Сьогодні багато людей випробовують щастя в бізнес-індустрії. Обіцяє багато грошей, славу і повагу оточуючих. Щоб досягти успіху в цій галузі, ви повинні розвивати різні навички, і одним з них є письменництво. Навички ділового письма англійською мовою відіграють вирішальну роль у вашому спілкуванні з іншими людьми. Якщо ви не можете швидко і чітко пояснити свої ідеї, ви будете поза конкуренцією.
Джоан Янг – відомий блогер і академічний письменник Просунуті письменники. Ця відома компанія з написання есе наймає лише кваліфікованих експертів, тому ви можете довіряти її думці. Вона висвітлювала багато тем, пов’язаних із студентським життям, навчанням і бізнесом. Ось що вона думає: «Якщо у вас є хороші навички ділового письма, у вас ніколи не виникне проблем у спілкуванні зі своїми партнерами, клієнтами, постачальниками, колегами тощо». Відповідно, ви повинні вдосконалювати їх, а потім шліфувати щодня». Ми згодні з її думкою. Наш інформативний посібник висвітлює одинадцять чудових способів покращити ваші навички ділового письма англійською мовою.
Навички ділового письма: значення
Це просто означає здатність людини успішно спілкуватися в професійній ситуації за допомогою письмових слів. Комунікабельність, коректування та здатність впливати на інших є типовими прикладами цих навичок. У ситуаціях, коли вам може знадобитися надіслати електронний лист, записати пам’ятку або написати листа своїм клієнтам, колегам або начальству, це полегшить вам чітке та ефективне спілкування з аудиторією. Ви можете підвищити свій авторитет на робочому місці та виглядати більш професійно під час спілкування з клієнтами та колегами, якщо вдосконалите свої навички ділового письма. Цих переваг можна досягти шляхом вдосконалення ваших навичок ділового письма.
11 способів покращити свої навички ділового письма
#1. Зрозумійте свою аудиторію
Оскільки протягом свого трудового життя ви пишете різноманітній групі людей, під час спілкування корисно враховувати особливі вимоги та інтереси кожного одержувача. Подумайте, чому документ важливий для людей, для яких ви пишете, і як ви можете донести це до них, написавши для бізнесу. Подумайте про те, хто може прочитати ваше повідомлення, мету вашого спілкування та ступінь інтересу вашої цільової аудиторії до того, що ви маєте сказати. Крім того, візьміть до уваги ваші стосунки з людьми, які отримають ваше повідомлення, оскільки це може вплинути на те, як ви з ними спілкуєтеся. Деякі аудиторії очікують, що ви будете використовувати офіційний тон, а інші можуть краще реагувати на більш розмовний тон.
#2. Позбавтеся емоцій
Наша перша рекомендація може здатися дивною, але ви повинні відрізати всі емоції. Усі ділові документи є офіційними і не містять жодних емоцій та почуттів письменника. Ви повинні оперувати чистими фактами і нічим іншим. Ви використовуєте розмовний і напівофіційний тон. Тим не менш, діловий текст виключає щось надмірно виразне або надмірно емоційне.
#3. Будьте якомога лаконічнішими
Коли ви пишете для бізнесу, вибираючи, щоб ваші головні моменти були короткими, ви можете зацікавити свою аудиторію, незважаючи на те, що у них багато чого на тарілках. І організаційна структура, і мова ваших публікацій мають бути максимально стислими, наскільки це можливо. Визначте, як висловити свої ідеї кількома словами чи реченнями, і шукайте простіші та лаконічніші способи висловлення, а не покладайтеся на квітучу термінологію. Усунення зайвих прикметників, прислівників і деталей, які не мають відношення до обговорення, є ще однією продуктивною стратегією.
#4. Визначте свої слабкі та сильні сторони
Перш ніж писати будь-який лист, звіт або інші документи, переконайтеся, що ви прояснили всі свої сильні та слабкі сторони. Це завдання кожного письменника, і це корисно. Ви будете знати, як створити чудовий твір завдяки своїм сильним сторонам і уникатимете потенційних помилок, визначаючи всі недоліки.
Наприклад, у вас можуть виникнути проблеми зі вступним розділом. Знайдіть хороші зразки або скористайтеся професійним написанням на замовлення, щоб допомогти подолати цю проблему. Якщо у вас слабкі граматичні навички, візьміть підручник і вивчіть усі правила від початку до кінця. Щодня покращуйте свою граматику, і досить скоро ви позбудетеся від усіх потенційних помилок.
#5. Додайте заклик до дії
Включіть у свій текст чіткий «заклик до дії», якщо мета вашого повідомлення полягає в тому, щоб переконати читача вжити певних дій. У електронних листах та інших формах прямого спілкування заклики до дії часто бувають корисними. Переконайтеся, що людина, з якою ви спілкуєтеся, розуміє, чого ви хочете від неї досягти, і будь-які ваші очікування щодо того, як має виконуватися ця діяльність, висловлюючись якомога чіткіше.
Використання цього методу гарантує, що ви зможете надіслати своє повідомлення, не надаючи додаткових інструкцій чи роз’яснень, що може зайняти більше часу, ніж потрібно.
#6. Перевірте дані та будьте організовані
Треба тримати все в порядку. Діловий текст завжди точний, і ви не можете робити помилки, навіть незначні. Перш ніж почати писати, складіть контрольний список усіх необхідних речей, що стосуються призначення та типу вашого документа. Він може включати такі аспекти:
- Визначте потреби вашої цільової аудиторії;
- Визначте повідомлення для доставки;
- Логічно структуруйте свої дані;
- Будьте конкретними та детальними;
- Будьте прямо в суті.
Якщо ви хочете бути організованими, складіть гарний план вашого ділового письма. Він повинен включати наступні основні елементи:
- Призначення вашого документа;
- Чіткі інструкції щодо написання;
- Інструменти та методи заповнення роботи;
- Терміни;
- Розставлення пріоритетів усіх цілей;
- Усі письмові частини – вступ, методологія, дані, основна частина, висновок тощо (залежно від типу паперу).
#7. Зробіть це читабельним
Ділове письмо може бути досить нудним для читачів, і завдання письменника — зробити його максимально читабельним. Це можна зробити завдяки різноманітним порадам і хитрощам. Намагайтеся зробити формат свого тексту яскравим і незвичайним. При цьому ви повинні дотримуватися певних правил відповідно до типу паперу. Щоб зробити свої тексти більш читабельними, додайте такі функції:
- Заголовки та підзаголовки;
- Короткі абзаци;
- Маркерні списки;
- Скорочувати прислівники в тексті;
- Діаграми, діаграми тощо;
- Ефективний текст тощо.
#8. Дотримуйтесь Active Voice
Коли справа доходить до підбору голосу ваших текстів, віддавайте перевагу активним конструкціям. Вони не вимагають стільки слів, як пасивні конструкції, і це важливо для ділових документів, від яких очікується, що вони будуть стислими та прямими до справи. Ось кілька вагомих причин, чому ви повинні використовувати активний голос:
- Для цього потрібно менше слів;
- Він більш динамічний;
- Це додає довіри;
- Він більш читабельний.
#9. Виберіть правильний лексикон
Вибір слів має величезне значення в будь-якому документі, який ви пишете. У вас є певний напрямок — бізнес. Зазвичай це стосується фінансів, маркетингу, економіки та бухгалтерського обліку. Відповідно, ви повинні оперувати спеціальними термінами з цих сфер. Обов’язково прояснити всі з них. Є певні частини мови, яких слід уникати. Це:
- Сленг;
- Жаргон;
- Скорочення;
- Акроніми;
- Кліше.
#10. Використовуйте перевірку граматики та інші інструменти
Переконайтеся, що у ваших текстах немає помилок, тому що нікому не подобаються тексти з граматичними помилками або слабкими аргументами. Крім того, ділові документи є офіційними і мають бути бездоганними. Якщо ви застосуєте хорошу перевірку граматики, ви уникнете багатьох потенційних помилок. Ці розумні інструменти підкреслюють різні типи помилок:
- граматика;
- орфографія;
- Розділові знаки;
- Стилістика.
Коли ви побачите ці помилки, натисніть на них. Ваш інструмент покаже правильні варіанти, і це заощадить тонни дорогоцінного часу. Якщо ви застосовуєте такі інструменти регулярно, ви автоматично запам’ятовуєте типові помилки.
#11. Тренуйтеся регулярно
Звичайно, від вас очікують писати щодня. Незалежно від того, наскільки хороші ваші навички ділового письма, завжди є місце для вдосконалення. Крім того, ви повинні просто підтримувати те, що ви вже здобули.
Згадайте, як наше тіло слабшає, коли ми припиняємо тренуватися. Те саме відбувається з вашими навичками письма. Якщо ви їх не розвиваєте регулярно, ви забуваєте про багато аспектів, правил і хитрощів. В ідеалі ви повинні тренувати свої навички письма близько 2-3 годин щодня. Спробуйте різні техніки письма та види ділового письма. Таким чином, ви отримаєте досвід у всьому, що вам потрібно.
Підводячи підсумок
Advanced навички ділового письма є одним із ключів до вашого майбутнього успіху, і вам потрібно їх постійно вдосконалювати. Це допомагає бути почутим і зрозумілим вашими партнерами, клієнтами, колегами та іншими людьми. Вам доведеться написати багато документів, які служать певним цілям. Усі вони доставляють чіткі повідомлення, і інші люди миттєво зрозуміють, що ви маєте на увазі, якщо ваші навички письма англійською будуть просунуті.
Статті по темі
