ЗАКАЗАННЯ ДО ГОТОВІ: докладний посібник

Зміст приховувати

Що таке процедура отримання готівки?
Замовлення для обробки готівки SAP
Що таке O2C і P2P?
Що таке життєвий цикл O2C?
Що таке P2P і O2C у SAP?
Що таке KPI, щоб отримати гроші?
Що таке P2P і P2R?
Що таке цикл R2R у SAP?
Як провести аудит O2C?
Висновок
Поширені запитання щодо обробки замовлення до готівки
Який порядок платежу?
Що таке P2P?
Яке значення O2C для бізнесу?
Статті по темі

Купувати речі, не виходячи з дому, офісу чи в будь-якому місці, тепер легше, краще та без стресу завдяки функціональному порядку грошового потоку. Все, що вам потрібно зробити, це зайти на Amazon або на електронний сайт, на якому ви хочете купити, розмістити замовлення, заповнити необхідну інформацію та дочекатися доставки протягом рекордно короткого часу. Процес замовлення на готівку, SAP ERP та інше програмне забезпечення роблять це відносно легким. Процес обробки замовлення не просто гарантує, що клієнт отримує те, що він хоче вчасно; це також покращує ефективність бізнесу від запису транзакцій до записів на рахунку та повідомлення офісу про поповнення запасів. Привіт, порядок руху грошових коштів – це те, що ви хотіли б зрозуміти, як це працює. І це огляд позабіржового процесу та того, як він працює.

Що таке процедура отримання готівки?

Процес «від замовлення до готівки» — це потік дій від моменту, коли клієнт замовляє продукт або послугу, до доставки товарів. Він включає всі кроки від моменту, коли клієнт розміщує замовлення на товари чи послуги, до моменту, коли клієнт отримує товар, а компанія також отримує оплату. Як правило, у ньому детально описано кожну діяльність, починаючи від замовлень на продаж і закінчуючи платежами клієнтів, навіть аж до отримання товару та того, як ваша компанія керує транзакцією. Це пов’язано з тим, що цикл із замовлення в готівку включає те, як ваша компанія отримує, обробляє, керує та виконує замовлення клієнтів.

Це може включати виставлення рахунків-фактур, доставку, збір платежів та звітування про всю транзакцію. Крім того, існують обмеження впливу позабіржових засобів на бізнес. Це тому, що це має великий вплив на бізнес, а також зміцнює стосунки між вами та вашим клієнтом, якщо вони максимізовані. Будь-яка неефективність між моментом, коли клієнт замовляє ваш продукт або послугу, і моментом доставки в кінцевому підсумку призведе до негативного результату для вашого бізнесу.

Причини, чому підприємства максимізують замовлення, щоб отримати грошовий процес

Порядок потоку грошових коштів є одним з ключових фінансових запасів, які кожен онлайн-бізнес повинен інтегрувати у свою систему управління. Окрім того факту, що це система, розроблена для роботи з повною точністю, вона, серед інших переваг, надзвичайно швидка, зберігає дані та миттєво передає записи. Зазвичай товари згодом відвантажуються, коли замовлення реєструється в книзі продажів. Він записує кожну операцію в правильні бухгалтерські записи. Нарешті, в ланцюжку поставок, автоматичне повторне замовлення через ERP-система ініціюється, щоб гарантувати поповнення запасів для майбутніх продажів.

Повний посібник із порядку обробки грошових коштів

Нижче наведено покрокові інструкції щодо того, яким має бути ефективний потік грошових коштів.

1. Прийом і управління замовленнями

Щойно клієнт замовляє товари чи послуги у вашій організації, одразу починається цикл або потоки процесу «готівка на замовлення». Дуже важливо мати хорошу систему керування замовленнями (OMS), щоб уникнути затримок у надсиланні замовлень клієнтів. Ви знаєте, повторне введення замовлення може не бути тим, з чим клієнт захоче стикатися часто. Як правило, клієнти можуть розміщувати свої замовлення через електронну комерцію, прямі продажі або іншими можливими засобами. Після того, як це буде зроблено, система обробки замовлень перевірить запаси після того, як замовлення буде подано, щоб переконатися, що продукти можуть бути відправлені в призначене клієнтом місце.

Система керування замовленнями призначена для надсилання сповіщень вам або вашій команді відразу після розміщення замовлення. Ідеально розібратися в цих речах завчасно. Чому? Це тому, що у вашого бізнесу може виникнути багато проблем, якщо ваша система керування замовленнями не працює належним чином. Уявіть, що клієнт часто повторює замовлення, телефонує про затримку доставки або отримує неправильний продукт. Арр! Ніхто цього не хоче. Щоб уникнути цього, ваша OMS оцінює терміни доставки відразу після перевірки інформації клієнтів.

№2. Управління кредитом та оплатою

Залежно від способу оплати, вибраного клієнтом, а також щоб перевірити, чи було схвалено замовлення на існуючих умовах кредитування, буде перевірено кредитну позицію клієнта. Перед цим більшість B2B відбувається в кредит. При цьому є достатньо часу для створення, отримання та оплати рахунку-фактури без затримки виконання замовлення. Ретельна оцінка кредиту вчасно, значно знижує платіжні ризики. OMS допомагає з цим кроком. Тому, коли споживач розміщує замовлення, система автоматично надішле платіж через процес затвердження. Якщо і коли платіж буде схвалено, система прийме або відхилить його, а потім приступить до виконання. Однак це стосується існуючих клієнтів. Нові клієнти повинні будуть прийняти або відхилити транзакцію.

№3. Підготуйтеся до відправлення

На цьому етапі процесу «готівка до замовлення» здійснюється підготовка до відправки замовлення клієнта, будь то товари чи послуги. Якщо у вас ефективна система, замовлення будуть безпосередньо пов’язані з вашим програмним забезпеченням для замовлення. Це означатиме, що ті, хто відповідає за склад, де зберігаються товари, отримають інформацію про замовлення та підготують їх саме так, як того вимагає клієнт. Вам потрібно переконатися, що ви відправили товар вчасно, щоб уникнути затримок або дзвінка клієнта, щоб повідомити вам, що він не отримав товар, як обіцяв. Незалежно від методу, який ви використовуєте, переконайтеся, що ваша посилка підготовлена до відправлення за допомогою ваших даних про виконання. Це забезпечить надсилання правильного товару до клієнта.

№ 4. Формування рахунків-фактур та Дебіторська заборгованість

Залежно від системи оплати, яку ви використовуєте, процедура обліку дебіторської заборгованості починається з моменту продажу та відправлення продукції. Якщо ви скористаєтеся системою, яка дозволяє клієнтам оплачувати після оформлення замовлення, ви цього не зробите. Але якщо ваші клієнти завершують оплату замовлення відразу після завершення доставки, вам потрібно створити функціональну систему, яка створюватиме рахунок-фактуру, доставлятиме його, відстежуватиме його, а також узгоджуватиме його з вашою книгою.

Рахунок-фактура клієнта – це документ, у якому перераховуються речі, які були придбані, а також ціна, за якою вони були продані клієнту. Рахунок-фактура міститиме всю відповідну інформацію, таку як придбані товари, платіжну інформацію, дату замовлення та поштову адресу. Виставлення рахунків є ще одним важливим кроком у процесі отримання готівки. Неправильне розуміння може відключити клієнта. Уявіть, що ви замовляєте товар вартістю 250 доларів і отримуєте рахунок на 2500 доларів. Тривожно, правда? Ви можете отримати програмне забезпечення для виставлення рахунків, яке допоможе вам розібратися в цьому. Одним із найкращих способів уникнути розбіжностей є створення рахунку-фактури для кожного розміщеного замовлення.

#5. Отримання вашого платежу

Спосіб оплати, який приймає ваша компанія, має бути чітко вказано під час покупки та в рахунку-фактурі. Коли клієнт розміщує замовлення, генерується номер замовлення. Номер замовлення на покупку – це загальний довідник для відстеження, який гарантує, що кожен платіж належним чином пов’язаний із відповідним замовленням. Крім того, він також використовується для моніторингу та заліку платежів.

У більшості випадків клієнти оплачують онлайн за допомогою банківських переказів або кількох варіантів оплати, таких як електронні перекази коштів, кредитні або дебетові картки. Хоча ви можете надати клієнтам можливість відправлення чека або грошового переказу, це може призвести до затримок. Відправка чека або грошового переказу поштою є ще одним засобом платежу, за допомогою якого клієнти здійснюють оплату, і вони згодом збираються. Ви можете отримувати гроші швидше, якщо полегшите своїм клієнтам оплату в Інтернеті.

Створення легкої та надшвидкої платіжної системи дає вам перевагу. Тому налаштуйте системи керування замовленнями та виставлення рахунків, щоб автоматизувати цю частину циклу. Нарешті, попросіть співробітників з питань дебіторської заборгованості зв’язатися з клієнтами, якщо виникнуть проблеми зі збором платежів. Проблеми з оплатою включають такі: затримка платежу, повна неоплата через помилку, що сталася після виставлення рахунку, тощо. Існує кілька випадків непогашеної заборгованості, але вони або списуються як безнадійна заборгованість, або передаються до стороннього агентства з стягнення коштів.

№6. Управління даними та аналіз і звіт

Якщо ваш бізнес зрештою буде масштабуватися завдяки цьому процесу, вам потрібно визначити пріоритети звіти та аналіз даних. Переконайтеся, що ви включили систему планування корпоративних ресурсів SAP у своє замовлення, щоб отримати готівку від інвентаризації процесу для ефективного управління даними. Система планування ресурсів підприємства (ERP) SAP допомагає вам співпрацювати між системами для визначення рівнів запасів, виконання замовлень та ініціювання повторних замовлень.

Як це працює?

Бізнес-замовлення для обробки готівки Система планування ресурсів підприємства (ERP) SAP розроблена таким чином, що після виконання замовлень система виставлення рахунків повинна прийняти тригер для створення рахунка-фактури. Потім система отримує дані про замовлення, перевіряє кредитні ліміти клієнта та погоджені умови оплати, а потім формує та доставляє рахунок-фактуру правильному контакту.

Крім того, щоб переконатися, що платежі звіряються з правильним порядком, механізм збору платежів має бути пов’язаний із книгою покупок. Більше того, усі ці кроки автоматизовані в процесі замовлення готівки, щоб підвищити ефективність та точність. Ви також зможете переконатися, що ви точно заповнюєте та вчасно відправляєте замовлення для своїх споживачів, а також збільшуєте свої доходи.

Замовлення для обробки готівки SAP

Процес SAP Order to Cash — це засіб створення замовлення на продаж для клієнта та виконання цих замовлень шляхом доставки. Хоча ви отримуєте готівку між замовленням і доставкою. Перш ніж клієнт розмістить замовлення, певні речі повинні бути на місці. До них належать автоматизована система даних і записів, торгова зона, платіжна система тощо.

SAP має зручну функцію, яка реплікує дані з передпродажних документів у замовлення на продаж. При цьому дані клієнтів зберігаються в інвентарі ERP. Що це означає? Це означає, що клієнту не потрібно буде повторно вводити ту саму інформацію в систему SAP ERP щоразу, коли він хоче розмістити замовлення. Це, в свою чергу, прискорює продажі компанії.

Етапи обробки замовлення в готівку SAP

Як правило, є чотири основних етапи діяльності, які відбуваються в типовому процесі SAP від замовлення до готівки.

Передпродажна діяльність
Обробка замовлень
Доставка
платіжний

Процес SAP OTC: передпродажна діяльність

Передпродажна діяльність відбувається до завершення операції купівлі-продажу. Це робить його першим кроком у процесі SAP ERP. Наведені нижче процедури та документи є частиною замовлення SAP для касової обробки передпродажної діяльності.

№1. Запит

Першим кроком у передпродажній діяльності є запит. Тут клієнт запитує про ціну та послуги товару. Номер запиту генерується, коли клієнт подає запит. Як правило, VA11 – це код транзакції, який використовується для створення запиту. Незважаючи на те, що процес SAP починається із запиту, цей процес не впливає на рахунки Головної книги. Тому він не створює бухгалтерських проводок. Запит про продукт або послугу в інвентарі SAP не зобов’язує клієнта розмістити замовлення. Однак інформацію можна зберегти як документ у SAP.

№2. Цитата

Котирування — це документ, який описує пропозицію компанії клієнтам. Це більше схоже на цінову пропозицію. Документ з ціновою пропозицією містить продукти, ціни та іншу інформацію, таку як кольори та розміри у випадку взуття. Клієнт може сформувати пропозицію продукту або послуги, навіть не маючи контрольного номера запиту. Також код транзакції VA21 формує пропозицію.

№3. Створити договір

Контракт – це письмова угода між корпорацією та клієнтом про надання продуктів або послуг протягом встановленого періоду та за певних обставин.

№ 4. Договір про планування

Угода про планування — це юридична угода між корпорацією та клієнтом про пропозицію товарів або послуг із зазначенням сум і дат доставки. Автоматизована система SAP ERP перевіряє інформацію про клієнта та фіксує можливу дату доставки на основі наданої інформації.

SAP OTC Process: Процес замовлення

Під процесом замовлення ми маємо замовлення на продаж. Замовлення на продаж вступає в дію відразу після того, як клієнт робить замовлення на товари чи послуги.

№1. Замовлення клієнта

Замовлення на продаж — це документ, який фіксує запит клієнта на товари або послуги. Якщо ваша компанія включає етапи запиту та пропозиції, наступним буде замовлення на продаж. Код транзакції, який створює замовлення на продаж, — VA01. Однією з ключових особливостей системи SAP від замовлення до готівки є те, що замовлення на продаж можна зробити без посилання на пропозицію. Як правило, документ замовлення на продаж містить широкий спектр інформації. До них можна віднести наступне;

Інформація про ціни
Платіжна інформація: це включає умови оплати та управління ризиками.
Інформація про продукт та/або послугу
Інформація про доставку: це включає дату та кількість товарів та/або послуг.
Інформація про відправлення. Це включає маршрут відправлення.

Процес SAP OTC: доставка

Відправлення замовлення SAP до готівкового процесу пов’язано з доставкою товарів та/або послуг на адресу клієнта.

Для здійснення доставки необхідний документ вихідної доставки SAP. Документ вихідної поставки SAP — це документ, який дозволяє відправляти товари певному клієнту. Цей документ є досить корисним для виконання різних заходів у зв’язку з відправленням. Код транзакції для відвантаження або доставки замовлення SAP ERP до касового процесу — VL01. Типовий документ вихідної поставки включає наступне;

Упаковка
Вибір і підтвердження. Це фактично для перевірки замовлення на переказ.
Транспортування та доставка (відвантажувальний документ)
PGI для відпуску товарів

Процес SAP OTC: виставлення рахунків

Виставлення рахунків є останнім етапом передпродажної діяльності. Це також передбачає використання розрахункового документа. Платіжний документ служить основою для створення рахунків клієнта. Як правило, існує два способи виставлення рахунків та отримання платежів від клієнтів. Перший – надіслати рахунок-фактуру з товарами та послугами. Таким чином, клієнти оплачують після отримання товару. Це найпоширеніший спосіб обробки замовлення SAP.

Другий — інтегрувати платіжну систему перед системою доставки. Таким чином, люди оплачують наперед, щойно роблять замовлення. Процес касування замовлення SAP ERP дає можливість автоматизації рахунків-фактур автоматично обліковувати записи. Щойно SAP ERP фіксує платіж клієнта, він дебетує рахунок клієнта, кредитує готівковий рахунок і кредитний податок. Крім того, код транзакції для виставлення рахунку – VF01. Платіжний документ виконує наступне;

Він створює рахунки-фактури
Він також створює кредитні та дебетові авізо.
Скасуйте всі вже підготовлені розрахункові документи.
Він автоматично оприлюднюється в обліковому записі G/L з інтеграцією SAP

Процес SAP OTC: між етапами позабіржової доставки та виставлення рахунку

Доставка та виставлення рахунку – це обидва етапи обробки замовлення готівкою. Однак між доставкою та виставленням рахунків за замовлення клієнта відбувається ключова діяльність. Це PGI відпуску поштових товарів.

Що таке PGI для відпуску поштових товарів?

Коли клієнт робить замовлення, він отримує товари на порозі. Ви коли-небудь замислювалися, звідки беруться боги? Так, склад. Видача поштових товарів — це етап позабіржового збору, на якому товари вибираються зі складу, упаковуються та відправляються за вказаною клієнтом адресою доставки. Персонал на складі дуже обережний, щоб не зіпсувати замовлення. Тому він належним чином використовує інформацію, надіслану з розміщення замовлення. Він також має бухгалтерські проводки, в яких списуються запаси, а кредитується вартість реалізованої продукції.

Переваги SAP ERP і керування замовленнями для касового процесу

Використання програмного забезпечення для автоматизації процесу «від замовлення до готівки» має багато переваг. До них належать наступні;

№1. Це економить час

Ви коли-небудь думали, що можна досягти більшого і це з часом? Ось чого, як правило, досягається автоматизація процесів готівки на замовлення SAP ERP і OM. Уявіть собі створення рахунків-фактур, виставлення рахунків, бухгалтерські проводки, розсилку та відстеження платежу, здійсненого людьми, а потім порівняйте його з системою автоматизації, яка миттєво обробляє це. Ще один спосіб автоматизації процесу готівки на замовлення SAP ERP і OM економить час – це запобігання повторному введенню. Він автоматично зберігає інформацію про клієнтів. Отже, існуючий клієнт, який хоче розмістити інше замовлення, уже має свою інформацію в системі.

№2. Це просто перепост і аудит

SAP ERP і OM Cash для автоматизації процесів реєструють і зберігають всю інформацію та транзакції клієнтів. В результаті дуже легко оцінити та проаналізувати ці записи.

№3. Це покращує грошовий потік

Кожен бізнес має одну спільну мету: збільшити надходження грошових коштів і прибуток. Автоматизація процесів готівки на замовлення SAP ERP і OM у скороченні часу та підвищенні ефективності має один результат. Економічна ефективність і підвищення грошовий потік.

№ 4. Це зменшує витрати

Витрати на оплату праці персоналу за керування розміщенням замовлень, сортуванням замовлень, записом операцій та іншими видами діяльності не зростуть. Уявіть собі, що ви платите за обробку замовлень по телефону та інші дії, які виконуються під час обробки замовлення.

№ 5. Отримайте видимість у режимі реального часу

Загалом процес автоматизації SAP ERP і OM «готівка на замовлення» — це програмне забезпечення, яке відстежує транзакції, а також керує інформацією. Це забезпечує видимість у реальному часі.

№6. Це призводить до точності

Автоматизація процесу готівки на замовлення SAP ERP і OM сприяє підвищенню точності записів. Система не дає місця для помилок упущень або вчинення, які є найбільш поширеними при веденні записів людиною. Дані просто переміщуються з одного етапу замовлення до процесу готівки з легкістю, швидкістю та точністю.

№ 7. Це покращує досвід клієнтів

Процес автоматизації SAP ERP і OM підвищують уніфікованість процесу, надійність виконання, сприйняття бренду та спрощують оплату, що сприяє розвитку відносин із клієнтами.

Максимізація процесу від замовлення до готівки

Компанії, які інвестують у свій позабіржовий процес, фіксують високу віддачу від своїх інвестицій. Максимізація процесу призводить до ефективності та результативності. Це заощаджує час, значно зводить до мінімуму помилки та є економічно ефективним у довгостроковій перспективі. Деякі компанії інтегрують такі технології, як SAP і управління замовленнями, консультаційні послуги та фінансові для забезпечення оптимальних результатів. Таким чином, інтеграція програмного забезпечення, такого як програма SAP ERP, є більш ефективною, ніж використання паперу та ручного керування.

SAP Order To Cash Process and Order Management

Управління замовленнями — це адміністративний процес, який є частиною інтеграції SAP. Поєднання керування замовленнями та процесу готівки до замовлення SAP призводить до пришвидшого циклу продажів, легшої обробки товарів та швидшої обробки замовлень.

Основні характеристики управління замовленнями та процесу SAP від замовлення до готівки

Ключовою особливістю програмного забезпечення для автоматизації є те, що воно автоматизує обробку замовлень та плавно інтегрує дані з багатьох модулів. Крім того, він містить основну базу даних клієнтів, повернення та відшкодування, платіжну інформацію, інформацію про доставку, умови оплати, умови оплати та іншу релевантну інформацію.

Що таке O2C і P2P?

Загалом процедура, яку компанія використовує під час здійснення закупівель у постачальників, відома як «Procure to Pay» або P2P. Order to Cash або O2C – це процес отримання оплати за надані товари чи послуги. Це зворотний бік медалі.

Що таке життєвий цикл O2C?

Цикл від замовлення до готівки, часто відомий як O2C або OTC, описує, як ваша компанія отримує, обробляє, керує та виконує замовлення споживачів. Це передбачає керування кожним кроком транзакції, від доставки товарів до отримання платежу, створення рахунків-фактур і звітування про всю транзакцію.

Що таке P2P і O2C у SAP?

Бізнес-процеси Order to Cash (O2C) і Procure to Pay (P2P), які доповнюють один одного, виконуються майже однаково. Весь процес замовлення та виконання клієнтом охоплює процес O2C, тоді як функція P2P займається циклом закупівель підприємства.

Що таке KPI, щоб отримати гроші?

Проаналізуйте загальну вартість замовлення потоку створення вартості або загальну вартість окремих процесів, які складають потік створення вартості. Попередньо подивіться вартість процесу, поділену на дохід або інший нормалізатор, використовуючи збалансований набір KPI для відстеження.

Що таке P2P і P2R?

Визначення того, чи виконувати весь процес Procure to Pay (P2P) або часткове розгортання, наприклад Procure to Receipt, є рішенням, яке часто доводиться приймати компаніям (P2R).

Що таке цикл R2R у SAP?

Від запису до звіту (R2R) – це процес збору, аналізу та представлення точних фінансових даних. R2R пропонує керівництву та іншим зацікавленим сторонам зворотний зв’язок щодо ефективності організації зі стратегічної, фінансової та операційної точок зору.

Як провести аудит O2C?

Стандартний процес O2C включає прийом замовлень клієнтів, надання кредиту або авторизацію, виконання замовлень, виставлення рахунків-фактур і прийом платежів від клієнтів. Він також включає відстеження дебіторської заборгованості та її звірку з банківськими документами.

Висновок

Включення інвентаризації ERP, як-от SAP Введення готівкових коштів у вашу систему управління бізнесом є не тільки рентабельним, але й ефективним. Тому це бізнес-модель, яку повинен прийняти кожен онлайн-бізнес.

Поширені запитання щодо обробки замовлення до готівки

Який порядок платежу?

Іноді компанія може надавати знижки на деякі товари чи послуги. Коли це трапляється, клієнту подобається ловити такі пропозиції, сплачуючи доки замовлення. Це те, що означає цикл від замовлення до платежу або процес.

Що таке P2P?

P2P — це абревіатура від Procure To Pay. Це термін, який використовується для опису процесу, який буде проходити бізнес, здійснюючи покупки у постачальників.

Яке значення O2C для бізнесу?

Кожен любить все, що економить час і дає більше результатів. Це одна з ключових важливих умов процесу «замовлення до готівки». Якщо бізнес може швидко продати свій продукт, буде надходження грошей. Таким чином процес готівки робить бізнес ефективним і ефективним.