КРАЩІ СИСТЕМИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ У 2023 РОЦІ

У цю епоху цифрових технологій люди сподіваються отримати доступ до своїх життєво важливих документів у будь-який час і в будь-якому місці. Найефективніший спосіб значно спростити цей процес – використовувати системи документообігу. Неможливо переоцінити переваги цих систем керування документами, оскільки вони допомагають вам керувати документами та зберігати їх, щоб мати до них доступ у будь-який час. У цьому посібнику ми розглянемо список найкращого програмного забезпечення систем керування електронними документами та системами керування документами з відкритим кодом, які допоможуть вам ефективно керувати документами. Читайте далі.

Що таке управління документами?

Управління документами — це процес, за допомогою якого компанії керують і відстежують електронні документи.

Управління документами тепер доступне в різноманітних конфігураціях, починаючи від невеликої окремої програми до великомасштабних інсталяцій у масштабах підприємства, які включають типові функції заповнення документів.

Ці характеристики такі:

• Місце зберігання
• Контроль доступу та охорона
• Індексація та аудит
• Пошук і пошук, класифікація
• Інтеграція з настільним програмним забезпеченням

Системи управління документами

Системи управління документами відносяться до програмного забезпечення електронного документообігу та доступу.

Типи систем управління документами

• Управління контентом
• Управління робочим процесом
• Управління записами
• Зображення документа
• Управління контентом підприємства

Приклад систем управління документами

Прикладом системи керування документами є програма для читання PDF, яка дозволяє зберігати ваші файли та відкривати їх у режимі офлайн.

Системи електронного документообігу

Системи електронного документообігу (СЕД) — це програмні засоби, які впорядковують і зберігають різні типи документів. Це більш специфічний вид системи керування документами, більш загальний тип системи зберігання, яка допомагає користувачам упорядковувати та зберігати паперові або цифрові документи. EDMS відноситься до програмної системи, яка керує цифровими документами, а не паперовими документами, у той час як ці системи можуть також обробляти цифрові скановані версії оригінальних паперових документів у деяких випадках.

Програмне забезпечення систем електронного документообігу (EDMS) дозволяє централізовано зберігати значну кількість цифрових документів. Багато з цих систем також містять функцію пошуку документів. Щоб бути ефективною, система електронного документообігу повинна містити наступні компоненти:

• Імпорт: ця функція відкриває новий документ у системі.
• Зберігання: для зберігання системних файлів і використання сховища.
• Ідентифікація: для точного пошуку документів шляхом призначення індексів.
• Експорт: щоб видалити об’єкти із системи, експортуйте їх.
• Захист паролем для певних файлів для дозволених користувачів.

Переваги використання систем електронного документообігу

Перетворення великих гір паперових документів на цифрові може лякати. Підприємства, які інвестують у систему електронного документообігу, з іншого боку, дають собі основу для допомоги у прискоренні робочих процесів і масштабуванні важливих для бізнесу процедур. Ось основні переваги програмного забезпечення систем електронного документообігу (EDMS) для вашого бізнесу на додаток до підвищення продуктивності бізнесу.

#1. Зменшення місця для зберігання

Ціни на комерційну нерухомість зростають, як і вартість зберігання паперових документів. DMS на основі програмного забезпечення, яке може усунути потребу в картотеках, ящиках і відсіках для зберігання, є чудовою перевагою для будь-якого бізнесу, оскільки звільняє цінний офісний простір. Роздруковані копії документів часто можна зберігати в менш дорогих місцях, наприклад на зовнішньому складі чи в сховищі.

№2. Підвищена безпека

Безпека документів є надзвичайно важливою для підприємств будь-якого розміру для захисту конфіденційних даних. DMS забезпечує більший контроль над важливою інформацією, а доступом до документів можна керувати на рівні папок для різних груп або людей. DMS також відстежує, хто переглядав документ, коли до нього був доступ і як його редагували. Документи, якими керуєте, добре відстежуються, і їх можна маркувати, щоб увімкнути автоматичні попередження.

#3. Краща відповідність нормативним вимогам

Вимоги відповідності певних документів можуть бути досить складними. Невідповідність вимогам може призвести до штрафів, анулювання ліцензії та, в деяких ситуаціях, кримінальних звинувачень. Sarbanes Oxley і HIPAA — це два федеральні та державні нормативні правила, які вимагають суворих інструкцій щодо безпеки та конфіденційності. Рішення для керування документами знижують ймовірність невідповідності. Графіки зберігання записів, наприклад, можна автоматизувати, а нові записи можна класифікувати та зберігати легше.

#4. Пошук документів став простим

Пошук і отримання документів може зайняти багато часу, а ми всі знаємо, що час – це гроші. Середній офісний працівник витрачає від 30% до 40% свого дня на пошуки друкованих документів, тоді як компанії витрачають у середньому 20 доларів на подання документа, 120 доларів на пошук неправильно поданого документа та 220 доларів на відтворення втраченого документа. Ці марнотратні витрати на управління документами обмежують бюджет організації, перешкоджають продуктивності та обмежують її потенціал для зростання.

#5. Покращена співпраця

Удосконалена система керування документами значно спрощує можливість швидкого доступу до вмісту та співпраці. Документи, отримані з різних джерел, можуть бути доступні з різних місць. Електронні зображення дозволяють обмінюватися документами через мережу через електронну пошту або Інтернет. DMS покращує видимість бізнес-процесів і дозволяє покращити моніторинг робочого процесу. Зовнішнім користувачам із авторизацією можна надавати та контролювати доступ.

#6. Краще аварійне відновлення та резервне копіювання

Резервне копіювання даних і план аварійного відновлення повинні входити до кожного рішення для управління документами. Паперові документи зберігаються від пожеж, повеней та інших катастроф за допомогою цифрового архівування як резервної копії. Документи в DMS добре відстежуються, і їх можна відстежити за різними критеріями. Можливості відстеження документів зменшують можливість неправильного заповнення або втрати документів після прочитання.

№ 7. Підвищена продуктивність

Час цінний, і DMS економить час, що часто безпосередньо перетворюється на підвищення продуктивності. Швидший і ефективніший пошук документів може покращити моральний стан співробітників і задоволеність клієнтів. Крім того, рішення для керування документами можна масштабувати, щоб відповідати потребам будь-якого підприємства, що розвивається. Надійна система електронного документообігу надає компаніям ряд нематеріальних переваг, зокрема:

• Гнучкість
• конкурентоспроможність
• Покращені відносини з клієнтами
• Розумний спокій

Найпоширеніші системи електронного документообігу

Давайте подивимося на деякі з найвідоміших систем керування документами програмного забезпечення, яке зазвичай використовується для усунення паперової документації та підвищення продуктивності організації на основі документів.

№1. ClickUp

Серед іншого ClickUp містить інструменти для створення документів, вікі-сайтів і баз знань:

• Він має можливість змінювати текст.
• Це дозволяє співпрацювати за допомогою редагування для кількох гравців.
• Він має параметри спільного використання документів і певні дозволи.
• Він надає функції виділення тексту для додавання коментарів до документів.

№ 2. Smartsheet

Smartsheet — це платформа керування документами, яка спеціально створена для задоволення потреб і вимог вашого бізнесу.

Програмне забезпечення дозволяє користувачам планувати, керувати, фіксувати та звітувати про роботу з будь-якого місця.

Програмне забезпечення надає бізнес-командам живу візуальну інформаційну панель, де вони можуть віддалено співпрацювати над певною роботою.

Користувачі можуть повідомляти про критичні показники та спостерігати прогрес у своїй діяльності в реальному часі.

Smartsheet ефективно автоматизує робочі процеси, щоб кожен член команди був поінформованим і залученим до роботи над виконанням завдань на платформі.

#3. Приміщення для командної роботи

Teamwork Spaces надає програмне забезпечення для керування документами, наповнене функціями, які полегшують керування завданнями.

Ви можете редагувати свої проекти в режимі реального часу для спільної роботи з колегами за допомогою програмного забезпечення.

Ви можете додавати фільми, фотографії та діаграми у свої документи, щоб зробити їх більш привабливими.

За допомогою широких інструментів керування дозволами та користувачами ви можете контролювати, хто має доступ до яких частин документа.

Платформа також надає безліч варіантів, щоб допомогти користувачам легко співпрацювати між командами та отримувати відгуки клієнтів.

№4. Monday.com

Monday.com — це хмарне програмне забезпечення для керування документами, яке надає вам усі інструменти, необхідні для централізації та планування вашого проекту від початку до кінця.

Платформа надає вам настроювані форми, які ви можете використовувати для швидкого створення речей.

Також досить просто використовувати Monday.com для автоматизації схвалення проектів і дій.

Ви також можете співпрацювати з членами вашої команди над документом у режимі реального часу за допомогою платформи. У документі ви можете спілкуватися в чаті, вносити зміни та позначати тегами окремих осіб або групи.

Інформаційна панель проекту надає вам детальну інформацію, показники та розуміння вашої роботи.

Крім того, дані в реальному часі, надані Monday.com щодо вашої роботи, можна використовувати для керування, моніторингу та усунення небезпек проекту.

№5. HubSpot

Програмне забезпечення HubSpot Sales Document Management і Sales Tracking Software стане в пригоді для створення бібліотеки продажів для всієї команди. Це може дозволити вам ділитися документами з поштової скриньки Gmail або Outlook. Він також сповіщатиме вас, коли потенційні клієнти взаємодіють із вмістом, який ви їм надаєте. Крім того, це покаже, як контент для продажу допомагає вашому процесу продажів і як часто цей контент використовується командою.

HubSpot пропонує комплексне програмне забезпечення для продажів із кількома функціями, такими як відстеження електронної пошти, планування електронної пошти, автоматизація продажів, чат, звітування тощо.

№6. pCloud

У pCloud можна налаштувати групові дозволи та індивідуальні рівні доступу. Ви також можете обмежити доступ до даних через спільні папки. pCloud також дозволяє залишати коментарі до файлів і каталогів. Він зберігає ретельні журнали активності облікового запису та робить будь-які попередні версії ваших файлів доступними для вас. Він включає функції керування файлами, обміну, захисту, контролю версій файлів, резервного копіювання файлів і керування цифровими активами.

#7. На відкритому повітрі

Це безкоштовний ECM із відкритим вихідним кодом, який пропонує керування документами, співпрацю, керування знаннями та веб-вмістом, керування записами та зображеннями, сховище вмісту та робочий процес.

Він підтримує файлову систему загального інтерфейсу (CIFS), яка забезпечує сумісність документів як з Windows, так і з Unix-подібними операційними системами.

Alfresco включає підтримку API і функціонує як серверна частина для зберігання та отримання вмісту.

Найсильніші функції Alfresco, легке налаштування та контроль версій також є найскладнішими у використанні.

№8. LogicalDOC

LogicalDOC — це система з відкритим кодом на основі Java, до якої можна отримати доступ за допомогою будь-якого веб-браузера. Ця система доступна через вашу власну мережу і дозволяє створювати та керувати необмеженою кількістю документів. Це покращує продуктивність і співпрацю систем керування документами.

#9 Офіс Feng

Feng Office — це система керування документами з відкритим кодом і веб-платформою для співпраці. Відстеження часу, діаграми Ганта, керування завданнями та управління знаннями – все це корисні елементи Feng Office. Він простий у використанні та дозволяє позначати елементи. Ви навіть можете відстежувати та надсилати вміст багатьом особам одночасно.

Основний недолік полягає в тому, що з кожним оновленням деякі його функції стають платними.

#10. Nuxeo

Nuxeo — це система з відкритим вихідним кодом, яка регулює потік контенту в бізнес-циклі.

Перевірена технологія скорочує час, необхідний для пошуку та отримання вмісту. Він пропонує кілька методів захоплення вмісту, включаючи сканування зображень.

Журнал аудиту є одним із корисних аспектів відстеження вмісту, а також більш зручним методом. Однак для початківців це складно, і в деяких випадках модифікація може бути складною.

Читайте також: СИСТЕМИ ФІЛІКАЦІЇ ДЛЯ БІЗНЕСУ: Як правильно подавати документи (Детальний посібник))

Системи управління документами з відкритим кодом

Незалежно від розміру вашої компанії, ви матимете постійний потік документації, яку потрібно розробляти, керувати та організовувати, щоб усе працювало добре. Системи управління документами (DMS) стали життєво важливим компонентом інвентаризації програмного забезпечення компанії, але купівля та обслуговування більшості пакетів є дорогими. Ось де на допомогу приходять системи керування документами з відкритим вихідним кодом. Це недороге (іноді безкоштовне) веб-програмне забезпечення широко доступне та є чудовою відповіддю на більшість процесів компанії.

Найкращі системи керування документами з відкритим кодом

#1. OpenDocMan

OpenDocMan розроблено відповідно до критеріїв керування документами ISO 17025 і широко вважається однією з найкращих доступних систем керування документами з відкритим кодом. Він використовується для управління документами все більшою кількістю компаній зі списку Fortune 500, малих підприємств, навчальних закладів, державних установ та окремих осіб. Він також доступний десятьма різними мовами.

OpenManDoc повністю адаптується до ваших потреб, підтримує широкий спектр операційних систем і типів файлів (зокрема Linux, Unix, Mac OS X, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista та Windows 7). Він забезпечує доступ із будь-якого місця та просту функцію резервного копіювання через Інтернет як повністю веб-рішення.

#2. Альфреско

Ця програма деконструює Alfresco Enterprise Edition (програмне забезпечення для керування вмістом і файлами) для підприємств, які можуть самообслуговуватись і хочуть досліджувати та адаптувати вдосконалення для власних потреб. Alfresco Community Edition є гнучким для розробників, які хочуть працювати з найновішими функціями Alfresco у некритичних контекстах, оскільки воно безкоштовне та легкодоступне. Це найкраще сховище документів із відкритим кодом для створення нових функцій для вашої компанії.

Alfresco містить складні елементи для користувача та робочого процесу з можливостями легкого доступу, які дають змогу на місці та віддалено співпрацювати через мобільні програми та офлайн-доступ. Він також включає повний набір можливостей для співпраці, таких як сайти груп, списки завдань і відстеження версій.

#3. Редакція спільноти LogicalDoc

Це безкоштовна версія програмного забезпечення LogicalDOC для керування документами з відкритим кодом, яка підтримується розробниками, подібно до згаданого вище програмного забезпечення Alfresco. LogicalDoc Community Edition — це версія з відкритим вихідним кодом, яка не має всіх можливостей платних комерційних версій, але містить багато базових функцій, необхідних для отримання максимальної користі від програмного забезпечення.

LogicalDoc Community Edition має багатомовний інтерфейс робочого столу та зручні функції, включаючи багатомовне повнотекстове індексування, повний контроль версій, керування завданнями, імпортування з zip-файлів і пошук документів, щоб допомогти вам контролювати свої документи.

#4. Кіміос

Kimios прагне оптимізувати роботу з документами як альтернативу великим, громіздким системам управління бізнесом. Це досягається здебільшого шляхом оптимізації кількох завдань для полегшення повсякденного використання.

Функція пошуку є однією з областей, де досягнуто такої простоти використання. Це важливий аспект цього сховища документів з відкритим кодом. Вміст і метадані кожного документа індексуються, тому їх можна знайти за допомогою повнотекстових або логічних пошукових запитів. Kimios розробляє потужну систему пошуку документів, поєднуючи численні параметри пошуку.

#5. OpenKM Community Edition

Останньою в нашому списку найкращих систем керування документами з відкритим кодом для вашої організації є OpenKM Community Edition. Це чудовий безкоштовний варіант для крихітних сховищ і некритичних даних.

Незважаючи на свій безкоштовний статус, OpenKM Community Edition можна адаптувати до більшості робочих ситуацій. Він сумісний із широким спектром операційних систем і баз даних (включаючи Windows Server, Debian, Ubuntu, Linux Mint, Red Hat, CentOS, Fedora та інші) (HSQL, H2 і MySQL).

Чи є у Microsoft система керування документами?

Так, Microsoft має різні системи керування документами, як-от Microsoft Dynamics і SharePoint.

Які три функції виконує система управління документами?

Три основні функції системи управління документами полягають у захопленні, зберіганні та розповсюдженні документів.

Яке найкраще програмне забезпечення для контролю документів?

П’ять найкращих програм для контролю документів включають:

• M-файли
• Шаблон
• eFileCabinet
• Головне управління
• підписати зараз

Чи є у Microsoft система керування документами?

Так і справді. Для керування документами Microsoft Office 365 пропонує ряд опцій програмного забезпечення, таких як SharePoint, Microsoft Dynamics і OneDrive. Відповідно до вимог кожної організації, може бути використаний будь-який з вищезазначених варіантів.

У чому різниця між CMS і DMS?

DMS: зберігає структуровані дані та в основному займається документами в традиційному розумінні, включаючи Word, PDF, PowerPoint, Excel тощо. Прикладами є веб-контент (файли HTML, PDF) і цифрові активи (зображення, аудіо та відеофайли). структуровані дані, якими може керувати система керування контентом.

З яких етапів складається система документообігу?

Життєвий цикл документа складається з його створення, зберігання, класифікації, позначення метаданих, розповсюдження або спільного використання, повторного використання, перегляду та звітування, архівування та остаточного знищення.

Які сім критеріїв високої якості документації?

Провайдер відповідає за те, щоб нотатки, які вони роблять, були читабельними, надійними, точними, повними, послідовними, чіткими та своєчасними.

На закінчення

Системи управління документами допомагають ефективно зберігати документи та керувати ними. Ми надали вам список найкращих електронних і відкритих систем керування документами, якими ви можете користуватися. Однак ми радимо вам провести ретельне дослідження, перш ніж зробити свій вибір.

Поширені запитання про системи керування документами

{
"@context": "https://schema.org",
“@type”: “Сторінка поширених запитань”,
“mainEntity”: [
{
“@type”: “Питання”,
“name”: “З яких компонентів складається система керування документами?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Збирання документів, зберігання, метадані, керування версіями, безпека, індексування та пошук — усе це важливі компоненти системи керування документами.

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
«name»: «Яка різниця між керуванням документами та контролем документів?»,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Управління документами — це процес зберігання, обміну та керування паперами з метою підвищення ефективності ваших операцій. Однак контроль документів пов’язаний із керуванням потоком інформації та даних у вашій організації.

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Чому важливий контроль контролю документів?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Управління документами допомагає організації гарантувати, що в усій організації використовуються лише затверджені поточні документи, уникаючи ненавмисного використання застарілих процесів або процедур.

"
}
}
]}

Статті по темі

1. ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ: використання, безкоштовні інструменти та посібник
2. НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ПОЛІТИКАМИ: 2023 ОГЛЯДИ
3. ПРОМІЖНИЙ БУХгалтерський облік: простий посібник для початківців
4. ЕЛЕКТРОННІ ГРОШІ: як це працює, переваги та недоліки
5. СИСТЕМИ ПОШТИ ДЛЯ БІЗНЕСУ: 17+ найкращих варіантів у 2023 році (детальний огляд)

посилання

• Techopedia.com
• PDF.wondershare.com
• Whymeridian.com