі стратегічними цілями підприємства в добре організований та ефективний спосіб шляхом визначення того, як організація керує ранжуванням проектів, розподілом ресурсів, плануванням, розробкою та іншими важливими елементами. Нижче наведено основні процеси,
#1. Визначте бізнес-цілі
Перш ніж почати думати про процес управління портфелем проектів, вам потрібно зрозуміти бізнес-цілі та стратегічні цілі вашої організації. Ідея полягає в тому, що ваш портфель проектів має узгоджуватися зі стратегічним плануванням вашої організації, тому вам потрібно буде перевірити, чи його фінансові цілі та цінність для клієнтів є достатньо хорошими для вашої організації.
Як менеджеру портфеля проектів вам потрібно буде досягти згоди щодо стратегічних цілей портфеля проектів із зацікавленими сторонами, а потім приступити до встановлення критеріїв оцінки для відбору проектів.
#2. Збирайте ідеї проектів для свого портфоліо
Після того як ви визначили стратегічні цілі свого портфоліо, настав час розпочати його формування. Для цього вам потрібно почати збирати проекти. Це можуть бути незавершені проекти або ідеї проектів, які достатньо схожі, щоб ними можна було керувати одночасно. Зберіть дані про управління проектом і підготуйте критерії оцінки, щоб вибрати найкращий.
#3. Виберіть найкращі проекти для свого портфоліо
Щоб визначити, які проекти є найкращими для вашого портфоліо, вам потрібно буде провести аналіз витрат і вигод і використати свої критерії оцінки. Ці критерії оцінки вимірюють суму цінності, яку кожен проект приносить у портфоліо. Існують різні аспекти, які можуть входити до критеріїв оцінки відбору проекту, наприклад період окупності, чиста теперішня вартість або рівень ризику.
#4. Розробіть стратегію управління ризиками
Компанії повинні оцінювати властиві кожному проекту та потенційні ризики для загального портфоліо, а не просто порівнювати проектні ініціативи пліч-о-пліч. Важливо проводити оцінку ризиків кілька разів протягом життєвого циклу проекту, оскільки це дає змогу керівникам проектів інформувати PMO та зацікавлених сторін про будь-які зміни. Зацікавлені сторони, у свою чергу, можуть точніше зважити нові ініціативи щодо загального портфоліо.
#5. Перевірка здійсненності портфоліо проектів
Тепер, коли ви вибрали проекти, які найкраще підходять для вашого портфоліо, настав час зробити техніко-економічне обґрунтування, яке враховує всі фінансові ризики, обмеження щодо планування потужностей і управління ресурсами.
#6. Виконуйте та керуйте своїм портфоліо проектів
Тепер вам потрібно буде одночасно координувати виконання проектів і програм у вашому портфоліо, працюючи з менеджерами проектів і програм. Для оцінки продуктивності, виявлення проблем і внесення необхідних коригувань, щоб продовжувати проекти.
Переваги управління портфелем проектів
Управління портфелем проектів має різні переваги, від оцінки потенційних проектів і передбачення ризиків до корпоративного стратегічного узгодження. Давайте розглянемо деякі помітні переваги управління портфелем проектів,
#1. Поєднує цілі проекту з бізнес-стратегією
Основна місія будь-якої компанії полягає в досягненні як короткострокових, так і довгострокових цілей, і кожен розпочатий проект наближає компанію до її цілей. Керівники проектів повинні переконатися, що всі проекти відповідають стратегії та цілям компанії. Крім того, ще одна перевага управління портфелем проектів полягає в тому, що воно допомагає оцінювати, вибирати та визначати пріоритети проектів, які відповідають загальним цілям компанії.
#2. Покращено процес відбору проектів
У процесі управління портфелем проектів наголошується на виборі правильного набору проектів відповідно до бізнес-цілей, ризику, наявності ресурсів та інших критеріїв. Метою процесів є оцінка та вибір проекту, який принесе максимальну цінність організації. Використовуючи комбінацію якісних і кількісних процедур, таких як методи ранжування, моделі оцінки та інші евристичні методи,
#3. Чітке уявлення про довгострокові цілі
Деякі короткострокові проекти можуть бути дезорганізовані на етапі виконання, і легко втратити увагу на довгострокових цілях, намагаючись вирішити проблеми для короткострокових проектів. Управління портфелем проектів є неоціненним у цьому відношенні, оскільки воно ставить усе в перспективу та допомагає в складних процесах прийняття рішень, які базуються на довгострокових цілях компанії.
#4. Підвищення продуктивності за допомогою вдосконаленої командної співпраці
Управління портфелем проектів забезпечує перегляд у режимі реального часу прогресу проектів для всіх зацікавлених сторін. Керівники проектів мають легкий доступ до членів команди. Кожен має персональну інформаційну панель і оновлену діаграму Ганта, яка забезпечує візуальне уявлення про хід роботи, різні фази та їх взаємозалежності.
#5. Збільшення ROI
ROI — це дохід/прибуток, отриманий після розгортання проекту. Будь-яка організація ставить перед собою мету досягти підвищеної прибутковості. Інвестуючи в інструменти управління портфелем і навчаючи своїх людей, стає можливим підвищити рівень успіху проекту та приймати рішення про економію коштів. Це допомагає прояснити ширші цілі компанії, покращити управління ресурсами та підвищити продуктивність і гнучкість.
Управління портфелем проектів проти управління проектами
Незважаючи на те, що обидві сторони дуже стурбовані успішною реалізацією проектів, зрозуміло, чому ці терміни можуть плутати, адже вони майже однакові! Але є велика різниця між управлінням проектами та управлінням портфелем проектів. Ось чим ці дві практики відрізняються,
Відмінності між управлінням портфелем проектів і управлінням проектами
Нижче наведено кілька ключових відмінностей між управлінням проектами та управлінням портфелем,
По-перше: Управління проектом — це єдине підприємство: серія завдань, які спрямовані на створення конкретного продукту, послуги чи вигоди протягом визначеного терміну. Крім того, ми можемо сказати, що саме використання навичок і процесів для успішного виконання тимчасової роботи (проекту) додає цінність вашій організації. Поки
портфоліо — це загальний огляд усіх проектів, які організація виконує для досягнення основних стратегічних цілей бізнесу. Це може бути кожен проект у всій компанії, підрозділі чи відділі.
По-друге: Управління проектами є тимчасовим і унікальним, тоді як управління портфелем проектів – це постійні ініціативи, які передбачають стратегічні та узгоджені цілі. Щойно кінцевий термін виконання проекту настав і закінчився, його більше не буде. Портфоліо, з іншого боку, охоплюють роки існування.
По-третє: Управління портфелем проектів — це спеціалізований процес, який здійснюється, коли організація об’єднує проекти зі спільною метою, прагнучи максимізувати маржу прибутку та збільшити загальну віддачу від інвестицій. тоді як управління проектами – це процес організації ресурсів, координації команд, встановлення термінів і моніторингу прогресу окремих проектів.
Крім того, як управління проектом, так і управління портфелем зосереджені на досягненні цілей своєчасним і винахідливим способом. Але між кожною роллю є ключові відмінності. У той час як менеджери проектів повинні дивитися на масштаби окремих зусиль, менеджери портфоліо розглядають численні проекти та встановлюють зв’язок між ними.
Нарешті: Керівники проектів можуть надавати керівникам програм оновлені відомості про стан поточних проектів або успішність завершених проектів. тоді як менеджери портфоліо можуть зустрічатися з менеджерами програм і проектів, щоб узгодити проекти з масштабними цілями та надати ключові показники ефективності.
посилання
- Forbes.
- Plainview.
- понеділок.
- генеральний план.
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПОРТФЕЛЕМ: найкраще програмне забезпечення для інвестицій у 2023 році
- УПРАВЛІННЯ ПОРТФЕЛЕМ: визначення та все, що вам потрібно знати
- ЯК СТВОРИТИ ПОРТФОЛІО: швидкі та прості кроки для створення портфоліо за 30 хвилин або менше
- УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ: визначення, програмне забезпечення, навички, кроки та зарплатаy
- Системи управління портфелем: визначення та керівництво до процесів
- УПРАВЛІННЯ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТІВ: значення, найкраще програмне забезпечення, процеси та переваги
- ТРАНСФОРМАЦІЯ БІЗНЕСУ: визначення, процес, стратегії, агентства та модель
