Сьогодні більшість людей використовують електронні засоби, такі як електронна пошта, текстові повідомлення та соціальні мережі, щоб спілкуватися один з одним. Витрачення часу на те, щоб покласти ручку на папір і переконатися, що ваш діловий лист відповідає стандартному стилю, може здатися архаїчним, але для підприємців це важливіше, ніж будь-коли. Добре написаний діловий лист може допомогти вам донести свою точку зору, незалежно від того, заохочуєте ви когось прочитати звіт, представляєтеся можливому клієнту чи висловлюєте вдячність. Письмові листи все ще важливі для комунікаційної стратегії власника малого бізнесу. У цій статті ми покажемо вам формат написання ділового листа.
Що таке діловий лист?
Діловий лист — це офіційний лист, написаний професійним тоном і надісланий від однієї компанії до іншої. Ці листи можна використовувати для професійного спілкування з клієнтами, співробітниками, зацікавленими сторонами та іншими людьми. Їх також можуть використовувати фізичні особи.
Добре написаний діловий лист може виділятися, незалежно від того, чи намагаєтеся ви поінформувати потенційного клієнта про свій продукт, співпрацюєте з іншою фірмою, закликаєте когось відвідати ваш захід або передаєте повідомлення подяки. Однак написання ділового листа є ознакою професіоналізму та витонченості; однак це може бути трудомістким завданням, якщо ви не знайомі з поняттям, викладеним у листі.
Насправді сама ідея ділових листів може здатися вам старомодною та чужою.
Можливо, ви подумаєте, чи хтось досі використовує елегантний фірмовий бланк і звичайний білий конверт. Можливо, це залишилося в минулому, як з електронною поштою та текстовими повідомленнями.
Крім того, не можна заперечувати, що традиційне написання листів все ще відіграє важливу роль у діловому світі сьогодні. Згідно з дослідженнями, офісний працівник отримує 100 електронних листів щодня.
Це вказує на те, що надсилання листа на чиюсь поштову скриньку, а не на його вхідну електронну пошту, збільшує ймовірність того, що його лист буде прочитано. Добре написаний діловий лист може допомогти вам виділитися з натовпу, незалежно від того, чи хочете ви повідомити потенційного клієнта про свій продукт, співпрацюєте з іншою фірмою, закликаєте когось відвідати ваш захід або просто висловлюєте подяку.
Які бувають типи Ділові листи?
Ділове листування, або «ділові листи», — звичайне явище. Вони полегшують здатність організації розуміти та документувати взаємодію із зовнішніми сторонами. Як правило, корпорації надсилають листи іншим корпораціям. Однак його також можна доставити замовнику або постачальнику. День компанії наповнений написанням ділових листів у різноманітних стилях.
Діловий лист зазвичай має стандартний формат, щоб його було зрозуміло та легко читати. Ви повинні знати та дотримуватися цієї основи, якщо хочете добре спілкуватися та зберігати професійний вигляд. Репутація корпорації представлена в кожному виді повідомлення, яке вона надсилає. Ось чому вам потрібно переконатися, що ваші ділові листи правильно підготовлені. Ось типи ділових листів:
#1. Продажі листів
Можна з упевненістю сказати, що комерційні листи є найбільш типовим стилем ділових листів. Сенс цих листів полягає в тому, щоб розповісти людині про ваш бізнес і спонукати її до чогось.
Через це початковий рядок рекламного листа є дуже важливим для справляння впливу. Ви можете зробити переконливе твердження або послатися на відповідну статистику. У більшості випадків рекламний лист представляв би продукт або послугу людям, які ніколи ними раніше не користувалися. Тому дотримання правильного формату ділового листа має вирішальне значення.
Фактори, які слід враховувати при складанні торгового листа:
- Створіть захоплюючий перший абзац.
- Введіть переконливий заклик до дії, який пояснює, що, як ви сподіваєтеся, зробить клієнт.
- Зберігайте стислість і ясність.
№ 2. Рекомендаційні листи
Рекомендаційний лист пише професіонал про іншого професіонала, щоб підтвердити його навички та трудову етику. Цей лист також відомий як довідковий лист. Рекомендаційний лист може допомогти комусь отримати роботу, вступити до коледжу або отримати іншу професійну можливість.
Нижче наведено компоненти сильного рекомендаційного листа:
- Релевантність пропозиції: щоб підтвердити довіру до автора, у рекомендаційних листах має бути детально вказано зв’язок автора з заявником. Рекомендаційні листи зазвичай пише хтось, хто добре знає кандидата, наприклад колега по роботі, керівник, наставник або інструктор.
- Перевірка навичок кандидата: як правило, сама рекомендація займає більшу частину листа та містить конкретні відомості про кваліфікацію кандидата, особисті якості, кар’єрні прагнення та придатність для відповідної посади. Таким чином, важливо, щоб наведені тут кваліфікації професіонала були безпосередньо застосовані до рекомендованої посади чи курсу навчання.
- Приклади: автор повинен навести конкретні приклади прояву компетентності кандидата під час їхньої спільної роботи. З цих даних можна отримати уявлення про хороший вплив кандидата на своїх колег і попередніх роботодавців.
- Резюме та висновок: у заключному абзаці рекомендаційного листа слід повторити кваліфікацію кандидата та надати читачеві контактну інформацію автора.
#3. Листи-скарги
Діловий лист цього типу виражає невдоволення послугою або товаром, як випливає з назви. Легко дозволити своїм емоціям узяти верх, коли ви говорите про погану послугу чи продукт. Лист-скарга має бути написаний професійно та чітко. Ви хочете, щоб ваш лист виділявся, і одержувач міг легко відповісти позитивно, тому обов’язково зробіть це.
Крім того, одержувач буде більш схильний допомогти вам, якщо ви продемонструєте співчуття до нього у своєму листі.
Поради щодо створення ефективного листа-скарги:
- Під час написання листа зосередьтеся на кінцевому результаті.
- Говоріть твердо, але ввічливо.
- Звертайте увагу на те, що ви продаєте. Не використовуйте листа як платформу для нападок на автора.
- Співчуття іншій людині може допомогти швидше вирішити вашу проблему.
#4. Листи про відставку
Якщо ви хочете залишити поточну роботу, ввічливо повідомте роботодавця письмово. Деякі компанії приймуть усне повідомлення про звільнення, але більшість хоче, щоб ви написали та надіслали діловий лист як доказ того, що ви залишили роботу.
У заяві про звільнення слід згадувати наступне:
- Пояснення причин звільнення з роботи: офіційно вкажіть свою відставку з компанії в першому абзаці цього листа.
- Причина звільнення: Залежно від обставин ви можете повідомити своєму роботодавцю, чому ви звільняєтеся. Влаштування на нову роботу, повернення до школи або переїзд кудись ще – все це приклади.
- Дати: чітко вкажіть день закінчення роботи та дату доставки листа. Ваша компанія зможе краще спланувати ваш від’їзд і знайти заміну, якщо ви зробите це.
- Подяка: один із варіантів – висловити подяку колишньому роботодавцю за досвід і знання, отримані на роботі. Це акт професіоналізму, який може допомогти вам у майбутньому, коли вам може знадобитися направлення від вашого роботодавця.
#5. Лист з вибаченнями
Люди відповідають за ведення бізнесу, і люди можуть помилятися. Для майбутнього успіху компанії життєво важливо, щоб ця помилка була визнана та виправлена. Зробіть перший крок у своєму листі, сказавши: «Я був неправий». Потім щиро вибачтеся та поясніть, що ваша компанія зробить, щоб запобігти помилкам у майбутньому. У кінці листа повторіть своє прохання про вибачення.
Під час створення листа з вибаченнями майте на увазі таке:
- Визнайте свої недоліки.
- Окрім надсилання листа з вибаченнями, вам слід подумати про те, щоб виправити провину особисто.
- Лист має містити щирий вираз жалю.
- Вкажіть зміни або зміни, які будуть внесені.
#6. Листи про звільнення
Лист про звільнення є відповідним і ефективним засобом припинення роботи працівника. «Лист про звільнення» — це загальний термін для таких листів, як листи про розлучення, повідомлення про припинення роботи та листи про припинення контрактів.
Під час написання листа про розірвання обов’язково вкажіть наступне:
- Повідомлення про дату звільнення: на цьому етапі ви повинні надати працівнику повідомлення про звільнення та дату фактичного звільнення. Це дозволяє уникнути будь-яких непорозумінь і дає працівникові час підготуватися до звільнення.
- Причини звільнення: уникайте будь-яких непорозумінь, зберігаючи чітке та правдиве обґрунтування вимушеного звільнення працівника. Наведіть приклади, щоб підтвердити свої претензії, коли це можливо.
- Компенсація та майбутні виплати: далі опишіть будь-яку вихідну допомогу чи інші пільги, які вони отримають після звільнення з посади. Це може включати зарплату, компенсацію за відпустку або інші виплати, які належать, але не отримані. Повідомте їм також про те, що станеться з їхніми медичними послугами, страхуванням життя та пенсійними рахунками. Нагадайте їм про будь-які угоди, які вони підписали під час процесу адаптації, як-от угоду про нерозголошення чи іншу документацію, яка може вплинути на їхню винагороду та виплату пільг.
- Подальші кроки: На завершення опишіть, будь ласка, подальші дії працівника. Повідомте працівника про будь-яке корпоративне майно, таке як мобільний телефон, ноутбук, ключі, ідентифікаційні бейджи та пропуски на паркування, які вони повинні повернути. Потім переконайтеся, що вони знають, як зв’язатися зі своїм представником відділу кадрів, якщо у них виникнуть додаткові сумніви щодо їх оплати, пільг або самого листа.
Формат ділового листа
Існує велика різноманітність ділової кореспонденції, з якою ви можете зіткнутися під час своєї роботи. Супровідні листи, рекомендаційні листи та все, що між ними, можуть отримати користь від добре написаного ділового листа. Якщо ви хочете бути більш переконливим у своєму листі, вам допоможе вивчення структури та формату ділового листа. Нижче наведено формат ділового листа.
#1. Ваша контактна інформація
Стандартний формат ділового листа містить адресу відправника вгорі. Якщо ви не використовуєте фірмовий бланк, ваша адреса повинна бути написана в першому рядку вашого листа, над датою. Якщо ви хочете, щоб лист було закрито належним чином, ім’я та назва відправника будуть уже в кінці. Потрібні лише номер вулиці, місто та поштовий індекс. Ось приклад того, як представити свої контактні дані:
#2. Дата
Дата написання листа включена в рядок дати. Якщо для написання вашого листа потрібно кілька днів, у рядку дати вкажіть дату, коли він був остаточно завершений. Використовуйте американський формат дати під час спілкування з американськими компаніями. (Місяць стоїть першим у Сполучених Штатах, коли записують дату. Наприклад, одинадцяте червня 2001 року.)
Крім того, на два дюйми вниз від верху сторінки запишіть дату. Вирівняйте дату або табуляцію за лівим краєм до центру сторінки та введіть її залежно від формату букв, який ви використовуєте. Останній вимагає, щоб адреса відправника була вирівняна по правому краю на бланку.
#3. Адреса та номер телефону одержувача
У діловому листі після дати слід залишати порожній простір. Реквізити адресата вводяться з нового рядка. Використовуйте цей зразок формату для представлення своїх даних:
До уваги [ім’я], [прізвище], [акредитація(и) або ступінь(і)],
Ви можете зв’язатися зі мною за номерами [номер телефону], [адреса електронної пошти], [місто], [штат] і [поштовий індекс].
#4. Вступне привітання
Включіть ті самі повне ім’я та посаду, що й внутрішня адреса. Використовуйте лише ім’я, якщо ви знайомі з одержувачем і зазвичай звертаєтеся до нього цим іменем (наприклад, «Дорога Мері»). У всіх інших випадках використовуйте особисту назву та прізвище, розділені двокрапкою. Після привітання пропустіть рядок.
Якщо ви не знаєте статі людини, використовуйте нейтральне привітання, наприклад посаду, а потім ім’я. Якщо ви не можете визначити статі людини, ви також можете використати її повне ім’я як привітання.
#5. Тіло
Якщо ви використовуєте блочний або модифікований блочний формат, виділіть весь лист одинарним інтервалом і вирівняйте абзаци ліворуч. Ви повинні поставити порожній рядок між кожним абзацом. Пам’ятайте про необхідність стислості під час складання ділового листа. Подумайте про те, щоб почати з теплого привітання, а потім висловити свою основну думку безпосередньо в першому абзаці. Наступний абзац має розпочати обґрунтування того, чому основний аргумент є таким вирішальним. Продовжте обґрунтування в наступних параграфах, надаючи контекст і докази. В останньому абзаці ви повинні повторити мету листа і, в деяких випадках, попросити про щось.
#6. Заключне привітання
Зазвичай після основної частини листа залишають порожній абзац, а потім вибирають хороше кінцеве привітання. Ось кілька типових привітань, які слід використовувати в кінці ділового листа:
- Сердечно
- Щиро
- З повагою
- З повагою
- Дякую
- Щиро Ваш.
#7. Корпуси
Додайте рядок «Додатки» під рядком підпису, щоб повідомити одержувачу, що до листа додаються інші матеріали, як-от резюме. Один із варіантів — вказати вміст конверта, назвавши кожен окремий аркуш паперу. Наприклад, якщо ви надіслали велику кількість документів і хочете переконатися, що отримувач прочитає їх усі, ви можете надати список їхніх імен. Крім того, читайте ЛИСТ ПІДТРИМКИ: Як написати лист підтримки.
З яких частин складається діловий лист?
Хоча багато різних типів листів мають вимоги до форматування та мають різний зміст, більшість ділових листів мають деякі спільні елементи. Ось частини ділового листа.
- Контактна інформація
- Сюжетна лінія
- Привітання / Привітання
- Вступ
- Детальна інформація
- Висновок
- Підпис.
Як написати діловий лист
Однак листи все ще залишаються життєво важливим засобом спілкування в діловому секторі. Написання вражаючого супровідного листа може допомогти вам отримати роботу. І вам знадобиться приваблива пропозиція, щоб хтось виступив на заході вашої компанії.
Професіонали часто не розуміють, наскільки важливі добре написані ділові листи, оскільки вони вважають такий вид спілкування старомодним. Через це більшість людей навіть не можуть створити простий. Ось поради, як написати діловий лист:
- Включіть дату та ім’я, компанію та адресу одержувача.
- Використання «Шановний» або іншого офіційного привітання свідчить про те, що ви серйозно ставитеся до себе та своєї роботи.
- Створіть захоплюючу передмову.
- Поясніть, чому ви пишете в основному тексті листа.
- Ваше повідомлення має завершуватися чітким проханням про певні дії.
- Щоб показати професіоналізм, використовуйте офіційне завершення, наприклад «З повагою».
- Будь ласка, поставте свій підпис на листі фізично.
- Заповніть свою контактну інформацію, включаючи своє ім’я, поштову адресу, номер телефону та електронну адресу.
Яка основна мета ділового листа?
Ділові листи зазвичай використовуються для передачі інформації, вказівок, запитань, запитів, повернення платежів, видачі наказів, порад, внесення виправлень або постановки нових запитань. Підводячи підсумок, діловий лист служить насамперед для того, щоб: Основна мета будь-якого офіційного ділового листа – надати інформацію, пов’язану з діяльністю компанії.
Висновок
У цій статті ви дізнаєтесь про тонкощі створення професійного ділового листа. Ознайомившись із багатьма видами ділових листів і різними форматами для їх написання, ви зможете написати професійний лист, коли цього вимагатиме нагода. Писати професійні листи легко, якщо ви вивчите стандартний формат ділового листа.
Тепер ви знаєте, коли необхідно скласти кілька видів ділових листів. У цьому випадку ви зможете добре використати свою майстерність.
Поширені запитання щодо ділових листів
Яке призначення ділового листа?
- Завершіть угоду
- Створення попиту
- Розширення бізнесу
- Встановлення стосунків
- Вирішувати проблеми
Які ознаки визначають діловий лист?
- Тривалість цього незначна.
- Прямо до справи. Це робить його думки кристально очевидними та спонукає читача до подальших дій.
- Це свідчить про ввічливість.
- Тон досить серйозний у всьому творі.
- Він безпомилковий.
Отже, навіщо нам ділові листи і для чого вони потрібні?
Існує велика різноманітність цілей для написання ділового листа, включаючи запит інформації або вжиття заходів від одержувача, розміщення замовлення у постачальника, виправлення непорозумінь одержувача, надання негайної відповіді, висловлення жалю за образу або висловлення доброї волі.
Схожі повідомлення
- КОГО ЦЕ МОЖЕ СТВОРИТИ: Все, що ви повинні знати!!!
- ЛИСТ ПРО РОЗІРВАННЯ: визначення, як написати та зразки
- Як створити маркетинговий список електронної пошти з нуля за 10 кроків
- КРЕДИТ ДЛЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ: як отримати кредит для малого бізнесу
- ЯК НАПИСАТИ ЛИСТ-АПЕЛЯЦІЮ: кроки, приклади та шаблони
Посилання
