У бізнесі ви зіткнетеся з жорсткою конкуренцією не лише в продажах, а й у ефективності, продуктивності та ефективності. Тут на допомогу приходить автоматизація бізнес-завдань. Якщо ви не автоматизуєте, є велика ймовірність, що ваші конкуренти вже роблять це, виштовхуючи вас із бізнесу. На щастя, автоматизація зараз широко доступна для більшості галузей і бізнес-функцій, включаючи галузь обслуговування на місцях.
Підприємства будь-якого розміру можуть створювати автоматизовані завдання для підвищення ефективності, продуктивності та, головне, прибутковості. Однак автоматизація завдань може піти не так, якщо до неї не підійти належним чином. На щастя, ця стаття ділиться порадами про те, як правильно автоматизувати завдання та створити більш ефективний і прибутковий бізнес.
№1. Почніть з розкладу щоденних завдань
Наприклад, під час автоматизації завдань у вашому бізнесі з обслуговування на місцях вам потрібно визначити та перерахувати завдання, які ви виконуєте щодня. Створюючи цей список, включіть деякі деталі завдань. Крім того, було б корисно, якби ви вказали, скільки часу в середньому займає кожне завдання та частоту виконання завдання. Періодичність може бути погодинною, щоденною, щотижневою, щомісячною тощо. Переконайтеся, що кожен відділ виконує цю вправу.
Після цього визначте сфери, де може знадобитися автоматизація, і інструменти, які можуть знадобитися для ефективного виконання завдань. Перевірте, які завдання ви виконали, а які — ні. Подумайте, яким буде ідеальне рішення і який результат ви бажаєте.
Після того, як кожна бізнес-функція і завдання будуть визначені та представлені ідеальні рішення, проведіть зустріч зі своєю командою і надайте пропозиції щодо можливих рішень.
№2. Досліджуйте та досліджуйте інструменти автоматизації
Тепер, коли ви визначили сфери та завдання, які потребують автоматизації, ви можете приступити до пошуку відповідних інструментів. Визначте, що ви можете використовувати залежно від ваших потреб. Спеціалізовані інструменти, такі як Jobber's сантехнічне програмне забезпечення спеціально розроблені, щоб допомогти з цим процесом для компаній, які надають послуги на місцях. Ви можете знайти програми, розроблені для підтримки будь-якої галузі, тому приділіть час пошуку потрібного. Розумна нова технологія може не тільки спростити автоматизацію ваших завдань у такий спосіб, але й допомогти вам у плануванні, створенні й відстеженні пропозицій та оцінок, а також у управлінні відносинами з клієнтами, і це лише деякі з них.
Якщо у вас уже є інші інструменти та програмне забезпечення, переконайтеся, що вибрані інструменти легко інтегруються один з одним. Ви хочете отримати рішення, яке б відповідало вашій існуючій інфраструктурі та плавно інтегрувалося, не роблячи ваше застаріле програмне забезпечення та інструменти марними. Якщо ваша мета не полягає в капітальному перегляді всіх бізнес-технологій і перепідготовці персоналу, ваша технологія автоматизації повинна інтегруватися з іншими програмами та інструментами.
Крім того, ви не можете ефективно автоматизувати робочі процеси, коли системи не спілкуються одна з одною. Якщо ваша інформаційна панель пропозицій не пов’язана з програмним забезпеченням бухгалтерського обліку, ви не зможете ефективно відстежувати пропозиції та відстежувати їх. Хоча цей процес може зайняти деякий час, він необхідний. Ви хочете переконатися, що рішення, яке ви придумали, буде найбільш підходящим для вашого бізнесу.
№3. Установіть цілі автоматизації
Було б нерозумно витрачати гроші на засоби автоматизації, вкладати час у навчання та створювати нову систему, яка не принесе прибутку вашому бізнесу. Ось чому важливо встановити конкретні цілі, які допоможуть вам виміряти прогрес, виявити прогалини та уточнити процес. Автоматизація завдань може мати багато цілей. Ви можете підвищити продуктивність і звільнити час для виконання інших завдань.
Наприклад, ви можете автоматизувати створення та відстеження пропозицій. Це допоможе вам підвищити продуктивність, але, найголовніше, ви звільните час, який ваша команда може витрачати на інші завдання. Ви також повинні знати, що робити зі звільненим часом, який додає цінність бізнесу. Створіть конкретні цілі та використовуйте їх для вимірювання успіху автоматизації процесу. Коли ви визначите цілі, ви зможете оцінити вплив автоматизації.
№ 4. Зберігайте своє бачення цілісним
Хоча важливо зосередитися на тому, що можуть робити технології та автоматизація бізнес-процесів, не забувайте зосередитися на бізнесі. Коли надто багато уваги приділяється технології, а не бізнесу, невдача неминуча. Автоматизація – це далеко не лише технологічна проблема. Перш ніж переходити до будь-якої технологічної платформи, подивіться на бізнес в цілому, включаючи своїх клієнтів і співробітників.
Хоча ви прагнете покращити робочий процес, переконайтеся, що покращуєте обслуговування клієнтів, а також перебуваєте на одній сторінці зі своєю командою. Автоматизація будь-якої частини вашого бізнесу повинна служити як короткостроковим, так і довгостроковим цілям. Як власник бізнесу, ви маєте ключ до підтримки бачення бізнесу. Не дозволяйте технологіям та автоматизації відрадити вас від того, чого ви хочете досягти. Переконайтеся, що все добре вписується у ваше бачення бізнесу.
№ 5. Почніть з малого і будуйте звідти
Мати справу з великою кількістю нових засобів автоматизації, деякі з яких можуть бути складними, може бути складним. Але дрібні шматочки легко розжовувати, і вони покращують травлення. З цією концепцією найкращий спосіб автоматизувати свій бізнес — це почати з малого та розвивати його з часом. Почніть з одного завдання, відстежуйте результати, уточнюйте його та переконайтеся, що воно працює належним чином, перш ніж переходити до наступного.
Крім того, використовуючи одну автоматизацію за раз, ви матимете більш поступову криву навчання, що полегшить та пришвидшить вашій команді адаптацію. Пам’ятаючи про своє бачення, розділіть процес автоматизації на керовані поставки. На початку всі хочуть побачити і відчути маленькі виграші, що допомагає зміцнити впевненість і прийняти автоматизацію.
Крім того, легше впоратися з будь-якими труднощами, які можуть виникнути на цьому шляху. Є речі, які ви не можете передбачити і з якими ви можете впоратися лише тоді, коли вони з’являться. Підтримка контрольних етапів є частиною правильної автоматизації вашого бізнесу.
№6. Оцініть і протестуйте свої інструменти
Ви не можете зупинитися після того, як автоматизація запущена. Вам потрібно оцінити та перевірити систему, щоб переконатися, що вона виконує те, що ви планували. Переконайтеся, що області, які ви автоматизували, насправді додають цінність вашому бізнесу, заощаджують час вашої команди та роблять їх ефективними та продуктивними.
Переконайтеся, що все працює добре з самого початку і що автоматизація не призвела до інших проблем робочого процесу та відставання.
Чи підходить автоматизація вашому бізнесу?
Автоматизація — це швидкий підхід до підвищення ефективності та продуктивності в будь-якому секторі. Технології автоматизації підвищують продуктивність як компанії, так і співробітників, тому вони більше не є технологією, яку «приємно мати».
Які бізнес-процеси найкраще автоматизувати?
Обслуговування клієнтів, фінанси, продажі, маркетинг, управління ланцюгами постачання, людські ресурси, управління запасами, управління замовленнями, управління документами та аналітика є десяткою корпоративних операцій, які найкраще автоматизуються.
Чи підходить автоматизація вашому бізнесу?
Автоматизація — це швидкий підхід до підвищення ефективності та продуктивності в будь-якому секторі. Технології автоматизації підвищують продуктивність як компанії, так і співробітників, тому вони більше не є технологією, яку «приємно мати».
Як люди автоматизують завдання?
Індивідуальні завдання можна створювати, призначати членам команди та відстежувати за допомогою таких інструментів, як Hive або ClickUp. Ви також можете використовувати автоматичні правила для передачі завдань між етапами або дошками залежно від попередньо визначених критеріїв.
Висновок
Автоматизація вашого бізнесу може допомогти вам залишатися конкурентоспроможними та підвищити ефективність і продуктивність. Однак це можливо лише в тому випадку, якщо ви все зрозумієте правильно. Зробити це правильно означає знати свої завдання та те, що ви хочете отримати від автоматизації. Переконайтеся, що ви отримали правильні інструменти автоматизації, пам’ятайте про своє бачення, починайте з малого та не забувайте відстежувати свій прогрес.
Статті по темі
- Автоматизація маркетингу: найкраще програмне забезпечення та інструменти для автоматизації маркетингу
- Автоматизація процесу кредиторської заборгованості: що ви повинні знати перед автоматизацією
- Управління часом проекту: процеси, інструменти та програмне забезпечення для ефективного управління
- ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДЛЯ КЕРУВАННЯ ЗАДАЧАМИ: 25 найкращих програмних рішень для керування завданнями
- Переваги автоматизації облікових процесів для бізнесу
