Ви член правління та цікавитесь, що таке протоколи засідань правління? Ви не уявляєте, що таке протоколювання? Або, можливо, ви новачок у світі корпоративного управління і хочете швидше дізнатися, як працюють корпоративні хвилини.
Протокол — це офіційний протокол зустрічі, і він є важливою частиною процесу прийняття рішень. Якщо ви є членом правління, який хоче знати, що відбувається на ваших засіданнях, але не можете їх відвідати всі, або якщо вам потрібна допомога з підготовкою власного протоколу засідання, ця стаття для вас!
Що таке протоколи засідань ради?
Протоколи засідань правління - це докладний запис засідань ради директорів компанії. Вони включають усі дії, вжиті радою, і використовуються як довідковий інструмент керівництвом, інвесторами та регулюючими органами.
Протокол зазвичай складається до, під час і після кожної зустрічі та підписується всіма членами, присутніми на зустрічі. У протоколі має бути відображено те, що обговорювалося на нараді та будь-які прийняті рішення. Хвилини також можуть називатися «протокол судового засідання» або просто «хвилини».
Протоколи засідань правління є важливою частиною успішного ведення бізнесу. Вони являють собою письмовий запис того, що відбувається під час зустрічі, і включають дату, час і місце зустрічі, а також список учасників і їхні посади.
У той час як ведення протоколу засідання правління можуть здатися непотрібною роботою, вони можуть бути надзвичайно корисними у багатьох відношеннях. Наприклад:
- Вони надають письмовий запис того, що сталося на зустрічі. Це дозволяє кожному, хто не зміг бути присутнім, включно з членами, які були у відпустці або мали інші зобов’язання, легко побачити, що саме сталося під час їхньої відсутності.
- Вони допомагають переконатися, що всі розуміють ключові рішення, які приймає правління. Без цього запису всім учасникам може бути важко згадати, як саме щось було вирішено чи вирішено.
- Вони допомагають підвищити прозорість у вашій організації, документуючи кожне рішення, прийняте правлінням, щоб усі зацікавлені сторони точно знали, що відбувається в будь-який момент часу.
- Їх можна використовувати для відстеження рішень, прийнятих радою директорів вашої організації протягом тривалого часу. Їх також можна використовувати як докази, коли настав час представити досягнення вашої організації у звітах або заявках на гранти.
Що ви повинні включити у свої протоколи?
Протоколювання є однією з найважливіших завдань будь-якого члена правління. Ви зобов’язані записувати кожне рішення, дію та обговорення, які відбуваються під час засідання правління. Зібрану вами інформацію буде використано для інформування та навчання інших учасників, а також для надання офіційного запису про те, що сталося на зустрічі.
Протокол зазвичай записується на основі того, що було сказано або зроблено під час зустрічі. Додайте всю інформацію, яку вам потрібно знати про кожне рішення, прийняте під час зустрічі, включно з тим, хто прийняв ці рішення та чому вони були прийняті.
Щоб створити найкращий протокол наради, ви захочете робити докладні нотатки під час самої наради. Це дозволить вам фіксувати те, що було сказано та зроблено в режимі реального часу, щоб ваші нотатки могли використовуватися пізніше як довідковий матеріал під час написання протоколу. Ось що слід включити у ваші нотатки:
#1. Вступ до зустрічі
Це має містити причину зустрічі та її цілі. Також доцільно висвітлити будь-які особливі обставини, наприклад, якщо воно проводиться в незвичний час або місце. Коротко опишіть, хто там був і що вони обговорювали.
#2. Список учасників та вибачення за відсутність
Включіть список учасників, включаючи їхні посади та організації, які вони представляють. Також корисно зауважити, чи хтось надіслав вибачення за свою відсутність заздалегідь, чи є інші люди, які попросили бути присутніми, але не можуть цього зробити.
#3. Правильна дата, час і місце проведення зустрічі
Перевірте свій годинник перед тим, як почати відлік хвилин, щоб точно записати, коли він починається і закінчується. Переконайтеся, що ви правильно вказали всі деталі, перш ніж почати записувати те, що сталося під час зустрічі. Це допоможе уникнути плутанини пізніше, коли ви намагатиметеся щось дізнатися від когось, хто був там.
#4. Назва питань порядку денного
Опишіть, про що йдеться в кожному пункті порядку денного, перш ніж пояснювати будь-які дискусії навколо них — ви можете зробити це, прочитавши порядок денний або нотатки з попередніх зустрічей на подібні теми. Це допоможе читачам швидко визначити, про що йдеться в кожному пункті їхнього порядку денного, давши їм короткий опис або заголовок, перш ніж вони занурюватимуться в нього більш детально.
#5. Точний список тих, хто виступав під час зустрічей
Протоколювання — це не просто відстеження того, що сталося на зустрічі; це також стосується запису того, хто що сказав. Якщо ви робите нотатки на зустрічі й не знаєте, хто виступав, ви не зможете правильно записати їхні внески. Це також може полегшити пошук їх знову, якщо вам знадобиться зв’язатися з ними пізніше.
#6. Ключові обговорення питань порядку денного
Якщо ви хочете бути впевненими, що ваш протокол зустрічі точний і корисний, то важливо записати ключові обговорення кожного пункту порядку денного в протоколі. Таким чином, якщо хтось із співробітників захоче прочитати протокол пізніше, він зможе легко дізнатися, що обговорювалося та погоджено щодо кожного пункту порядку денного.
#7. Узгоджені дії та терміни
Важливо фіксувати узгоджені дії та терміни, щоб кожен бачив, що і коли потрібно зробити. Ця інформація має життєво важливе значення для керування очікуваннями щодо завдань у вашому відділі чи команді, а також для того, щоб кожен знав, за що він відповідає з точки зору робочих завдань і майбутніх проектів.
#8. Дата та назва наступної зустрічі
Протоколістам також корисно записати дату та назву наступної зустрічі. Це полегшить учасникам дізнаватися про майбутні зустрічі, а також забезпечить точку відліку для протоколів попередніх зустрічей, щоб їх можна було порівнювати та порівнювати з новими.
Висновок
Протоколювання є ключовою частиною процесу засідання ради. Під час наради протокол ведеться однією або кількома особами, які записують те, що відбулося під час зустрічі. Метою протоколювання є фіксація рішень, дій та обговорень, які відбуваються на нараді. У протоколі має бути точний запис сказаного.
Це допомагає продовжувати розмову та гарантує, що кожен має чітке розуміння того, що обговорювалося. Особа, яка веде протокол, має бути неупередженою та об’єктивною. Вони не повинні намагатися вплинути на результат будь-якого рішення чи обговорення. Пам’ятайте: хороший протоколіст – це людина, яка є ретельною, точною та організованою, але також достатньо креативною, щоб робити нотатки таким чином, що матиме сенс пізніше, коли протокол буде перечитано.
