Ви шукаєте кар'єру в менеджменті? Чи маєте ви все необхідне, щоб стати офіс-менеджером? Офіс-менеджер є ключовою посадою в будь-якій організації та відповідає за нагляд за повсякденною роботою офісу. У цій статті блогу ми обговоримо опис посади, кваліфікацію, зарплату, навички та все інше, що вам потрібно знати про те, щоб стати офіс-менеджером.
Що таке офіс-менеджер?
Офіс-менеджер – це особа, відповідальна за нагляд за ефективним функціонуванням офісу. Це включає в себе управління персоналом, організацію документообігу та систем зберігання документів, обробку фінансових операцій і нагляд за загальним обслуговуванням офісу. Офіс-менеджери повинні мати чудові організаційні та комунікативні навички та здатність виконувати багато завдань одночасно. Вони також повинні вміти вирішувати складні ситуації з професіоналізмом і дипломатичністю.
Посадова інструкція офіс-менеджера
Посадова інструкція офіс-менеджера включає різноманітні завдання. Найголовніше – це управління персоналом. Це включає наймання, навчання, оцінку та дисциплінарне стягнення працівників. Офіс-менеджери також повинні керувати адміністративними завданнями, такими як подача документів, ведення записів та інша паперова робота. Вони також відповідають за обслуговування офісу та постачання.
На додаток до цих завдань офіс-менеджери також відповідають за нагляд за фінансовими операціями офісу. Це включає зведення бухгалтерського обліку, звірку рахунків і підготовку фінансових звітів. Вони також можуть відповідати за управління бюджетами, розробку фінансових планів і забезпечення дотримання місцевих і державних законів.
Нарешті, офіс-менеджер повинен бути в змозі забезпечити безперебійну роботу офісу та сприяти вдосконаленню корпоративних процедур і повсякденних операцій.
Обов'язки
В обов'язки офіс-менеджера входить:
- технічне обслуговування
- Розсилка
- Обладнання
- Банкноти
- Доручення
- покупка
- Плануйте зустрічі та зустрічі.
- Організація планування офісу та замовлення канцтоварів та обладнання.
- Утримувати офіс у належному стані та робити необхідні ремонти.
- За потреби співпрацюйте з відділом кадрів для оновлення та підтримки офісної політики.
- Організація офісних процедур і операцій
- Узгодження всієї оргтехніки з ІТ відділом
- Керуйте обговоренням контрактів і цін з продавцями офісів, постачальниками послуг і орендою офісів, щоб переконатися, що всі речі виставляються та оплачуються вчасно.
- Керуйте бюджетом G&A для офісу та гарантуйте точну та своєчасну звітність.
- Надайте відвідувачам загальну допомогу.
- Допомога в адаптації нових співробітників.
- Відповідайте на запити співробітників щодо питань управління офісом (наприклад, канцтовари, апаратне забезпечення та організація поїздок)
- Спілкуйтеся з постачальниками послуг з управління об’єктами, такими як клінінг, кейтеринг і охорона.
- Плануйте внутрішні або зовнішні заходи, такі як вечірки, святкування та конференції.
Вимоги до управління офісом
- Досвід роботи офіс-менеджером, адміністратором або асистентом.
- Розуміння обов’язків, процесів і процедур управління офісом
- Чудові здібності до планування часу, а також здатність виконувати багатозадачність і розставляти пріоритети
- Орієнтованість на деталі та здатність вирішувати проблеми
- Видатні здібності до письма та вербальної комунікації
- Відмінні здібності до організації та планування
- Майстер Microsoft Office
- Потрібні процеси й процедури бухгалтерського обліку, даних і адміністративного управління.
- Розуміння канцелярських прийомів і процедур
- знайомство зі стратегіями та процесами управління людськими ресурсами
- Розуміння принципів бізнесу та управління
- Знання офісних програмних продуктів та навички роботи з комп’ютером
Добре написаний розділ навичок резюме, який підкреслює ваші відповідні таланти офіс-менеджера, може допомогти вашому резюме перемогти систему відстеження заявників (ATS), що є першим кроком до того, щоб вашу заявку помітили. Використовуйте найкращі здібності та вміння офіс-менеджера, наведені нижче, щоб допомогти вам скласти ефективне резюме.
Навички офіс-менеджера
- Комунікація
- Оцінка та аналіз
- Судження
- Вирішення питань
- Прийняття рішення
- Організація та планування
- Адміністрування часу
- Орієнтація на деталі
- Точність
- Делегація
- Тренування
- Ініціатива
- Цілісність
- Адаптованість
- Робота в команді
- Складання бюджету
- Кадрове обслуговування
- Контроль
- Створення стандартів
- Покращення процесу
- Управління запасами
- Управління постачанням
- Креативність
- Проактивність
- Облік
- Доступність
- Володіння Microsoft Office
- координація
- платіжний
- Міжособистісні здібності
- мотивація
- Співпереживання
- Адміністративна допомога
Кваліфікація
- Продемонстрований досвід роботи офіс-менеджером, фронт-офіс-менеджером або адміністративним помічником
- Розуміння обов'язків, систем і процесів офісного адміністратора
- Володіння MS Office (зокрема MS Excel та MS Outlook)
- Практичні знання офісних машин (наприклад, факсів і принтерів)
- Знання програмного забезпечення для планування електронної пошти, наприклад Email Scheduler і Boomerang
- Потрібні відмінні навички тайм-менеджменту, а також уміння працювати одночасно та розставляти пріоритети в роботі. Також потрібна увага до деталей і здатність вирішувати проблеми.
- Видатні здібності до письма та вербальної комунікації
- Творчий розум зі здатністю пропонувати вдосконалення та сильні навички організації та планування у швидкоплинній обстановці
- Потрібен диплом про середню освіту, бажано досвід роботи на посаді адміністративного помічника або секретаря.
Зарплата офіс-менеджера
Заробітна плата офіс-менеджера залежить від розміру організації та кількості обов’язків, які він виконує. За даними Бюро статистики праці, середня річна зарплата офіс-менеджера становить 58,000 40,000 доларів. Це може коливатися від 90,000 XNUMX до XNUMX XNUMX доларів на рік, залежно від розміру організації та кількості обов’язків, за які вони відповідають.
Як підготуватися до ролі
Якщо ви зацікавлені в тому, щоб стати офіс-менеджером, ви можете зробити кілька кроків, щоб підготуватися до цієї ролі. По-перше, ви повинні отримати ступінь бакалавра з ділового адміністрування або суміжної галузі. Ви також повинні отримати досвід офісного менеджменту, бухгалтерського обліку чи фінансових послуг.
Також важливо отримати досвід роботи з комп’ютерним програмним забезпеченням, таким як Microsoft Office, і добре розуміти фінансові операції. Ви також повинні приділити час розвитку своїх організаційних і комунікативних навичок. Нарешті, ви повинні бути в курсі останніх тенденцій в офісному менеджменті та бути готовими приймати нові виклики.
Інші посади для офіс-менеджера
Назва офіс-менеджера використовується для опису різноманітних посад. Деякі з цих титулів включають офіс-адміністратора, офіс-координатора, офіс-супервайзера та адміністративного помічника.
Назва офіс-менеджера також використовується для опису різноманітних ролей у корпоративному світі, таких як головний адміністративний директор, головний операційний директор та головний фінансовий директор.
Функції офіс-менеджера
Основними функціями офіс-менеджера є нагляд за повсякденною роботою офісу. Це включає в себе управління персоналом, організацію документообігу та систем зберігання документів, обробку фінансових операцій і нагляд за загальним обслуговуванням офісу.
Офіс-менеджери також повинні вміти вирішувати складні ситуації з професіоналізмом і дипломатичністю. Вони повинні мати чудові організаторські та комунікативні навички та здатність працювати одночасно.
Крім того, офіс-менеджери повинні вміти керувати бюджетами, розробляти фінансові плани та забезпечувати дотримання місцевих і державних законів. Вони також повинні добре розуміти офісні процедури та вміти працювати з різними людьми.
Що приходить після офіс-менеджера?
Після того як ви станете офіс-менеджером, є кілька шляхів кар’єрного зростання. До них належать такі посади, як виконавчий директор, головний операційний директор і головний адміністративний директор. Ці посади вимагають більшого досвіду та зазвичай супроводжуються вищою зарплатою.
Чи є офіс-менеджер адміністратором?
Ні, офіс-менеджер не є адміністратором. Адміністратор — це особа, відповідальна за управління загальною діяльністю організації. З іншого боку, офіс-менеджер відповідає за нагляд за ефективним функціонуванням офісу. Це включає в себе управління персоналом, організацію документообігу та систем зберігання документів, обробку фінансових операцій і нагляд за загальним обслуговуванням офісу.
Яка роль офіс-менеджера найважча?
Найскладніша роль офіс-менеджера - це управління персоналом. Це включає наймання, навчання, оцінку та дисциплінарне стягнення працівників. Офіс-менеджери також повинні вміти вирішувати складні ситуації з професіоналізмом і дипломатичністю.
Який навик є найважливішим для офіс-менеджера?
Найважливіші навички для офіс-менеджера – відмінні організаційні та комунікативні навички. Це включає в себе здатність виконувати багато завдань одночасно, розставляти пріоритети завдань і дипломатично вирішувати складні ситуації. Офіс-менеджери також повинні добре розуміти офісні процедури та вміти працювати з різними людьми. Крім того, вони повинні добре володіти комп’ютерним програмним забезпеченням, таким як Microsoft Office, і добре розумітися на фінансових операціях.
Як ще називають офіс-менеджера?
Кандидати, які шукають роботу офіс-менеджера, також можуть шукати посаду офіс-менеджера або менеджера з адміністративних послуг. Щоб допомогти потенційним кандидатам знайти вашу рекламу про вакансію офіс-менеджера, використовуйте інші назви посад.
Яку інформацію я маю вказати в оголошенні про роботу офіс-менеджера?
Створюючи оголошення про вакансію, майте на увазі, що воно має допомогти кандидатам зрозуміти вимоги до роботи офіс-менеджера у вашій організації. Щоб залучити людей, які підійдуть для вашої компанії, надайте детальну інформацію про вимоги до освіти офіс-менеджера, необхідні таланти та розподіл обов’язків. Розміщуючи вакансію офіс-менеджера, почніть із додавання ваших специфікацій до нашого шаблону опису посади офіс-менеджера, щоб створити повний список вакансій професійного вигляду.
Типові роботодавці офіс-менеджерів
Офіс-менеджера може найняти будь-яка компанія з більш ніж кількома співробітниками. Серед основних роботодавців:
Трасти NHS, університети, фінансові установи, органи місцевого самоврядування, благодійні організації центрального уряду, малі підприємства та виробники є прикладами лікарень та організацій охорони здоров’я.
Для розміщення оголошень про вакансії зазвичай використовуються місцеві, а також регіональні та національні сайти вакансій. Вакансії також розміщуються через фірми з працевлаштування.
У цільових вакансіях ви можете шукати роботу в бізнесі та менеджменті, а також отримати резюме та рекомендації щодо застосування.
Висновок
Офіс-менеджер є ключовою посадою в будь-якій організації та відповідає за нагляд за повсякденною роботою офісу. Посадова інструкція включає управління персоналом, організацію документообігу та систем зберігання документів, ведення фінансових операцій і нагляд за загальним обслуговуванням офісу. Кваліфікація, щоб стати офіс-менеджером, відрізняється від організації до організації, але більшість роботодавців вимагають ступінь бакалавра з ділового адміністрування або суміжної галузі. Заробітна плата офіс-менеджера залежить від розміру організації та кількості обов’язків, за які він відповідає, але середня річна зарплата становить 58,000 XNUMX доларів США.
Найважливішими навичками для офіс-менеджера є чудові організаційні та комунікативні навички, здатність виконувати багато завдань одночасно та добре розуміти офісні процедури та фінансові операції. Щоб підготуватися до посади, ви повинні отримати ступінь бакалавра з ділового адміністрування або суміжної галузі та набути досвіду в офісному менеджменті, бухгалтерському обліку або фінансових послугах.
Якщо ви вважаєте, що у вас є те, що потрібно для того, щоб стати офіс-менеджером, тоді вам слід почати готуватися до цієї ролі вже сьогодні. Маючи належну кваліфікацію, навички та досвід, ви можете стати офіс-менеджером і ключовою частиною будь-якої організації.
Статті по темі
- Управління будівельними проектами: Посібник для початківців з ефективного управління
- СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ОФІСОМ: найкращі безкоштовні та платні варіанти у 2023 році
- МЕНЕДЖЕР З МАРКЕТИНГУ: Посадова інструкція, зарплата та посібник
- КВАЛІФІКАЦІЯ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖЕРА: що ви повинні знати, кроки, які потрібно виконати, і зарплата
- Фіскальний агент: найкращі методи та детальний посібник на 2023 рік
посилання
