Управління офісом — це велика робота, у якій багато зацікавлених сторін. Це більше, ніж просто розповсюдження канцелярського приладдя та виконання інших адміністративних обов’язків; йдеться про те, щоб ваш сучасний офіс і всі в ньому добре функціонували разом. У цьому посібнику розглядатиметься управління офісом, як його практикують поточні офіс-менеджери. Ми розглянемо вимоги роботи офіс-менеджера, навички, необхідні для досягнення успіху, як змінюється роль і як ви можете процвітати в цій сфері.
Що таке управління офісом?
Управління офісом – це робота, яка зосереджується на підвищенні продуктивності офісу, ефективності та умов праці. Це може включати широкий спектр обов’язків, таких як керування сучасним робочим місцем, поводження з офісним обладнанням, створення затишної офісної атмосфери, управління бюджетом офісу, прийом відвідувачів і нових співробітників на робочому місці, організація заходів в офісі та поза межами підприємства. для офісного персоналу, планування та бронювання поїздок для персоналу, управління внутрішніми комунікаціями, придбання офісних меблів тощо.
Керівник бюро це конкретна посада, обов’язки якої сильно відрізняються залежно від галузі, розміру організації та складу інших підрозділів. Незалежно від того, чи працюєте ви у великій чи малій компанії, адміністрування офісу буде дуже різним.
Існує кілька можливих назв ролі, зокрема:
- Менеджер на робочому місці
- Начальник відділу офісної діяльності
- Facility Manager
- Адміністративний директор
Види вакансій офісного менеджменту
Існує багато різних типів офісних посад, але основні обов’язки цих менеджерів відносно схожі. Офіс-менеджери іноді можуть наймати, звільняти, навчати та просувати персонал на додаток до нагляду за ефективною роботою адміністрації компанії та забезпечення необхідних витратних матеріалів і справності офісного обладнання.
#1. Управління корпоративним офісом
Менеджери в кожній філії корпорації займають посади управління корпоративним офісом. Оскільки районний менеджер (зазвичай розташований у головному офісі) контролює всіх інших керівників філій, поїздки між філіями фірми часто є основним елементом роботи. Керівники корпоративних офісів також розробляють нові організаційні моделі для людських ресурсів і маркетингової діяльності.
#2. Управління медичним кабінетом
Управління медичним кабінетом вимагає глибокого розуміння анатомії, лабораторних операцій і законів охорони здоров’я. Менеджери цього медичного офісу зазвичай працюють у кабінетах лікарів і контролюють усіх медичних асистентів. Конфіденційність пацієнта та відповідна утилізація медичних відходів також є важливими зобов’язаннями.
#3. Управління юридичним офісом
Керівництво юридичним офісом вимагає фактичних знань права, а також глибокого розуміння юридичних процедур. Менеджери юридичних офісів відповідають за юридичних адміністративних помічників фірми, управління заробітною платою та відділ кадрів.
#4. Управління віртуальним офісом
Замість того, щоб працювати на одну компанію повний робочий день, менеджери віртуального офісу іноді працюють на кілька невеликих компаній неповний робочий день. Це пов’язано з тим, що малі підприємства часто віддають роботу з управління віртуальними офісами стороннім підрядникам. Віддалена робота всіх видів зростає, тому менеджери віртуального офісу є привабливою альтернативою для невеликих компаній, які повільно розвиваються, яким ще не потрібен офіс-менеджер на місці.
Елементи діловодства
Стовпи структури є елементами управління офісом. Якщо опора міцна, то й будівля має бути міцною. Як наслідок, аспекти управління офісом є вирішальними для ефективної роботи офісу. Основні принципи діловодства полягають у наступному.
#1. Персонал
Офісну роботу фактично виконують офісні люди. У невеликій фірмі підбором і розстановкою офісних працівників зазвичай займається офіс-менеджер. У великих корпораціях комплектуванням персоналу займається відділ управління персоналом.
За будь-яких обставин офісна робота повинна завершуватися шляхом розподілу роботи між кожним працівником з урахуванням їх ефективності, скерування персоналу на виконання роботи за допомогою службових ресурсів у встановлені терміни та контролю за діями офісного персоналу. Усі ці завдання повинен виконувати офіс-менеджер.
#2. Засоби
Інструменти, які використовуються в офісі, називаються засобами. Прикладами засобів є олівці, гумки, папір, чорнило, офісні бланки, друкарська машинка, комп’ютер, принтери, калькулятори тощо. В офісі були надані відповідні інструменти, які використовуються найбільш ефективним і економічно ефективним способом для досягнення цілей.
#3. Навколишнє середовище
Середовище офісу визначається характером бізнесу. Численні офісні завдання потрібно виконувати в певній атмосфері чи середовищі. Створено та підтримується робоче середовище, щоб забезпечити безперебійну роботу в офісі. Роль і завдання офіс-менеджера полягає у створенні відповідної атмосфери шляхом впровадження численних політик і практик.
№4. Мета
Офісні працівники повинні знати про мету, заради якої виконується певне завдання, а також про вплив такої роботи на продуктивність інших. Офіс-менеджер навчає співробітників офісу меті. Якщо це не так, виконання офісної роботи не призводить до найбільш ефективного та економного використання офісних ресурсів при досягненні цілей.
Ключові функції управління офісом
Нижче наведено деякі завдання, які повинен виконувати офісний персонал:
№1. Планування
Створення структури завдань, необхідних для досягнення цілей вашої компанії, є критично важливою функцією управління офісом. Коли ви повністю зрозумієте коротко- та довгострокові цілі вашої компанії, ви зможете спланувати свій підхід до їх досягнення. Першим кроком до ефективної роботи та контролю є детальне планування та організація зустрічей.
#2. Організація ресурсів
Організація ресурсів йде рука об руку з досягненням цілей компанії через планування. Прикладами цих ресурсів є матеріали, персонал і фінансова підтримка. Після планування наступним етапом для офіс-менеджерів є делегування завдань, яке включає визначення необхідних матеріалів і розповсюдження цих матеріалів відповідним особам. Найкращі офіс-менеджери постійно координують роботу, щоб ці ресурси рухалися до заздалегідь визначених цілей.
№ 3. Кадрове забезпечення
Підбір персоналу – ще одна важлива функція офіс-менеджера. Керівники виконавчого офісу керують кадрами або співпрацюють з ними щодо всіх аспектів кадрового забезпечення підлеглих керівників, найму, винагороди, просування по службі та виходу на пенсію.
№4. Спілкування
Управління офісом вимагає ефективної комунікації, що є вимогою для кожної добре функціонуючої компанії. Якщо офіс-менеджер не зможе ефективно донести потреби компанії до своїх співробітників, максимальна ефективність буде неможливою. Чи потрібна спеціальна кімната для зустрічей для щотижневих зустрічей однієї команди?
Чи є у них необхідні технології в цій галузі? Пам’ятайте, що відмінне спілкування є двостороннім. Якщо цей офіс-менеджер не може описати потреби вашої компанії, можливо, він не підходить для вашої організації.
#5. Робота з ІТ
На роботі сучасні офісні менеджери значною мірою покладаються на технології. Вони можуть використовувати програмне забезпечення у своїх щоденних ролях, а також допомагати в управлінні програмним забезпеченням і технологіями для співробітників. Можливо, ваша організація використовує програмне забезпечення для керування цифровими об’єктами.
Офіс-менеджери повинні пройти навчання щодо всього обладнання для відеоконференцій і з’єднань Wi-Fi для співробітників і гостей, а також працювати з ІТ-відділом, щоб забезпечити безперебійну роботу всіх конференц-залів.
№6. Мотивація
Мотивація, надзвичайно складний аспект управління офісом, буває двох видів. Існує два види мотивації: внутрішня мотивація і зовнішня мотивація. Коли ваш персонал самомотивований, робота офіс-менеджера стає легшою. Коли це не так, це робота офісного менеджменту, щоб мотивувати їх ззовні.
Цей стимул має відповідати потребам робочої сили, а також бути конкурентоспроможним, продуктивним і всеохоплюючим. Коли зовнішня мотивація робить все це, ваші офісні працівники, швидше за все, покращать свою продуктивність.
Навички офіс-менеджера
Перш за все, навички спілкування є важливими для компетентного офіс-менеджера. Офіс-менеджери часто діють як сполучна ланка між декількома відділами, незалежно від того, чи йдеться про спілкування між вищим керівництвом і персоналом, відділом кадрів і співробітниками, або компанією та іншими працівниками в будівлі, наприклад прибиральниками.
Це не означає, що технічні навики не мають значення; вони точно можуть запропонувати цінність. Технічні знання та освіта, як-от уміння користуватися програмним забезпеченням або обізнаність із трудовими нормами, стають дедалі важливішими, оскільки роль офіс-менеджера розвивається.
З огляду на це, нижче наведено основні навички та обов’язки, на яких офіс-менеджер повинен зосередитися:
- Організаційні та навички управління часом є важливими, оскільки кількість і різноманітність вимог до функції означає, що лише найбільш організовані офіс-менеджери будуть працювати добре.
- Iміжособистісні та лідерські навички, що дозволить їм залишити задоволеним персонал, справити гарне перше враження на відвідувачів і розрядити складні командні суперечки. Вам також потрібно буде співпрацювати з різними відділами, такими як адміністративний персонал, секретарські роботи, фінансові команди, кадри та інші.
- Навички спілкування необхідні для того, щоб члени команди розуміли, що вище керівництво готує на майбутнє і чого вони очікують від персоналу. Для цього майже напевно знадобиться використання PowerPoint.
- Навички ведення переговорів необхідні для покращення будь-яких угод, які організація може мати із зовнішніми джерелами. Наприклад, якщо ви переносите офісні будівлі, вам потрібно буде вміти вести переговори та приймати рішення, щоб забезпечити найкращу угоду для вашої фірми.
Як стати офіс-менеджером
Офісне управління – це широка сфера, яка включає багато різних видів бізнесу. Через характер роботи, яка виконується в цій галузі, потреби офісів можуть відрізнятися. Шукаючи посаду керівника офісу, враховуйте свої інтереси, досвід і таланти.
Якщо вам подобається організовувати та підтримувати порядок, ви можете вважати, що більш адміністративна роль керівника офісу буде корисною кар’єрою. Ось деякі дії, які ви можете зробити, щоб просунути свою кар’єру офіс-менеджера:
#1. Здобути відповідну освітню кваліфікацію
Можливо, ви захочете дослідити отримання певних ступенів або дипломів, щоб допомогти вам на шляху до посади офіс-менеджера, щоб визначити, чи офісне управління вам підходить.
Офіс-менеджери зазвичай мають ступінь з управління бізнесом або інші пов’язані з бізнесом сертифікати політехнічного університету, які надають їм необхідні комунікаційні та організаційні здібності. Ці професійні повноваження служать основою для тематичного досвіду, яким володіють більшість офіс-менеджерів.
#2. Розвивайте хороші професійні зв’язки та мережі
Зустрічі з новими людьми на заходах з нетворкінгу та інших зустрічах на робочому місці допоможуть вам реалізувати ваше бажання стати офіс-менеджером. На таких зустрічах ви можете зустріти менеджера з найму з компанії, яка займає посаду відкритого офісного менеджера. Крім того, ви можете зустріти хедхантера, який зможе знайти вам наступну роботу.
#3. Запишіться на курси
Якщо ви хочете бути офіс-менеджером, подумайте, чи ваш поточний набір навичок відповідає набору навичок офіс-менеджера. Щоб дізнатися про здібності офіс-менеджера, ви можете відвідувати курси або пройти сертифікацію, щоб покращити свою відповідність професії.
Інвестування часу та зусиль у себе дозволяє отримати довгострокові переваги самовдосконалення. Роботодавець може віддати перевагу кандидату, який постійно прагне вдосконалюватися, а не людині, чиї здібності залишаються на місці.
#4. Пройти стажування
Можливо, ви захочете пройти подібне стажування у вільний час, щоб допомогти вам стати офіс-менеджером. Перш ніж приступити до роботи, ви можете набути особистого досвіду спостереження за тим, як працює офіс-менеджер, за діяльністю та обов’язками офіс-менеджера, а також налагодити потенційно цінні контакти.
Якщо ви добре впораєтеся під час стажування, роботодавець може навіть запропонувати вам кар’єру на повний робочий день, коли ви закінчите навчання.
Які 5 функцій офісного менеджменту?
Уміння керувати процесом планування, організації, комплектування персоналом, спілкування, контролю, координації та мотивації групи, особливо на робочому місці, відоме як офіс-менеджмент.
Яка основна мета офісного менеджменту?
Управління офісом на всіх рівнях має важливе значення для підтримки постійного потоку інформації між відділами та персоналом. Це робиться для того, щоб забезпечити безперебійну роботу організації та належне функціонування бізнесу.
Які 7 основних функцій офісного менеджменту?
Щоб досягти цілей організації, вона виконує кілька обов’язків, таких як планування, організація, підбір персоналу, керівництво, координація та контроль. Майбутню дорожню карту офісу визначає керівництво. Приймає довгострокові рішення щодо діяльності офісу.
Які є три типи офісів?
Серед різноманітних типів офісів можна виділити:
- Приватний кабінет.
- Коворкінг письмовий стіл.
- Віртуальний офіс.
Який курс найкращий для офісного менеджменту?
Ступінь бакалавра з бізнесу, бізнес-менеджменту або бізнес-адміністрування є деякою сферою навчання, яка може найкраще підготувати вас до роботи в офісному менеджменті. Ці спеціальності навчать вас управляти грошима, збільшувати виробництво та загалом вести офіс до успіху.
Висновок
Щодня офіс-менеджери є одними з тих, хто контактує з усіма рівнями співробітників, цифровим або особистим способом. Важливість ролі офіс-менеджера зростатиме, оскільки офісна культура в усьому світі продовжує розширюватися та змінюватися.
Статті по темі
- МОТИВАЦІЯ СПІВРОБІТНИКІВ: кращі практики щодо мотивації працівників
- 21+ НАЙКРАЩЕ ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ОФІСОМ: системи та інструменти для роботи протягом 2023 року
- МОТИВАЦІЯ ДО РОБОТИ: теорія та безкоштовні цитати
- ПЛАН РОЗВИТКУ СПІВРОБІТНИКІВ: найкраще керівництво про те, як створити його з прикладами
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ОФІСОМ: найкращі безкоштовні та платні варіанти у 2023 році
посилання
