Підприємства повинні постійно розвиватися та адаптуватися, щоб відповідати різноманітним викликам, включаючи зміни в технологіях, появу нових конкурентів і зміни в законах, нормативних актах або основних економічних тенденціях. Якщо цього не зробити, це може призвести до застою або, що ще гірше, до провалу. Приблизно половина всіх ініціатив щодо організаційних змін зазнає невдачі, що підкреслює, наскільки важливо для менеджерів і бізнес-лідерів знати, як планувати, координувати та здійснювати зміни. Вам доручили очолити ініціативу значних змін у вашій компанії? Чи хотіли б ви продемонструвати, що ви здатні очолити таку ініціативу наступного разу, коли вона виникне? Ось огляд того, що таке управління змінами, основні етапи процесу та дії, які ви можете зробити, щоб покращити свої управлінські навички та зробити свою роль більш ефективною.
Що таке управління змінами?
Управління змінами – це процес керівництва організаційними змінами від початку до кінця, включаючи планування змін, впровадження та консолідацію. Це стосується того, як бізнес справляється зі змінами, такими як впровадження нових технологій, зміни в існуючих процесах і зміна організаційної ієрархії. Залежно від типу змін, які ви вносите, цей процес може виглядати інакше.
Чому управління змінами важливе?
Створення плану управління змінами дозволяє організаціям більш плавно переходити під час змін. Ви можете наказати внесення змін, але якщо у вас немає плану впровадження, моніторингу та звітування про успіх цих змін, ви налаштовуєтеся на провал. Управління змінами дає вам більше контролю над усім процесом, який зазвичай підтримує дорогий план впровадження та інвестиції, незалежно від типу змін, які ви хочете зробити.
Нижче наведено деякі з різних рівнів управління змінами:
- Організаційні або трансформаційні зміни: Це масштабні проекти управління змінами. Такі перетворення, як-от зміна організаційної ієрархії, запуск нового продукту або цифрова трансформація, часто є драматичними.
- Адаптивна або поступова зміна: Ці проекти змін мають менший обсяг і передбачають менші зміни в продуктах, процесах, стратегіях і робочих процесах. Впровадження нових програмних засобів, наймання нового члена команди для вирішення проблеми або оновлення політики роботи з дому є прикладами проектів адаптивних змін.
- Індивідуальне управління змінами: Ці проекти змін допомагають людям керувати змінами, щоб просуватись у своїх ролях та/або досягати конкретних цілей. Це може призвести до вивчення нових навичок.
Не кожна ініціатива змін точно впишеться в один із рівнів управління змінами. Цілком можливо, що рівні збігаються.
Припустімо, ви змінюєте організаційну схему та запускаєте ініціативу з підвищення кваліфікації для наявних співробітників. Якщо Workday також реалізовано для оптимізації управління вашим людським капіталом, ваші зміни стосуватимуться всіх трьох рівнів.
Переваги управління змінами
Добре продумане управління змінами приносить користь усім змінам, великим чи малим. Без належного управління ви, швидше за все, зіткнетеся з перешкодами та втрачатимете час і гроші, оскільки зміни не приходять природним чином для людей чи організацій. Ключ до впровадження стабільних змін – це управління змінами.
На організаційному рівні управління змінами має такі переваги:
- Активно бореться з внутрішньою опозицією змінам.
- Встановлює чіткі цілі для ініціатив щодо змін, що дозволяє підприємствам відстежувати прогрес.
- Розробляє ефективні стратегії впровадження змін, які можна стандартизувати та застосовувати до різних проектів змін у всій організації.
- Враховує та збалансовує різні аспекти змін, включаючи людей, процеси, технології тощо.
- Дозволяє окремим особам і співробітникам швидше орієнтуватися в змінах, дозволяючи їм бути більш продуктивними.
- Дозволяє організаціям знайти рентабельність інвестицій у свої проекти трансформації, забезпечуючи успіх проектів змін.
Типи управління змінами
Залежно від конкретної зміни, якою ви керуєте, ви можете застосувати різні найкращі практики та теорії керування змінами. Подумайте, як ви можете підійти до кожного з цих чотирьох типів змін:
- Виняткова зміна: окремі події, які змінюють досвід людини, але не мають значного впливу на численні аспекти її життя. Зміна імені, наприклад, вимагала б деяких документів відділу кадрів і нової адреси електронної пошти, але не змінила б роль людини на роботі.
- Поступова зміна: Зміни, які відбуваються поступово, а не раптово, наприклад модернізація існуючих технологій.
- Зміна маятника: Раптовий перехід від однієї крайності до протилежного погляду або стану. Наприклад, перехід від 100% команди в офісі до 100% віддаленої команди.
- Зміна парадигми: Зміни у переконаннях або цінностях, які стають інтерналізованими як нова норма. Наприклад, успішний перехід від синхронної до гібридної моделі передбачає як синхронний, так і асинхронний зв’язок.
Управління змінами процесів
Набір початкових умов (точка A) і функціональна кінцева точка (точка B) є двома компонентами процесу змін. Проміжний процес динамічний і розгортається поетапно. Ключові етапи процесу управління змінами наведено нижче.
#1. Будьте готові до змін в організації
Організація повинна бути підготовлена як матеріально-технічна, так і культурна для того, щоб успішно проводити та впроваджувати зміни. Щоб досягти найкращих бізнес-результатів, культурна підготовка повинна відбутися перед тим, як заглибитися в логістику.
Менеджер зосереджується на допомозі співробітникам у розпізнаванні та усвідомленні необхідності змін на етапі підготовки. Вони підвищують обізнаність про різні виклики або проблеми, з якими стикається організація, яка діє як агенти змін і викликає незадоволення статус-кво. Рання підтримка співробітників, які допоможуть впровадити зміни, може зменшити тертя та опір.
#2. Розробіть бачення та стратегію змін
Коли організація готова прийняти зміни, менеджери повинні розробити комплексний і реалістичний план їх впровадження.
План повинен містити таку інформацію:
- Стратегічні цілі: Якою мірою ці зміни допомагають організації досягти її цілей?
- Ключові показники ефективності: Як буде визначатися успіх? Які показники потрібно перемістити? Що є відправною точкою для того, як зараз йдуть справи?
- Учасники та команда проекту: Хто відповідатиме за введення змін у дію? Хто має підписати на кожному критичному етапі? Хто буде відповідати за реалізацію?
- Обсяг проекту: Які конкретні кроки та дії включатиме проект? Що виходить за рамки проекту?
Хоча структурований підхід важливий, план також повинен враховувати будь-які невідомі обставини або перешкоди, які можуть виникнути під час процесу впровадження та потребують спритності та гнучкості для подолання.
#3. Втілюйте зміни в життя
Виконання кроків, описаних у плані, для впровадження необхідних змін – це все, що залишається після його створення. Специфіка ініціативи визначатиме, чи спричинить це зміни в структурі компанії, стратегії, системах, процесах, поведінці співробітників чи інших аспектах.
Менеджери змін повинні зосередитися під час процесу реалізації на тому, щоб надати своїм співробітникам можливість зробити необхідні кроки для досягнення цілей ініціативи та відзначити будь-які короткострокові перемоги. Вони також повинні намагатися передбачити блокпости та, як тільки їх виявлено, запобігати, усувати або пом’якшувати їх. Протягом усього процесу впровадження важливо неодноразово повідомляти бачення організації членам команди, щоб нагадати їм про причини змін.
#4. Інтегруйте зміни в корпоративну культуру та практику
Менеджери змін повинні запобігти поверненню до попереднього стану або статус-кво після завершення ініціативи змін. Це особливо вірно для організаційних змін, що стосуються бізнес-процесів, таких як робочі процеси, культура та формулювання стратегії. Без адекватного плану працівники можуть повернутися до «старого способу» роботи, особливо в перехідний період.
Відкат ускладнюється внесенням змін у культуру та практику компанії. Нові організаційні структури, засоби контролю та системи винагороди слід розглядати як інструменти, які допомагають у зміні палиць.
#5. Оцініть прогрес і результати
Ініціатива змін не обов’язково буде успішною лише тому, що її завершено. Проведення аналізу та перегляду, також відомого як «посмертний проект», може допомогти бізнес-лідерам визначити, чи була ініціатива щодо змін успішною, неуспішною чи мала неоднозначний результат. Це також може надати цінну інформацію та уроки, які можна застосувати до майбутніх ініціатив щодо змін.
Поради щодо ефективного управління змінами
Ось шість основних найкращих практик управління змінами, яких слід дотримуватися, щоб забезпечити ефективний перехід до змін, заснований на нашому досвіді.
#1. Вселити відчуття терміновості
Це зосереджено на представленні змін як термінової та захоплюючої можливості відповідно до «8-етапної моделі змін Коттера». Ви повинні показати тим, кого зміни торкнуться, що це підвищить їх продуктивність і ефективніше виконуватиме роботу.
#2. Розгортайте поетапно
Розділивши свою ініціативу на сегменти, ви зможете уникнути перевантаження команди надто великою кількістю змін одночасно. Невеликі, поступові зміни легше здійснити, ніж великі, різкі.
Ви також повинні провести початкове бета-тестування з невеликою групою тестувальників або відділом. Після усунення будь-яких помилок на бета-фазі розгорніть зміни для великої групи, а потім для всієї компанії.
#3. Адресний опір
Поясніть, як зміни вплинуть на окремі відділи та людей. Вирішуючи будь-які внутрішні вагання з самого початку, ви можете уникнути опору та допомогти своїм співробітникам адаптуватися до змін.
#4. Використовуйте різноманітні методи навчання.
Не всі навчаються однаково, тому дуже важливо надавати керівництво за допомогою різноманітних методів навчання та форматів навчання працівників. Ви повинні надати своїм кінцевим користувачам і співробітникам різноманітні стилі навчання, наприклад:
- Традиційне навчання під керівництвом інструктора
- Онлайн навчання за допомогою LMS
- Відео
- Інструкції в додатку та підтримка на вимогу
#5. Визначте агентів змін
Без внутрішньої підтримки ваша ініціатива зазнає краху, не почавшись. Лідери змін надихають всю команду продовжувати трансформацію. Ваші керівники змін мають бути представниками різних відділів, на які вплинуть зміни. Ці лідери повинні користуватись популярністю в організації та мати здатність впливати на думки.
#6. Запит на відгук
Вислуховування вашої команди – чудовий спосіб покращити процес управління змінами та вирішити будь-які проблеми чи опір, які можуть виникнути. Це дасть вам ідеї щодо покращення майбутніх змін і залучення окремих працівників до процесу.
Як створити план управління змінами
План управління змінами керуватиме вами та вашою командою під час переходу. Ці шість кроків для створення плану керування змінами (а також шаблони керування змінами, щоб почати!)
- Розробіть пропозицію щодо змін: Це ваш аргумент, чому зміни потрібні. Опишіть переваги, вплив і мотивацію змін.
- Визначте лідерів змін: Це ваші гучні прихильники змін, як правило, вище керівництво та інші впливові керівники. У цій команді змін важливо поєднувати різні ролі.
- Розробіть комунікаційний план управління змінами: Це ваша стратегія донесення кожного аспекту змін до тих, кого вони стосуватимуться.
- Встановіть цілі змін і KPI: Таким чином ви відстежуєте успіх (або невдачу) різних аспектів ініціативи змін. Створіть план аналізу змін після їх впровадження з цілями та KPI, пов’язаними з бізнес-цілями та результатами. Зробіть їх видимими для всіх в організації, щоб поширити інформацію про проект.
- Інвестуйте в інструменти управління змінами: Прикладами таких інструментів є програмне забезпечення для управління змінами та навчання співробітників.
- Створіть навчальний план управління змінами: Це окреслить, як проводитиметься навчання. Щоб створити персоналізовані навчальні плани змін, які відповідають кожній ролі, вам потрібно буде співпрацювати з керівниками відділів і командою L&D.
Які п’ять кроків управління змінами?
П'ятиетапний процес управління змінами
- Будьте готові до змін в організації.
- Створіть план змін і бачення.
- Застосуйте зміни на практиці.
- Інтегруйте зміни в культуру та політику компанії.
- Оцініть прогрес і результати.
Які принципи управління змінами?
Для ефективного управління змінами необхідні чотири фундаментальні ідеї:
- Зрозумійте зміни.
- Зміна плану.
- Впровадити зміни.
- Повідомте про зміни.
Які 6 компонентів управління змінами?
Створювати, спілкуватися, перекладати, впроваджувати, оцінювати та відтворювати — це шість елементів, визначених як необхідні для успішного впровадження та управління змінами. Елементи з другого по четвертий складають критичну «криву потужності».
Яка мета управління змінами?
Метою процесу керування змінами є керування всім життєвим циклом усіх змін, що дозволяє впроваджувати корисні зміни з найменшою кількістю збоїв у роботі ІТ-служб.
Які 10 принципів управління змінами?
- Систематично звертайтеся до «людської сторони»
- Почніть зверху.
- Залучайте всі шари.
- Наведіть формальний аргумент.
- Виховувати власність.
- Доставте повідомлення.
- Оцініть культурний ландшафт.
- Чітко звертайтеся до культури.
- Будьте готові до несподіванок.
- Поговоріть з людиною.
Які 3 основні типи змін?
Зміни розвитку, перехідні зміни та трансформаційні зміни — це три типи змін, про які повинні знати всі менеджери.
Що таке стратегії управління змінами?
Управління змінами: п'ять ефективних стратегій:
- Робіть заохочувальні пропозиції.
- Переоцінити культурні цінності.
- Авторитет показу.
- Розподілити відповідальність за зміни.
- Знайдіть агентів змін, які захищатимуть вас.
Статті по темі
- ІНСТРУМЕНТИ УПРАВЛІННЯ ЗМІНАМИ: методи та все, що вам потрібно знати
- ВПРОВАДЖЕННЯ CRM: визначення, приклади, процес і послуги
- ЩО ТАКЕ СТРАТЕГІЧНЕ УПРАВЛІННЯ? Важливість, процес і приклад
- АГЕНТИ ЗМІН: Як визначити агентів змін у будь-якій організації
- 20 найкращих програм для управління змінами у 2023 році: детальні огляди
посилання
