У будь-якій офісній роботі навички діловодства є обов’язковими, навіть як службовця чи неклерка. Навички потрібні для виконання будь-яких завдань, навіть таких невеликих, як підняття паперу. Тестування канцелярських навичок завжди проводиться під час співбесіди. Отже, вам потрібно зрозуміти концепцію канцелярських навичок і те, як їх присутність у резюме збільшить можливість отримати роботу, особливо в офісній роботі, наприклад, в адміністративному офісі.
Хто такий клерк?
Клерк – це особа, чия робота полягає у відстеженні записів і документів для бізнесу. Тепер, що таке канцелярські навички? Це навички, пов’язані з офісною роботою.
Давайте пояснимо детально нижче.
Що таке канцелярські навички?
Канцелярські навички – це здібності, які потрібно мати для підвищення ефективності в офісі. В основному його використовують офісні працівники для забезпечення ефективної роботи. Вони важливі, якщо ви хочете подати заявку на роботу секретаря, особистого помічника, адміністративного помічника або бухгалтера.
Канцелярські завдання включають набір тексту, фотокопіювання, надсилання електронних листів, сортування документів і запис даних.
Важливість канцелярських навичок в офісі
- Це підвищує продуктивність.
- Це забезпечує ефективність і точність.
- Це споживає менше часу.
Приклади канцелярської майстерності
Канцелярські навички включають:
№ 1. Комунікативні навички
Вони потрібні, оскільки спілкування з клієнтами, менеджерами та колегами – щоденна рутина. Це неминуче. Комунікативні навички необхідні, щоб краще розуміти людей, і в контексті цих навичок важливі різні аспекти, такі як слухання, говоріння, спостереження та співпереживання.
№ 2. Увага до дрібниць
Це передбачає приділяти увагу навіть найменшим деталям, щоб уникнути дорогих помилок, від планування зустрічей для ваших співробітників до сортування паперів.
№3. Управління часом
Це стосується того, як ви завершуєте завдання або розклад протягом обмеженого періоду часу.
#4. Референт із введення даних
Клерк із введення даних передбачає відстеження записів і введення даних у комп’ютер.
№ 5. Вирішення проблеми
Уміння розв’язувати проблему — одна з головних канцелярських навичок. Коли ви стикаєтеся з проблемою, здатність подолати проблему показує вашу ефективність у виконанні обов’язку.
№6. Організація
Під організацією розуміють спосіб організації та розташування в логічному порядку або дієвий і впорядкований підхід до завдань. Наскільки добре ви можете організувати матеріали, коли прибираєте свій стіл і сортуєте папери за алфавітом, свідчить про рівень досвіду та вміння.
#7. Введення
Друкування — це канцелярська навичка, яка передбачає продуктивність роботи в офісі. Вміння друкувати важко переоцінити. Введення тексту — це набір тексту за допомогою друкарської машинки чи текстового процесора, наприклад Microsoft.
#8. Подача
Зберігання записів відноситься до акту класифікації записів і розміщення їх у правильному місці. Це ще одна важлива канцелярська навичка.
№9. Письмо
Письмо дає нам навички спілкування та мислення. Це виражає те, ким ми є як люди. Це описує нашу думку на папері. Письмо дає нам можливість пояснити й уточнити свої ідеї іншим і самим собі.
№ 10. Командна робота
Навички командної роботи складаються із взаємопов’язаних здібностей, які дозволяють вам ефективно працювати в організованій групі. Ці навички життєво важливі для роботодавців, оскільки команди є основною організаційною одиницею багатьох компаній. Це відбувається, коли люди співпрацюють і використовують свої навички для досягнення спільних цілей.
№ 11. Критичне мислення
Критичне мислення — це основна навичка, яка дає змогу людям ставити під сумнів або розмірковувати про свої знання та інформацію, які їм надають. Ця навичка є важливою в офісі, коли ви працюєте над новою перспективою бізнесу або виконуєте дослідження. Це також безцінний навик у багатьох ситуаціях на робочому місці.
№12. Багатозадачність
Багатозадачність означає здатність керувати декількома обов’язками одночасно, зосереджуючись на одному завданні, відстежуючи інші.
#13. Соціальна майстерність
Соціальні навички – це навички, необхідні для взаємодії та спілкування з іншими. Вони включають вербальну та невербальну комунікацію, таку як мова, жести, міміка та мова тіла.
№14. Адаптивність
Адаптивність — це легка навичка, яка означає здатність швидко вивчати нові навички та поведінку у відповідь на зміни обставин. Приклади, які можна адаптувати, включають: бути гнучким до мінливих обставин, приймати нові виклики та змінювати свої дії під час командної роботи з колегами для забезпечення успіху проекту. Люди з навичками адаптації є гнучкими та готовими змінюватися відповідно до мінливих обставин.
#15. Активне слухання
Активне слухання – це спосіб слухати іншу людину та відповідати їй, який доводить, що ви розумієте, що вона хоче сказати. Це важливий перший крок до вирішення проблеми, яка може виникнути. Приклади включають демонстрацію занепокоєння. Я перефразую, щоб виявити розуміння. Використовуйте невербальні сигнали, які демонструють розуміння, наприклад, кивання голови, контакт очима та нахил вперед. Короткі словесні твердження, такі як «Я бачу», «Я знаю» і «Звичайно,
№16. Планування
Планування означає здатність керувати своїми обов’язками та ресурсами, включаючи час і навколишні обставини, для досягнення конкретної мети
№ 17. Співпраця
Навички співпраці можна визначити як міжособистісні та внутрішньоособистісні якості та компетенції, які ми використовуємо для спільного вирішення проблеми або досягнення спільної мети. Вони зазвичай очолюють список навичок, які найбільше потрібні компаніям, і, як і будь-яку групу навичок, їх можна розвивати.
#18. Обслуговування клієнтів
Навички обслуговування клієнтів — це навички, необхідні для спілкування з іншими, вирішення проблем, демонстрації терпіння та розуміння, забезпечення задоволеності клієнтів і вирішення скарг клієнтів. Співробітники з чудовими навичками обслуговування клієнтів можуть мати величезний вплив на прибутки компанії.
Ці приклади канцелярських навичок можна розвинути з часом, постійною практикою та послідовністю, адже найважливішою навичкою є любов до своєї роботи.
Читайте також: Спостереження за роботою: визначення, переваги та мета.
Тестування навичок діловодства
Професіонали канцелярської справи мають важливе значення для безперебійної роботи бізнесу, і роботодавець хоче бути впевненим, що він найме правильних людей для цієї роботи, що й стало причиною існування тестування навичок канцелярського персоналу.
Що таке тестування канцелярських навичок?
Тестування канцелярських навичок використовується, щоб дізнатися, чи претенденти на роботу кваліфіковані для роботи. Тести на здібності до службовців оцінюють здібності людини в сферах офісної роботи, таких як швидкість і точність друку, організованість, багатозадачність і критичне мислення. Ці тести допомагають роботодавцям визначити, який кандидат має необхідні знання та здібності для цієї посади. Роботодавець може вимагати від кандидатів пройти ці тести та скласти їх на певний бал, перш ніж запропонувати роботу.
Деякі роботодавці можуть захотіти, щоб кандидати складали тест у певному місці, але інші вважають за краще, щоб кандидати складали тест онлайн. Але співбесіди при прийомі на роботу мають різні розділи, і це один із них.
Але, як і з будь-яким іншим тестом, ви повинні наполегливо вчитися та часто практикуватися. Будуть поділені кілька порад щодо того, як скласти іспити на навички діловодства.
Готуючись до іспиту, необхідно знати, чого очікувати, щоб отримати високий бал і справити враження на своїх майбутніх роботодавців. Ось кілька порад щодо проходження іспиту на навички діловодства:
#1. Практика
Як кажуть, практика робить ідеальним. Постійна практика є основною вимогою, необхідною для проходження іспиту на діловодство. Ви можете відвідати веб-сайти, щоб знайти подібні практичні тести. Тренуючись, звертайте увагу на час, який ви витратили на проходження кожного розділу, і звертайте пильну увагу на деталі.
#2. Вивчіть свою слабкість
Незалежно від того, в яких сферах вам важко розібратися, більше тренуйтеся в них. Наприклад, якщо у вас виникають труднощі з набором тексту, попрактикуйтеся частіше друкувати. Небо — це ваша межа, якщо ви зможете працювати над своїми слабкостями та розвивати їх, щоб бути більш продуктивними.
#3. Уникайте будь-якої форми відволікання
У відокремлений день для іспиту підготуйте всі необхідні предмети, включаючи ручку, папір, посвідчення особи та олівець. Перш ніж розпочати тест, знайдіть хвилинку, щоб помолитись і переглянути. Якщо ви проходите тест вдома, шукайте найзручніше місце для його проведення. Уникайте відволікання, вносячи корективи в певні речі, які можуть викликати у вас дискомфорт. Почніть вчасно, щоб уникнути пропущеного запитання.
Якщо ви складаєте іспит у певному місці, будьте на місці іспиту вчасно, щоб у вас було достатньо часу, щоб поставити запитання, перш ніж продовжити складати іспит. Поговоріть із керівником про те, які матеріали ви повинні мати, і візьміть із собою все необхідне для виконання тесту, включаючи калькулятор. Одягайтеся скромно.
#4. Уважно прочитайте інструкції
Перед початком тесту кілька разів прочитайте інструкції та переконайтеся, що ви виконуєте всі інструкції. Дайте відповіді на всі свої запитання та уважно перегляньте їх, щоб уважно перевірити наявність будь-яких помилок, які ви можете побачити у своїх відповідях, щоб переконатися, що ви склали іспит правильно. Закінчивши, переконайтеся, що ви відповідаєте вимогам.
#5. Керуйте своїм часом
Більшість тестів на здібності мають часові розділи, що означає, що ви повинні пропрацювати екзаменаційні запитання якомога швидше. Важливо уважно читати кожне питання, щоб уникнути неправильного тлумачення, яке призводить до помилок, і слід звертати увагу на підрахунок часу. Не витрачайте надто багато часу на одне питання. Якщо ви не розумієте, перейдіть до наступного запитання. Коли ви переглядаєте, ви можете перевірити питання.
#6. Не панікуйте
Зрозумійте, що тести можуть бути складними навмисно, тому вам слід зберігати спокій, якщо ви не знаєте, як відповісти на кілька запитань. Роботодавці розробляють ці тести, щоб довести вашу ефективність у виконанні завдань, знати ваші здібності та довіряти їм
Ви можете потренуватися тут якщо ви хочете.
Додайте свої канцелярські навички до свого резюме
Не можна применшувати переваги навичок канцелярської роботи у вашому резюме. Це дає роботодавцям перевагу у виборі найкращого кандидата на посаду, і ви можете стати ним, якщо маєте необхідні навички канцелярської роботи. Вакансії, які мають включати в своє резюме канцелярські навички, включають адміністративних помічників, офісних клерків, друкарок, бухгалтерів, архівістів та інших канцелярських працівників.
Канцелярські навички, які потрібно вказати в резюме
Ви можете виконати наступні кроки, щоб дізнатися, які канцелярські навички слід вказати у своєму резюме:
#1. Важкі навички, пов’язані з канцелярською роботою
Коли роботодавці переглядають резюме кандидата, вони шукають важкі навички. Багатьом із цих навичок можна навчитися на роботі, але чим менше навчання повинен забезпечити роботодавець, тим більш бажаним є кандидат. Додайте канцелярські навички, які стосуються вашої галузі.
#2. Перелічіть свої навички роботи з комп’ютером
Хоча деякі навички роботи з комп’ютером є обов’язковими, важливо детально розповісти про ваше володіння комп’ютером. Це буде включено серед інших складних навичок. Більшість професій, особливо робота в офісі, пов’язані з використанням комп’ютера, щоб полегшити роботу, тож тепер ви розумієте, чому навички роботи з комп’ютером у вашому резюме – це добре.
#3. Опишіть Soft Skills
Канцелярські навички також можуть передбачати здібності, які можна перенести на інші посади та галузі. Такі навички, як організація, управління часом і багатозадачність, важливі для виконання канцелярської роботи. Важливо додати навички спілкування, з якими ви маєте досвід, щоб показати менеджерам з найму, що ви володієте навичками, які можна призначати на різні ролі.
#4. Напишіть конкретні вимоги до роботи, на яку ви претендуєте
Канцелярські навички необхідні майже для кожної посади, але вони не завжди є найважливішими навичками. Якщо ви подаєте заявку на посаду офісного клерка, спочатку необхідно вказати канцелярські навички, але якщо канцелярська робота є лише частиною роботи, вона не повинна мати пріоритет над більш спеціалізованими навичками. Пристосуйте свій список навичок і резюме до конкретної роботи, на яку ви претендуєте. Спробуйте спочатку додати найбільш релевантні навички, а потім перелічіть свої канцелярські навички в кінці списку.
Найкращі канцелярські навички, які можна додати до резюме
Якщо ви хочете, щоб ваше резюме виділялося серед конкурентів, подумайте про те, щоб додати такі навички канцелярської роботи:
Вони включають в себе комунікативні, організаційні та комп’ютерні навички.
Як вдосконалити канцелярські навички
Ви можете вдосконалити свої канцелярські навички, якщо вважаєте, що їх недостатньо. Ось наведені нижче кроки, які можуть допомогти вам покращитися.
#1. Практикуйте свої навички друку
Ви можете досягти цього, використовуючи програмне забезпечення для друку, наприклад Microsoft. Хороша та точна швидкість друку може продемонструвати вашу ефективність у виконанні різноманітних завдань. Існують програми набору тексту, доступні в Інтернеті, які можуть покращити вашу швидкість або допомогти вам розвинути хорошу техніку набору тексту.
#2. Ви можете стати волонтером у місцевій організації
Ви також можете покращити свої навички, практикуючись, і це можливо, якщо ви станете волонтером у некомерційних організаціях і громадських центрах, щоб допомагати виконувати службові обов’язки. Якщо вам потрібно попрацювати над спеціальними канцелярськими навичками або ви хочете отримати більше досвіду в канцелярській сфері, шукайте можливості волонтера, де ви можете вводити дані, допомагати з документацією та виконувати інші службові обов’язки.
Висновок
Хороші канцелярські навички необхідні для успішного ведення офісу. Додавання до резюме розділу, в якому висвітлюються ваші навики діловодства, допоможе вам виділитися серед конкурентів.
Тест канцелярських навичок використовується працівником для визначення найкращого кандидата на посаду в офісі. Приклади канцелярських навичок включають організацію, ведення документів, набір тексту, увагу до деталей тощо.
Питання і відповіді
Що таке іспит канцелярської майстерності?
Тести діловодства використовуються для оцінки здатності людини виконувати певні канцелярські завдання для забезпечення продуктивності офісу.
Що таке канцелярські навички?
Канцелярські здібності це здібності, необхідні в офісі для підвищення ефективності.
Які є приклади канцелярських навичок?
Приклади канцелярських навичок включають зв'язок, організація, секретар із введення даних, набір тексту та картотека.
Статті по темі
- ПРОЦЕС ОБСЛУГОВУВАННЯ КРЕДИТОРОМ: Як ефективно керувати процесом
- ТЕСТОВИЙ МАРКЕТИНГ: найкращі методи для масштабування будь-якого бізнесу (+ корисні огляди)
- Вакансії у сфері фінансів початкового рівня: 21+ кращих для новачків і професіоналів
- Тести на фінансову грамотність, щоб ефективно відстежувати свій прогрес (+ короткий посібник та поради)
- 4 тести, які потрібно пройти, перш ніж почати бізнес
- Спостереження за роботою: визначення, переваги та мета.
