Якщо ви працюєте в управлінні або на посаді супервайзера, від вас можуть вимагати писати оцінки співробітників щодо продуктивності на робочому місці. Оцінка може знадобитися після випробувального терміну або для щорічного огляду працівника. Під час оцінювання дуже важливо надати глибоку та конструктивну критику, щоб переконатися, що члени вашої команди залишаються мотивованими та продовжують розвивати життєво важливі здібності.
У цій статті дається визначення оцінювання співробітників, пояснюється, як написати успішне оцінювання співробітників, і наводяться приклади.
Що таке оцінювання співробітників?
Оцінка співробітників — це техніка, яка використовується менеджерами та відділами кадрів для оцінки ефективності роботи співробітника протягом певного періоду часу. До оцінок часто включаються такі деталі, як продуктивність, ставлення, своєчасність і здатність працівника досягати цілей. При правильному використанні для навчання та винагороди людей оцінки співробітників можуть мати позитивний вплив на всі елементи бізнесу. Оцінка працівника – це огляд та оцінка результатів роботи працівника. Більшість підприємств мають систему оцінювання працівників, яка регулярно (часто раз на рік) перевіряє працівників.
Ці оцінки часто проводяться в кінці фінансового року або в річницю служби працівника. У такому випадку, якщо ви були працевлаштовані в лютому, ваше оцінювання відбудеться в лютому; якщо вас прийняли на роботу в грудні, ваше оцінювання відбудеться в грудні.
Багато підприємств прив’язують щорічні підвищення до оцінок співробітників.
Якщо ваша компанія робить це й базує оцінки на річницях служби, ви можете побачити, що працівники, прийняті на роботу ближче до кінця року, отримують непропорційні надбавки порівняно зі своїми колегами. Це трапляється, коли менеджери або витрачають занадто багато свого зібраного бюджету на початку року, або зберігають усе до кінця року, коли вони повинні або використати, або втратити гроші.
Які переваги оцінювання працівників?
Правильне оцінювання працівників може принести значні переваги як підприємствам, так і працівникам, зокрема:
- Поліпшення комунікації керівників і співробітників
- Поліпшення утримання та задоволеності працівників
- Підвищення прибутковості та продуктивності
- Виявлення найкращих виконавців і претендентів на просування
- Допомога персоналу, який потребує додаткового навчання
- Підвищення корпоративної культури
Як часто проводиться оцінювання працівників?
Оцінювання співробітників називають щорічними оглядами, оскільки більшість організацій проводили їх раз на рік. Однак співробітникам і менеджерам важко згадати все, що сталося протягом року, і дослідження показують, що щорічні оцінки мало впливають на продуктивність.
Альтернатива щорічному оцінюванню показала свою ефективність в останні роки. Все більше й більше компаній частіше надають своїм працівникам зворотній зв’язок, і дослідження показують, що це сприяє кращим результатам. Оцінювання співробітників може проводитися щоквартально, щомісяця або навіть щотижня, залежно від потреб і обставин. Деякі фірми йдуть ще далі, замінюючи часті перевірки та зустрічі один на один оцінюванням співробітників.
Як відбувається оцінка співробітників?
Щорічне оцінювання працівників традиційно проводилося як формальні зустрічі між окремим працівником і його босом у приватному робочому місці чи офісі. Зміна часу стратегічно покращує як процес, так і результати.
Компанії, які переходять на більш регулярне оцінювання, зможуть легше досягти своїх цілей управління ефективністю за допомогою коротших неформальних сесій, які відображатимуть останні події, а не намагатися перебудувати цілий рік. Це допомагає менеджерам вирішувати незначні проблеми, перш ніж вони стануть серйозними, і дозволяє їм негайно визнавати та винагороджувати останні досягнення співробітників.
Що має відбуватися до та під час оцінювання працівників?
Керівники повинні регулярно відслідковувати продуктивність кожного працівника, щоб підготуватися до оцінювання співробітників. Таким чином, під час оцінювання керівник зможе навести конкретні приклади сильних сторін і успіхів співробітника, а також будь-які проблеми.
Менеджери також повинні регулярно контролювати продуктивність кожного працівника, використовуючи прийнятні заходи, і бути готовими повідомити результати під час оцінювання працівників.
Правильні показники для використання визначаються характером завдання. Наприклад, водіїв вантажівок можна оцінювати на основі їх записів про вчасну доставку, але адміністрацію готелю можна оцінювати на основі їхньої зайнятості. Менеджери повинні проявляти обережність під час вибору показників, пов’язаних із цілями компанії, і кожен працівник повинен заздалегідь знати, за що його оцінять, щоб відповідно вирівняти свої пріоритети та поведінку.
Також доцільно попросити працівника заповнити форму самооцінки перед зустріччю, щоб керівник і працівник могли її переглянути та побачити, чи згодні вони.
Керівник і працівник повинні співпрацювати над цілями співробітників під час оцінювання співробітників, щоб сприяти покращенню продуктивності та розвитку кар’єри. Вони повинні розробити стратегію та календар для подальших зустрічей, а також забезпечити відповідні ресурси або навчання, виконати основні етапи та оцінити успіх.
Щоб завершити процес оцінювання співробітників, менеджер повинен заповнити форму оцінки співробітників, щоб відобразити те, що було обговорено та узгоджено. Ця форма стає постійним записом компанії для працівника та може допомогти в прийнятті майбутніх рішень щодо зарплати, підвищення або звільнення.
Оцінювання співробітників не повинно бути трудомістким або складним. Програмне забезпечення для керування продуктивністю може оптимізувати процес і позбавити потреби в папері.
Який найкращий спосіб написати оцінку продуктивності співробітників?
Щоб побудувати ефективну оцінку продуктивності співробітників, виконайте такі дії:
#1. Вивчіть посадову інструкцію працівника.
Отримайте актуальну копію посадової інструкції кожного працівника та перегляньте вимоги. Можливо, ви змінили свої очікування після тісної співпраці з членами команди залежно від нормальної роботи та навичок кожної людини. Повторне читання опису роботи кожного члена команди допоможе вам сформулювати свій огляд на основі їхніх початкових завдань.
Подумайте, наскільки успішно члени вашої команди виконують свої зобов’язання та відповідають вимогам ролі, читаючи посадові інструкції. Зверніть увагу на те, що кожен член команди виконує добре, де вони можуть покращитися, а коли вони перевищують очікування. Використовуйте ці примітки, щоб допомогти вам структурувати коментарі до оцінювання.
#2. Визначте можливості для вдосконалення
Знайдіть минулорічні оцінки, якщо ви працювали з членом команди більше одного циклу перевірки. Уважно перечитайте кожну з них, щоб оновити пам’ять про те, як члени вашої команди працювали в минулому. Складіть список проблем, які необхідно вирішити, а також областей, які ви рекомендували покращити.
Подумайте, як виросли члени вашої команди протягом року. Надайте якомога більше опису тих сфер, де вони покращилися. Включіть інформацію про нові таланти членів вашої команди, навчальні курси або сертифікати в оцінку їхніх співробітників. Щоб створити повну та детальну оцінку, яка охоплює всі розробки, спробуйте згадати весь рік роботи.
#3. Порівняйте свої сильні та слабкі сторони.
Далі складіть список сильних сторін і недоліків кожного члена команди на основі попередніх оцінок і посадових інструкцій. Щоб очолити цей розділ приміток щодо оцінювання співробітників, розгляньте можливість застосування SWOT-структури (сила, слабкість, можливість і загроза).
Спершу подумайте про свої сильні сторони, до яких належать хороші характеристики, значні досягнення та сфери знань. Потім складіть список недоліків членів команди, включаючи причини, які заважають їм досягти своїх цілей. По-третє, оцініть можливості вашої команди процвітати в продуктивності. Нарешті, опишіть загрози, які можуть поставити під загрозу їх роботу.
Збирайте дані, щоб підтвердити свої твердження під час виконання цього SWOT-аналізу. Вам знадобляться дані про відвідуваність, щоб показати записи відвідуваності, а також дані про продажі, щоб показати здатність співробітників робити внесок в організацію. Оскільки ваша оцінка вплине на здатність члена вашої команди розвиватися у своїй професії, ви захочете переконатися, що ваші оцінки є якомога точними.
#4. Слід запропонувати цілі, яких можна досягти.
Оцінки співробітників можуть не тільки вплинути на щорічні підвищення та перспективи просування по службі, але також можуть допомогти членам вашої команди в плануванні на наступний рік. Подумайте, як ви могли б заохотити членів вашої команди підвищувати свою продуктивність і розвивати свою кар’єру, коли ви складаєте оцінку співробітників.
Розгляньте посадові інструкції членів вашої команди, попередні результати та стратегічний план вашої компанії, щоб визначити цілі на майбутній рік. Ставте практичні цілі для окремих співробітників, вашої команди в цілому та вашої організації в цілому.
Встановлення SMART цілей може бути корисним. Встановлення конкретних, кількісно вимірних, дієвих, релевантних і обмежених у часі цілей допоможе вашій команді прогресувати та досягати успіхів.
#5. Дайте конструктивний відгук.
Члени вашої команди майже напевно матимуть сильні та слабкі сторони. У своїх відгуках намагайтеся висловлювати схвальні зауваження. Якщо ви описуєте сферу чи здібності, якими члени вашої команди ще не оволоділи, запропонуйте стратегію, яка допоможе їм розвиватися. Ви надасте членам своєї команди корисні поради, водночас об’єктивно оцінюючи їхню роботу, якщо надасте конструктивний відгук.
#6. Вітаємо відгуки співробітників.
Дайте членам вашої команди достатньо часу, щоб відповісти на їхні відгуки та надати відгук про ваші коментарі, оцінки та цілі. Чим активніше ви залучаєте їх до оцінювання, тим більша ймовірність, що вони відчують, що інвестували у встановлення амбітних цілей і досягнення прогресу на шляху до критичних цілей.
Приклад оцінки продуктивності співробітників
Щоб сформулювати свої коментарі та спрямувати слова, розгляньте наступний приклад оцінки співробітників:
Оцінка виступу Роя Джошуа
Менеджер: Стенлі Мімі
Дата: грудень 14, 2022
Компанія: Alabama Media
Цілі
- Ви серйозно ставитеся до своїх цілей продуктивності та чітко плануєте їх досягнення.
- Ви добре знаєте, як досягти своїх цілей, і ви вимагаєте ресурсів, необхідних для цього.
Комунікація
- Ви продумано викладаєте питання під час зустрічей команди та чудово використовуєте відгуки під час особистих обговорень.
- Ви завжди надаєте чіткі письмові інструкції та негайно реагуєте на електронні листи.
Вивчення
- Ви швидко освоюєте нові навички та техніки.
- Ви ефективно адаптуєтесь до нових ситуацій.
Трудовий дух
- У вас сильна трудова етика, і ви часто перевершуєте прогнозований рівень виробництва.
- Цього року ви подолали кілька важливих перешкод, продемонструвавши свою наполегливість і самовідданість.
Керівництво
- Ви ефективно керуєте проектами та командами, гарантуючи, що завдання виконуються вчасно та в межах бюджету.
- Ви є чудовим зразком для наслідування для своєї команди, демонструючи свою сильну трудову етику та здатність працювати як частина команди щодня.
Робота в команді
- Ви завжди готові підтримати членів команди, яким потрібна допомога в подоланні проблеми або вирішенні проблеми.
- Ви чудово розподіляєте обов’язки між іншими, але час від часу відмовляєтеся, щоб інші члени команди доручали вам проекти.
інновація
- Ви чудово розумієте усталені підходи, але не боїтеся експериментувати.
- У вас сильна допитливість, яка дозволяє вам мислити творчо.
Рекомендація:
Протягом останнього року Рой був чудовим членом команди. Він постійно мотивує своїх товаришів по команді та наполегливо працює над тим, щоб ми виконували дедлайни. Час від часу Рой намагається керувати багатьма лідерськими проектами. У лютому я рекомендую йому відвідати тренінг Alabama Media з командної роботи. На мій погляд, Рой заслуговує підвищення на 5% за його продуктивністю.
Яка важливість оцінювання ефективності роботи співробітників?
Метою оцінювання співробітників є кількісна оцінка ефективності роботи. Численні оцінки надають кількісні оцінки, необхідні для виробничого робочого місця. Інші оцінки працівників надають менеджерам інформацію про характер роботи їхніх працівників. Значення оцінювання співробітників полягає в тому, що воно допомагає визначити, чи діапазон здібностей працівника належним чином узгоджується з діяльністю працівника.
#1. Слабкі та сильні сторони співробітників
Асоціації повинні постійно оцінювати сильні та слабкі сторони своїх працівників. Як наслідок, менеджери краще підготовлені до того, щоб співвідносити здібності працівників із посадовими обов’язками. Оцінювання співробітників оцінює сильні та слабкі сторони окремих працівників, а також колективні здібності працівників за офісом або групою.
Наприклад, оцінка співробітників може виявити, чи мають ваші співробітники сильні здібності до програмування ПК для використання коштів, але недоліки в програмах, які використовуються для введення фінансових даних в групу інтерактивних медіа. Важливість оцінки працівників для оцінки здібностей робітників особливо значна у формах організації робочої сили.
#2. Підготовка та вирощування
Оцінювання співробітників важливе з різних причин, включаючи підготовку та просування співробітників. Оцінка сильних і слабких сторін співробітників є першим кроком у визначенні типу навчання, яке потрібно людям. Підготовка часто сприяє набуттю співробітниками нових навичок; розвиток допомагає в розширенні нахилів співробітників і поточної продуктивності.
Оцінка співробітників визначає, яка підготовка потрібна працівникам для виконання завдань діяльності після того, як вони дізнаються про їхні сильні та слабкі сторони. Оцінювання також дає зрозуміти ініціативи щодо прогресу, які приносять користь як працівнику, так і керівнику. Зразком можуть бути семінари з професійного розвитку для директорів фондів, щоб зміцнити їхні навички комерційних відносин.
#3. Цілі та стандарти виконання
Оцінки включають принципи виконання, які є рівнями, на яких співробітники повинні виконувати свої зобов’язання, щоб відповідати очікуванням свого керівника. Щоквартальне знайомство з офіційною адміністративною групою може бути передано через стандарт виставки. Співробітник, який багато разів на рік не надає зручні фінансові звіти керівникам організації, не виправдовує очікувань організації. Без оцінки, щоб надати інструкції щодо виконання, компанія безвідповідально надає своїм працівникам інструменти, необхідні для виконання їхніх службових обов’язків.
#4. Визнання та винагорода
Системи оплати праці багатьох організацій включають оцінку виконання за допомогою оцінки співробітників. Оцінка співробітників за результатами спостереження та вимірювання керівниками їх роботи може безпосередньо вплинути на вимірювання зарплати або надбавки до зарплати працівника. Оцінювання співробітників надає директорам і керівникам можливість оцінити складну роботу, відданість і відповідальність співробітників. Крім грошової винагороди, оцінки використовуються для виявлення винятково кваліфікованих співробітників, яким компанія може делегувати додаткові обов’язки та обов’язки або навіть просувати на впливову посаду.
Поради щодо оцінки продуктивності співробітників
Однією з найважливіших завдань керівника є знання того, як проводити сесії оцінювання співробітників. Як керівнику команди життєво важливо підтримувати відкрите та підзвітне спілкування з усіма членами команди та співпрацювати з ними для досягнення особистих і організаційних цілей.
Оцінювання роботи співробітників є одним із найкращих місць для такого типу відкритого та чесного обговорення, якщо ви дотримуєтесь певних вказівок і найкращих практик.
#1. Робіть великі нотатки.
Роблячи нотатки між і під час оцінювання ефективності співробітників, ви зможете відслідковувати важливу інформацію, яка вам знадобиться для ефективного керування вашим співробітником, а також гарантувати, що ваші розмови будуть структурованими та практичними.
#2. Дайте чесний і конкретний відгук.
Регулярний зворотній зв’язок дозволяє вам направляти та тренувати свого співробітника до успіху. Щоб досягти цього, ви повинні надати чітке уявлення про те, що працює, що ні, а що потрібно покращити. Обов’язково надайте чіткі наступні дії та дозвольте своїй команді вдосконалюватися.
#3. Зведіть до мінімуму порівняння співробітників.
Ніхто не схожий, тому не розглядайте їх як таких в оцінках співробітників. Замість цього слідкуйте за індивідуальним розвитком своїх співробітників відповідно до взаємно узгоджених цілей. Уникайте оцінки людей на основі їхніх характерів, оскільки неважливо, чи досягають вони своїх цілей і чи відповідають культурі.
#4. Створіть міцні відносини
Відкриті розмови відбуваються лише тоді, коли обидві сторони невимушені бути чесними один з одним. Це пов'язано з тісними відносинами між працівником і керівництвом. Вважайте оцінювання дружнім діалогом і заохочуйте відкритий діалог. Проведення регулярних щотижневих перевірок допоможе у розвитку цього чесного стосунку, що призведе до більш чесного та корисного двостороннього зворотного зв’язку. Пам’ятайте, що оцінка співробітника не повинна бути односторонньою розмовою.
#5. Запитайте про особливості.
І переконайтеся, що ці запити мають певну мету. Оцінювання співробітників має слугувати підсумком попереднього кварталу чи року, двосторонньою розмовою про особистий і командний розвиток, а також як засіб для керівників дізнатися, як вони також можуть покращитися. Складіть список запитань, які допоможуть скерувати розмову у потрібному напрямку для досягнення кожної з цих цілей.
Пам’ятаючи про останню пораду, давайте розглянемо кілька прикладів запитань для оцінки ефективності, які ви можете використати під час власних зустрічей.
Питання для оцінювання співробітників
Як було сказано раніше, типи запитань, які ви ставите під час оцінки ефективності співробітників, повинні бути обдуманими. Іншими словами, ваші запити мають бути зосереджені на певній дії як для вас, так і для члена команди. Ваші запити можуть стосуватися, наприклад, продуктивності співробітників, професійного розвитку або вашого власного керівництва.
Оцінка ефективності: особисті проблеми
Питання щодо оцінки продуктивності співробітників можуть включати:
- Що ви вважаєте своїм найважливішим досягненням у роботі цього року?
- Як би ви оцінили свою загальну продуктивність цього року/кварталу?
- Чи вважаєте ви, що ви досягли своїх цілей SMART за цей період перегляду? Якщо ні, то чому?
- З якими труднощами ви зіткнулися, і як я можу вам допомогти?
- Які ваші цілі перед компанією на цей рік?
Мета тут полягає в тому, щоб заохотити вашого співробітника оцінити власну ефективність і визначити курс дій. Кожне з цих питань має на меті розпочати розмову та має бути доповнене вашими власними ідеями та думками.
Оцінка ефективності: питання розвитку
Окрім питання продуктивності, ваша розмова про розвиток може включати:
- Яка допомога, навчання чи ресурси вам потрібні для досягнення ваших цілей?
- Які ваші довгострокові кар'єрні цілі? Як я можу допомогти вам у їх досягненні?
- Які нові таланти чи інформацію ви б хотіли отримати цього року?
- Яку роль ви хочете зайняти в компанії наступним чином?
- Де, на вашу думку, є можливості для вдосконалення?
У цьому розділі оцінки співробітників йдеться про планування курсу для вашого працівника та демонстрацію того, що ви та ваша фірма на їхньому боці.
Оцінка ефективності: питання менеджменту
Нарешті, ви повинні знайти час, щоб почути відгук. Поставте наступні запитання своїм співробітникам:
- Чи вигідна вам ця процедура перевірки? Який спосіб зворотного зв'язку ви віддаєте перевагу?
- Як я можу з тобою краще поводитися?
- У вас є все необхідне для завершення роботи?
- Де керівництво сприяло чи перешкоджало вашій роботі?
Висновок
Мета цього курсу — навчитися бути кращим менеджером і помічати будь-яку тяганину чи мікроменеджмент, які можуть перешкоджати продуктивності ваших співробітників. Оцінювання співробітників має вирішальне значення для того, щоб співробітники та керівництво були на одній сторінці та працювали разом для досягнення єдиної мети. Це передбачає відкрите двостороннє спілкування, яке приносить користь набору навичок і процедур обох сторін
- ОЦІНЮВАННЯ ПРОДУКТИВНОСТІ: визначення та все, що вам потрібно
- Що таке управління ризиками проекту? Етапи створення плану оцінки ризиків
- 6 Обов'язки юриста з травм
- РОБОЧІ ЦІЛІ: 20+ професійних робочих цілей і оцінка
- СИЛЬНІ СТОРОНИ ЛІДЕРСТВА: найбільші сильні сторони у 2023 році (оновлено)
посилання
