Навчитися писати офіційний електронний лист може здатися складним, особливо якщо це ви вперше. Офіційний електронний лист повинен мати професійний тон, і саме тому багатьом людям важко його створити. Однак, якщо у вас є покроковий докладний посібник, написати офіційний електронний лист буде простим процесом. Нижче наведено розбивку необхідних кроків, які потрібно виконати, і все, що вам потрібно знати під час написання офіційного електронного листа.
Як написати офіційний електронний лист
Щоб правильно навчитися писати офіційний електронний лист, вам потрібно точно знати, про що йдеться. Отже, що таке офіційний електронний лист? Офіційна електронна пошта – це те саме, що й професійна. Його написано особам із влади, бізнес-організаціям, науковим установам або людям, з якими ви не знайомі.
Під час написання офіційного електронного листа вибір мови є одним із найважливіших речей. Оскільки ви не пишете комусь знайомому, то вкрай необхідно використовувати професійний тон. Це автоматично свідчить про прояв поваги. Крім того, ще одна річ, на яку вам потрібно звернути увагу, — це знаки пунктуації, оскільки вони значною мірою впливають на структуру електронного листа.
Кроки, яких слід дотримуватися під час написання офіційного електронного листа
Якщо ви хочете навчитися правильно писати офіційний електронний лист, то вам потрібно дотримуватися певного формату. Нижче наведено список покрокових інструкцій, яких потрібно дотримуватися під час написання офіційного електронного листа. Вони включають:
- Почніть із професійної електронної адреси
- Напишіть тему
- Почніть абзац з офіційного привітання
- Зробіть правильний вступ
- Тіло
- Закінчіть електронний лист формально, з вдячністю
#1 Почніть із професійної електронної адреси
Перш ніж розпочати офіційний електронний лист, вам потрібно буде підтвердити, чи є адреса електронної пошти професійною. Професійна електронна адреса – це просто електронна адреса, яка використовується виключно для ділових справ. Саме так більшість людей взаємодіють з компаніями та бізнес-організаціями. За допомогою професійної адреси електронної пошти люди можуть відрізнити свої особисті повідомлення від повідомлень, пов’язаних із бізнесом.
Крім того, професійна електронна адреса містить назву вашої компанії. Завдяки цьому окремим особам та іншим компаніям легше впізнати вас.
#2 Напишіть тему
Під час написання офіційного електронного листа важливо звернути увагу на вміст вашої теми. Це перше, що бачить людина, відкриваючи свою папку "Вхідні". Це робиться для того, щоб допомогти людині зрозуміти, про що йдеться у вашому електронному листі. У темі має бути чітко вказано мету електронного листа. Він повинен бути коротким і помітним, в той же час не вводити в оману. Не намагайтеся змусити одержувача прочитати вашу електронну пошту, інакше ваша електронна пошта може бути написана або на неї не відповісти.
#3 Почніть абзац з офіційного привітання
Після введення рядка теми наступним кроком є початок електронного листа з офіційного привітання. Звертати увагу на привітання також важливо, оскільки воно безпосередньо адресовано людині, якій ви надсилаєте електронний лист. Деякі з прикладів привітань:
- Вітаю
- Дорогий
- Привіт
- До кого це може стосуватися
Часто ім’я особи, якій адресовано електронний лист, невідоме. Якщо у вас немає імені одержувача, ви можете вказати «для кого це може стосуватися» або «Шановний сер/ма». Також ви можете звернутися до відділу чи посади людини. Наприклад: Шановний менеджер з персоналу, Шановний відділ кадрів.
Однак, якщо у вас є ім’я одержувача, введіть «Шановний», а потім ім’я особи. Наприклад, Шановний професоре Вільямс або Вітання, професор Вільямс (за яким слідує прізвище).
# 4 Зробіть правильний вступ
Одразу після привітання відбувається вступ. Коли справа доходить до офіційних електронних листів, завжди є потреба в представленні, оскільки вас ніхто не знає. Навіть якщо одержувач знає вас, ви все одно повинні представитися.
Вступ починається з того, що ви називаєте своє ім’я, після чого вказуєте свою мету та актуальність. Наприклад, вчитель чи викладач захоче знати, чи пишете ви як член класу, відділу чи факультету. Після цього вкажіть причину написання.
#5 Тіло
Основна частина офіційного електронного листа – це, в основному, місце, де ви докладно пояснюєте причину написання. Розробка є важливою, але її не слід перебільшувати. Тіло електронного листа має містити принаймні один або два абзаци (залежно від мети листа).
#6 Закінчіть електронний лист офіційно з вдячністю
Те, як ви закінчите електронний лист, так само важливо, як і те, як ви його почали. Оскільки він почався формально, його закінчення також має бути формальним. Це останній абзац, який також називають завершальним.
У цьому абзаці ви повинні висловити вдячність за час, витрачений на читання вашого електронного листа, а потім завершити його офіційним закриттям. Деякі з цих офіційних закриття:
- Щиро
- Вірно
- Ваш
- З повагою
- кращий
- привіт
Після вибору офіційного закриття слід вказати ваше ім’я та підпис.
Як створити офіційний електронний лист?
Незалежно від того, чи намагаєтеся ви укласти діловий контракт, попросити підвищення зарплати чи отримати нову роботу, навчившись створювати офіційну електронну пошту, ви отримаєте перевагу. Офіційний електронний лист починається з професійної електронної адреси. Бажано використовувати професійну адресу електронної пошти під час написання офіційного електронного листа, оскільки це надає їй більше визнання та представляє її як важливу. Професійний електронний лист повинен містити ваше ім’я та прізвище або назву вашої компанії. Це підвищує цінність електронного листа, оскільки одержувач може вважати його важливим.
Після підтвердження адреси електронної пошти як професійної наступне, на що слід звернути увагу, – це тема. У темі вашого листа має бути сміливо вказано причину написання листа. Наприклад, лист з вибаченнями, прохання про підвищення зарплати, дозвіл піти на перерву тощо. Воно повинно бути коротким і яскравим, але також професійним.
Ще одна не менш важлива частина офіційного електронного листа – це привітання (дружнє привітання). Правильне привітання відкриває вашу електронну пошту та допомагає почати правильну роботу. Ви можете почати з «для кого це може стосуватися», але це використовується лише тоді, коли ви не знаєте імені особи, до якої звертаєтеся. Дорогий і привіт також використовується популярне привітання, після якого вказується ім’я або посада одержувача.
Як почати офіційний абзац електронної пошти?
Перший абзац офіційного електронного листа має містити привітання та ім’я особи, до якої ви звертаєтесь. Ви можете використовувати «Шановний» або «Привіт». Це найпоширеніші привітання. Крім того, бувають випадки, коли ви можете не знати імені одержувача. У подібних ситуаціях правильним привітанням буде «Для кого це стосується». Наступний крок — належним чином представитися, назвавши своє ім’я, хто ви та чому пишете.
Яке хороше початкове речення для електронного листа?
Початок електронного листа з хорошого початкового речення – це те, що спонукає читача, тому радимо бути обережними з вибором слів. Після привітання йде початкове речення. Формально початкове речення має включати правильний вступ (вказуючи ваше ім’я та ким ви є) і причину, чому ви пишете. Неофіційно початкове речення міститиме привітання та благополуччя. Наприклад, «Сподіваюся, що цей електронний лист вас добре застав», «сподіваюся, ви чудово провели день» тощо, а також вступ із зазначенням вашого імені та причини, з якої ви пишете.
Як написати офіційний приклад електронної пошти?
Спроба написати офіційний приклад електронної пошти – це, по суті, лише практика написання офіційного електронного листа. Щоб це зробити, потрібно виконати кілька кроків. Нижче наведено посібник, який пояснює, що ви повинні робити під час написання офіційного прикладу електронної пошти. Вони є:
- Тема вашого листа: вона має бути короткою та чітко вказувати причину вашого листа
- Привітання: Шановний (ім’я людини або людей, до яких ви звертаєтеся), наприклад, Шановний професоре Вільямс, для групи Шановні студенти. Якщо у вас немає імені одержувача, скористайтеся «Кого це може стосуватися».
- Вступний абзац: Використовуйте цей абзац, щоб представитися (вказавши, хто ви), і причину, з якої ви пишете.
- Тіло електронної пошти: ця частина електронної пошти має містити деталі, пояснюючи, чому ви пишете.
- Заключний абзац: Заключний абзац має формально закінчуватися, наприклад, щиро, віддано, з найкращими побажаннями тощо.
З яких п’яти (5) частин складається офіційний електронний лист?
Перш ніж людина зможе правильно навчитися писати офіційний електронний лист, вам потрібно дотримуватися певної структури та формату. Цей формат містить п’ять (5) елементів офіційного електронного листа. Ці елементи:
- Тема
- Привітання
- Вступний параграф
- електронна пошта тіла
- Заключний абзац
Це п’ять елементів, з яких складається офіційний електронний лист. Застосувавши ці елементи, ви зможете правильно написати офіційний електронний лист.
Як написати офіційний електронний лист для запиту
Кожній людині важливо навчитися писати запит в офіційному електронному листі. Прохання означає прохання про щось. Щоб зробити це належним чином, вам потрібно дотримуватися певної структури. Нижче наведено докладний посібник щодо написання офіційного електронного листа для запиту. Вони включають:
#1 Привітання та вступний абзац
У процесі написання запиту ви не можете просто зайти в нього відразу. Вам все одно доведеться дотримуватися формату написання офіційного електронного листа. Як згадувалося раніше, ви повинні почати з привітання. Ви можете використовувати «Шановний» або «Привіт». Бажано використовувати dear, оскільки це звучить більш формально. Одразу після привітання йде ім'я одержувача. Наприклад, шановна місіс Сміт. Якщо у вас немає імені одержувача, скористайтеся «Для кого це може стосуватися».
Крім того, у вступному абзаці має бути вказано ваше ім’я, посилання на зв’язок, який ви маєте з одержувачем, і причину вашого листа. Наприклад, шановний директор з персоналу, мене звуть *****, я один із новоприйнятих авторів і пишу, щоб запитати ****. Сказавши все це, одержувач знає, хто ви і чому пишете.
#2 Тіло
Суть офіційного запиту повинна детально пояснити, що це за запит і причини, чому його слід задовольнити. Також слід вказати, чи є запит терміновим чи ні. Це створює для одержувача можливість розглянути можливість задовольнити ваш запит.
No3 Заключний абзац
Ця частина офіційного запиту дуже важлива. У заключному абзаці ви повинні висловити свою вдячність, подякувавши одержувачу за те, що він знайшов час, щоб прочитати вашу електронну пошту. Після цього завершіть це офіційно, використовуючи найкращі побажання, віддано, щиро тощо.
Висновок
Навчитися писати офіційний електронний лист може здатися складним, особливо якщо у вас немає жодного досвіду. Однак, якщо ви дотримуєтесь певної структури чи формату, написати офіційний електронний лист буде дуже легко. Все, що вам потрібно зробити, це застосувати елементи, і це навчить вас правильно писати офіційний електронний лист.
Статті по темі
КЕРУВАННЯ ПОШТОЮ: значення, програмне забезпечення, стратегія та навички
ЗРАЗОК ВСТУПНОГО ЕЛЕКТРОННОГО ЛИСТА: найкращий спосіб початку та завершення
ПРОФЕСІЙНА ЕЛЕКТРОННА ПОШТА: значення, як її писати та важливі поради
