Коли вам потрібна певна інформація про компанію, її продукти чи послуги, швидше за все, ви перевірите її веб-сайт або будь-яку з їхніх платформ соціальних мереж. Компанії використовують системи управління знаннями, щоб поширювати інформацію своїм клієнтам або співробітникам. Було б виснажливо, якби компанії доводилося відповідати на кожен запит своїх клієнтів. Ось чому підприємства інтегрують систему управління знаннями, щоб керувати своєю базою знань. Існують різні типи систем управління знаннями, їх метою є поширення знань, що приносить користь усім сторонам, задіяним у системі.
Що таке система управління знаннями?
Коли ми говоримо про систему управління знаннями (KMS), ми маємо на увазі будь-який інструмент, який компанії використовували для організації інформації та документування цієї відповідної інформації таким чином, щоб співробітники та клієнти могли легко отримати до неї доступ і зрозуміти її.
Інформація, про яку йде мова, може бути будь-якою: від поширених запитань (FAQ) до посібників, статей, правил етики тощо. Кожен бізнес повинен прагнути мати систему управління знаннями не лише для того, щоб оновлювати інформацію для своїх співробітників, але й для навчання клієнтів або будь-кого, кому потрібна інформація щодо їх продукту, послуги, цінностей тощо. Ваші клієнти, як і співробітники, щодня стикаються з різними проблемами. У будь-який момент часу вони потребуватимуть, щоб ви щось прояснили або допомогли їм у важкій ситуації.
Якщо ви коли-небудь відвідували веб-сайт і бачили стовпець із поширеними запитаннями, натиснувши на нього, ви отримаєте список із кількома запитаннями, які, можливо, виникнуть у вас під час роботи з бізнес-продуктами, послугами чи майже будь-чим, що ви хочете знати . Це один із прикладів систем управління знаннями. Підприємство розуміє, що у його клієнтів або працівників є маса питань, і замість того, щоб виснажуватися, намагаючись відповісти на запити, вони інтегрували систему, яка надає відповіді та іншу відповідну інформацію, і гарантує, що до неї може бути легко доступний кожен, хто її потребує.
Загалом можна також сказати, що система управління знаннями – це інструмент, який допомагає компаніям об’єднати організаційну інформацію, а потім упорядкувати та представити її так, щоб це було зручно та легко для користувачів або будь-кого, хто шукає інформацію.
Які є типи системи управління знаннями?
Що стосується системи управління знаннями (KMS), існує три різні типи. Ми можемо стати свідками зростання інших у майбутньому завдяки дослідженням. Нижче наведено основні типи доступних KMS. Системи керування знаннями в масштабах підприємства, системи роботи з знаннями та інтелектуальні методи чи підходи.
#1. Системи управління знаннями на рівні підприємства
Завдяки загальнокорпоративним системам управління знаннями компанії тепер можуть зосередитися на оптимізації бізнес-процесів, а не витрачати час на пошук даних. Це тому, що все, на що ви могли б витратити час, було зібрано, збережено та розповсюджено. Таким чином користувачі можуть вільно отримувати доступ до знань і використовувати їх.
Системи управління знаннями в масштабах підприємства класифікуються на три типи. Це структуровані системи знань, напівструктуровані системи знань і системи мереж знань.
Системи структурованих знань
Ви можете просто розглядати систему структурованих знань як людину, яка офіційно підтримує знання, задокументовані в організації, використовуючи певні інструменти або бази даних. Коли мова заходить про те, що таке офіційні знання, це може бути будь-що: від процедур до методів, найкращих практик, звітів про дослідження та офіційних документів, тематичних досліджень, інформації про працівників, інформації про раду та інвесторів тощо.
Напівструктуровані системи знань
Напівструктуровані системи знань піклуються про знання підприємства, які не є частиною його офіційних документів. Він використовує інше середовище для організації, відстеження та зберігання цих знань.
Системи мереж знань
Коли справа доходить до мережевих систем знань, ці хлопці відповідають за перетворення неструктурованих і незадокументованих знань у явні знання. Потім вони зберігаються в базі даних.
#2. Системи роботи зі знаннями
Компанії встановлюють системи роботи з знаннями, щоб дозволити спеціалізованим групам персоналу, таким як інженери, дизайнери продуктів, дослідники, архітектори, вчені, фінансові аналітики тощо, створювати нові ноу-хау для організації.
#3. Інтелектуальні техніки
Компанії використовують методи та технології штучного інтелекту, щоб отримувати індивідуальні та групові знання та розширювати організаційну базу знань.
Інші включають;
- Дослідження та розуміння
- Форум онлайн-спільноти
- Системи управління навчанням
- Бази знань з обслуговування клієнтів
Приклади систем управління знаннями
Нижче наведено кілька прикладів систем управління знаннями, доступних для підприємств;
№ 1. Canva
Система керування знаннями Canva спрощує доступ до матеріалів для початку роботи та усунення несправностей. Вони усвідомлюють, що взаємодія споживачів із їхнім продуктом і веб-сайтом має вирішальне значення для їх загального успіху.
# 2. Evernote
Evernote є популярним вибором для систем управління знаннями завдяки простоті відображення інформації. Панель навігації дивиться прямо на вас, тож вам не потрібно шукати її. Це досить помітно і доступно. Незалежно від того, чи є ви клієнтом чи співробітником, вас буде спрямовано туди, з чого почати пошук інформації.
№ 3. Слабість
Слабкий стиль геніальний. Я маю на увазі, що ці хлопці буквально поєднують повідомлення, пов’язані з брендом, із спеціально розробленою іконографією, щоб представити проблеми новим і цікавим способом. Коли користувач взаємодіє зі Slack, кожен розділ розгортається, щоб відобразити корисний список пов’язаних підтем і статей, залишаючись для прив’язки основної навігації.
№4. Instacart
Навіть для людей, які не розбираються в техніці, підхід Instacart до управління знаннями простий у виконанні. Вони мають помітну панель пошуку та фокусуються на простих зображеннях, які відповідають на часті запити клієнтів, наприклад, як працює Instacart, скільки це коштує та як замовити. Instacart задовольняє потреби клієнтів, розміщуючи цю інформацію у формі поширених запитань, задовольняючи клієнтів, не витрачаючи нікого часу. Вони також мають дружній користувальницький інтерфейс і, на додаток до цього, також гарантують, що все, що шукають користувачі, буде враховано.
Найкраща система управління знаннями
Щодня компанії починають бачити потребу в інтеграції системи управління знаннями у свою діяльність, щоб допомогти безперешкодно виконувати щоденні бізнес-завдання. Що ж, ви погодитеся зі мною, що в цьому немає нічого захоплюючого, доки ви не стикаєтеся з вибором, яке програмне забезпечення KMS використовувати. Маючи таку кількість варіантів вибору, ви можете спантеличитися, яка база знань найкраща для вашої компанії. Їх доступно безліч, але перевірте наступне;
#1. Freshworks
Якщо вам потрібен інструмент керування знаннями, який досить простий у використанні, ви можете знайти Freshworks. Він особливо інтуїтивно зрозумілий і допомагає розвивати та підтримувати стосунки з клієнтами протягом усього їхнього шляху. Загалом у вас будуть задоволені клієнти та щаслива робоча сила
Ключові характеристики Freshworks
Нижче наведено основні функції Freshworks
- Якщо вам потрібні рішення, зверніться по допомогу
- Допомога бота
- Об’єднайте команди з різних відділів.
#2. Zoho Wiki
Якщо ви шукаєте інструмент системи управління знаннями, який створює стосунки, а також допомагає обмінюватися інформацією, найкращим вибором може бути Zoho Wiki
Основні характеристики Zoho Wiki
Нижче наведено основні функції інструменту Zoho Wiki KMS;
- Контроль доступу з охороною
- Ви можете налаштувати свій інтерфейс
- Редагувати інформацію в програмному забезпеченні бази знань.
№3. Helpjuice
Кожен бізнес має певні потреби, які він повинен висвітлити перед інтеграцією системи управління знаннями. Якщо все, що ви хочете, це покращити підтримку клієнтів і ефективніше працювати з членами вашої команди, найкращим вибором може бути Helpjuice.
Основні характеристики Helpjuice
Нижче наведено основні функції інструменту Helpjuice KMS;
- Він має різні теми, тому ви можете налаштувати його
- Він має дуже швидкий пошук для пошуку інформації.
- Він розкриває аналітику інформації, яку ви споживаєте під час використання
#4. Посібник Zendesk
Посібник Zendesk дає змогу надавати кінцевим користувачам повну підтримку самообслуговування, а також дає змогу вашим агентам краще допомагати клієнтам. Однією з приголомшливих особливостей Zendesks є те, що ви можете створити довідковий центр.
Особливості системи управління знаннями Zendesk
Нижче наведено ключові функції інструменту системи управління знаннями Zendesk
- Інтерфейс користувача досить простий у використанні.
- Він надає рішення для продажу квитків через системи управління знаннями.
- Вносьте різноманітні зміни чи оновлення своїх даних
Вибір ідеальної системи управління знаннями для вашого бізнесу
Недостатньо прийняти рішення про інтеграцію KMS у вашу компанію, ви повинні спробувати визначити, яка система управління знаннями ідеально підходить для вашої організації. Ознайомтеся з наведеними нижче порадами, як вибрати ідеальний KMS для вашого бізнесу.
#1. Ефективний пошук
Однією з ключових речей, яку компанія повинна мати на увазі, вибираючи свою KMS, є надійний пошук. Переконайтеся, що будь-який з них, який ви вирішите інтегрувати у свою систему, має бути таким, пошук якого є розумним і змінює результати на основі релевантності користувача. Неприємно, коли ви щось шукаєте, і вам доводиться переспрямовувати або переглядати безліч інших файлів, щоб дістатися до потрібного.
Тому переконайтеся, що під час вибору ви шукаєте KMS, який індексує всю інформацію в усіх типах і форматах файлів, роблячи доступним для пошуку кожен ресурс у вашій фірмі.
№2. Інтеграції
Виберіть систему управління знаннями, яка здатна об’єднати всі платформи, якими користуються ваші працівники, в одному місці.
№3. Гнучкість
Переконайтеся, що ви вибрали гнучку та масштабовану KMS. Скоріше такий, який може адаптуватися до середовища, що розвивається, тому що ваш бізнес обов’язково розшириться. Чи здатна ваша система управління знаннями зберігати більше інформації, оскільки ваша фірма її накопичує? Чи сприятиме зростанню клієнтської бази чи робочої сили? Масштабована система управління знаннями може заощадити ваш час і зусилля на подальшому переміщенні всієї бази знань вашого підприємства між технологіями.
#4. Заходи безпеки
Хоча він повинен бути легкодоступним, він також повинен мати можливість встановити засоби безпеки, щоб інформація, яка належить обмеженій кількості людей, не була доступною для всіх. Отже, для управління потоком інформації потрібен дозвіл і контроль доступу
#5. Аналітика, статистика та звітність
Звіти та аналітика дозволяють оцінити ефективність ваших методів управління знаннями. Вони можуть допомогти вам визначити, скільки учасників і як вони використовують корпоративну базу знань. Це критично важливо для розширення бази знань і збереження її корисності.
Які 2 основні типи систем управління знаннями?
Системи роботи зі знаннями, системи управління знаннями в масштабах підприємства та інтелектуальні підходи — це три основні категорії систем управління знаннями.
Які 4 ключові процеси управління знаннями?
Згідно з отриманими даними, процес КЗ поділяється на чотири етапи: збір знань, зберігання, поширення та використання.
Які п'ять компонентів управління знаннями?
Оцінювання має стосуватися п’яти основних елементів управління знаннями: людей, процесів, технологій, структури та культури.
Які цілі управління знаннями?
Метою процесу управління знаннями є обмін точками зору, ідеями, досвідом та інформацією, щоб переконатися, що вони доступні у відповідний час і у відповідному місці для прийняття обґрунтованих рішень. Він також спрямований на підвищення ефективності шляхом мінімізації потреби у повторному відкритті знань.
Як ви запроваджуєте управління знаннями?
Управління знаннями стосується методичного адміністрування ресурсів знань компанії з метою збільшення вартості та задоволення тактичних і стратегічних потреб. Він складається з програм, процедур, планів і методів, які підтримують і покращують збір, аналіз, оцінку та обмін знаннями, а також їх генерацію.
Які переваги управління знаннями?
Переваги управління знаннями:
- більша організаційна гнучкість.
- більш швидке та ефективне прийняття рішень.
- швидше вирішення проблем.
- більше інновацій.
- сприяв розвитку та просуванню співробітників.
- обмін експертними знаннями
- покращений діалог.
- вдосконалені бізнес-процедури.
Які 5 головних перешкод для управління знаннями?
Дізнайтеся про ТОП-5 перешкод для обміну інформацією в наступних абзацах разом із рішеннями:
- Часові обмеження.
- Відсутність бажання змінюватися.
- Відсутність причетності.
- Надто складні інструменти.
- занепокоєння щодо свого працевлаштування.
Які переваги системи управління знаннями?
- Забезпечте краще обслуговування клієнтів і співробітників.
- Стимулюйте зростання та інновації.
- Це знижує витрати.
- Уникайте надмірності.
- Це покращує процес прийняття рішень.
- Допомагає відстежувати ідеї
- Це полегшує пошук інформації
Які особливості управління знаннями?
- Зручність у користуванні
- Хмарне сховище.
- Миттєві оновлення
- Функція пошуку
- Система зворотного зв'язку
- Співпраця
- Доступність та простота використання
- Інтеграція зі сторонніми інструментами
- Вбудована аналітика та звітність
- настройка
- Мобільний додаток
Висновок
Кожен бізнес повинен мати систему управління знаннями, незалежно від того, чи це малий, середній чи великий бізнес. Це робить свою інформацію легко доступною як для співробітників, так і для клієнтів.
Поширені запитання про систему управління знаннями
Які інструменти використовуються для створення ефективної KMS?
- Внутрішня мережа
- Адмін
- Система документообігу
- Система управління контентом
- Система підтримки прийняття рішень
- Wiki
- Сховище даних і так далі
Що таке цикл управління знаннями?
Цикл управління знаннями (KMC) описує кроки, зроблені для збору, аналізу та розповсюдження інформації всередині організації для створення корисних знань.
- Найкраще програмне забезпечення для управління знаннями 2023 року: 21 найкращий вибір
- Торгове фінансування: огляд, визначення, курс, приклади
- СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ: Найкращі системи управління часом
- УПРАВЛІННЯ МЕРЕЖЕВИМИ СИСТЕМАМИ: як це працює
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЗНАННЯМИ: Визначення та види
- СИСТЕМИ ПОШТИ ДЛЯ БІЗНЕСУ: 17+ найкращих варіантів у 2023 році (детальний огляд)
Посилання
