Щоб бути продуктивним на роботі, ви повинні використовувати ефективні способи виконання своїх завдань. Залежно від того, скільки людей або відділів використовують цю процедуру як частину робочого процесу, неефективний процес може вплинути на всю організацію. Знання ознак неефективних процесів може допомогти вам помітити їх на робочому місці та замінити кращими способами виконання завдань. Ця стаття пояснює наслідки неефективних процесів, а потім розповідає, як визначити їх під час роботи, і пропонує пропозиції щодо їх покращення
Як визначити неефективні процеси на роботі
Компанії, співробітники та клієнти можуть по-різному постраждати від операцій, які працюють не так добре, як могли б. Виробництво з часом зменшиться, що може знизити моральний дух, доходи та задоволеність клієнтів. Коли ваші робочі процеси не працюють належним чином, у вас також менше шансів розвивати нові ідеї та просуватися у своїй галузі. Неефективність має бути виправлена якнайшвидше, якщо ви хочете отримати від своєї роботи максимальну користь і отримувати від неї максимум задоволення.
12 способів виявити неефективні процеси на роботі
Нижче наведено кілька способів виявлення неефективних робочих процесів, а також рекомендації щодо вирішення кожного з них:
#1. Повторні непорозуміння
Коли непорозуміння мучать вас і вашу команду щодня, може виникнути серйозніша проблема з системами та процедурами бізнесу. Незважаючи на те, що люди повинні брати на себе відповідальність за своє міжособистісне спілкування, ефективне спілкування з колегами та клієнтами може бути складним, якщо вони покладаються на застарілі методи або погані практики спілкування. Люди часто погано спілкуються, тому що пропускають повідомлення, відповідають на них із запізненням або неправильно розуміють те, що говорять інші.
рішення
Модернізація комунікаційних технологій вашої організації є одним із способів вирішення цих проблем. Налаштуйте програму обміну повідомленнями у своєму офісі, щоб усі могли негайно спілкуватися один з одним і організовувати свої повідомлення за групами, відділами та каналами.
#2. Проблеми з пошуком інформації
Погане управління інформацією є поширеною ознакою фірм з неефективними процедурами. Управління інформацією, документування та розподіл даних мають вирішальне значення для ефективності сучасних підприємств. Проекти можуть бути відкладені, коли у людей виникають проблеми з пошуком інформації про компанію, необхідної їм для ефективного виконання завдань.
рішення
Ви можете боротися з недоступною інформацією, створивши єдину спільну базу даних, яка завжди доступна. Загальну ефективність бізнес-процесів можна значно підвищити, створивши ІТ-відділ для керування даними або просто перенісши всі записи команди в одне місце.
#3. Застарілі технології
Використання застарілого обладнання та програмного забезпечення також може зробити процеси неефективними. Хоча не все застаріле, важливо дивитися на нові розробки ринку та галузеві стандарти щодо використовуваного обладнання. Це особливо вірно, якщо у вас застарілі системи, що ускладнює співпрацю з компаніями, які використовують сучасне програмне забезпечення або оновлюють ваше обладнання.
рішення
Щоб забезпечити доступ до найновіших технологій, регулярно шукайте оновлені версії програмного забезпечення та драйверів. Крім того, дуже важливо вивчати будь-які нові досягнення ринку та галузеві стандарти обладнання, яке буде використовуватися.
#4. Багато оборотів
Висока плинність кадрів може бути результатом повсюдної неефективності на робочому місці. Замість того, щоб створювати нові процеси та самостійно впроваджувати зміни, працівники, які бачать, що в компанії є неефективні правила та процедури, можуть вирішити звільнитися та шукати іншу роботу. Довгострокові співробітники можуть згодом роздратуватися неефективністю, а нові працівники можуть відразу помітити неефективне робоче місце.
рішення
Спілкуйтеся зі співробітниками щодо покращень, які вони хочуть бачити, щоб вирішити проблему надмірної плинності кадрів, спричинену неефективними процедурами. Запитайте нових працівників, які процедури на їхній посаді відрізняються від процедур попередніх роботодавців, і обговоріть, які засоби автоматизації та технології вони бажають використати, щоб полегшити свою роботу.
#5. Довгі процедури найму
Крім того, складніше залучити та переконати співробітників приєднатися до вашої команди, якщо ваші процеси неефективні. Це може бути ознакою того, що бізнес має застарілі, неефективні процедури, які відлякують потенційних працівників від приєднання до команди, якщо кілька кандидатів закінчують процес співбесіди, але відхиляють їхні пропозиції роботи.
рішення
Подумайте, чому людям може бути неприваблива робота, коли у вас є тривала процедура найму на кожну посаду, оскільки вони постійно відмовляються від ролі. Подумайте про різні елементи робочого процесу, які відлякують претендентів, і подумайте про автоматизацію цих елементів, щоб зробити посаду менш складною.
#6. Багато часу на виснажливі завдання
Навіть якщо керівництво офіційно не визнає цей метод стандартом, співробітники часто намагаються знайти простіший спосіб робити речі, коли процес не працює належним чином.ace, і може бути більш ефективний спосіб виконувати ту саму роботу. .
рішення
Запитайте членів вашої команди, чи є у них пропозиції щодо ефективніших способів виконання роботи, якщо вони проводять значну частину свого дня, виконуючи монотонні, повторювані завдання. Запитати їх безпосередньо — це фантастична техніка для вирішення цієї конкретної проблеми, тому що вони, ймовірно, мають ідеї, як спростити свій розпорядок дня та заощадити час.
#7. Погана стандартизована практика
Навіть якщо керівництво офіційно не приймає цей підхід як твердий стандарт, працівники часто прагнуть знайти простіший варіант, коли на робочому місці є неефективний процес. Як наслідок, може спостерігатися зростання нерівномірності бізнесу. Хоча деякі люди можуть дотримуватися неефективних офіційних норм, інші можуть використовувати особисту тактику.
рішення
Збільште залучення керівництва та переконайтеся, що всі використовують однакові процедури, якщо на робочому місці бракує одноманітності та поєднання різних методів. Ви можете використовувати дані для постійного внесення змін і вдосконалень, коли зрозумієте результати однієї методології.
#8. Збільшення операційних витрат
Виробничий процес компанії, ймовірно, є менш ефективним, якщо її операційні витрати різко збільшуються порівняно з продажами. Це може бути результатом того, що виробничі процеси не можуть повідомити вашим співробітникам про будь-які внесені вами зміни, які вплинули на їхню роботу, беручи до уваги такі речі, як низька мотивація або складніші проекти — неефективність.
Ви можете використовувати фінансовий аналіз, щоб дізнатися більше про точне джерело операційних витрат, коли вони вказують на неефективність компанії. Щоб визначити, на що ви витрачаєте більше грошей, порівняйте поточні витрати в кожній сфері вашої фірми з витратами за попередні періоди. Потім придумайте заходи щодо скорочення витрат, які відповідають бюджету цього відділу.
#9. Ігнорування термінів виконання
Неефективні процеси можуть призвести до того, що ви почнете пропускати дедлайни, оскільки вони сповільнюють бізнес-процеси. Виною тому може бути неефективна система, якщо ви раптом почнете здавати роботу із запізненням. Розкажіть своїм співробітникам про будь-які зроблені вами зміни, які вплинули на їх кар’єру, враховуючи такі речі, як низька мотивація або складніші проекти.
рішення
Коли ви починаєте пропускати терміни, подивіться, скільки часу знадобилося для завершення кожної частини проекту, щоб побачити, де ви могли відстати. Це може допомогти вам зрозуміти, який крок у процесі робить його менш ефективним. Крім того, ви можете виявити, що система в цілому не працює, що дозволить вам зосередитися на розробці абсолютно нового способу виконання завдання або нового способу оцінки часу, щоб ви могли встановити реалістичні кінцеві терміни.
#10. Неможливість задовольнити вимогу
Це ознака неефективності, якщо вам доводиться відмовляти клієнтам і замовникам, оскільки ваша інфраструктура не може відповідати попиту. Ця неефективність може бути корисною для компанії в найближчій перспективі, оскільки вказує на те, що ви готові до розширення.
рішення
Ви повинні змінити свої бізнес-процедури, щоб прийняти більше бізнес-перспектив і врешті-решт задовольнити попит. Це означає пошук можливих нових місць, придбання потужніших виробничих інструментів і наймання більше людей для обробки більшої кількості замовлень клієнтів.
#11. Поганий клієнтський досвід
Коли клієнти незадоволені та отримують погані продукти чи послуги, це може означати, що процедури та процеси вашого бізнесу не працюють. Це свідчить про те, що якість вашого виробництва впала і що ваша команда із забезпечення якості часто пропускає важливі частини процесу. У міру того, як бізнес розвивається, клієнти можуть не отримувати стільки особистої уваги, що полегшує виявлення проблем із продуктом і того, як працює бізнес. Оновлення системи та зосередження на підвищенні ефективності бізнесу можуть допомогти клієнтам, і це гарна новина.
#12. Зниження цін конкурентами
Якщо всі конкуренти компанії можуть знизити свої ціни, це може зашкодити її ефективності. Через економію на масштабах і різні способи виробництва деякі підприємства зазвичай стягують менше, ніж інші. Однак великі зміни цін можуть означати, що галузеві стандарти, процедури та найкращі практики змінюються.
рішення
Ви можете адаптуватися до цього переходу, вивчаючи нові розробки у вашому секторі, вивчаючи кращі способи виробництва своїх товарів і використовуючи нові технології виробництва.
Що таке неефективність процесу?
Це означає, що ресурси, машини чи команди не працюють належним чином або досягають прогресу, коли команди погано спілкуються, коли обладнання не використовується, оскільки команди чекають ресурсів, коли обладнання виходить з ладу тощо.
Які типові симптоми поганого або неефективного процесу?
Ось кілька типових симптомів поганих або неефективних процесів
- Між командами часто виникають непорозуміння.
- Зросла плинність компаній.
- Це складно заповнити нові вакансії.
- Зростання витрат стає нормою.
- Невдоволення клієнтів стає все гіршим.
Які є три види неефективності?
Три основних типи неефективності є такими: продуктивна неефективність, неефективність ринку ресурсів і X-неефективність.
Що спричиняє неефективність на робочому місці?
Однією з найпоширеніших причин неефективності на роботі є відсутність або поганий спосіб спілкування. Це змінить те, як люди зможуть вимірювати свій прогрес, бачити, чи приносять їхні зусилля значення, і діяти досить швидко, щоб змінити ситуацію.
Які найпоширеніші види неефективності?
Серед найпоширеніших видів неефективності можна виділити:
- Продуктивна неефективність.
- Неефективність розподілу
- Неефективність розподілу
Як визначити проблеми неефективних процесів?
Це передбачає з’ясування проблеми, її аналіз, пошук можливих рішень, вибір найкращого, планування наступних кроків, а потім впровадження рішення в дію, оцінюючи, наскільки добре воно спрацювало.
Як визначити погану продуктивність?
- Збільшення кількості скарг від клієнтів або колег.
- Цілі або цілі не досягнуті.
- Виконана робота була неякісно.
- Ігнорування термінів виконання.
Як розпізнати погане управління?
Це способи розпізнати погане управління.
- Троль.
- Неіснуючий бос.
- Перегородка.
- Мікроменеджер
- Комфортність і відмова від адаптації
Висновок
Погляньте глибше на свої бізнес-операції та визначте попереджувальні ознаки, про які ми згадували вище, якщо у вас є якісь занепокоєння щодо продуктивності вашого персоналу або ви вважаєте, що процеси можуть бути неефективними. Хоча ніхто не любить знаходити недоліки у своєму бізнес-плані, краще це зробити, ніж мати проблеми, не знаючи про них.
Статті по темі
- Як ваш бізнес може практикувати стале виробництво
- НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПОЛІТИКАМИ: 2023 ОГЛЯДИ
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ВИКОНАННЯМ: найкращі практики та все, що вам потрібно
- Системи управління людськими ресурсами: 10 найкращих варіантів у 2023 році
- 5 найкращих порад щодо холодних дзвінків для успішних продажів
посилання
