Як почати електронний лист? Що краще, ім'я чи прізвище людини? «Шановні пані та пані» все ще діє? Вам навіть варто привітатися? Пам’ятайте про вплив привітань електронною поштою. Тема вашого електронного листа визначає тон вашого спілкування, визначає те, як одержувач бачить вас, і навіть може визначити, чи прочитає він ваше повідомлення чи негайно видалить його. Читайте далі, щоб дізнатися приклади професійних привітань електронною поштою та способи не починати листування.
Приклади привітань електронною поштою
Контекст – це все, коли йдеться про привітання електронною поштою. Те, що підходить вашим друзям, може не підійти для співбесіди у великій корпорації. Отже, для ваших колег те, що є шанобливим і ввічливим до вашого викладача університету, може здатися жорстким і застарілим. Щоб вибрати правильне привітання електронною поштою, дайте відповідь на такі запитання:
- Цей лист призначений для однієї особи чи групи? Ви можете звертатися до кожного одержувача по імені, якщо є лише один-три одержувачі. Використовуйте загальні привітання, як-от «Всім привіт» або «Привіт командо», коли розмовляєте з більшою групою людей.
- Який зв’язок у мене з одержувачем? Наскільки добре ви знаєте цю людину? Який ступінь офіційності ви дотримуєтеся між вами?
Найкращі привітання електронною поштою, як персоналізовані, так і загальні, можна знайти тут. Ваш найкращий варіант – це привітання, яке підходить саме вам. Завжди намагайтеся дізнатися чиєсь ім’я, коли надсилаєте електронний лист комусь, кого не знаєте. Ви можете виконати цю роботу за допомогою їхнього корпоративного веб-сайту або профілю LinkedIn. Стандартне привітання електронною поштою може допомогти вам, якщо ваше дослідження виявилося невдалим. Отже, нижче наведено кілька прикладів привітань електронною поштою:
#1. Привіт [ім'я]
Це один із найкращих прикладів привітань електронною поштою, за винятком найформальніших ситуацій.
#2. Доброго дня [ім'я]
Щоб зробити ваше привітання електронною поштою трохи більш формальним, ви можете замінити «Привіт» на «Привіт». Це вітання знаходиться між дружнім «Привіт» і офіційним «Шановний».
#3. Привіт [ім'я]
Це один із прикладів привітань електронною поштою, які є більш офіційними для початку ділової електронної пошти. «Шановний» підходить для початкового електронного листа, але якщо ви додасте його до кожного повідомлення в довгому ланцюжку електронних листів, це може виглядати офіційно та монотонно. Ви можете замінити «Привіт» у наступних електронних листах.
#4. Шановний [прізвище], пане/пані, докторе/професоре
Звертаючись до поважної особи в електронному листі, використовуйте слово «Шановний», а потім почесне чи звання, прізвище людини та офіційне привітання. Наприклад, «Шановний професоре Грін» або «Шановний містере Сміт». Замість коми після привітання ви можете використовувати двокрапку для найбільш офіційної кореспонденції.
#5. вітаю
Це також один із прикладів привітань електронною поштою. Фраза «вітаю» доречна, якщо ви не знаєте імені людини. Однак ми наполегливо радимо вам персоналізувати своє привітання та дізнатися ім'я одержувача.
#6. Привіт
Якщо ви не впевнені в імені одержувача, ви можете використовувати його замість «Вітаю». Просто пам’ятайте, що в неофіційно написаних електронних листах може не міститися привітання «Привіт».
#7. Привіт всім
Нарешті, це один із прикладів привітань електронною поштою. Коли ви пишете групі людей, це привітання електронною поштою є ефективним. Однак ви можете звертатися до кожного одержувача по імені, якщо одержувачів лише три або менше. Наприклад, «Привіт, Сенді, Том, Марк» .
Уникайте цих привітань електронною поштою
Нижче наведено деякі привітання електронною поштою, яких слід уникати:
#1. привіт!
Такому привітанню не місце в діловому спілкуванні. Просто залиште це привітання друзям і близьким знайомим.
#2. Йо!
Чи прийняли б ви запит на партнерство або ділову пропозицію, звернену до вас на "Йо"? Ваш отримувач також погоджується.
#3. Привіт, [псевдонім]
Не думайте, що Джессіка відповість вам, якщо ви адресуєте їй свого листа як Джесс. Так само, якщо вона закінчується на Джес, ви також повинні звертатися до неї таким же чином.
#4. Вітаю, пане/пані
Це привітання надто формальне, схоже на «Для кого це може стосуватися». Крім того, він досить загальний. Таке привітання електронною поштою показує, що ви недостатньо дослідили, щоб дізнатися, хто є одержувачем.
#5. Вітаю, [Посада]
Це привітання є більш точним, ніж «Для кого це може стосуватися» та «Шановний пане та пані». Незважаючи на це, «Шановний менеджер з найму» не буде задоволений тим, що ви не доклали жодних зусиль, щоб дізнатися його ім’я.
#6. Доброго дня/дня!
Слід уникати таких приємностей, особливо якщо ви надсилаєте електронний лист комусь із іншого часового поясу, оскільки ви ніколи не знаєте, коли вони отримають ваше повідомлення.
#7. Неправильна або неправильна назва
Двічі перевірте чиєсь ім’я, перш ніж надіслати йому електронний лист. Якщо ви не впевнені, як пишеться ім’я, краще почати розмову із загального привітання, наприклад «Привіт». Порівняно з надсиланням електронного листа з помилкою, це завдає набагато меншої шкоди.
#8. Жодного привітання
Навіть якщо буває важко вибрати правильне привітання електронною поштою, це не означає, що ви повинні його пропустити. Неввічливо пропускати привітання в діловому електронному листі, оскільки це важливий компонент.
Професійні привітання електронною поштою
Правильні професійні привітання електронною поштою включають:
#1. Привіт [ім'я]
Привітання, використане в цьому електронному листі, прийнятне для професійних привітань електронною поштою. Якщо ви хочете висловити повагу до одержувача, ви зазвичай використовуєте це в супровідних листах, офіційних ділових листах та інших формах спілкування.
Навіть незважаючи на такі титули, як «Mr.» і «місіс» були історично поширеними, вони несуть небезпеку спотворення статі або припущення, що читач одружений. Натомість використовуйте «Дорогий Сем» або «Дорогий Семе Барні».
№2. Вітання
Невимушене «Привіт», а потім кома — це хороший спосіб почати більшість електронних листів, пов’язаних із роботою. Розгляньте можливість використання привітання «Привіт», якщо потрібен більш офіційний тон. Хоча це привітання вважається неофіційним, воно також має простий і сердечний тон.
#3. Привіт усім, привіт команді або команді доброго дня, [назва відділу]
Це одне з професійних привітань електронною поштою. Тут у вас є кілька альтернатив для надсилання електронного листа двом або більше людям. Неформальними, але прийнятними способами звернення до групи людей є «привіт усім», «привіт, командо» або «привіт [назва відділу], командо».
Крім того, вони утримуються від звернення до групи людей займенниками на зразок «Привіт, дівчата», «Привіт, хлопці» або «Панове», оскільки ці займенники можуть не відповідним чином описувати одержувачів.
#4. Сподіваюся, ваш тиждень пройшов добре або ваші вихідні були приємними
Це також одне з найкращих професійних привітань електронною поштою, оскільки ви одразу дякуєте своєму читачеві. Вони також встановлюють хороші стосунки з колегою, якого ви вже знаєте або з яким хочете мати справу.
#5. Я пишу тобі щодо
Ввічливо та відверто починати електронний лист із «Я звертаюся щодо…», оскільки це чітко пояснює мету спілкування. Оскільки сотні електронних листів надсилаються протягом одного робочого дня, цей метод показує, що ви дбаєте про час іншої людини, будучи короткими.
Оголошення ваших намірів також допомагає усунути непорозуміння або двозначність щодо того, що вам потрібно від читача.
#6. Дякую за
Нарешті, це одне з найкращих професійних привітань електронною поштою. Вдячність – це ще один підхід до пріоритетності читача. Командна робота на робочому місці покращується, коли ви відразу повідомляєте людині, що ваш електронний лист є відповіддю на його або її електронний лист або дію.
Способи не починати електронний лист
Привітання та початкові речення, подані нижче, мають офіційний тон і в деяких випадках створюють враження, що людина не думає. Уникайте вживання цих слів, якщо хочете виглядати щирим і вдумливим. Таким чином, способи не починати електронну пошту включають:
#1. Для кого це може стосуватися
Це один із способів не починати електронну пошту. Незважаючи на те, що слово «Для кого це може стосуватися» здається офіційним привітанням, воно є безособовим і зловживаним. Це означає, що ви не подбали про те, щоб ваш одержувач був тим, ким ви його вважаєте, або чи ваше повідомлення має для нього відношення.
Привітання електронною поштою «Шановний пане та пані» також підпадає під це. Гендерно-бінарне привітання застаріло і може розглядатися як ексклюзивне в цій ситуації.
#2. Привіт [Пропущене ім'я]
Перевірте написання імені одержувача, перш ніж використовувати його в електронному листі. Трапляються друкарські помилки, але неправильне написання чийогось імені викликає підозру, що ваше повідомлення було написано поспішно й без уваги до деталей.
#3. Шановний, [Вставте тут ім’я]
Слід уникати як неправильного написання імені одержувача у привітанні електронною поштою, так і повного нехтування введенням імені одержувача в попередньо написаний шаблон. Спроба захопити читача за допомогою шаблону електронної пошти без будь-якої персоналізації, мабуть, марна. Завжди ще раз перевіряйте, чи ви замінили будь-які заповнювачі у привітанні на правильно написане ім’я одержувача, якщо для ефективності потрібно використовувати шаблонне повідомлення.
#4. Ви не проти допомогти мені?
Це також один із способів не починати листування. Вступний рядок на кшталт «Ви можете зробити мені послугу?» може здатися різким і корисливим, коли ви вперше надсилаєте комусь електронний лист і не знаєте його. Натомість подумайте про тему електронного листа на кшталт «Я звертаюся, тому що…», яка стисло повідомляє про проблему, яку ви сподіваєтеся вирішити з їх допомогою.
#5. Я розумію, що ви зайняті, але
У найкращому випадку вступ до цього листа говорить про те, що час читача є цінним. У гіршому випадку це означає, що, навіть якщо ви це усвідомлюєте, ви все одно заслуговуєте їхньої уваги. Незалежно від того, наскільки добре ви знаєте читача, ви повинні пропустити це вступне слово і натомість коротко пояснити, чому ваше повідомлення є важливим.
#6. Дозволь мені дати тобі своє ім'я
Коли ви надсилаєте комусь електронні листи вперше, часто використовується цей засіб відкриття електронної пошти. Це схоже на розповідь про власне знайомство, коли ви починаєте електронний лист словами «Дозвольте мені представитися». Ви б сказали це комусь вголос? Хоча це здається остаточним, зрештою це втрачає час. Зосередьтеся на погоні.
Привітання групі електронною поштою
Якщо ви не звикли до цього, звернення до багатьох людей в електронному листі може здатися дивним. Ви можете вибрати шаблони привітань електронною поштою. Шаблони, включені до списку нижче, можна змінювати відповідно до ваших потреб. Вони включають:
#1. При вітанні двох-чотирьох осіб
У електронному листі ви повинні звертатися до двох одержувачів інакше, ніж до групи з 15 осіб. Можна звертатися безпосередньо до кожної особи, коли розмовляєте з двома або чотирма людьми (Instructional Solutions передбачає, що це може бути до п’яти осіб), як показано нижче .
- Вітаю, Томас і Шона
- Привіт, пані Рівера
- Привіт, пані Сміт
- Вітаю, містере Томпсон
- Привіт Томас, Фей, Лен, Шона
Отже, якщо ви не знаєте статі людей, яким пишете, ви також можете використовувати їхні повні імена та уникати гендерних назв. Краще не вгадувати стать за іменами.
#2. Розмова з конкретною командою
Якщо ви надсилаєте електронний лист групі людей, які входять до однієї команди, ви повинні звертатися до них у своєму привітанні. Вирішуючи, що з наведеного нижче використовувати, майте на увазі, що ваш тон виразить, наскільки серйозним чи важливим є вміст.
- Привіт, відділ продажів
- Вітаю, команда.
- Персонал FOH, будь ласка
#3. Використовуйте імена, коли можете
Навіть якщо ви пишете великій групі людей, це неповага – адресувати листа «Mr. Бернс і компанія» або «Дебора Сміт і колеги». Отже, якщо ви розмовляєте з групою людей, робіть це разом. Крім того, якщо вам потрібно привернути увагу до роботи та внеску однієї людини зокрема, згадайте її ім’я в тілі електронного листа.
#4. Друковані копії з кількома адресами
Якщо ви хочете надіслати фізичні листи двом різним людям, вам слід ввести першу адресу, залишити порожній рядок, а потім ввести другу адресу. При цьому доцільно зробити адресу одержувача верхньою адресою кожного листа.
Як ввічливо почати електронний лист?
- Привіт [ім'я]
- Привіт, будь ласка.
- Привіт усім команда або [назва відділу] команда, привіт.
Яке речення вітання найкраще розпочати електронний лист?
- Сподіваюся, ви добре і читаєте мою електронну пошту.
- Сподіваюся, цей тиждень почався для вас добре.
- Доброго дня, дня чи вечора.
- Сподіваюся, ваш тиждень почався добре.
- Я ціную вашу швидку відповідь.
- Ми цінуємо, що ви зв’язалися з нами.
- Мені була б цікава ваша думка щодо.
- Кому я пишу.
Які офіційні привітання?
Офіційні привітання:
- Привіт!
- Я тут.
- Щасливого ранку.
- Привіт, полудень.
- Доброї ночі.
- Я радий, що познайомився з вами.
- Приємно познайомитися.
Що таке початковий рядок електронної пошти?
Найкращий рядок теми електронної пошти – це рядок, який зацікавить читача та змушує його читати далі. Я сподіваюся, що у вас хороший день, наприклад, є хорошим прикладом початкового рядка електронної пошти.
Що таке хороше початкове речення?
Подумайте про це так: гарне перше речення – це те, що ви хочете сказати, навіть якщо ви не думаєте, що можете це сказати.
посилання
- smallbusiness.chron.com
- mail.com
- grammarly.com
- sparkmailapp.com
Статті по темі
- ВІРТУАЛЬНІ ТЕЛЕФОННІ СИСТЕМИ: найкращі віртуальні телефонні системи для будь-якого бізнесу (+ докладний посібник)
- КОГО ЦЕ МОЖЕ СТВОРИТИ: Все, що ви повинні знати!!!
- Для малого бізнесу доступні понад 15 великих грантів
- Гарне обслуговування клієнтів: найкращі стратегії вдосконалення (+безкоштовні зразки)
- ФОРМАТ ОФІЦІЙНОГО ЛИСТА: які найкращі формати для будь-якого бізнесу
