Здатність лідера чітко та ефективно спілкуватися зі співробітниками, всередині команди та в усій організації є однією з основ успішного бізнесу.
І в сучасному складному бізнес-середовищі, яке швидко розвивається, із сотнями різних інструментів спілкування, повністю або частково віддаленими командами та навіть мультикультурними командами, що охоплюють кілька часових поясів, ефективна комунікація ніколи не була такою важливою чи складною.
Таким чином, вміння спілкуватися може бути найважливішою навичкою керівника та працівника.
Хороша новина полягає в тому, що комунікативним навичкам можна навчитися, вдосконалити їх і навіть опанувати.
А поради, наведені в цій статті, можуть допомогти вам покращити та максимізувати свої навички спілкування для успіху вашої організації та кар’єри.
Але, як завжди, почнемо з основ…
Що таке визначення ефективної комунікації?
Найефективніші комунікатори чітко інформують інших, активно їх слухаючи. Вони можуть сприймати вербальну та невербальну інформацію, а також привітно висловлювати свої думки та думки.
Для ефективного спілкування необхідний зв’язок з іншими. Це танець із партнером, який іноді рухається несподіваним чином. Це означає, що синхронізація зі своєю аудиторією є найпотужнішою навичкою, якою ви можете скористатися. Це передбачає розуміння та спілкування з його потребами та реагування на зворотний зв’язок у реальному часі. Це передбачає залучення до розмови, якої бажає ваша аудиторія.
Однак усе це вимагає певної практики.
Чому так важливо вдосконалювати навички спілкування на роботі?
Легко повірити, що якщо ви добре виконуєте свою роботу, бути хорошим комунікатором не обов’язково. Це не може бути далі від істини!
Кожен аспект вашої роботи залежить від спілкування, і ваша здатність спілкуватися прямо корелює з вашою здатністю виконувати свою роботу.
Із зростанням віддаленої роботи слабкі комунікативні навички висвітлюються через збільшення використання повідомлень, а не спілкування віч-на-віч на робочому місці.
Якщо ви працюєте з клієнтами, ваші комунікативні навички допоможуть або зруйнують стосунки.
Розглянемо наступні аспекти цієї роботи, які вимагають ефективного спілкування:
- Представлення вашого бізнесу клієнту,
- Встановлення з ними особистих довірчих відносин,
- Розуміти, чого вони хочуть, і чітко повідомляти це відповідним командам
- Отримання зворотного зв'язку,
- Повідомлення про будь-які зміни чи затримки та багато іншого.
Як покращити навички спілкування: 8 порад
Нижче наведено прості практичні поради, які допоможуть вам миттєво покращити свої навички спілкування.
Будьте лаконічними та чіткими
Найважливішим аспектом спілкування є вибір слів. Коли справа доходить до формулювання, менше означає краще.
Чіткість і, якщо можливо, стислість є ключем до потужної та переконливої комунікації, будь то письмової чи усної.
Визначте свої цілі та аудиторію, перш ніж брати участь у будь-якій формі спілкування.
Визначення того, що ви хочете передати і чому, допоможе вам переконатися, що ви включили всю необхідну інформацію. Це також допоможе вам усунути несуттєві деталі.
Уникайте зайвих слів і квітчастої мови, яка може відвернути увагу від вашого повідомлення
І хоча в деяких випадках повторення може знадобитися, використовуйте його з обережністю. Повторення вашого повідомлення гарантує, що воно буде отримано, але занадто багато повторень може призвести до того, що вони повністю вас налаштують.
#2. Плануйте заздалегідь
Перш ніж почати будь-який тип спілкування, сплануйте, що ви говорите і як ви це говорите.
Однак підготовка передбачає більше, ніж просто відпрацювання презентації.
Підготовка також передбачає розгляд усієї комунікації, від початку до кінця. Дослідіть інформацію, яка може знадобитися для резервного копіювання вашого повідомлення. Обміркуйте свою відповідь на запитання та критику. Спробуйте спланувати несподіване.
Підготуйте список конкретних прикладів поведінки вашого співробітника, щоб підтвердити вашу оцінку, наприклад, перед перевіркою ефективності.
Точно знайте, чого ви хочете, перш ніж брати участь у переговорах щодо зарплати чи підвищення. Підготуйтеся до обговорення діапазонів і потенційних компромісів; знаєш, хто ти є, і не хочеш приймати. І тримайте під рукою конкретні деталі, щоб підкріпити свою справу, наприклад відповідні зарплати для вашої посади та місця розташування (але переконайтеся, що ваше дослідження базується на загальнодоступних даних, а не на плітках компанії чи анекдотичних доказах).
Крім того, перш ніж розпочати розмову, подумайте про потенційні запитання, прохання про додаткову інформацію чи роз’яснення та розбіжності, щоб ви могли спокійно та чітко їх вирішити.
#3. Будьте в курсі невербальної комунікації
Наша міміка, жести та мова тіла можуть і часто передають більше інформації, ніж наші слова.
Невербальні сигнали можуть мати на 93 відсотки більше впливу, ніж вимовлені слова. Якщо вони не згодні, ми з більшою ймовірністю повіримо невербальним сигналам, ніж усним словам.
Лідери повинні бути особливо вправними у читанні невербальних сигналів.
Співробітники, які не наважуються висловити свою незгоду чи занепокоєння, наприклад, можуть показати свій дискомфорт, схрестивши руки або відмовляючись дивитися в очі. Ви можете змінити свою тактику спілкування, якщо будете знати про мову тіла інших.
Водночас лідери повинні мати можливість контролювати власні невербальні комунікації.
Ваші невербальні сигнали завжди повинні підтримувати ваше повідомлення. Конфлікт вербальної та невербальної комунікації може в кращому випадку заплутати. У гіршому випадку це може зірвати ваше повідомлення та підірвати довіру вашої команди до вас, вашої організації та навіть до них самих.
#4. Зверніть увагу на свій тон
Те, що ви говорите, не завжди так важливо, як те, як ви це говорите. Ваш тон, як і інші невербальні сигнали, може або додати сили та акценту вашому повідомленню, або повністю його підірвати.
Під час розбіжностей і конфліктів на роботі тон може бути особливо важливим. Ретельно підібране слово з позитивним відтінком сприяє доброзичливості та довірі. Невдало вибране слово з неоднозначним або негативним відтінком може швидко призвести до плутанини.
Тон у мові включає гучність, проекцію, інтонацію та вибір слів. Може бути важко контролювати тон у реальному часі, щоб переконатися, що він відповідає вашим намірам. Однак усвідомлення вашого тону дозволить вам належним чином скоригувати його, якщо здається, що спілкування йде в неправильному напрямку.
Під час письма легше контролювати тон. Обов’язково прочитайте своє повідомлення один раз, якщо не двічі, пам’ятаючи про тон і повідомлення. Якщо це не порушує конфіденційність, ви можете прочитати його вголос або попросити колегу, якому довіряєте, перечитати його.
І якщо ви ведете гарячу дискусію електронною поштою чи іншим письмовим засобом, не поспішайте відповідати.
Якщо це взагалі можливо, напишіть свою відповідь, але зачекайте день або два, перш ніж надсилати її. Перечитування вашого повідомлення після того, як ваші емоції заспокоїлися, часто дозволяє вам пом’якшити тон таким чином, щоб менше ймовірно призвести до ескалації конфлікту.
#5. Потрібно практикувати активне слухання
У спілкуванні майже завжди беруть участь дві або більше людей.
Коли йдеться про ефективне спілкування, слухати так само важливо, як і говорити. Однак слухати може бути складніше, ніж ми уявляємо.
Експерт із комунікацій Марджорі Норт зазначає у своїй публікації в блозі «Опанування основ спілкування», що ми чуємо лише половину того, що говорить інша особа під час будь-якої розмови.
Мета активного слухання — переконатися, що ви чуєте все повідомлення, а не лише слова, які вимовляє людина. Ось кілька порад щодо активного слухання:
- Приділяючи повну і нерозділену увагу доповідачу
- Позбавтеся від відволікаючих факторів, суджень і контраргументів у вашому розумі.
- Уникнення бажання вставляти власні думки.
- Підтримуйте відкриту, позитивну мову тіла, щоб зосередити свій розум і продемонструвати мовцеві, що ви справді слухаєте
- Відповідаючи, повторіть або перефразуйте те, що ви почули.
- Ставте відкриті запитання, щоб отримати додаткову інформацію.
#6. Покращуйте свій емоційний інтелект
Емоційний інтелект служить основою спілкування. Простіше кажучи, ви не можете ефективно спілкуватися з іншими, поки не оціните та не усвідомите власні почуття.
Наприклад, лідерам із високим емоційним інтелектом буде легше брати участь у активному слуханні, підтримувати належний тон і використовувати позитивну мову тіла.
Емоційний інтелект включає більше, ніж просто розуміння власних емоцій і керування ними. Інший компонент, не менш важливий для ефективної комунікації, – співпереживання іншим.
Співчуття працівнику, наприклад, може допомогти полегшити важку розмову.
Можливо, вам все одно доведеться повідомити погані новини, але якщо ви активно прислухаєтеся до їхньої точки зору та продемонструєте, що ви розумієте їхні почуття, це допоможе залікувати рани чи уникнути непорозумінь.
#7. Створіть комунікаційну стратегію на робочому місці
Сучасне робоче місце – це постійний потік інформації в різних форматах. Кожну комунікацію слід розуміти в контексті більшого потоку інформації.
Без стратегії спілкування на робочому місці навіть найефективнішому комунікатору може бути важко донести своє повідомлення.
Комунікаційна стратегія – це структура, яку ваша компанія використовує для надсилання та отримання інформації. Він може і повинен визначати, як і що ви спілкуєтеся з клієнтами та клієнтами, зацікавленими сторонами, менеджерами та співробітниками.
Починаючи з найширшого рівня, ваша стратегія має включати, хто і коли отримує повідомлення. Це гарантує, що кожен отримає точну інформацію в потрібний час.
Він може бути таким же конкретним, як і те, як ви спілкуєтесь, зокрема, які інструменти ви використовуєте для отримання інформації. Наприклад, ви можете вказати, коли доцільно проводити груповий чат для всієї команди чи організації, або коли підсумок зустрічі мав бути натомість в електронному листі.
Розробка таких простих інструкцій може допомогти спростити потік інформації. Це допоможе гарантувати, що кожен отримає потрібну інформацію, а неважливі деталі не перевантажать важливу інформацію.
#8. Створіть позитивну організаційну культуру
Корпоративна культура, в якій ви спілкуєтеся, також важлива для ефективного спілкування.
Спілкування стане легшим і ефективнішим у позитивному робочому середовищі, заснованому на прозорості, довірі, співпереживанні та відкритому діалозі.
Співробітники, які довіряють своєму керівнику, будуть більш відкритими для того, щоб почути повідомлення свого керівника. Менеджерам буде легше сформувати підтримку та конструктивну критику, якщо вони заохочуватимуть своїх співробітників висловлюватися, робити пропозиції та висловлювати конструктивну критику.
Авторитарні менеджери, які відмовляються ділитися інформацією, закриті для пропозицій і відмовляються визнавати помилки чи приймати критику, ймовірно, зустрінуть їхні пропозиції та критику оборонно, якщо не повністю проігнорують їх.
Без цієї основи довіри та прозорості навіть найменше спілкування може бути неправильно витлумачене, що призведе до непорозумінь і непотрібних конфліктів.
Спілкуватися з колегами та співробітниками завжди буде важко. Непорозуміння та непорозуміння завжди існуватимуть, і, на жаль, корпоративні повідомлення не завжди є тими, що ми хочемо почути, особливо у важкі часи.
З іншого боку, розвиток і опанування навичок ефективного спілкування полегшить вашу роботу як лідера навіть під час складних розмов. Інвестування часу в розвиток цих навичок, безсумнівно, буде витраченим з користю.
Як покращити навички особистого спілкування
Спілкування віч-на-віч додає кілька рівнів інформації до обміну, чи то між двома людьми чи двома сотнями. Особисте спілкування часто створює синергію, яку важко відтворити деінде. Ось кілька вказівок, які допоможуть вам максимально використати час особистого спілкування з вашою командою та покращити свої навички спілкування:
#1. Встановіть прямий зоровий контакт
Небагато показників забезпечують стільки зворотного зв’язку, як зоровий контакт, коли справа доходить до визначення того, чи отримано ваше повідомлення. Ви можете швидко визначити, чи людина, з якою ви розмовляєте, розуміє вас, чи відволікається, стурбована чи збентежена — багато чого втрачається під час цифрового спілкування.
#2. Запит на відгук
Ви впевнені, що вони це отримали? Запитуйте! Попросити людей повторити свою версію того, що ви щойно сказали, є потужною технікою. Це часто може покращити запам’ятовування, негайне розуміння та зменшити кількість непорозумінь у майбутньому. Ви також можете попросити, щоб вони зв’язувалися з вами з пропозиціями щодо покращення вашої презентації та інших форм спілкування.
#3. Розпізнавайте невербальні сигнали
Позіхання, метушня та оглядання кімнати зазвичай є ознаками того, що ваша аудиторія зайнята чимось іншим, ніж те, що ви намагаєтеся сказати. Не сприймайте це особисто, якщо ви це помітили. Попросіть їх поділитися своїми думками, повторити попередні пункти, які вони могли пропустити, або відкласти на пізніше.
#4. Зменште відволікання
Тримайте відволікання під час спілкування віч-на-віч з кимось (або групою), тримаючи непотрібні електронні пристрої поза кімнатою. Слідкуйте за присутністю лише тих, хто має бути присутнім, і уникайте планування на моменти, коли люди можуть відволіктися (наприклад, перед кінцем дня або безпосередньо перед обідом).
Як покращити свої навички спілкування в Інтернеті
Онлайн-спілкування швидко витісняє офісні приміщення як основне місце для ведення бізнесу. Може бути важко пристосуватися до зустрічей, розмов і навіть до людей, які співпрацюють з вами або звітують перед вами в цифровому вигляді, особливо якщо ви звикли до особистих команд. Оскільки онлайн-спілкування є унікальним способом взаємодії, ось деякі речі, про які слід пам’ятати:
#1. Встановіть ліміт часу
На онлайн-зустрічі може бути навіть важче зосередитися через те, що відволікає майже нескінченна кількість налаштувань. Тримайте зустрічі короткими та по суті, і будьте особливо обережні, щоб уникнути (потенційно) марафонських сеансів запитань і відповідей.
#2. Подумайте про іншу особу
У більшості випадків присутній є єдиним, хто може приділити всю свою увагу зустрічі. Припустімо, що учасники мають кілька вимог до їхньої уваги, особливо під час роботи вдома, і відповідно структуруйте контент.
#3. Повторіть важливу інформацію
Під час використання цифрового з’єднання можна втратити багато невербальних і міжособистісних сигналів. Повторіть основні моменти, щоб забезпечити розуміння. Швидкий огляд під час онлайн-зустрічі або короткий підсумок у кінці довгого електронного листа – обидва варіанти.
#4. Не забудьте відповісти
Навіть якщо спілкування неофіційне, переконайтеся, що підтвердили це якомога швидше. Хоча ви могли отримати повідомлення, людина на іншому кінці навряд чи дізнається, якщо ви не повідомите йому. Кількох слів або навіть «подобається» зазвичай достатньо.
Як стати більш активним слухачем
Багато людей говорять про переваги активного слухання, але мало хто розуміє, як це перетворюється на реальну поведінку. Одним із найскладніших аспектів активного слухання є заклопотаність відповіддю. Багато людей зайняті пошуком ідеальної відповіді, не залишаючи часу на введення. Розгляньте наступні кроки, щоб позбутися цієї звички, яка не має сенсу для мовця.
Розгляньте нові способи додати вартість
Ви можете вірити, що додавання цінності до обміну в першу чергу визначається тим, що ви говорите. Однак не завжди це бачать інші. Більшість із нас цінує відповіді, які допомагають нам продумати власні ідеї, прояснити наші припущення або вказати на можливі недоліки. Нам не завжди потрібен слухач, щоб бути геніальним або вражати нас своїми даними. Натомість ми можемо найбільше цінувати те, як вони допомогли нам відточити наше мислення.
Перефразуйте без судження
Якщо ви стурбовані відповіддю, спробуйте переключити увагу. Замість того, щоб додавати власні думки, спробуйте надати короткий виклад, який не містить вашої думки чи судження. Слухаючи, постарайтеся зробити стислий підсумок, можливо, уточнивши початкову мову доповідача.
Ставте запитання, які спонукають доповідачів думати
Наступним кроком після перефразування є постановка пробних запитань. Подібно до того, як тренер слухає, ці запитання спонукають доповідачів глибше заглибитися у власні думки, уточнити свої висловлювання або розглянути потенційні проблеми. Ви можете грати в адвоката диявола, вказуючи на невідповідності або незрозумілу мову. Усе це — справжні подарунки оратору, які допоможуть вам зосередитися на слуханні.
Перебити з повагою
Активне слухання – це не бездумне потурання, і не всі переривання є неввічливими. Іноді динаміки губляться в бур’янах, надаючи непотрібну глибину деталей. Перерви можуть допомогти їм залишатися актуальними – і бути винагородженими більшою залученістю.
Більшість спікерів не проти, щоб їх перебили запитанням, яке дозволяє їм продовжити виступ. Набагато складніше перервати когось під час зустрічі та закінчити його час, особливо для інтровертів. Забезпечити:
- Упізнайте мовця («Дякую, що згадали це».
- Використовуйте дружній і ввічливий тон. Отримайте відгуки від інших про те, як ви звучите та презентуєте себе.
- Зверніть увагу на спільний інтерес («Я просто хотів би переконатися, що ми маємо можливість почути від усіх про проект».
Як підтримувати зацікавленість аудиторії під час виступу
Будьте доречними
Багато аудиторії не будуть вражені даними, тому що ми ними завалені. Насправді поширеною причиною багатослівності є бажання охопити всі основи або передбачити всі можливі питання.
Ви повинні ретельно підбирати вміст на відповідність, щоб зацікавити слухачів, особливо під час віртуальних зустрічей. Подумайте, як ця інформація вплине на вашу цільову аудиторію. Як це може допомогти їм у їхній роботі? Чи необхідний такий рівень деталізації, щоб зрозуміти мою головну думку?
Будьте лаконічними
Здатність висловити свої ідеї якомога меншою кількістю слів є ознакою присутності керівника. Слухачі цінують це, оскільки це демонструє вашу підготовленість і повагу до їхнього часу. Крім того, стислість виражає впевненість: впевненість робити менше, сказати щось один раз і вірити, що це буде сприйнято.
Багатьом доповідачам важко бути лаконічними, особливо на віртуальних зустрічах, де зворотний зв’язок є рівним. Вони можуть повторюватися «просто для впевненості» або використовувати додаткові приклади, щоб підкреслити думку. Однак такого типу «більше» часто менше, оскільки аудиторія відключається після того, як зрозуміє суть вперше.
Обрізання – це мужній вчинок. Віра у власну підготовку та чіткість подачі. Стає важче підтримувати цю віру на віртуальних зустрічах із вимкненими камерами. Як доповідач, ви можете попросити свою аудиторію бути повністю присутньою та ввімкнути камери, а потім винагородити їх своїм впевненим виступом.
Звільніть аудиторію, щоб заповнити прогалини
Зробіть паузу після того, як висловите думку, щоб уповільнити темп і зв’язатися з аудиторією. Не просто секунда, щоб перевести подих, а справжня хвилина тиші. Це залишає можливість для ваших слухачів, надаючи вам зворотний зв’язок у реальному часі про те, що їм потрібно далі, як віртуально, так і особисто. Наскільки конкретно вони хочуть, щоб ви були? Чи є у них питання, на які ви планували відповісти? Або вони сприймають ваші ідеї в зовсім іншому напрямку?
Ми часто остерігаємося мовчання, ніби воно свідчить про те, що щось не так. Однак все відбувається в тиші, і ви можете бути здивовані тим, що пропонують ваші слухачі, коли їм надається можливість висловитися. Ви можете отримати корисні поради щодо синхронізації та продовження незалежно від того, як вони заповнюють простір. Саме тоді спілкування перетворюється на танець.
Розглядайте відсіч як можливості, а не перешкоди
Можливо, ви вважаєте, що переконлива аргументація має призвести до миттєвого бай-іну. Звичайно, цього майже ніколи не буває. Коли ваші пропозиції оскаржують, ви розчаровуєтеся, якщо не захищаєтеся, намагаючись пояснити, чому ви маєте рацію. Невдовзі з'являються лінії, і обидві сторони подвоюються, залишаючи вас у колії.
Щоб уникнути такого припинення ваших ідей, ви можете переглянути, як ви справляєтеся з відштовхуванням. Більшість нових ідей не приймаються в тому вигляді, в якому вони були запропоновані спочатку, і ваша аудиторія може не вимагати від вас готових відповідей на всі їхні запитання. Розглядайте свою подачу як початковий залп, а відштовхування як вказівку для необхідної розмови. Замість того, щоб рефлекторно захищатися, поставте додаткові запитання, щоб підтвердити та дослідити проблему.
Поліпшення навичок спілкування: пов’язані статті
- ЯК СПІЛКУВАТИСЯ: понад 20 ефективних способів спілкування та завоювання аудиторії
- НАЙКРАЩИЙ СПОСІБ НАПИСАННЯ ЕФЕКТИВНОГО РЕЗЮМЕ
- ВЕРБАЛЬНА КОМУНІКАЦІЯ: як це стосується бізнесу
- Як зараз покращити свої навички спілкування!!! (Корисні поради)
- ОФІС-ПОМІЧНИК: визначення, обов'язки, зарплата та резюме
Удосконалення навичок спілкування: література
