Вам потрібні пропозиції щодо організації заходу? Ви прибули у потрібне місце. Протягом багатьох років ми відвідували численні заходи, організовані різними групами. У нас також є маса найкращих практик, якими ви можете скористатися, хоча ми не можемо перерахувати всі деталі, які вам потрібно враховувати (це часто залежить від типу події!). У цій публікації блогу ми розповімо вам про етапи планування події.
Що таке план заходів?
План заходу служить дорожньою картою для всіх елементів заходу.
Ці компоненти координуються відповідно до цілей і завдань SMART (специфічних, вимірюваних, досяжних, релевантних і обмежених у часі) і часових рамок. Ми радимо працювати назад від дати вашої події, щоб визначити свій графік (розклад роботи назад!).
Коли ви готуєтеся до важливого дня, ваш планувальник подій може виступати в якості путівника, щоб тримати вас у курсі. Незалежно від того, наскільки великою чи малою є ваша подія, успішний план включає ті самі важливі елементи, які ми розглянемо в наступній частині.
Які етапи планування заходу?
Організація подій вимоглива. Відстежувати всі незначні деталі може бути складно, коли рухомих частин так багато. Треба розглянути багато речей, починаючи від вибору місця та спікерів і закінчуючи тим, щоб переконатися, що ви розіслали листи подяки, і вести пост-подію для підведення підсумків.
Нижче наведено кілька етапів організації заходу.
#1. Розробити цілі та завдання заходу
Встановлення чіткої мети та мети є першим етапом. Які цілі ви ставите перед собою, організовуючи цей захід?
#2. Сформуйте команду
Щоб організувати будь-який захід, потрібна злагоджена команда. Виберіть ключового члена комітету, який буде вести захід, і призначте конкретних голів підкомітету. Місце проведення, доповідачі, розваги, реклама, спонсори, транспорт, адміністрація волонтерів та інші питання можуть бути охоплені підкомітетами.
№3. Встановіть дату
Перш ніж остаточно визначити дату вашого заходу, обов’язково візьміть до уваги наступне.
Дайте собі достатньо часу для організації; в ідеалі це має бути від чотирьох до шести місяців, залежно від специфіки вашої події.
- Пам'ятайте про свята
- Уникайте великих заходів або шкільних канікул
- Перевірте дати з важливими учасниками (основними доповідачами/доповідачами, VIP-відвідувачами, зацікавленими сторонами).
#4. Брендуйте свою подію
Ви повинні вибрати тему, яка є одночасно актуальною та характерною, якщо ви хочете, щоб ваша подія виділялася. Подумайте про широку, привабливу тему для вашої події та серйозно подумайте над назвою. Особливо в інтернет-ЗМІ це може привернути увагу. Подумайте про свої цілі для події, коли ви пропонуватимете назву. Створіть слоган — лаконічну, помітну фірмову фразу, яка підсумовує подію. Створіть логотип для представлення вашої події. Футболки, пляшки з водою, сумки та інші речі можна брендувати за допомогою логотипу. Логотип можна легко створити за допомогою безкоштовного онлайн-інструменту графічного дизайну Canva.com.
#5. Складіть загальний план
Усі елементи заходу, зокрема:
- Вибір місця, планування та харчування (контракти, дозволи, страхування, вибір страв, кейтеринг тощо)
- Доповідачі/доповідачі (ідентифікація, перевірка, логістика та управління) (ідентифікація, підтвердження, логістика та управління)
- Заходи/розваги
- Просування та реклама як офлайн, так і в Інтернеті (веб-сторінка, онлайн-реклама, календарі подій, друковані програми, зв’язки зі ЗМІ, вивіски, соціальні медіа тощо)
- Управління спонсорами та партнерами
- Менеджмент волонтерів
- Пам’ятайте, що люди стають волонтерами з різних причин (гарячі кнопки), наприклад, бажання змінити ситуацію, можливість познайомитися з новими людьми або бажання дізнатися або відчути щось нове. Хороший волонтерський досвід може стати причиною подальшої волонтерської діяльності. Вони більше не стануть волонтерами й розкажуть іншим, якщо у них трапиться жахливий досвід. Переконайтеся, що ваші волонтери відчувають теплоту та участь. Вони повинні вірити, що їхні зусилля були того варті й що вони були корисними.
#6. Визначити адміністративні процеси
Як ви будете відстежувати списки доповідачів, гостей, бюджет і реєстрацію?
#7. Визначайте та створюйте партнерства та спонсорство
Чи є компанії, з якими ви могли б співпрацювати або звернутися за спонсорством, щоб допомогти з витратами та збільшити участь? Якщо ви залучаєте до участі у заході інших осіб чи організації, вони зацікавлені в сприянні рекламі та забезпеченні успіху заходу.
Ви можете подумати про:
пошук бізнес-спонсорів, щоб допомогти сплатити частину витрат на захід. Це може включати все: від місцевих компаній, які могли б пожертвувати товари чи послуги, як-от квіти для столів, предмети подарункових пакетів тощо, до глобальних організацій, які хотіли б спонсорувати їжу, запропонувати приз за двері або надати значний предмет тихого аукціону.
Об’єднайте зусилля з місцевими групами, які можуть визначити місце або допомогти з плануванням або укомплектуванням персоналом події.
#8. Створіть рекламний план
Навіть з найнеймовірнішим доповідачем або розважальною лінійкою вам все одно потрібен PR, щоб залучити відвідувачів. Першим кроком у просуванні події є повідомлення або сторінка на вашому веб-сайті, після чого слідує нагадування в інформаційному бюлетені чи електронній пошті, щоб зберегти дату, а потім офлайн- та онлайн-реклама, зв’язки зі ЗМІ та постійне спілкування для просування реєстрації. Жодна стратегія не буде завершеною без подяк після подій, подяк від спонсорів і історій, які висвітлюють основні повідомлення події чи успіх збору коштів.
№9. Скласти бюджет
Оцінки всіх важливих компонентів, включених до генерального плану заходу, повинні бути включені у ваш бюджет. Не забудьте врахувати витрати на відрядження доповідачів або доповідачів.
#10. Оцініть подію
Як дізнатися, чи вдався ваш захід? Чи використовуєте ви кількість відвідуваності, щоб оцінити успіх? Скільки ви зібрали? Повідомлення? Як ви залучили аудиторію чи учасників? Коли ви вперше визначите свої цілі та завдання, вам слід подумати про те, як ви будете оцінювати подію, щоб оцінити свій успіх.
Які сім етапів планування події?
Організація святкування на робочому місці, незалежно від того, чи це святкова вечірка, чи щорічний обід для клієнтів, потребує багато підготовки та трохи удачі. Ці сім порад можуть допомогти вам зменшити стрес і зробити вашу особливу подію справді особливою.
#1. Почніть раніше, ніж вважаєте за потрібне.
Навіть якщо дата вашої події може здатися далекою, вам потрібно буде вжити багато дрібних заходів на шляху, щоб не відставати від плану. Якщо ваша організація проводить щорічні зустрічі, ви можете почати планувати основне, як-от місце проведення та порядок денний, одразу після завершення попередньої зустрічі, поки уроки, отримані з того, що спрацювало, а що ні, ще свіжі. Якщо ви організовуєте святкову вечірку, перевірка наявності місця влітку може допомогти вам вибрати найкращий і, можливо, навіть отримати право на знижку за раннє бронювання. Ранній початок зменшує ймовірність втрати важливих деталей і дає вам час для внесення змін.
#2. Створіть головний календар.
Складіть список кроків, які необхідно виконати після отримання початкового відгуку від вашого роботодавця та інших зацікавлених сторін. У широкому масштабі це може передбачати пошук потенційних місць, приготування їжі, надсилання реєстраційних форм і налагодження транспорту. Після кожного з них надайте більш детальні інструкції та терміни. Наприклад, ви повинні розглянути свої можливості, відвідати ваші найкращі варіанти та дізнатися, що буде, а що не буде пропонуватися, перш ніж бронювати місце (наприклад, AV-обладнання). Закінчивши кожне завдання, викреслюйте його зі списку та за потреби додавайте нові.
#3. Зберіть команду.
Уникайте спроб керувати всім плануванням самостійно. Натомість дайте спеціалізовані завдання на основі сильних сторін кожної людини. Хтось із вашої команди працював у сфері громадського харчування? Попросіть його розглянути варіанти харчування. Колега з коридору грає в кавер-групі збоку. Попросіть, щоб вона відповідала за організацію розваг. Майте чіткі очікування та терміни виконання, а також плануйте регулярні зустрічі для моніторингу прогресу.
#4. Торгуйтеся з постачальниками щодо цін.
Цей крок може бути простим, якщо ви постійно використовуєте тих самих постачальників, оскільки ви можете мати право на знижку. Організація заходів у непіковий день або час також може заощадити кошти. Подивіться, яку знижку ви можете отримати, якщо вам потрібен більше одного номеру в готелі для іногородніх гостей; часто готелі компенсують номер, якщо ви зробили певну кількість бронювань. Отримайте ціни від кількох постачальників на послуги, які вам знадобляться, оскільки це може допомогти вам торгуватися: наприклад, якщо кейтеринг із найкращим меню знає, що у вас дешевші ставки, він може бути готовий знизити свою ціну.
#5. Подумайте про те, що буде, якщо.
Заздалегідь підготуйтеся до можливих перешкод. Було б чудово, якби новий модний ресторан у місті міг прийняти вашу святкову зустріч. Важливо ввічливо запитати про кількість інших заходів, запланованих на той самий вечір, оскільки це може вплинути на рівень догляду, який отримує ваша група. Або, можливо, ви організовуєте сімейну прогулянку до сусіднього парку розваг. Переконайтеся, що будуть заходи для всіх дітей; Ви не хочете, щоб маленькі діти сумували, тому що вони не можуть кататися на атракціонах.
#6. Отримати письмово.
Щоб уникнути несподіванок у день заходу, уважно читайте договори з постачальниками. Не робіть припущень; все, що ви очікуєте отримати, має бути чітко вказано. Переконайтеся, що у вашому договорі чітко зазначено, що продавець, наприклад, підніме та розбере намет і крісла, які ви орендуєте. Ваші контракти також повинні охоплювати непередбачені обставини, наприклад, хто втрутиться, якщо ді-джей, якого ви замовили, захворіє.
№7. Веселіться!
Настав час зробити крок назад і побачити, як ваша важка робота окупиться, коли настане важливий день і все налаштовано та функціонуватиме без збоїв. Цінуйте момент, але також пам’ятайте про можливі зміни, які ви можете зробити в майбутньому. І завжди пам’ятайте про подяку всім, хто сприяв успіху заходу.
Які 6 етапів планування заходу?
Планування – запорука успішного заходу. Легко відчувати себе приголомшеним, тому що потрібно враховувати так багато факторів. Щоб переконатися, що ваша подія пройде успішно та не виходить за межі вашого бюджету, виконайте наші шість кроків.
#1. Визначте свої цілі та цілі.
Важливо сісти й обміркувати свої цілі щодо заходу, перш ніж розглядати потенційні місця. Ви намагаєтеся збирати пожертви? або рекламувати запуск певного продукту? Ви хочете 40 чи 400 гостей?
Важливо також бути уважним до своєї аудиторії. Планування та складання бюджету стане легшим для вас, якщо ви знаєте свої основні цілі та маєте конкретні критерії для вимірювання прогресу.
#2. Встановіть бюджет
Витрачати трохи більше тут і там просто, коли ви хочете, щоб усе було бездоганно. Але перш ніж ви це усвідомите, це може перевищити бюджет на сотні чи навіть тисячі доларів. Ви можете краще контролювати свої витрати, склавши бюджет, який є реалістичним і гнучким.
Ці важливі компоненти повинні бути включені у ваш бюджет:
- Оренда приміщення Включає будь-які інші витрати, наприклад страхування.
- Харчування: закуски та обіди на перерві.
- Витрати на персонал: вони покривають налаштування, координацію та очищення.
- Будь то ді-джей чи запрошення спеціальних гостей виступити.
- Оренда аудіо/відео: залежно від місця розташування вам може знадобитися оренда додаткового обладнання. проектор, наприклад.
- Оформлення: якщо подія має певну тему, вам може знадобитися придбати або орендувати додатковий декор.
- Маркетинг: якщо у вас є кошти, гарною ідеєю буде створити бюджет на маркетинг, оскільки просування вашої події має важливе значення для її успіху.
- Непередбачені витрати: як би ретельно ви не готувалися до заходу, неминуче виникнуть несподівані витрати. Щоб забезпечити сітку безпеки, включаючи 10% непередбачених витрат.
#3. Розклад заходу та планування
Приділяти собі достатньо часу – найважливіша частина підготовки. Коли часу не вистачає, здається, що час летить так швидко. В ідеалі ви повинні відводити собі 4-6 місяців на підготовку та проведення більших заходів.
Перевірте можливі конфлікти, якщо дата є змінною. Ви не хочете зарезервувати місце лише для того, щоб дізнатися, що ваша подія суперечить важливому релігійному святу або що важливий запрошений доповідач не буде доступний у цей день.
Ми рекомендуємо скласти генеральний план і графік, який включає всі важливі дати напередодні події, щоб гарантувати, що все пройшло гладко. Це також полегшить вам розподіл завдань для вашої команди. Подання ліцензій, страхових полісів, підтвердження будь-яких запрошених доповідачів, критичні дати для маркетингу та реклами, розіслані запрошення, кінцевий термін відповіді та детальний календар на поточний день – усе це можна включити у ваш графік.
#4. Партнерство
Ви можете розглянути можливість співпраці з іншими групами щодо спонсорства залежно від характеру та масштабу вашої події. Це може допомогти вам заощадити гроші, а також сприяти маркетингу та просуванню.
Не забудьте підкреслити чітку цінність для компаній, яких ви просите спонсорувати ваш захід. Ваші шанси на успіх збільшаться, якщо ви зможете надати вагомі аргументи для спонсорства.
№5. просування по службі
Настав час поширити інформацію про вашу подію зараз, оскільки підготовка триває. Навіть якщо у вас заплановано найдивовижніші спікери, ніхто не з’явиться, якщо не знатиме про подію.
Включіть важливі дати в розклад подій і створіть PR і маркетинговий план. Ваша маркетингова стратегія має включати:
- Веб-сторінка оголошення про подію.
- інформаційні бюлетені та електронні листи.
- Заплановані публікації в соціальних мережах.
- Преса та ЗМІ, включаючи ваш прес-реліз.
#6. Зробіть фото та відео, щоб задокументувати подію.
Важливо задокументувати вашу подію та її успіх після всієї підготовки та важкої роботи. Щоб переконатися, що ваші фотографії мають найвищий калібр і роздільну здатність, найміть професійного фотографа.
Ці фотографії можна включити у ваші подальші дії після події, які також можуть містити заяву для преси про подію та листи подяки будь-яким спонсорам і учасникам. Крім того, ці фотографії можуть допомогти в розголошенні майбутніх подій. Зображення та відео можна легко зберігати та обмінюватися за допомогою програмного забезпечення Vista.
Ви можете додати членів команди або відвідувачів, створивши зону для вашої події. Усі ваші зображення зберігаються в одному розташуванні, де всі вони зручно доступні та впорядковані.
Які 3 основні компоненти планування заходів?
Планування заходу дуже відрізняється від організації звичайної вечірки. Незалежно від того, чи є подія резонансною чи приватною, на неї йде набагато більше підготовки, розробки та організації. Наприкінці вечора кожен менеджер заходів сподівається на успішний захід, але досягти цієї мети не завжди просто. Планування гарного заходу вимагає таких трьох факторів:
#1. Встановіть мету з цілями та бюджетом.
Поставте цілі, завдання та, що найважливіше, бюджет, який охоплює всі аспекти заходу, перш ніж ви навіть почнете мріяти про тему. Які ваші цілі на цю подію? Ви намагаєтеся зібрати гроші? Чи є продукт, який заслуговує на особливу увагу? Що б клієнт вважав успішним заходом? Постановка мети значно полегшить організацію заходу, що залишився.
Чому важливо скласти бюджет? Для початку вам потрібно знати, де встановити ліміт витрат. Навіть незважаючи на те, що з обмеженим бюджетом можна багато чого досягти, не варто організовувати захід, який не задовольнить бажання та фінансові можливості клієнта. Складіть постатейний бюджет, щоб кожен крок реєструвався, а ваші витрати залишалися в прийнятних межах.
#2. Виберіть місце розташування та укладіть договори з постачальниками
Всі знають, що не можна влаштувати вечірку, не маючи місця, щоб розмістити всіх гостей. Те саме стосується як значних, так і невеликих ділових/корпоративних заходів. Залежно від загальної концепції, бюджету та атмосфери, яку ви хочете створити для заходу, знайти ідеальне місце може бути важко. У той час як запуски продукту повинні бути трохи більш активними та захоплюючими, вибір усталеного закладу з величезними бальними залами буде говорити про тему багатства для більш висококласної атмосфери. Планування дизайну можна починати серйозно після того, як у вас буде місце.
Використання контрактів з постачальниками є важливою складовою підготовки заходу. Визначившись з місцем, необхідно почати планувати меню та загальний вигляд зони проведення заходу. Щоб створити ідеальну подію, ви повинні використовувати свої контакти в їжі, освітленні, музиці/діджеях, білизні, квітах і навіть дизайні торта. Незважаючи на те, що багато закладів пропонуватимуть деякі з цих послуг, залежно від кінцевого продукту, який потребує клієнт, вам все одно може знадобитися найняти свої контакти. Надання клієнтам варіантів вибору іноді може дати найкращі результати, оскільки вони брали участь у всій стратегії.
№3. Брендинг
Маркетингові заходи є важливими для ваших клієнтів, оскільки учасники мають знати особливості часу та місця, щоб взяти участь. Брендінг важливий, оскільки ви хочете, щоб вашу подію помітили та виділяли з натовпу. Подумайте про різні назви подій, теми та навіть дизайни логотипів, щоб дати учасникам особливий смак і досвід. Створіть слоган для заходу, який поєднує в собі цілі клієнта та опис того, що там відбудеться, щоб пройти додаткову милю.
Надішліть попередню дату, якщо ви організовуєте подію задовго (за шість до дванадцяти місяців), щоб у гостей був час зробити відмітку в календарі. Офіційне запрошення можна надіслати у відповідь, оскільки подія наближається. Якщо подія призначена для запуску продукту, не забудьте виділити це в запрошенні. Запрошення також є чудовою можливістю популяризувати загальну тему заходу.
Наймання менеджера заходу, який може впоратися з усіма аспектами планування від концепції до завершення, іноді є найкращим підходом для забезпечення успішного заходу. Складіть список усього, що вам потрібно зробити, і викреслюйте пункти по ходу, якщо ви збираєтеся займатися плануванням події самостійно.
Що таке «П’ять C» управління подіями?
Ось п’ять C управління подіями: Концепція, Координація, Контроль, Кульмінація та Закриття. Але що вони означають?
№ 1. Концепція
Концепція на першому місці. Концептуалізація вашої події закладає основу, на якій вона буде побудована. При цьому слід враховувати:
Хто буде присутній, коли, де і що відбудеться на вашому заході – все це важливі питання?
Не забувайте про деталі. Заглибтеся в кожну з вищезазначених тем і знайдіть час, щоб зрозуміти кожен аспект вашої події. Яка головна мета вашого заходу, для початку? Який результат? Ваша аудиторія має розуміти цю мету та ставитися до неї. Отримавши це, ви можете почати розглядати свою аудиторію, як з нею зв’язатися та як її залучити.
Знання «Чому» і «Хто» також дозволяє вам проникнути в «Коли» і «Де». Місце проведення вашої події може бути простим, якщо ваша цільова аудиторія зосереджена в цьому районі за місцем проживання чи роботи. Або, якщо вони представляють зріз населення або одну компанію, може бути рік, який буде більш відповідним або менш насиченим, що допоможе збільшити відвідуваність.
№2. Координація
Планування можна починати після того, як ви сформуєте свою концепцію. З огляду на те, що, ймовірно, буде багато елементів, які вам потрібно охопити, це, мабуть, буде один із найдовших кроків у процесі.
На етапі координації ви перевірите наступне:
- Вибір теми
- Створення надійного бюджету
- Складання розкладу
- Шукаю локацію
- Організація громадського харчування та декораторів
- Організація розваг, лекцій чи інших заходів
- Закупівля обладнання
- Організація транспортування та проживання
- Оцінка ризиків і безпека
- Плани на випадок непередбачених обставин
Наведений вище список далеко не повний. Залежно від розміру та характеру вашої події, вона може бути коротшою або довшою. Але ключовим є те, що ви повинні переконатися, що всі ваші бази охоплені протягом усього етапу координації процесу.
№ 3. КОНТРОЛЬ
Контроль подій передбачає саме це. збереження контролю. Тримайте все під контролем і дотримуйтесь своєї стратегії якомога точніше. Якщо ви почнете відхилятися від курсу й відійдете вбік, можна витратити час, гроші або обидва на ресурси, які не підтримують «Чому», яке ви створили на етапі концепції.
Коли ви починаєте планувати, було б корисно створити графік і визначити конкретні цілі щодо того, що має бути зроблено, коли та ким. Слідкуйте за призом і переконайтеся, що у вас є чітке уявлення про те, як виглядатиме ваша подія, перш ніж робити що-небудь інше, тому що з керуванням подією ви ніколи не зможете надто контролювати.
#4. Кульмінація
Завершуємо захід. справжній великий день. Настав час розпочати шоу, оскільки ваша подія пройшла успішно. Але ваша робота як менеджера заходів не закінчується, коли починається подія. Насправді це тільки почалося.
Комунікація з постачальниками, постачальниками та персоналом, ретельна увага до часових рамок, перевірки безпеки та своєчасне налаштування є частиною кульмінаційної фази. Кульмінаційна фаза, як і фаза контролю, полягає в тому, щоб спрямувати корабель у правильному напрямку та вжити резервних заходів на випадок, якщо воно відхилиться від курсу.
#5. Ліквідувати
Після завершення події починається фаза закриття. Переконайтеся, що територія чиста й упорядкована, спілкуйтеся з персоналом і зв’яжіться з громадським харчуванням, розвагами тощо.
Closeout також поширюється на управління після події, як-от отримання відгуків від клієнтів, оцінка вашої роботи, подяка відвідувачам і персоналу, перевірка бюджету тощо. Навіть якщо ви можете просто захотіти подрімати після події, управління після події дозволить вам оцінити, чи досягли ви своїх цілей і як, а також як ви можете продовжити цей імпульс.
Підсумки
Організація подій і успішне планування потребують кількох талантів. На різних етапах процедури в дію вступають такі навички, як ретельна увага до деталей, винахідливість, витривалість і стратегічне мислення. Через це дуже важливо підійти до організації подій із розумною стратегією, яка дозволить вам подолати (іноді) вибоїсту дорогу та вийти з іншого боку відносно неушкодженими, насолоджуючись славою успішної події.
Статті по темі
- МАРКЕТИНГ ПОДІЙ: остаточний посібник із маркетингу подій
- Планування подій: Основи та послуги з планування подій
- ПЛАНУВАННЯ КОРПОРАТИВНИХ ЗАХОДІВ: що це таке, вакансії, зарплата та ідеї
- ІНСТРУМЕНТИ КЕРУВАННЯ ПОДІЯМИ: значення, типи та як ними користуватися
- 21+ НАЙУСПІШНІША ІДЕЯ МАЛОГО БІЗНЕСУ 2023 (Детальний посібник)
посилання
