Ви хрустнули цифри. Ви розробили свій бізнес-обґрунтування для нового проекту або технологічних інвестицій. Крім того, у вас є все необхідне, щоб це сталося. Але вам все ще не вистачає важливого кроку: схвалення зацікавлених сторін і підтримки. Кожна організація включає зацікавлені сторони, які допомагають переконатися, що повідомлення є точними, робота завершена вчасно, а нові ініціативи також відповідають узгодженим корпоративним цілям. Хоча їхні наміри є благородними, зацікавлені сторони часто сприймаються як перешкода для зростання. Ось чому дуже важливо зрозуміти процес аналізу зацікавлених сторін і переконатися, що ваші цілі будуть підтримані. Отже, у цій публікації ми розглянемо, як визначити та отримати підтримку ключових зацікавлених сторін у вашій організації за допомогою шаблону аналізу зацікавлених сторін, а також його призначення.
Хто є зацікавленою стороною?
Зростаюча кількість людей, на які впливають ваші дії, а також рішення, є ознакою розвитку кар'єри. Крім того, ваша робота вплине на окремих людей у міру зростання вашої популярності, відповідальності чи впливу. Ці люди можуть з’являтися на різних рівнях: хтось, можливо, ваші друзі чи колеги, хтось також може бути вашим начальством, а хтось може бути вашим підлеглим. Крім того, ваші рішення щодо працевлаштування можуть вплинути на друзів і сім’ю, насолоджуючись перемогами та оплакуючи втрати разом з вами.
Отже, щоб підтримувати послідовну висхідну траєкторію, доцільно враховувати типи відносин, які впливають на ваше робоче життя та ініціативи, оскільки професійний успіх багато в чому залежить від ефективного управління відносинами. Зацікавлена сторона – це будь-яка особа, на кого впливає результат вашої роботи.
Що таке аналіз зацікавлених сторін?
Схвалення та підтримка зацікавлених сторін стосуються як спілкування, освіти, а також видимості, так і узгодження стратегії. Зацікавлені сторони повинні бути в змозі швидко і просто зрозуміти, де новий проект або інвестиція вписується в загальну корпоративну картину.
Аналіз зацікавлених сторін дає змогу спланувати, а також розвинути потрібну кількість контактів із зацікавленими сторонами на основі їхнього рівня впливу та зацікавленості у вашому проекті. Ретельний аналіз зацікавлених сторін або підготує вас до необхідної адвокації, або підготує вас до відштовхування, на яке ви очікуєте.
Шаблон аналізу зацікавлених сторін
Шаблон аналізу зацікавлених сторін, часто відомий як a енергетична відсоткова мережа, може допомогти вам чотирма важливими способами:
№1. Отримання важливої інформації:
Ви поняття не маєте, чого не знаєте. Ключові зацікавлені сторони часто можуть надати корисну інформацію, яка може допомогти підтримувати ваш проект на належному рівні та успішно.
№2. Отримання додаткових ресурсів:
Якщо ваша зацікавлена сторона повністю розуміє, що потрібно для того, щоб запустити ваш проект, вони можуть допомогти вам знайти людей, інструменти та ресурси, які вам потрібні для успіху.
№3. Створення довіри:
Постійно залучаючи до свого процесу зацікавлених сторін, ви створюєте довіру, що може спонукати їх підтримувати майбутні проекти.
№ 4. Планування наперед:
Послідовний внесок від ключових зацікавлених сторін дозволяє передбачити зворотний зв’язок та вимоги щодо майбутніх ініціатив, що дозволяє швидше досягти підтримки.
Яка мета аналізу зацікавлених сторін
Якщо аналіз зацікавлених сторін не має значення, то жоден керівник проекту не зверне на нього уваги. Яка мета аналізу зацікавлених сторін і чому керівники вважають його важливим.
№1. Вирішення конфлікту чи розбіжностей
Однією з цілей аналізу зацікавлених сторін є його здатність довести всіх до однієї сторінки. Наприклад, він може визначити ключові сторони, які не повністю підтримують проект, перш ніж він прогресує. Він також визначає сторони, які стоять осторонь, тому що їм не вистачає ясності, а потім тягнуть за собою всіх. Таким чином, це припиняє конфлікт, який може виникнути в майбутньому.
№2. Визначає ключових осіб, які впливають на проект
Однією з цілей аналізу зацікавлених сторін є його здатність також визначати ключових осіб, які впливають в організації. Ці люди, які впливають на мене, — це люди, які ведуть проект до його завершення завдяки багатству своєї мудрості. Це також люди, які нададуть відповідну підтримку вашому проекту.
#3.Це забезпечує чітке розуміння цілей і стратегій
Це ще одна мета аналізу зацікавлених сторін. Це допомагає знайти правильних командних гравців, які віддадуть всі свої сили для досягнення ваших цілей. Раннє визначення потрібних людей, розуміння мети, а також стратегії, спрямовані на досягнення мети, є першою ознакою успіху вашого проекту.
Етапи аналізу зацікавлених сторін
Це три кроки для аналізу зацікавлених сторін.
Крок 1. Визначте, хто є вашими зацікавленими сторонами.
Подумайте, хто ваші зацікавлені сторони. Для цього складіть список усіх, кого торкнулася ваша робота або зацікавлені в її успіху чи невдачі. Деякі з цих зв’язків можуть бути з інвесторами, радниками, товаришами по команді чи навіть родичами.
Крок 2: Визначте важливість ваших зацікавлених сторін.
Потім розставте пріоритети своїх зацікавлених сторін на основі їхнього рівня впливу та інтересів. Сітка зацікавлених сторін Power Interest Grid є найефективнішою технікою для візуального аналізу зацікавлених сторін.
Позиція в сітці, яку ви призначаєте зацікавленій стороні, вказує на дії, які ви повинні зробити з ними:
- Люди з великим впливом і багатьма інтересами: повністю залучити цих людей і зробити все, щоб задовольнити їх.
- Люди з великим впливом, але не дуже зацікавленими: Зробіть цих зацікавлених сторін щасливими, але не настільки, щоб їм стало нудно ваше повідомлення.
- Малопотужні, надзвичайно зацікавлені особи: Проінформуйте та проконсультуйтеся з цими особами, щоб уникнути серйозних проблем. У якості підтримки люди з цієї групи часто можуть бути дуже корисними з тонкощами вашого проекту.
- Люди з низьким рівнем енергії та мало зацікавленими: Знову ж таки, стежте за ними, але не дратуйте їх надмірним спілкуванням.
Крок 3. Дізнайтеся про своїх основних зацікавлених сторін.
Тепер, коли ви визначили та розставили пріоритети своїх зацікавлених сторін, вам потрібно знати, як вони ставляться до вашого проекту. Ось кілька приємних запитань:
- Чи мають вони значну частку в результатах вашої роботи, фінансово чи емоційно? Це сприятливо чи несприятливо?
- Що є для них найбільшим мотивуючим фактором?
- Яка інформація вашого проекту має відношення до них, і як цю інформацію слід донести до них?
- Які вони зараз думки щодо вашої роботи? Чи ґрунтується ця думка на достовірній інформації?
- Хто впливає на їхні рішення, і чи ці особи, які приймають рішення, також є зацікавленими сторонами?
- Що ви можете зробити, щоб отримати їхню підтримку, якщо вони навряд чи підтримають ваш проект?
- Що ви можете зробити, щоб протистояти їхньому опору, якщо ви не можете заслужити їхню підтримку?
Після того, як ви визначили пріоритети ваших зацікавлених сторін і врахували їхнє ставлення до вашого проекту, вам слід подумати про розробку управління проектом план зв'язку. Комунікаційна матриця інформує всіх учасників, як часто вони повинні включати зацікавлені сторони.
Найбільш часто зустрічаються зацікавлені сторони
Нижче наведено список загальних зацікавлених сторін, які зустрічаються під час аналізу зацікавлених сторін, разом із деякими прикладами ефективної тактики спілкування з ними.
№1. Ваш безпосередній керівник/керівник
Високий авторитет, високий інтерес
Продуктивність людей, яких вони очолюють, визначає репутацію вашого боса. Ваш менеджер також може мати повноваження схвалювати або відхиляти ваш проект(и). Це означає, що ви повинні уважно керувати цими відносинами, часто спілкуючись, вимагати та діяти на основі зворотного зв’язку.
Висока потужність, помірний інтерес
Акціонери та інвестори часто володіють кількома юридичними особами, що розбавляє їх унікальний інтерес до вашого проекту/завдання. У результаті, щоб залучити їхню участь у вашій роботі, ви повинні часто спілкуватися з ними, консультуватися з ними та включати їх, щоб з часом підвищити їх інтерес. Це, безумовно, залежить від типу доступної інвестиційної роботи, а також від того, чи є ваш проект окремою інвестицією чи частиною портфеля інвестицій.
#3. Уряд
Висока потужність, але, швидше за все, низький інтерес
Уряд відповідає за закони та правила, які можуть вивести вашу фірму чи проект з ладу. Наприклад, інспектори санітарних норм для ресторанів, аудитори IRS для загальних компаній тощо. Оскільки державні установи стежать за всім і всіма, навряд чи їх зацікавить ваш конкретний бізнес чи проект. У результаті ваша мета повинна полягати в тому, щоб залишати їх задоволеними, часто спілкуючись з ними, обговорюючи з ними та залучаючи їх, щоб вони не становили ризик для вашого проекту.
№ 4. Керівництво
Низький інтерес, висока потужність
Керівники вищої ланки вашої компанії приймають найважливіші рішення, надаючи їм багато повноважень, але не так багато часу, щоб зосередитися на результатах вашого проекту. Це означає, що ваш план повинен полягати в тому, щоб задовольнити їх, розмовляючи з ними так часто, як це необхідно, консультуючись з ними та запитуючи зворотний зв’язок, щоб підвищити їх інтерес до вас і вашої роботи.
№ 5. Ваші колеги
Середня сила, середня зацікавленість
Колеги мають різний ступінь впливу, але більша частина їхньої влади залежить від їхньої здатності залучати більше ресурсів для ваших проектів, наприклад від підтримки інших колег і вашого начальства. Тобто ви хочете, щоб клієнти залишалися задоволеними та інформованими. Повідомте їм про свою ініціативу та будьте готові перетворити їхній ентузіазм на позицію підтримки, оскільки це також допоможе вам у аналізі зацікавлених сторін.
Як можна адаптувати аналіз зацікавлених сторін для використання в різних контекстах і галузях?
Залежно від специфіки ситуації, аналіз зацікавлених сторін можна адаптувати для використання в різних областях і налаштуваннях. Можуть існувати значні відмінності між людьми, залученими до проекту розробки програмного забезпечення та будівельного проекту, а також між потребами та очікуваннями зацікавлених сторін в організації охорони здоров’я та зацікавлених сторін у фірмі, що надає фінансові послуги. Результати з більшою ймовірністю будуть застосовними та корисними, якщо аналіз адаптовано до конкретного контексту.
Які найкращі практики для проведення аналізу зацікавлених сторін?
Залучення зацікавлених сторін до процесу, регулярний перегляд і оновлення аналізу, застосування структурованого підходу до ідентифікації та категоризації зацікавлених сторін, а також чітке й стисле спілкування для залучення зацікавлених сторін і управління очікуваннями – усе це приклади належної практики під час проведення аналізу зацікавлених сторін.
Як можна використовувати аналіз зацікавлених сторін для вимірювання впливу проекту чи організації на зацікавлених сторін?
Збір відгуків від зацікавлених сторін, моніторинг змін у потребах і очікуваннях зацікавлених сторін з плином часу та відстеження їхнього ставлення до проекту чи організації – усе це способи провести аналіз зацікавлених сторін і оцінити вплив проекту чи організації на залучених. Стаття, отримана в результаті цього аналізу, може бути використана для вдосконалення тактики залучення зацікавлених сторін і управління.
Як аналіз зацікавлених сторін можна використовувати для визначення очікувань зацікавлених сторін і керування ними?
Одним із методів визначення та управління очікуваннями зацікавлених сторін є процес під назвою «аналіз зацікавлених сторін», який передбачає збір інформації та спілкування з різними групами зацікавлених сторін, щоб дізнатися про їхні індивідуальні потреби та очікування, а також відстеження того, як ці потреби та очікування може розвиватися з часом. У результаті цього аналізу ми можемо краще зрозуміти наших зацікавлених сторін, встановити реалістичні очікування та працювати над запобіганням або вирішенням будь-яких потенційних конфліктів, які можуть виникнути.
Яка роль аналізу зацікавлених сторін в управлінні ризиками?
Виявляючи тих, хто зацікавлений у проекті чи організації, і дізнаючись, наскільки вони інвестують у пом’якшення ризиків, аналіз зацікавлених сторін може сприяти управлінню ризиками. Маючи ці знання, ми можемо краще спілкуватися з ключовими зацікавленими сторонами щодо ризиків і заходів з управління ризиками, а також розробляти стратегії управління ризиками, які враховують їхні потреби та очікування.
Як можна інтегрувати аналіз зацікавлених сторін з іншими інструментами та методами управління проектами?
Результати аналізу зацікавлених сторін можна використовувати для прийняття рішень і розробки стратегії в інших сферах управління проектами, таких як управління ризиками, управління змінами та комунікаційне планування. Наприклад, ви можете використовувати результати аналізу зацікавлених сторін, щоб передбачити та підготуватися до змін у потребах і очікуваннях зацікавлених сторін або розробити стратегічні плани спілкування з ключовими групами, які враховують інтереси цих груп.
Підсумки
Проекти компанії вимагають участі, керівництва та схвалення різноманітної групи людей з усієї організації. Будь-яка з цих зацікавлених сторін може стати перешкодою на шляху до успіху проекту, якщо вони не розуміють або не погоджуються з цілями проекту або планом виконання.
Однак, якщо ви на ранньому етапі звернетеся за допомогою та дозволом у цих зацікавлених сторін, ви зможете перетворити багатьох із цих людей на ентузіастів своїх проектів. Ось чому, перш ніж приступати до будь-якої складної ініціативи фірми, доцільно провести аналіз зацікавлених сторін, визначити всіх потенційних зацікавлених сторін і визначити, як найкраще отримати їхню підтримку.
Поширені запитання щодо аналізу зацікавлених сторін
Чому важливий аналіз зацікавлених сторін?
Аналіз зацікавлених сторін визначає та усуває декілька перешкод для розуміння розвитку проекту. Він також усуває перешкоди для ефективного випуску проектів, збираючи інформацію про прихильників, противників проекту та їх рівень важливості в проекті.
Яке призначення карти зацікавлених сторін?
Відображення зацікавлених сторін – це візуальна техніка зображення всіх зацікавлених сторін продукту, проекту чи ідеї на одній карті. Фундаментальна перевага карти зацікавлених сторін полягає в тому, що вона забезпечує візуальне зображення всіх людей, які можуть вплинути на ваш проект, і їх взаємозв’язок.
Хто є найважливішим внутрішнім стейкхолдером?
Акціонери/власники є найважливішими зацікавленими сторонами, оскільки вони володіють компанією. Якщо вони незадоволені, вони можуть звільнити директорів або менеджерів компанії або навіть продати компанію комусь іншому.
- Віртуальні команди: типи, переваги, проблеми та управління
- Як отримати частку ринку
- Інвестиційно-банківський аналітик: опис роботи, навички, резюме та зарплата в США
- sСЕРТИФІКАТ ПОДІЛІТЬСЯ: огляд, шаблони, ціни, формати (+Швидкий інструмент)
- BUSINESS INTELIGENCE (BI): визначення, важливість, інструменти та переваги
