Оскільки в добі дуже багато годин, дуже важливо використовувати свій час максимально ефективно. Є два способи підвищити свою продуктивність на робочому місці чи в будь-якому аспекті життя: працювати більше годин або працювати розумніше. Я не впевнений у вас, але я віддаю перевагу другому варіанту.
Підвищення продуктивності на роботі – це не наука про ракету, але це потребує більш ретельного планування часу. Ця стаття проведе вас через прості, але ефективні стратегії підвищення продуктивності вашого робочого місця. Але тим часом давайте розглянемо деякі основні поняття.
Що таке продуктивність і чому вона важлива?
Говорячи простою мовою, продуктивність — це міра економічної або бізнес-ефективності, яка вказує на те, наскільки ефективно окремі особи, підприємства, галузі та цілі економіки перетворюють такі ресурси, як праця та капітал, у результати, такі як товари чи послуги.
Яка важливість продуктивності?
Продуктивність важлива на конкурентному ринку або на роботі, оскільки вона є показником ефективності. Підвищте свою продуктивність, і ви зможете заробляти більше грошей — або стягувати нижчі ціни та викрадати клієнтів у ваших конкурентів. І навпаки, якщо ваша продуктивність падає або зростає повільніше, ніж у конкурентів, ви можете бути не в змозі працювати прибутково або мати повільне зростання.
Що таке мета продуктивності?
Продуктивність можна виміряти виробленими одиницями, обслугованими клієнтами або іншими показниками випуску. Встановлення індивідуальних цілей щодо продуктивності праці працівників має довгостроковий ефект підвищення загальної продуктивності компанії, дозволяючи компанії виконувати більше роботи за той самий проміжок часу та з тією самою кількістю працівників.
Використовуючи чотири характеристики ефективної цілі, прикладом великої цілі продуктивності для робітника складальної лінії може бути «збільшення кількості одиниць, вироблених за годину, на 5% між кожним піврічним оглядом ефективності». Чудовою ціллю продуктивності для клерка із введення даних може бути «збільшення швидкості друку на п’ять слів на хвилину щомісяця до досягнення 60 слів на хвилину».
Які 4 основні компоненти продуктивності?
Якщо і коли ви вирішите підвищити продуктивність на своєму робочому місці, незалежно від того, працюєте ви в офісі чи вдома, ось 4 важливі компоненти, про які слід пам’ятати.
#1. Ваші можливості планування (стратегічно)
Які плани на завтра?
На перший погляд це здається до смішного простим запитанням, але це не так.
Як люди, ми часто ставимо перед собою нереалістичні цілі та цілі, іноді навіть не усвідомлюючи цього. Як наслідок, неможливо дістатися до кінця зростаючого списку справ.
Щоб уникнути цього, складіть стратегічний план на кожен день. Запишіть все, що ви хочете досягти, а потім звузіть коло завдань, які, як ви знаєте, можете виконати, і які є найважливішими. Все інше можна відкласти.
#2. Ваше бажання зосередитися (на одному проекті за раз!)
Це, мабуть, найскладніший аспект продуктивності, але його можна освоїти з часом. Щоб залишатися зосередженим, ви повинні працювати лише над одним проектом за раз, що повертається до планування списку справ, згаданого раніше.
Ви можете виконувати кожну роботу по черзі, якщо знаєте, що потрібно робити щодня. Замість того, щоб перемикатися між завданнями, приділіть всю свою увагу та зусилля одному завданню, доки воно не буде виконане. Повторюйте цей процес протягом дня, щодня, і ви швидко впораєтеся зі своїм списком справ.
#3. Прийняття найкращих рішень
Щодня ми маємо лише обмежену кількість часу для гри, тому цілком зрозуміло, що його слід використовувати з розумом. Це можливо лише за умови прийняття правильних рішень.
Що справді важливо? Які завдання чи проекти можна відкласти на завтра, наступного тижня чи місяця? Де ви, швидше за все, заробите гроші та порадуєте своїх клієнтів?
Завжди віддавайте перевагу тому, що має значення, вибираючи завдання, які принесуть максимальну користь за ваш обмежений час.
#4. Ваша надійність
Ми всі працюємо з різною швидкістю, але стабільний темп є ключем до продуктивності. Це може бути блискавично для вас. Інші можуть вважати, що це набагато повільніше. Немає правильного чи неправильного шляху; це те, що найкраще працює для кожної людини. Отже, майте на увазі, що неважливо, наскільки швидко чи повільно ви рухаєтеся, якщо ви не припиняєте робити те, що робите.
Як ми можемо підвищити вашу продуктивність?
Спробуйте застосувати ці стратегії, щоб підвищити свою продуктивність і працювати розумніше на роботі чи будь-якій посаді!
#1. Вийти з багатозадачності
Може виникнути спокуса виконати кілька завдань одночасно, особливо якщо вони здаються другорядними або простими. Однак це просто не працює.
«Багатозадачність неможлива для людини», — каже професор неврології Ерл К. Міллер.
Ми оманюємося, якщо думаємо, що можемо легко жонглювати телефонними дзвінками, презентаціями та обідом. Моя порада: концентруйтеся на одному завданні за раз, і ви завершите його швидше.
#2. Робіть часті перерви
Ми можемо вірити, що працюючи більше годин означає, що ми виконуємо більше, але ми ніколи не працюємо так добре, коли ми виснажені.
Дослідження показали, що регулярні перерви покращують концентрацію та настрій.
Отже, пройдіться п’ять хвилин по офісу або знайдіть 15 хвилин, щоб випити кави в середині дня.
#3. Ставте малі цілі
Подивитись на наші цілі іноді може бути приголомшливо. Наявність кількох великих проектів у вашому календарі може викликати стрес.
Однак, якщо ви розділите його на менші завдання, ви відчуєте, що краще контролюєте справу, і будете набагато продуктивнішими. Замість того, щоб писати «завершити проект», розбийте його на всі завдання, які будуть потрібні.
Це допоможе вам у повсякденних справах і зробить більші проекти менш страшними.
#4. Виконуйте найважливіші завдання, коли ви максимально пильні
Ми всі відкладаємо великі цілі, тому що не впевнені, що зможемо їх досягти. І до того моменту, як ми доберемося до них, ми надто виснажені за день, щоб приділити їм увагу, якої вони потребують. Ось так проекти розтягуються на додаткові дні, створюючи враження, що продуктивність зникла.
Отже, розуміння того, коли і як вам найкраще працювати, має вирішальне значення для вчасного завершення великих проектів. Але тоді не існує універсального розкладу. Якщо ви ранкова людина, візьміться за головні справи в першу чергу вранці.
#5. Дотримуйтесь «правила двох хвилин»
Заповніть ті крихітні віконця реальними завданнями, щоб максимально використати свій час на роботі.
За словами підприємця Стіва Оленскі, пошук і виконання завдань, які займають дві хвилини або менше, насправді економить ваш час. Отже, якщо це займає лише дві хвилини, зробіть це зараз.
Правило двох хвилин також стверджує, що будь-яку мету чи звичку можна почати менш ніж за дві хвилини. Постановка нових цілей не означає, що ви зможете виконати кожне завдання за 120 секунд, але це перший крок до їх досягнення!
#6. Будьте проактивними, а не реагуючими
Термін «реактивний» означає, що ви не використовуєте або не маєте ініціативи. Ви дозволяєте іншим говорити вам, що робити, і приймати рішення на роботі, тоді як ви є «виконавцем», який виконує завдання.
Навпаки, термін «проактивний» означає, що ви передбачаєте події, знаходите нові способи роботи та самостійно придумуєте нові ідеї. Ніхто не повинен вказувати вам, що робити, тому що ви завжди на крок попереду.
Щоб стати більш проактивним і використовувати свій час продуктивніше та ефективніше, не кажучи вже про те, щоб справити більше враження на своїх колег, запам’ятайте три ключові моменти:
- Запитайте себе, що, ймовірно, трапиться, і складіть плани, як впоратися з цим до того, як це станеться.
- Розгляньте загальну картину та зробіть необхідні кроки завчасно.
- Підтримуйте свій рівень енергії на високому рівні та свою гру на належному рівні.
Бути проактивним допомагає робити те, що вам подобається, тому що ви щиро хочете бути найкращим у своїй справі.
#7. Отримайте максимум від поїздок
Незалежно від того, як ви добираєтеся на роботу — чи їдете ви на автомобілі, автобусі, велосипеді, пішки чи на самоході — середній американець витрачає на дорогу понад 100 годин на рік.
Давайте будемо чесними: це багато годин, і вони дійсно додаються. Відповідно з Бюро перепису населення США, у 139 році понад 2014 мільйонів працівників добиралися на роботу. Щодня, п’ять днів на тиждень, 26 тижнів на рік, щоб дістатися до роботи, потрібно в середньому 50 хвилин.
За один рік це дорівнює 29.6 мільярдам годин, 1.2 мільярдам днів або 3.4 мільйонам років, витрачених на дорогу. Подумайте, чого ви могли б досягти за стільки часу. Натомість ви застрягли в поїзді або в пробці.
З іншого боку, вашої поїздки не уникнути; ми всі маємо приступити до роботи, і хоча це клопіт, у вас є можливість перетворити це на продуктивний час протягом дня. Ми не маємо на увазі прокручування вашої стрічки новин у Facebook; ми маємо на увазі ранній початок робочого дня.
Ви можете, наприклад,
- Сплануйте свій день – ми вже згадували, наскільки важливий цей пункт для вашої продуктивності, то чому б не зробити це по дорозі на роботу?
- Відповідайте на електронні листи – Почніть свій день, відповідаючи на всі електронні листи, які забирають у вас час, зранку. Коли ви прийдете в офіс, ви зможете почати виконувати свої завдання з чистою скринькою вхідних повідомлень… дуже круто, правда?
- Витратьте час на розвиток своєї кар'єри шляхом самонавчання– Слухайте відповідний подкаст або читайте останні новини у своїй галузі. Ти навчишся і приведеш свій розум у роботу якомога швидше.
#8. Зменште відволікання
Щоб підвищити свою продуктивність на роботі, ви повинні усунути всі речі, які забирають ваш час. Для багатьох із нас це можуть бути електронні листи, телефонні сповіщення або соціальні мережі. Ми всі настільки звикли постійно перебувати в Інтернеті з телефоном у руках і дивитися на щось, що втрачаємо почуття часу.
Також дуже легко відволіктися на колег під час роботи. Один хоче випити з вами кави, а інший просто «зайшов» побалакати, поки ви намагаєтесь зосередитися та закінчити роботу. Усі ці перерви призводять до зміни режиму роботи та зниження продуктивності.
Отже, як уникнути цих відволікань? Для початку навчіться працювати розумніше, а не старанніше, і почніть встановлювати межі. Це може включати:
- Встановлення робочих годин, щоб люди знали, коли ви є, а коли вас немає
- відключення сповіщень телефону.
- Виділіть час, щоб перевірити соціальні мережі та електронну пошту, щоб не робити це, працюючи над чимось іншим.
- Щоб отримати максимальну віддачу від свого дня та мінімізувати відволікання, використовуйте такі інструменти, як «Планування та режим роботи» BlockSite, щоб працювати та робити заплановані перерви. Вони блокують веб-сайти, які привертають вашу увагу, і таким чином негативно впливають на підвищення продуктивності на робочому місці.
Зменшивши відволікання, ви помітите, як швидко зросте ваша продуктивність, і немає кращого відчуття, ніж усвідомлення в кінці довгого робочого дня, що ви виконали все, що вам потрібно було зробити.
#9. Висипайтеся
Чи знаєте ви, що 70% американців зізнаються, що дрімають на роботі? Згідно з опитуванням, проведеним Вільямом А. Ентоні, доктором філософії, клінічним психологом і директором Центру психологічної реабілітації Бостонського університету, американці сплять під час роботи просто тому, що їм це потрібно. Люди не висипаються через ранкові поїздки на роботу, тривалий час роботи та забагато обов’язків вдома.
Ми всі знаємо, що недосипання впливає на нашу ефективність у всіх аспектах нашого життя. Однак це має ще більший вплив на нашу продуктивність на робочому місці, оскільки брак сну впливає на префронтальну кору головного мозку, яка допомагає нам виконувати завдання, які вимагають логічних міркувань і складного мислення, і заважає нам виконувати такі завдання.
У зв’язку з цим дуже важливо, щоб ми всі висипалися щоночі, щоб підтримувати максимальну продуктивність. Якщо ви доросла людина у віці від 26 до 64 років, це означає, що ви спите від 7 до 9 годин на добу, згідно з даними Національного фонду сну.
#10. Встановлюйте самостійні терміни
Хоча ми зазвичай асоціюємо стрес із негативом, контрольований рівень стресу, який ми нав’язуємо собі, насправді може бути корисним у плані зосередження та допомоги нам у досягненні наших цілей.
Спробуйте встановити крайній термін і дотримуватися його для незавершених завдань або проектів. Дивлячись на годинник, ви можете бути здивовані тим, наскільки ви можете бути зосередженими та продуктивними.
#11. Просто відмовляйтеся від зустрічей
Зустрічі є однією з найбільш трудомістких заходів, але ми продовжуємо записуватися на них, відвідувати їх і, неминуче, скаржитися на них.
За даними Atlassian, середній офісний працівник витрачає більше 31 години на місяць на неефективні зустрічі.
Перш ніж запланувати наступну зустріч, подумайте, чи зможете ви досягти тих самих цілей або завдань за допомогою електронної пошти, телефону чи веб-зустрічі (що може бути трохи продуктивнішим).
#12. Відмовтеся від ілюзії досконалості
Підприємці часто зосереджуються на спробі вдосконалити завдання; однак ніщо ніколи не буває ідеальним. Замість того, щоб витрачати час на гонитву за цією ілюзією, виконайте своє завдання якнайкраще та рухайтеся далі.
Краще завершити завдання і зняти його з тарілки; ви завжди можете повернутися та змінити або покращити його пізніше.
#13. Робота з кроком у 90 хвилин
Дослідники з Університету штату Флорида виявили, що елітні виконавці (спортсмени, шахісти, музиканти тощо), які працюють з кроком у 90 хвилин, продуктивніші, ніж ті, хто працює більше 90 хвилин. Вони також виявили, що кращі виконавці працюють не більше 4.5 годин на день. Мені це добре звучить!
#14. Зробіть щось приємне для себе
Хоча це може здатися малоймовірним, деякі дослідження показують, що облаштування робочого місця естетично приємними елементами, такими як рослини, може підвищити продуктивність праці на 15%.
Прикрасьте свій офіс картинами, свічками, квітами або чимось іншим, що робить вас щасливими.
#15. Слухайте музику для підвищення продуктивності
Слід уникати відволікаючих факторів, але фонова музика іноді може допомогти вам зосередитися.
Звичайно, це не обов’язково має бути важкий рок, але трохи Бетховена може допомогти.
#16. Заздалегідь сплануйте, як ви будете розставляти пріоритети
Ви можете переконатися, що ви виконаєте всі найважливіші завдання протягом дня, перерахувавши їх у порядку важливості.
#17. Об’єднайте пов’язані завдання в один пакет
Написання блогу, телефонні дзвінки, електронна пошта та доручення можна об’єднати в одну групу. Виконуючи подібні завдання за один сеанс, ви заощадите час. Todoist, програма, яка може допомогти вам організувати всі ці речі, є одним із варіантів. Це швидкий і простий спосіб спланувати свій день, встановити нагадування та організувати всі найважливіші завдання в одному місці.
#18. Винагороджуйте себе за виконання великого завдання
Час від часу винагороджуйте себе, щоб залишатися мотивованими, що б ви не робили.
Слідкуйте за своїми маленькими перемогами та віхами та відзначайте їх. Тож, якщо ви засмучені своїм прогресом, ви можете озирнутися назад і побачити, як далеко ви зайшли!
#19. Завжди тримайте під рукою блокнот і ручку
Таким чином, ви можете будь-коли записувати свої ідеї, справи та думки. Головне викинути все з голови на папір. Ваша підсвідомість не буде нагадувати вам про це щомиті.
Ще одна річ, про яку варто подумати, – це завантажити програму Evernote. Це не тільки заощадить чорнило та папір, але й дозволить вам записувати нотатки та думки, а потім ділитися ними з командою. Якщо ви з тих людей, у яких є багато ідей, якими ви хочете поділитися, це може бути корисним у деяких ситуаціях.
#20. Створіть блог, щоб задокументувати свій особистий розвиток і досягнення.
Блог вимагає від вас постійної роботи над самовдосконаленням та особистісним зростанням.
Коли ви записуєте всі свої маленькі досягнення, у вас стає більше мотивації рухатися вперед.
#21. Якомога більше, аутсорсинг
Навчіться делегувати або доручати роботу аутсорсингу, якщо хочете досягти більшого за менший час. Ось кілька компаній, які можуть допомогти вам передати виконання щоденних завдань на аутсорсинг:
- GetFriday
- Upwork
- Guru.com
- ScriptLancle
#22. Споживайте подкасти
Їдучи на роботу, прибираючи будинок, займаючись спортом або готуючи вечерю, слухайте навчальні подкасти чи аудіокниги.
Аудіонавчання може продовжити ваш день на кілька годин. Не кажучи вже про те, що ваш череп буде вдячний.
Найкращі інструменти продуктивності 2023 року
У сучасному стрімкому та неспокійному світі вам можуть знадобитися деякі інструменти, які допоможуть максимізувати ваш час і виконувати завдання за розумний проміжок часу.
Ці інструменти допомагають підвищити нашу продуктивність, оскільки важко залишатися на шляху, коли ми жонглюємо кількома завданнями та обов’язками. Тож, на щастя, є програми та служби, які можуть нам допомогти.
Інструменти продуктивності адаптовані до різних стилів життя та інтересів. Ось наші 5 найкращих інструментів і послуг, які допоможуть вам оптимізувати ваш час і зусилля.
Any.do:
Ця програма поєднує в собі списки, нагадування, календарі, нотатки та хмарну синхронізацію. Це дає вам можливість залишатися організованим і досягати значно більше. Все ще не впевнені? Він також отримав нагороди, що показує, наскільки він хороший.
Примітки:
Поняття — це, по суті, все, що вам потрібно, в одному інструменті. Якщо у вас виникли проблеми з отриманням великої кількості електронних листів або просто потрібно організувати роботу, Notion може допомогти. Він аналізує та визначає пріоритетність електронних листів за вас за допомогою штучного інтелекту та власного алгоритму.
Clockify:
Цей інструмент допоможе вам відстежувати весь свій час і дає уявлення про вашу продуктивність. Ви можете автоматично відстежувати свій час або вводити його вручну, щоб побачити, наскільки продуктивними ви були. Ви також можете створювати зведені та детальні звіти про всі свої дії, як пов’язані з роботою, так і не пов’язані з нею.
teamviewer:
Це частина програмного забезпечення, яка дозволяє командам віддалено з’єднуватися для проведення онлайн-зустрічей, онлайн-презентацій і спільної роботи над проектами. Однією з найважливіших переваг цього інструменту є те, що він підтримує робочий стіл і спільний доступ до файлів, а також дистанційне керування. Ви можете отримати доступ до всіх даних на комп’ютері вашого колеги та переглянути всі відповідні документи після отримання дозволу.
Evernote:
Чудовий інструмент для обміну інформацією та швидкого створення нотаток під час роботи. Ці нотатки можуть бути аудіо- чи відеофайлами, зображеннями, веб-кліпами або веб-сторінками, і ними можна ділитися та мати доступ із будь-якого пристрою. Щоб зробити ваші нотатки більш лаконічними, ви можете додати нотатки «чорнилом» і намалювати схеми, діаграми та стрілки. PS Якщо вам потрібно відстежувати свій час і продуктивність, Clockify має інтеграцію з Evernote, яка дозволяє відстежувати час у ваших нотатках одним клацанням миші.
Поширені запитання щодо підвищення продуктивності
Які 4 фактори підвищили продуктивність?
Нижче наведено 4 фактори, які підвищують продуктивність на робочому місці
- Позитивне ставлення та залученість керівництва
- Проактивні співробітники
- Хороші умови праці
- Інструменти та обладнання для підвищення продуктивності
Які є приклади продуктивності?
Продуктивність – це здатність творити, особливо якісно та швидко. Можливість виконувати високоякісні робочі проекти за короткий проміжок часу є прикладом продуктивності. Продуктивність можна виміряти тим, як швидко фабрика іграшок може виробляти іграшки.
Що є найкращим показником продуктивності?
Валовий внутрішній продукт (ВВП) за відпрацьовану годину є одним із найбільш широко використовуваних показників продуктивності та основою для підвищення продуктивності на робочому місці. Цей показник краще відображає використання трудових ресурсів, ніж обсяг виробництва на одного працівника.
Статті по темі
- СТИЛЬ РОБОТИ: підвищення продуктивності завдяки розпізнаванню різних стилів роботи
- 15 найкращих програм для керування компенсаціями у 2022 році
- ПОВАГА НА РОБОЧОМУ МІСЦІ: найкращі способи продемонструвати це та важливість
- ПОМСТА НА РОБОЧОМУ МІСЦІ: ознаки та як цього уникнути
Рекомендації
