Прийняття ефективного типу комунікації компанії є одним із найпростіших способів підвищити прибутки та моральний дух. На жаль, це не так просто, як здається.
Внаслідок сучасних технологій ділове спілкування змінюється. Хоча це не так формально, як колись, підтримка a професійний тон все ще має вирішальне значення для створення правильного іміджу вашої компанії. Йдеться також про сприяння відкритому та продуктивному спілкуванню всередині організації.
Відповідна форма спілкування може підвищити продуктивність персоналу, оптимізувати процеси та підвищити загальний моральний дух в організації. У цій статті пропонується прискорений курс розвитку гарної вербальної та невербальної комунікації у вашому бізнесі, щоб зв’язатися з клієнтами та сприяти більш продуктивним внутрішнім обговоренням. Ми також розглянемо різні типи та методи ділового спілкування для ефективного спілкування.
Що таке ділове спілкування?
Ділові комунікації – це обмін інформацією між співробітниками як всередині організації, так і за її межами.
Ефективне ділове спілкування стосується того, як співробітники та керівництво зв’язуються один з одним для досягнення результату організаційні цілі і більше відповідати фундаментальним цінностям компанії. Отже, його головна мета — покращити організаційні методи, усунути розрізнені, інформувати людей та зменшити кількість помилок.
Успіх і зростання кожної організації залежать від ефективного ділового спілкування. Ділове спілкування, на відміну від повсякденного спілкування, зазвичай є цілеспрямованим.
Незважаючи на це, дослідження показують, що 60% спеціалістів із внутрішніх комунікацій не відстежують внутрішні комунікації.
Щоб компанія була успішною, дотримуйтеся всіх правил компанії, основні цінності компанії, правила та політику повинні бути доведені до співробітників як всередині організації, так і за її межами.
Види ділового спілкування
Ділові комунікації поділяються на чотири типи.
№1. Внутрішня висхідна комунікація
Внутрішнє висхідне ділове спілкування відбувається, коли підлеглий спілкується з керівництвом або особою, вищою в організаційній структурі. Щоб мати справжнє розуміння функціонування компанії, кожен керівник повинен дозволяти інформації текти вгору.
Таким чином, опитування, зворотний зв’язок, форми та звіти є поширеними типами внутрішнього ділового спілкування, яке співробітники надають своїм менеджерам або керівникам команд.
Маркетинговий звіт, наприклад, може містити таку інформацію, як загальний трафік веб-сайту, взаємодія з соціальними мережами або загальна кількість створених потенційних клієнтів.
№2. Внутрішня низхідна комунікація
Внутрішня низхідна комунікація відбувається, коли начальник спілкується з одним або кількома підлеглими. Цей тип ділового спілкування може мати форму листа, записки чи голосового наказу.
Розмовляючи з співробітниками, керівники повинні підтримувати професійний і відвертий тон. Пам’ятка про новий процес роботи фірми, наприклад, вимоги безпеки та нові правила, є прикладом цієї форми спілкування.
№3. Внутрішня бічна комунікація
Внутрішнє бічне ділове спілкування відбувається на робочому місці серед співробітників. Таким чином, сьогодні співробітники можуть підключатися різними способами, включаючи чати, текстові повідомлення, електронну пошту та програмні рішення для спілкування співробітників.
Цей тип спілкування може відбуватися всередині або між відділами і є більш поширеним, ніж інші види ділового спілкування. Крім того, часте спілкування між співробітниками має важливе значення для залучення та продуктивності співробітників.
№ 4. Зовнішній зв'язок
Зовнішнє ділове спілкування відноситься до будь-якої взаємодії із сторонніми організаціями, такими як клієнти, потенційні клієнти, постачальники або партнери.
Цей тип ділового спілкування відбувається рідше, ніж усі інші види внутрішньофірмових комунікацій.
Методи ділового спілкування
Що стосується корпоративного спілкування, то воно буває вокальним або письмовим. Крім того, спілкування відбувається особисто / віч-на-віч або віддалено. Жоден із них сам по собі не є кращим чи гіршим для вашої організації; все залежить від обставин.
Письмове спілкування чудово підходить для збереження паперового сліду рішень і прийнятих заходів, а також для розробки стратегій і планів. Словесні зустрічі дозволяють миттєво продукувати ідеї та більш відкритий потік думок.
Деякі підприємства мають єдине місце розташування. Деякі мають офіси в різних часових поясах. У той же час, інші повністю віддалені і також не мають фізичного місця (Buffer і Zapier є чудовими прикладами компаній, що не залежать від місця розташування). Це підходи до корпоративного спілкування, які застосовуються до будь-якого або всіх сценаріїв, перерахованих вище:
№1. Комунікація через Інтернет
Це включає звичайні канали ділового спілкування, такі як електронна пошта та програми для обміну миттєвими повідомленнями (такі як Slack, Hangouts або навіть Nextiva Chat).
Переваги електронної пошти та повідомлень включають можливість вести приватні розмови в напруженому робочому середовищі, а також ділитися повідомленням з великою групою людей — від кількох до сотень — одночасно.
№2. Конференц-дзвінки
Телефони зменшили географічний бар’єр для проведення ефективних, швидких зустрічей. Завдяки невербальній комунікації (темну голосу) вона дає змогу ефективніше обмінюватися думками, а не текстовою. Хмарні телефонні системи можуть покращити адаптацію та загальну командну співпрацю.
№3. Відео телеконференція
Відмінні рішення для відеоконференцій дозволяють людям у віддалених районах проводити зустрічі, які максимально наближені до особистих зустрічей. Вони також виводять телефонні зустрічі на новий рівень.
№ 4. Особисті зустрічі
Особисті обговорення можуть допомогти компанії швидко просувати ідеї вперед. Згідно з дослідженнями, особисті зустрічі дають більше ідей, ніж віртуальні.
З іншого боку, добре спланований порядок денний нарад має вирішальне значення для продуктивних зустрічей. 46% співробітників рідко або ніколи не залишають нараду, знаючи, що робити далі.
№ 5. Офіційні документи та звіти
Документування діяльності, яка впливає на інших осіб і відділи, є важливим компонентом добре налагодженої системи комунікацій компанії.
Таким чином, можливість посилатися на письмовий документ у будь-який момент зменшує можливість плутанини чи суперечки та додає ясності комунікації.
#6. Публікації
Зустрічі з великими групами часто проводяться за допомогою презентацій, доповнених звітами та слайдами PowerPoint.
Таким чином, вони чудово підходять для представлення нових ідей у спосіб, який дозволяє поставити запитання та пояснити.
№ 7. Дошки обговорень і поширені запитання
Внутрішнє місце, де співробітники можуть посилатися на поширені запитання на різні теми відділу та задавати нові, які допоможуть їм бути більш продуктивними, а також бути в курсі теми.
№ 8. Анкети
Внутрішні опитування та опитування клієнтів – це чудовий спосіб отримати інформацію та оцінити важливі теми. Опитування забезпечують здоровий цикл змін на основі зворотного зв’язку, а також відкривають канал контакту на всіх рівнях бізнесу.
№ 9. Діяльність по роботі з клієнтами
Це може охоплювати будь-які дії з обслуговування клієнтів. Допомога в чаті в реальному часі, системи управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM), процес адаптації клієнтів, відгуки клієнтів та інші послуги є прикладами.
Отже, ваше наступне логічне запитання, ймовірно:
Які ефективні методи ділового спілкування потрібні моїй компанії?
Відповідь здебільшого визначається розміром, а також бажаннями вашої компанії. Однозначної відповіді не існує. Одне можна сказати напевно: ви налаштуєте себе на успіх, якщо просто використовуєте ефективні стратегії ділового спілкування, які вам потрібні і які ви збираєтеся використовувати.
Як приклад:
Вам потрібна дошка форуму, тож ви та ваша команда витрачаєте тижні на дослідження та налаштування.
Через деякий час ви розумієте, що ніхто не використовує його, тому що його команда чи документи швидше надають їм відповіді. Непотрібні рішення коштують вам і часу, і грошей.
Або ви інвестуєте в високоякісне обладнання для відеоконференцій, коли все, що вам дійсно потрібно, — це надійна корпоративна телефонна система для віддалених зустрічей.
Веб-комунікація буде використовуватися всіма підприємствами. Усі інші шляхи, з іншого боку, визначатимуться унікальними умовами кожної організації. Знайдіть час, щоб проаналізувати важливість кожного для вашого власного сценарію.
Читайте також: План безперервності бізнесу: чому це важливо
Чому ефективне ділове спілкування важливе?
Ось основні причини, чому корпоративні комунікації мають вирішальне значення для успіху будь-якої компанії:
№1. Це підвищує залученість співробітників.
Згідно з дослідженням Рагана про залучення співробітників, головний компонент внутрішньої комунікації, який статистично корелює з тим, наскільки люди залучені в комунікацію з керівництвом. Команди внутрішньої комунікації відіграють важливу роль у підтримці, навчанні та нагадуванні лідерам про необхідність спілкування.
№2. Зменшує перевантаження електронної пошти
Електронна пошта використовується в компаніях для різноманітних цілей, включаючи запити на інформацію, спілкування та зворотний зв’язок із співробітниками, звіти про статус, призначення завдань, спілкування з клієнтами та постачальниками, запрошення на зустрічі, розповсюдження документів, сповіщення HR про різні види діяльності команди, переваги та дні народження. побажання.
За даними Radicati, середній бізнес-працівник витрачає 25% свого робочого дня на роботи, пов’язані з електронною поштою.
Однак лише невеликий відсоток листів, які надходять до нашої поштової скриньки, потребують нашої негайної уваги. Ми відокремлюємо важливі листи на основі відправника або теми. Більше того, багато листів, які ми отримуємо, абсолютно не мають відношення до нас
№3. Підвищує продуктивність співробітників
Четверо з кожних п’яти співробітників вважають, що ефективні внутрішньокорпоративні комунікації покращують їх роботу.
Через перевантаження інформацією співробітники часто витрачають час на пошук контенту, який їм потрібен для виконання своїх завдань.
Крім того, середній працівник щодня витрачає 2.5 години на пошук інформації. Таким чином, щомісяця втрачається цілий тиждень часу, щоб знайти щось, що повинно бути під рукою співробітників.
№ 4. Покращує внутрішньовідомчу комунікацію
Вкрай важко підтримувати ефективні міжвідомчі комунікації всередині бізнесу без належної комунікаційної стратегії.
Співробітники повинні вміти легко спілкуватися та співпрацювати, щоб бути більш продуктивними.
Наприклад, ваш дослідницький відділ повинен спілкуватися з вашою маркетинговою командою, а ваш бізнес-офіс повинен спілкуватися з ІТ-відділом.
№ 5. Покращує спілкування з віддаленими співробітниками
Віддалені команди – це шлях у майбутнє. За даними Global Mobile Workforce Forecast Update, понад 40% працюючого населення світу будуть мобільними до 2023 року. Крім того, у багатих країнах, таких як Сполучені Штати, цифри в кінцевому підсумку можуть перевищити 75%.
Це вимагає нового підходу до спілкування, лідерства та управління. Віддалені команди стикаються з проблемами спілкування, такими як координація між часовими поясами, інформаційні розрізи та подолання мовних та культурних перешкод. Крім того, відстань ускладнює членам команди відчуття, що вони є частиною команди.
№6. Знижує плинність кадрів
Текучість кадрів значно нижча в компаніях, де працівники більш задіяні та задоволені. Роботодавці повинні гарантувати, що їхні працівники отримують освіту щодо того, що важливо для їхньої роботи, щоб залучити й утримати міленіалів та молоде покоління на робочому місці.
З іншого боку, занадто багато невідповідної інформації часто викликає стрес, відокремлення та незадоволення, що призводить до зниження рівня утримання персоналу.
Однією з головних цілей фірм, які займаються внутрішніми комунікаціями, є просування передового досвіду обміну інформацією.
Тому роботодавці повинні сприяти легкому обміну інформацією у своїх компаніях у світі, де співробітники постійно ростуть і навчаються новому.
Обмін знаннями і організаційні знання страждають через відсутність чітко визначеного внутрішнього плану ділових комунікацій.
Читайте також: Управління знаннями: процеси, типи, приклади та інструменти
№ 8. Підвищує пропаганду співробітників
Роботодавці, які розуміють, як успішно спілкуватися зі своїми співробітниками, набагато успішніше перетворюють своїх співробітників на амбасадорів бренду.
Посольство бренду не так складно отримати, як уявляють багато компаній. Насправді задоволені працівники хотіли б брати участь у програмах амбасадорства бренду.
№ 9. Підвищує утримання та задоволеність клієнтів
Краща корпоративна комунікація призводить до вищого рівня задоволеності клієнтів. Коли відбувається зрив комунікації всередині бізнесу, ділове спілкування відбувається з точки зору обслуговування та задоволеності клієнтів.
По-перше, персоналу, що працює з клієнтами, буде бракувати необхідної інформації. По-друге, клієнти помітять низький моральний дух співробітників і, як наслідок, отримають негативний досвід.
Згідно з одним дослідженням, ставлення співробітників має значний вплив на задоволеність клієнтів, що призводить до зростання доходу.
Що таке міжкультурне ділове спілкування?
Міжкультурне ділове спілкування означає обмін інформацією, ідеями, думками та повідомленнями між окремими особами або групами з різного культурного середовища.
Що таке міжкультурне ділове спілкування?
Міжкультурне ділове спілкування стосується обміну інформацією, ідеями, думками та повідомленнями між окремими особами або групами різних культур.
Які виклики міжкультурного ділового спілкування?
Проблеми міжкультурного ділового спілкування включають мовні бар’єри, культурні відмінності, неправильне спілкування та відсутність розуміння.
Чим відрізняється внутрішнє ділове спілкування від зовнішнього?
Внутрішнє ділове спілкування стосується спілкування всередині організації, тоді як зовнішнє ділове спілкування стосується спілкування між організацією та зовнішніми зацікавленими сторонами.
Яке значення активного слухання в діловому спілкуванні?
Активне слухання є важливим у діловому спілкуванні, оскільки воно сприяє розумінню, зменшує непорозуміння та допомагає будувати стосунки.
Поширені запитання про ділове спілкування
Як бізнесу краще спілкуватися?
Ефективне ділове спілкування: 8 кроків до кращого…
- Виключіть припущення. …
- Знайдіть зручне місце та час для спілкування всіх учасників. …
- Щоб бути почутим, спочатку послухайте. …
- Задавати питання. …
- Виражати емоції важливо, але завжди поважайте.
Які 4 видів спілкування?
Кожна людина має унікальний стиль спілкування, спосіб взаємодії та обміну інформацією з іншими. Існує чотири основних стилі спілкування: пасивний, агресивний, пасивно-агресивний і напористий. Важливо розуміти кожен стиль спілкування та чому люди його використовують.
Ділове спілкування завжди має спеціалізований контент, конкретну аудиторію, конкретну мету, конкретний час і конкретне місце. Наступною важливою особливістю ділового спілкування є наочність. Китайський філософ Конфуцій справедливо зауважив: «У мові ясність — це все
Як бізнесу краще спілкуватися?
Ефективне ділове спілкування: 8 кроків до кращого…
- Виключіть припущення. …
- Знайдіть зручне місце та час для спілкування всіх учасників. …
- Щоб бути почутим, спочатку послухайте. …
- Задавати питання. …
- Виражати емоції важливо, але завжди поважайте. …
- Зверніть увагу на невербальні повідомлення.
- СПОЖИВЧИЙ РИНОК: Покроковий посібник (все, що ви повинні знати)
- АГЕНТИ ЗМІН: Як визначити агентів змін у будь-якій організації
- СТРАТЕГІЇ ВНУТРІШНЬОГО МАРКЕТИНГУ: Як створити ефективний маркетинговий бренд
- Маркетингові комунікації: все, що вам потрібно знати (докладний посібник)
- ТИПИ СЛУХУВАННЯ: як це стосується ділового спілкування
- Робота віртуального помічника: повний посібник 2021 року (+ найкращий вибір)
- КОМУНІКАЦІЯ ВНИЗ: значення, приклади та переваги
