Згідно з пульсовим опитуванням PMI за 2017 рік, «43% проектів перевищують бюджет, а 49% не дотримуються термінів», і «лише 26% організацій використовують управління ресурсами для успішного розподілу ресурсів».
Ефективна система управління ресурсами допомагає розподіляти ресурси, що є важливим елементом у процесі планування ресурсів. У цій публікації буде обговорено концепцію, проблеми, значення та ефективні методи розподілу ресурсів.
Що таке розподіл ресурсів в управлінні проектами?
Розподіл ресурсів, також відомий як планування ресурсів, визначає та призначає ресурси для окремих завдань на певний період часу. Ці дії можуть бути пов’язаними з проектом або не пов’язаними з ним, наприклад BAU, адміністрування, підтримка та експлуатація. Ефективний розподіл ресурсів гарантує виконання проектів за графіком і в рамках бюджету.
Ресурси можуть бути повністю або частково доступними. У результаті менеджери ресурсів повинні гарантувати, що виділені ресурси доступні для оптимального використання.
Хто відповідає за розподіл ресурсів?
Планування та розподіл ресурсів може входити до компетенції багатьох різних функцій у компанії.
Керівники проектів зазвичай відповідають за розподіл ресурсів і управління ними. Вони розподілятимуть ресурси на стадії планування проекту і, можливо, їм доведеться перерозподіляти їх у міру розвитку проекту та зміни параметрів.
Однак деякі підприємства можуть найняти менеджера з ресурсів. Менеджер ресурсів відповідає за планування та розподіл ресурсів між різними проектами.
Вони могли б працювати на рівні департаменту або навіть на організаційному рівні, як частина центрального офісу управління проектами. Менеджер ресурсів співпрацюватиме з кожним менеджером проекту над їхньою стратегією розподілу ресурсів у цій структурі.
Переваги розподілу ресурсів
Є причина, чому розподіл ресурсів є ключовим питанням для великих корпорацій, малого бізнесу та всього, що знаходиться між ними. Без цього все може швидко вийти з-під контролю, що призведе до втоми персоналу, поганої роботи та порушення термінів.
Розгляньте переваги ефективного розподілу ресурсів.
#1. Це допомагає в плануванні
Розподіл ресурсів може допомогти вам уникнути перевитрати непотрібних вам ресурсів або їх вичерпання на півдорозі проекту. За допомогою правильних інструментів ви можете швидко побачити доступність ресурсів і графіки для проектів, що знаходяться на стадії розробки, і відповідно планувати.
Програмне забезпечення для розподілу ресурсів також покращує ваше розуміння ваших навичок. Це полегшує підбір найкращого персоналу для кожного проекту та діяльності, збільшуючи ймовірність успіху.
Який підсумок? Більше прибутків для вашої компанії.
#2. Покращує моральний дух і самопочуття команди
Погане управління ресурсами може призвести до виснаження співробітників. Коли це відбувається, продуктивність і продуктивність страждають, а щастя зникає. Зверніть увагу на наступне:
- Співробітники, які перебувають у стані стресу, на 26% частіше пропускають роботу.
- 76% працівників вважають, що стрес на роботі впливає на їх психічне здоров’я.
- За оцінками, стрес на робочому місці коштує організаціям від 221 до 187 мільярдів доларів США.
Усіх цих негативних наслідків можна уникнути, розумно розподіляючи ресурси. Це вимагає розгляду фактичної наявності, а не того, що надруковано на папері. Замість того, щоб розраховувати 40 годин на тиждень на одного штатного працівника, ви берете до уваги потенційні дні хвороби, час відпустки та іншу роботу в списку їхніх справ.
Застосування цієї техніки зменшує ймовірність надмірного навантаження на персонал, зберігаючи при цьому його добробут і моральний стан.
#3. Це тримає всіх в курсі.
Дуже важливо відстежувати прогрес під час спільної роботи над проектом. Зазвичай це передбачає надання регулярних оновлень статусу завдань, проблем і етапів. Якщо ви використовуєте ручні інструменти, ви втратите час і збільшите шанси зробити помилку.
Проте програмне забезпечення для розподілу ресурсів може допомогти усунути помилки та підвищити прозорість. Кожен член команди може відстежувати хід виконання завдань, а звіти можна негайно надсилати зацікавленим сторонам.
це може навіть допомогти вам зменшити кількість щоденних зустрічей (і зробити ті, які у вас є, більш ефективними).
Які труднощі пов’язані з розподілом ресурсів?
Часто легше сказати, ніж зробити, коли йдеться про розподіл ресурсів. Визначення відповідного ресурсу може бути складним без відповідних інструментів або процесів. Давайте розглянемо деякі проблеми розподілу ресурсів:
#1. Зміни обсягу проекту:
Незважаючи на відповідний контроль, обсяг проекту може змінитися в будь-який час протягом життєвого циклу проекту. Крім того, у гнучкому світі зміни вимог до проекту можуть призвести до зміни вимог до ресурсів. Без актуального графіка ресурсів часті розподіли відповідно до мінливих потреб стають надзвичайно складними.
#2. Використання застарілих інструментів:
Електронних таблиць і місцевих технологій недостатньо для розподілу ресурсів. Вони не оновлюють графіки проектів/ресурсів у реальному часі, що призводить до неузгодженості та надмірності. Це може призвести до сум’яття подвійного бронювання, підриваючи успіх проекту.
#3. Непорозуміння між відділом продажу та доставки:
Зосереджуючись на досягненні цільових показників продажів, відділ продажів може не залучити команду доставки до підписання транзакції. У результаті команда доставки змушена боротися за розподіл ресурсів в останню хвилину, щоб вкластися в кінцевий термін доставки.
#4. У матричній організації бракує видимості ресурсів:
Оскільки немає централізованого планувальника ресурсів, немає видимості розподілу ресурсів між межами матриці. У результаті менеджери ресурсів стикаються зі значними труднощами при розподілі найкраще підходящого та економічно ефективного персоналу для проекту.
#5. Невідповідність між можливостями набору навичок і попитом:
Неможливість передбачити вимоги майбутніх проектів не дозволяє заздалегідь визначити дефіцит кадрів. Це помилкове прогнозування потужності та попиту перешкоджає процесу розподілу ресурсів проекту.
Як вирішити проблеми з розподілом ресурсів
Навіть якщо ви використовуєте всі правильні інструменти та дотримуєтесь найкращих практик щодо розподілу ресурсів, ви майже напевно зіткнетеся з проблемами. Гикавки не уникнути, тому підготуйтеся відповідно!
Давайте розглянемо деякі з найпоширеніших проблем, з якими стикаються керівники проектів, і способи їх вирішення.
#1. Масштаби проекту змінюються.
Ви зробили все можливе, щоб спланувати розподіл ресурсів для своїх наступних проектів, але все ще є ймовірність збільшення обсягу. Можливо, завдання були більш комплексними, ніж очікувалося, або вимагали здібностей, яких ви не передбачали.
Коли це станеться, ви повинні бути гнучкими та відповідно змінити свої ресурси. Ви повинні зробити наступне, щоб уникнути розповзання області:
- Переконайтеся, що обсяг проекту завжди чіткий і встановлений.
- Ставте конкретні цілі проекту.
- Прагніть виконувати свою роботу найкраще, але не будьте перфекціоністом, якщо це означає запізнення.
- Створіть систему, яка дозволить співробітникам затверджувати запити на зміни та перегляди.
- Слідкуйте за продуктивністю команди, щоб переконатися, що все йде за планом.
- Використовуйте всі наявні у вашому розпорядженні ресурси, щоб прискорити прогрес.
Іноді важко уникнути розповзання області. За таких обставин наявність механізму зміни обсягу дозволяє швидко адаптуватися та повернутися до правильного шляху. Ось як це може виглядати:
Надішліть окрему форму для документування (письмово) запитів на зміни.
Уважно проаналізуйте запит на перегляд, щоб зрозуміти розповзання обсягу.
Отримайте згоду від ключових зацікавлених сторін.
У письмовій формі задокументуйте узгоджені зміни обсягу.
#2. Ресурси стають дефіцитними.
Неконтрольовані зовнішні сили не дозволяють дефіцитним ресурсам з'являтися за призначенням. У робітників ламається автомобіль, і вони не можуть дістатися до роботи. Або, можливо, вони мають інші цілі в організації, які мають пріоритет над зосередженням на завданні, яке ви їм призначили. Важливо те, що буде потім.
Якнайшвидше знайдіть заміну зі свого резерву навичок. Якщо немає нікого з необхідним досвідом, найкращим рішенням може бути наймання фрілансера або підрядника. Ви можете уникнути цього в майбутньому, досліджуючи залежності завдань. Вивчіть будь-які інші обов’язки членів команди, які можуть відвернути їх від проекту.
Майте резервний план розподілу ресурсів на випадок, якщо вони будуть недоступні з будь-якої причини. Одне з рішень — мати під рукою пул фрілансерів, щоб заповнювати прогалини на ходу. Якщо фрілансери недоступні, тимчасові співробітники можуть служити резервною копією.
#3. Ресурси повинні бути спільними.
Для проектів звичним є обмін ресурсами. Це особливо вірно для невеликих фірм, які не можуть дозволити собі найняти велику робочу силу. Як і можна очікувати, спільні ресурси можуть спричинити проблеми, які забивають конвеєр. Якщо ресурси проекту розподілені надто мало, можуть виникнути вузькі місця.
Використовуйте програмне забезпечення для розподілу ресурсів, щоб завчасно виявити прогалини. Уважно стежте за навантаженням членів команди, які перемикаються між відділами. Це найефективніша техніка, щоб уникнути надмірного розподілу ресурсів і втоми.
#4. Несподівані невдачі
Затримки можуть виникнути тоді, коли ви їх найменше очікуєте. Люди хворіють, виникає нестача роботи та непорозуміння. Скоп-крип може тоді підняти свою потворну голову. Деякі труднощі під вашим контролем, а інші ні.
Найпростіший спосіб впоратися з проблемами - це прагнути їх уникати. Ви можете:
- Плануйте завдання на основі компетенції, а не часу. Швидше працює експерт або спеціаліст.
- Перевантажувати членів команди занадто великою кількістю інших пріоритетів — погана ідея, особливо якщо робота покладається на те, щоб вони продовжували роботу по конвеєру.
- Надати гнучкий графік роботи. Деякі працівники більш продуктивні в позаробочий час.
- Плануйте терміни виконання проекту, розподіляйте його на фази та відстежуйте прогрес. Програмне забезпечення допомагає визначити потенційні вузькі місця, перш ніж вони стануть вузькими.
Чим більш систематичний і чіткий ваш розподіл ресурсів, тим легше кожному буде прийняти відповідальність за свою роботу.
Найефективніші методи розподілу ресурсів для успішного бізнесу
Тепер, коли ми розуміємо, як розподіл ресурсів сприяє ефективному завершенню проекту, давайте розглянемо деякі з найкращих методів розподілу ресурсів:
#1. Визначити та розповсюдити найкраще видимі найкращі ресурси:
Система керування ресурсами збирає дані про ресурси з різних систем і об’єднує їх у консолідовану платформу. Повна прозорість дозволяє правильно розподіляти ресурси для проекту на основі навичок, облікових даних, досвіду, доступності, ціни та інших факторів вибору. Планування економічно ефективних глобальних ресурсів із недорогих регіонів забезпечує високий прибуток без шкоди для якості.
Призначення найкраще видимих найкращих ресурсів, а не перших доступних перших ресурсів є одним із найкращих методів розподілу ресурсів проекту. Прозорість також дозволяє рівномірно розподіляти професійні ресурси між кількома проектами, а не лише одним високопріоритетним проектом.
#2. Уникайте недостатнього або надмірного розподілу ресурсів:
Рівномірний розподіл ресурсів між усіма проектами гарантує, що жодні ресурси не розподіляються по всій організації. Недостатній розподіл ресурсів призводить до зниження продуктивності та доходу. З іншого боку, надмірний розподіл може призвести до вигоряння, погіршення якості результату або, найгірше, ненавмисного виснаження.
Прогнозування оплачуваного/стратегічного використання дає змогу керівникам проектів регулярно переміщати ресурси з неоплачуваної діяльності на оплачувану/стратегічну. Як наслідок, це сприяє оптимальному використанню ресурсів і підвищує корпоративну ефективність.
#3. Приєднайтеся до автоматизованого процесу запиту ресурсів:
Сортування пулу ресурсів вручну або збір запитів телефоном/електронною поштою від окремих керівників проектів може зайняти багато часу під час розподілу ресурсів. Процедура спрощена автоматизованими запитами ресурсів, які не залежать від трудомістких електронних таблиць.
Це дозволяє керівникам проектів вказувати необхідні набори навичок, облікові дані, досвід, ціни та часові рамки проекту. Цей запит пересилається безпосередньо відповідальному менеджеру ресурсів, який починає його планування. Відстеження записів розподілу усуває будь-яку невизначеність, пов’язану з процесом, оскільки весь процес документується та перевіряється.
#4. Дозвольте співробітникам працювати над особистими проектами:
Згідно з дослідженнями, коли працівники виконують завдання на свій вибір, це покращує їхню залученість і продуктивність. У результаті менеджери повинні враховувати індивідуальні інтереси на додаток до своїх талантів і доступності під час розподілу ресурсів. Для цього менеджери ресурсів можуть створювати відкриті вакансії та публікувати їх, роблячи їх видимими для всіх відповідних осіб у всій організації.
У результаті зацікавлені ресурси можуть висловити бажання приєднатися до проекту, а зацікавлений менеджер ресурсів може сформувати відповідну команду проекту. Це також економить час менеджера з ресурсів на пошук компанії для найкращої відповідності та переговори з її лінійними/проектними керівниками. У результаті ця стратегія приносить користь як ресурсам, так і людям, які відповідають за їх розподіл.
#5. Набір навичок і обов’язків співробітників має бути різноманітним:
Заохочуйте персонал володіти принаймні двома талантами. Ефективний розподіл ресурсів на проекти, які потребують різноманітних здібностей, дозволяє їм вдосконалювати свої основні навички, а також дає можливість розвивати нові. Вони також можуть пройти додаткову підготовку щодо отриманих навичок, а досвід роботи на робочому місці допоможе в їх розвитку.
Коли людей відпускають від проекту, вони можуть не мати доступних завдань на основі їхніх основних здібностей. Їхні додаткові навички стануть у пригоді в цій ситуації, і їх можна зробити платними, розподіливши їх на інші завдання.
Іноді для початку нового проекту потрібен певний набір навичок. Оскільки ці ресурси є дефіцитними, заміна нішевого ресурсу з поточного проекту може допомогти розпочати новий проект. Одночасно інший ресурс із мінімальними критеріями може заповнити, щоб продовжити роботу існуючого проекту. Цей динамічний розподіл ресурсів гарантує, що жодні ініціативи не постраждають.
#6. Аналіз «що-якщо» для задоволення вимог динамічного проекту:
Коли ресурсів бракує, зазвичай жонглюють ресурсами між різними ініціативами. Однак у сучасному корпоративному кліматі, що швидко змінюється, будь-яка помилка в судженні може коштувати досить дорого. Саме тут стає в нагоді симуляція бізнес-сценарію.
Застосування кількох наборів правил до одного пулу ресурсів і порівняння екземплярів може допомогти у візуалізації різних впливів. Наприклад, це може призвести до затримки або подовження графіка проекту з низьким пріоритетом, при цьому наявні ресурси спрямовуються на проект з високим пріоритетом.
Аналіз «що-якщо», важливий компонент моделювання та імітації ресурсів, допомагає у визначенні ймовірних результатів через оцінку на основі обмежень. Цей підхід застосовується до планування та розподілу ресурсів так само, як ми розглядаємо плюси та мінуси варіантів у нашому повсякденному житті. Реалізація ідеального та здійсненного сценарію за графіком реального проекту покращує успішний розподіл ресурсів.
#7. Відстежуйте та вдосконалюйте розподіл ресурсів за допомогою бізнес-аналітики в реальному часі.
Навіть після завершення процедури розподілу ресурсів у вимогах до проекту можуть виникнути зміни, які вимагають швидкого реагування. Сучасні рішення для управління ресурсами з інформаційними панелями та звітами бізнес-аналітики в реальному часі сприяють покращенню індексу здоров’я організації.
Настроювані інформаційні панелі на основі ролей дозволяють особам, які приймають рішення, приймати обґрунтовані рішення та за потреби змінювати розподіл ресурсів. Таким чином, бізнес-аналітика в режимі реального часу допомагає передбачати та контролювати розподіл ресурсів.
Останні думки
Розумне використання ваших ресурсів призводить до вищої рентабельності ваших витрат на персонал, кращих результатів проекту та більшої прибутковості. Як бачите, це починається задовго до вашого проекту і потребує моніторингу та управління в міру його просування.
Для цього необхідні дані в режимі реального часу, а також видимість у всьому підприємстві вашого проекту та доступності ресурсів.
Статті по темі
- ЩО ТАКЕ МЕНЕДЖМЕНТ В БІЗНЕСІ? Все, що вам потрібно знати
- РОЗПОДІЛ АКТИВІВ: значення, види та приклад
- Планування проекту: Посібник із методів планування проекту
- ЩО ТАКЕ РОЗПОДІЛ: значення, вартість, метод і бенефіціар
- Усе, що вам потрібно знати про ділового партнера
посилання
