Менеджери проектів витрачають свої дні на керування бюджетами та дотримання термінів, зосереджуючись насамперед на тому, щоб завершити проект якомога швидше та дешевше. Хоча це правда, що керівники проектів часто стурбовані розкладами та бюджетами проекту, справді хороший керівник проекту розглядає й інші питання. Управління зв’язком, управління ризиками та залучення зацікавлених сторін – усі критичні аспекти роботи. Цей третій момент — залучення зацікавлених сторін — часто упускається, особливо початківці керівники проектів. Вони не завжди цінують владу, яку мають зацікавлені сторони щодо успіху чи невдачі проекту. Отже, нижче ми розглянемо план залучення зацікавлених сторін, обговоримо компоненти стратегії та проведемо вас через кроки, які ви можете зробити, щоб написати його вперше. Ви також дізнаєтеся, як ефективно керувати стратегією залучення зацікавлених сторін.
Що таке стратегія залучення зацікавлених сторін?
Певні організаційні дії матимуть вплив і зацікавлять багато окремих груп зацікавлених сторін.
Наприклад, якщо рада бажала створити меморіал на честь місцевих воїнів, вони могли б порадитися з родичами про цю ідею. Вони також можуть співпрацювати з місцевим скульптором над дизайном і повідомляти ЗМІ, щоб допомогти оприлюднити його впровадження.
Однак усі групи зацікавлених сторін не рівні. Деякі, можливо, потрібно буде регулярно тримати в курсі змін. Для інших вам доведеться час від часу підтримувати контакт.
Стратегія залучення зацікавлених сторін допоможе вам визначити, як часто вам потрібно спілкуватися з кожною групою та які технології використовувати для кожної групи.
Навіщо потрібна стратегія залучення зацікавлених сторін?
Залежно від галузі, гарне залучення зацікавлених сторін може призвести до збільшення кількості клієнтів, краще сформульованої політики, добре керованих проектів, інновацій тощо.
Що таке план залучення зацікавлених сторін?
План взаємодії з зацікавленими сторонами є допоміжним документом, який часто розробляється разом з основним планом проекту для певного обсягу робіт. Це письмовий документ, який створюється до початку проекту. Він зберігається в файлі, і ви можете змінити його, коли вам це потрібно, протягом усього проекту. Таким чином, його мета полягає в тому, щоб визначити основних зацікавлених сторін проекту та описати техніку та підхід до того, як команда проекту буде взаємодіяти та спілкуватися з цими зацікавленими сторонами.
«Залучення зацікавлених сторін – це просто з’ясувати, як успішно спілкуватися, співпрацювати та спілкуватися з ключовими людьми, які мають позитивний чи негативний вплив і можуть вплинути на результат вашого проекту»,
джерело: Тім Міллс
Важливість плану залучення зацікавлених сторін
Усі проекти мають зацікавлені сторони. Це особи, як правило, в управлінні, які мають особисту та професійну зацікавленість у успіху проекту.
Зацікавлені сторони можуть мати великий вплив на те, як просувається проект. Вони авторизують і надають ресурси для проекту. Крім того, вони можуть навіть вирішити відкласти або повністю припинити проект, якщо вважають, що він не досягає очікуваних або запланованих результатів. Команда проекту повинна визначити метод управління цими очікуваннями. Це пояснюється тим, що всі зацікавлені сторони будуть залучені в різному ступені і можуть мати власні мотиви чи очікування щодо проекту.
«Спілкування з основним клієнтом відрізняється від спілкування з командою проекту, яка може бути більше стурбована тим, що їм потрібно зробити, щоб ефективно виконувати проект», — пояснює Міллз. План залучення зацікавлених сторін дає змогу керівнику проекту розробити системний підхід до забезпечення того, щоб очікування, рішення, ризики/проблеми та інформація про хід проекту були надана потрібній людині в потрібний час з найбільш ефективним та ефективним рівнем інформації.
Читайте також: Планування та стратегії управління зацікавленими сторонами
Що входить до плану залучення зацікавлених сторін?
План залучення зацікавлених сторін складається з трьох розділів:
№1. Визначення зацікавлених сторін
У цьому розділі будуть визначені всі зацікавлені сторони проекту за іменами. Як мінімум, розділ описує їхні завдання та обов’язки, які стосуються проекту. Однак за деяких обставин це може бути значно ретельніше.
Комплексний план залучення зацікавлених сторін також категоризує зацікавлені сторони за владою, впливом, стосунками (внутрішні чи зовнішні) або будь-яку іншу категорію, яка може бути корисною для менеджера проекту в управлінні комунікаціями.
№2. Намір взаємодіяти із зацікавленими сторонами
У наступному розділі визначено, як команда проекту буде взаємодіяти та взаємодіяти із зацікавленими сторонами, визначеними в першому розділі плану. За словами Міллса, це часто тягне за собою більш глибоку оцінку кожної зацікавленої сторони, яка буде використовуватися для інформування решти плану.
Наприклад, ми могли б оцінити зацікавлених сторін на основі ступеня очікуваної взаємодії. Чи вони обізнані, стійкі, нейтральні, підтримують чи відповідають за проект? Ці знання допоможуть менеджеру проекту розробити способи залучення зацікавлених сторін таким чином, щоб підвищити їхню обізнаність щодо основних проблем проекту або спонукати їх стати більш підтримкою успіху проекту.
№3. Діяльність із залученням зацікавлених сторін
Останній розділ плану, по суті, є підсумком багатьох заходів, які буде виконувати команда проекту, щоб спілкуватися із зацікавленими сторонами, керувати їхніми очікуваннями та підтримувати їх участь у проекті. Це охоплює такі дії, як заздалегідь заплановані зустрічі із зацікавленими сторонами або важливі звіти.
Крім того, наявність схеми відомих заходів із залучення дозволяє керівнику проекту та команді швидко сприймати та реагувати на мінливі вимоги зацікавлених сторін.
У цьому розділі статті також часто докладно описуються види комунікації, які будуть використовуватися протягом проекту, наприклад електронна пошта, періодичні зустрічі, конференц-дзвінки тощо, а також те, для кого кожна форма спілкування найбільше підходить.
Як скласти план залучення зацікавлених сторін
№1. Визначте, хто буде частиною зацікавлених сторін вашого проекту.
Першим етапом розробки вашого плану залучення зацікавлених сторін є чітке визначення, кого слід включити. Хоча існує безліч стратегій, які ви можете використовувати для складання цього списку, я пропоную почати з трьох конкретних тактик.
По-перше, зустріньте один на один зі спонсором проекту (особою, яка відповідає за успіх проекту). Використовуйте це обговорення, щоб чітко визначити їхні очікування від проекту, а також будь-які ризики чи труднощі, які вони можуть мати з визначеним планом.
По-друге, ви можете гідно почати, переглянувши попередній подібний проект і порівнявши його зі своїм. Враховуйте такі фактори, як:
- Хто були зацікавленими сторонами проекту?
- Чи повинні вони бути частиною цього?
- Якщо ні, то хто має бути їхнім побратимом?
- Чи був хтось осторонь оригінального проекту, хто, на вашу думку, повинен бути частиною цього?
Нарешті, буде створена ментальна карта, яка є візуальним уявленням тих, хто може вплинути на проект.
№2. Створити та впровадити ефективні методи взаємодії з кожною зацікавленою стороною.
Маючи в руках список зацікавлених сторін, ви можете спланувати, як ви будете спілкуватися та взаємодіяти з кожним із людей, яких ви визначили. Ви повинні змінити цей план відповідно до кожного, враховуючи його специфічні комунікаційні уподобання, а також рівень залучення до проекту.
Оцінюйте такі сфери, коли оцінюєте кожну зацікавлену сторону:
- Те, що вони вже знають про проект
- Про що вони повинні знати
- Їх здатність впливати на проект або впливати на нього
- Їхній ентузіазм щодо цієї ідеї відчутний.
№3. Ведіть облік своєї роботи.
Останнім кроком у розробці вашого плану залучення зацікавлених сторін є документування та формалізації зусиль. На цьому етапі ви розповсюджуєте документ для всієї вашої проектної команди, щоб кожен міг перевірити та змінити зібрані дані, а також оцінити будь-які зміни чи доповнення в останню хвилину.
Які стратегії ви використовуєте для управління залученням зацікавлених сторін?
З іншого боку, створити стратегію залучення зацікавлених сторін досить легко, а керувати нею складніше.
Давайте розглянемо всю процедуру керування стратегією залучення зацікавлених сторін.
№1. Перевірте своїх зацікавлених сторін.
Ніколи не думайте, що ви знаєте, хто всі ваші зацікавлені сторони; завжди підтверджувати. Cambridge Dictionaries Online визначає зацікавлену сторону як:
«Людина, наприклад працівник, споживач або громадянин, яка пов’язана з організацією, суспільством чи іншим суб’єктом і, отже, має перед нею відповідальність та зацікавлена в її успіху».
За допомогою цього критерію можна швидко визначити внутрішні та зовнішні зацікавлені сторони. Наступний крок полягає в тому, щоб розділити ці зацікавлені сторони на чотири групи:
- Низький інтерес і вплив: Слід тримати в курсі тих, хто мало цікавиться і не має впливу.
- Високий інтерес, низький вплив: Це люди, з якими ви повинні залучити та проконсультуватися.
- Низький інтерес і високий вплив: Ви повинні залучати потужних зацікавлених сторін, які мало зацікавлені, але мають велику владу.
- Високий інтерес, великий вплив: Партнери, з якими потрібно співпрацювати
Це дозволяє визначити найефективніші стратегії залучення та спілкування з кожною групою. Щоб допомогти вам керувати стратегією, ви можете створити просту матрицю стратегії залучення зацікавлених сторін, як-от ця, на основі пріоритетів Національної служби охорони здоров’я.
№2. Визначте свою мету.
Для ефективного управління залученням зацікавлених сторін важливою є чітка мета. Коли у вас є чітка мета, процес залучення стає більш актуальним для всіх учасників.
Результати, яких потрібно досягти шляхом залучення зацікавлених сторін, будуть відрізнятися залежно від галузі та конкретного бізнесу. Загальні цілі в державному секторі, наприклад, включають:
- Формування політики
- Створення спільних сервісів
- Зростання туризму
- Ініціативи щодо захисту довкілля
- Створення навчальної програми
- Кампанії за охорону здоров'я
- Ініціативи щодо зменшення злочинності
Так само, якщо ви працюєте в роздрібній торгівлі, ви можете зустрітися з зацікавленими сторонами, щоб:
- Створюйте елементи
- Створюйте спеціальні пропозиції.
- Розробити стратегію ціноутворення.
- Створити нові торгові точки.
- Підвищити рівень обслуговування
- Дизайн інтер'єрів торгових закладів
Маючи на увазі чітку мету, ви можете використовувати свою матрицю, щоб визначити відповідні зацікавлені сторони та керувати їх залученням найбільш підходящим способом – співпрацювати, проявляти увагу, інформувати їх – залежно від того, наскільки вони активні та впливові.
№3. Узгодьте доступні інструменти з вказаними зацікавленими сторонами.
Як тільки ви визначите своїх зацікавлених сторін і встановите свої цілі, настав час знайти найкращі інструменти для інформування, консультацій або співпраці з ними.
Коли справа доходить до вибору цифрових інструментів для співпраці з зацікавленими сторонами, ми пропонуємо створити карту, подібну до наведеної нижче, і накласти її на оригінальну матрицю. Таким же чином можна використовувати традиційні інструменти залучення зацікавлених сторін, такі як паперові анкети, інформаційні роуд-шоу, особисті зустрічі та рекламні оголошення в газетах.
№ 4. Виберіть найкращі методи та технології для роботи.
Створення матриці цифрових або традиційних інструментів взаємодії вперше може викликати страх. Може здатися, що вам доведеться інвестувати в різноманітні процедури та технології, які можуть бути дорогими, трудомісткими та неефективними.
Крім того, інвестування в універсальний пакет онлайн-співробітництва дозволяє мислити масштабно і починати з малого, розширюючи план залучення зацікавлених сторін у міру появи нових проектів.
Поширені запитання про стратегію взаємодії
Які є п’ять рівнів залучення зацікавлених сторін?
Зацікавлені сторони можна класифікувати на один із п’яти ступенів залучення: «Не знаючи», «Опірні», «Нейтральні», «Підтримують» або «Провідні». Важливо оцінити нинішній рівень залучення кожної зацікавленої сторони та переконатися, що всі вони підтримують проект.
Яка мета залучення зацікавлених сторін?
Залучення зацікавлених сторін – це процес, за допомогою якого організації спілкуються зі своїми зацікавленими сторонами та дізнаються про них. Фірми можуть краще розуміти, чого хочуть люди, коли вони цього хочуть, наскільки вони залучені та як плани та діяльність компаній вплинуть на їхні цілі, знайомлячись із ними.
Як виглядає план залучення зацікавлених сторін?
План взаємодії із зацікавленими сторонами включає зацікавлені сторони, включно з їхніми інтересами, підкреслює їхню владу та вплив, а також визначає методи, які слід використовувати для здійснення взаємодії із зацікавленими сторонами.
