СИСТЕМИ ФІЛІКАЦІЇ ДЛЯ БІЗНЕСУ: як правильно зберігати документи (детальний посібник)

Добре структурована система діловодства може допомогти бізнесу підтримувати порядок у своїх справах. Таким чином, вам не доведеться перевертати все з ніг на голову в пошуках важливої ​​інформації. У цій статті ви знайдете поради про те, як правильно подавати документи, а також гарні ідеї щодо того, як налаштувати електронні системи подання документів для вашого малого бізнесу.

Системи файлів для бізнесу

Системи зберігання документів розвивалися з часом, починаючи від зберігання документів у ящиках і закінчуючи складними програмами, які зберігають інформацію в електронному вигляді поза межами поля зору. Хоча сьогодні існує багато варіантів, усі файлові системи мають одну спільну мету: ефективне керування записами. Оскільки доступна велика кількість файлових систем, дуже важливо проаналізувати якості кожної з них, перш ніж вибрати найкращу. Найпоширеніші системи файлів прості в установці та забезпечують ефективний спосіб керування файлами.

3 типи систем файлів

#1. Алфавітне оформлення

Для менш ніж 5,000 документів найпопулярнішою файловою системою є алфавітне зберігання. Файли в алфавітному порядку — це спосіб упорядкування файлів на основі імен осіб, корпорацій, установ, установ, суб’єктів, тем або географічних місць у порядку словника. Цей підхід добре працює для файлів імен клієнтів або клієнтів. Використовуйте відносний індекс під час подання тем. Покажчик — це список назв тем, призначених для представлення кожного предмета в алфавітному порядку. Щоб визначити, під якою назвою теми подати запис, зверніться до відносного індексу.

#2. Числове подання

Упорядковуйте файли в послідовному порядку, використовуючи номери безпосередньо із запису або наданий номер під час створення числової системи файлів. Для отримання файлів більшість систем використовують індекс. Числова система файлів підвищує продуктивність, збільшуючи швидкість, з якою файли зберігаються та знаходяться. Це також забезпечує точнішу ідентифікацію та більшу конфіденційність. На відміну від алфавітних систем файлів, вона дозволяє безмежне розширення та може обробляти понад 5,000 записів.

#3. Буквено-цифровий файл

Алфавітно-цифрове подання передбачає використання як імен, так і цифр. Цей тип файлової системи зазвичай використовується з іменами та номерами предметів. Розташуйте файли за алфавітом або за назвою теми, а потім за цифровою категорією. Для алфавітно-цифрових файлів потрібен відносний індекс. Цифрові коди, надані кожному алфавітному розділу, будуть перераховані в покажчику.

Налаштування електронних систем подання документів для вашого малого бізнесу

Ось кілька ідей щодо створення електронних систем реєстрування для вашого малого бізнесу:

#1. Складіть план зберігання документів.

Перший крок - це лише додаткова підготовка. Вам потрібно встановити керівні принципи та цілі, перш ніж почати використовувати електронні системи реєстрації для вашого малого бізнесу. Вам потрібно буде розробити загальну стратегію в кількох сферах:

• Створення документа
• Обмін документами

#2. Виберіть найкращу програму для керування файлами.

Визначившись зі стратегією оптимізації цифрового переходу, ви можете розглянути питання про придбання програмного забезпечення. Знання діапазону бюджету, приблизних вимог до пам’яті та кількості користувачів допоможе вам порівняти варіанти. Ви також повинні переконатися, що ваша програма містить кілька важливих функцій:

• Простота використання
• Синхронізація
• Проста інтеграція

#3. Скласти план реалізації.

Настав час реалізувати ваш план і програмне забезпечення. Уся ваша підготовка має окупитися, коли ви досягнете цієї точки.

• Комунікація
• Встановіть рівні дозволів.
• Створюйте правила
• Доповніть свої системи

#4. Організуйте зберігання.

Настав час запровадити ваші плани зберігання. Завантажуючи, зберігаючи та розповсюджуючи файли, пам’ятайте про кілька речей.

• Підтримуйте свою організацію.
• Створення вкладених папок
• Названня конвенцій

#5. План поточного технічного обслуговування.

Підтримуйте потік процесу після того, як ваша цифрова система файлів буде запущена та запущена. Якщо залишити в спокої та не підтримувати, електронне середовище може швидко стати перевантаженим, як фізичне.

• Планові технічні перевірки
• Архівування документів

На що слід звернути увагу, налаштовуючи електронні системи подання документів для свого малого бізнесу

#1. Ваше фінансове становище

Вибираючи програмне забезпечення для керування документами, переконайтеся, що воно відповідає вашому бюджету. На щастя, існують різноманітні недорогі варіанти електронної подачі документів.

#2. Крива навчання

Окрім системних витрат, важливо враховувати свої здібності, а також технічну підкованість решти вашого офісу, щоб належним чином скласти графік для себе (і вашої команди).

#3. Загальна кількість користувачів

Деякі системи стягують плату залежно від кількості користувачів, тоді як інші висувають мінімальні (або максимальні) вимоги до користувачів. Перш ніж придбати програмне забезпечення, переконайтеся, що ви знаєте, скільки людей використовуватиме його (або приблизну оцінку).

Як правильно оформляти документи

Ви коли-небудь змушували когось чекати, коли ви нишпорили на своєму столі в пошуках важливого документа? Або ви коли-небудь боролися за дотримання терміну через те, що загубили важливий комп’ютерний файл? Ви повинні навчитися правильно складати документи, щоб уникнути цих незручних ситуацій

Незалежно від того, чи працюєте ви з паперовими документами, електронними файлами чи поєднанням обох, важливо, щоб вони були організованими та доступними. Ви заощадите час на пошуки предметів і матимете правильну інформацію під рукою, коли вона вам знадобиться. Ось кілька порад щодо правильного оформлення документів:

#1. Не зберігайте зайві папери.

Щоб правильно подати документи, уникайте звички зберігати все, що трапляється на шляху. Приділіть кілька хвилин, щоб відсканувати інформацію, і зберігайте файл, лише якщо він важливий для вашої професійної діяльності або вимагається вашою компанією. Забагато непотрібних документів створює безлад і ускладнює пошук речей у майбутньому.

#2. Використовуйте уніфіковані імена для файлів і папок.

Розділіть основну папку, наприклад, на підпапки для клієнтів, постачальників і колег. Щоб визначити, про що або про кого йдеться в папках, використовуйте коротші назви. Ви навіть можете використовувати кольорове кодування, щоб допомогти вам розпізнати різні групи папок.

#3. Зберігайте відповідні документи, незалежно від виду, разом.

Наприклад, замість того, щоб мати одну папку для презентацій для всіх проектів, іншу папку для електронних таблиць для всіх проектів і так далі, зберігайте звіти, листи, нотатки до презентації, електронні таблиці та графіки, що стосуються конкретного проекту, в одній папці. Таким чином ви зможете набагато швидше знайти документи для конкретного проекту.

#4. Розрізняють поточну та завершену роботу.

Деякі люди вважають за краще зберігати поточну або поточну роботу на своєму столі чи робочому столі комп’ютера, доки робота не буде завершена. Після завершення вони переміщують його у відповідний каталог, де зберігаються файли тієї ж категорії. Регулярно (наприклад, щотижня або кожні два тижні) переміщуйте файли, над якими ви більше не працюєте, до папок, де зберігається завершена робота.

#5. Не переповнюйте папки.

Якщо у вас багато файлів в одній папці або багато вкладених папок в одній папці, розділіть їх на менші групи (підпапки або вкладені папки). Ви можете, наприклад, розділити папку під назвою «Бізнес-план» на вкладені папки з позначками «BP2021», «BP2022» і «BP2023». Подібним чином ви можете розділити папку під назвою Delta Traders для клієнта на вкладені папки під назвою «Презентації продажу Delta Traders» і «Контракти Delta Traders». Замість того, щоб мати довгий список файлів, мета полягає в тому, щоб організувати їх у логічні папки або вкладені папки.

#6. Розташуйте документи в хронологічному порядку.

Щоб правильно подати документи, виділіть дату документа, виділивши її, додавши до паперового документа або вставивши в заголовок електронного. Це дає змогу впорядковувати документи в хронологічному порядку, не відкриваючи кожну окремо. Ви зможете легше їх знаходити в майбутньому.

#7. Перетворення паперових документів у цифровий формат.

Це зручно, якщо у вас недостатньо місця для паперових документів, ви хочете зберегти їх, не знищивши повністю, потрібно поширювати документи в електронному вигляді або хочете зробити своє зберігання інформації більш безпечним. (Однак це не підходить для багатьох типів документів, таких як юридичні договори або документи з оригінальними підписами, тож будьте розсудливі.)

Ідеї ​​системи файлів для офісу

Ідея створення, організації або очищення офісної системи файлів може змусити навіть найсміливіших серед нас сховатися за списком інших, більш актуальних «справ». Більше не треба ховатися! Ці випробувані ідеї можуть допомогти вам отримати — і підтримувати — вашу офісну систему файлів у найвищому стані.

#1. Кольорове кодування

Люди використовували кольорове кодування з тих пір, як офісні документи та офісні файлові системи стали звичайними десятиліттями тому. Ідеї ​​кольорового кодування ніколи не підводять, і це відносно швидко та легко реалізувати, навіть якщо у вас особливо складна система файлів. Кольорове кодування мотивуватиме вас правильно складати документи, швидко знаходити файли та зробить процес подання приємнішим.

Ця організаційна стратегія ідеальна для перетворення куп паперу в акуратні пакети, які є максимально передбачуваними.

#2. Оцифрувати

Оцифровуючи файли, ви, по суті, створюєте безпаперову систему файлів. Після перетворення всіх паперових файлів у цифровий формат багатьом людям стає набагато простіше організувати цифрову систему зберігання, ніж паперову. Якщо ви віддаєте перевагу оцифровці своїх файлів, ви повинні спочатку відсканувати та конвертувати старі файли, що може бути трудомісткою процедурою.

#3. Визначте термін придатності.

Це може здатися обманом, але зменшення кількості файлів для сортування є одним із найкращих способів керування офісною системою файлів. Відсіювання файлів за вмістом може бути складним, оскільки важко визначити, які файли потрібно зберегти, а які можна викинути, але видалення файлів за віком забезпечує безпечну, регульовану техніку вибору того, що ви можете викинути.

#4. Розділяй і володарюй

Якщо файли, які потрібно впорядкувати, стосуються лише певних відділів, призначте когось із кожної з цих груп для організації їхніх файлів, поки ви створите загальну структуру керування файлами.

Файли повинні бути організовані на стінах.

Замість того, щоб використовувати шафу для документів або полицю, повісьте на стіни тримачі для файлів.

#5. Сортувати за важливістю

Кожен, хто хоч раз шукав файли, знає бажання знайти саме те, що вам потрібно, а не 100 речей, які вам не потрібні. Наприклад, щоб зробити пошук документів цікавішим для всіх, спробуйте структурувати свої офісні файли в порядку пріоритету.

#6. Візьміть за звичку влаштовувати їх регулярно.

Навіть найкраща офісна файлова система сама по собі не впорядкує вас. Бажано пам’ятати про це та планувати виконувати невеликий обсяг роботи щотижня, щоб підтримувати систему в порядку. Регулярне внесення невеликих зусиль буде набагато менш обтяжливим, ніж спроба одразу очистити рік неправильно оброблених файлів.

#7. Розрізняйте поточну та завершену роботу

Ця чудова ідея спрощує весь метод подання. Файли завершених проектів усе ще можна впорядкувати, але відокремлення їх від файлів для продовження роботи зробить пошук файлів набагато швидшим і ефективнішим.

Що таке 5 основних систем файлів?

5 основних систем файлів включають:

• Предметна реєстрація
• Алфавітна подача
• Числова подача
• Географічна картотека
• Хронологічна картотека

Як побудувати хорошу систему файлів?

• Створіть уніфіковані категорії, які можуть легко приймати документи, написані та збережені в різноманітних паперових та електронних форматах.
• Провести інвентаризацію документів
• Створити централізовану систему діловодства.
• Відбирайте файли щороку

Як я можу організувати свої системи реєстрації малого бізнесу?

• Проведіть мозковий штурм
• Відсортуйте всі поточні документи
• Зберіть внесок команди.
• Виберіть просту систему замовлення
• Послідовно позначайте все
• Розглянемо кольорове кодування
• Виберіть кабінет, до якого ви можете вирости.

Яка система файлів найчастіше використовується у великих організаціях?

Вертикальна система файлів використовується в основному у великих організаціях.

Яка система подачі документів є найбільш прийнятною для всіх офісів?

Горизонтальна система підшивки є найбільш підходящою системою підшивки.

Яка система файлів найпоширеніша?

Найбільш природним і популярним способом організації файлів є використання алфавітного підходу. Навіть для найпростішої алфавітно-цифрової системи необхідно встановити стандарти подання документів, зокрема письмові процедури подання, методи перехресних посилань і процедури подання дублікатів змін імені, серед іншого.

Який найпростіший спосіб організації файлів?

Найпростішою формою організації файлів у СУБД є послідовна файлова структура. Ця стратегія є ефективною з точки зору швидкості при роботі з великими обсягами даних, оскільки доступ до даних здійснюється за допомогою цього способу досить швидко.

Які 2 найпоширеніші техніки підшивки?

Підхід Loose Leaf і колективний метод є двома основними техніками подачі документів. В документах, поданих окремо, робляться отвори перед тим, як помістити їх у стандартний файл. Подавати та вилучати документи з файлу досить просто.

Для чого малий бізнес повинен подавати документи?

Платіжна відомість, бізнес-витрати, виписки з кредитних карток, банківські виписки, річні податкові декларації, квартальні податкові декларації, інвентаризація, стрічки з касового апарату, журнали відряджень, а також звіти про продажі та прибутки – усе це має бути включено до цих файлів.

Який спосіб підпилювання вважається найбільш ефективним?

Багато людей вважають, що термінально-цифрова система зберігання є найефективнішою. Після середньої одиниці та останньої одиниці чисел у цій системі остання цифра або група останніх цифр (кінцеві цифри) служить основною одиницею, яка використовується для файлів.

На закінчення

Коли ви готуєтеся до впровадження добре структурованої системи файлів, ваше офісне життя стане менш захаращеним. Для переміщення файлів онлайн потрібно буде навчитися, але з часом це стане легше обробляти та підтримувати. Ідеї ​​щодо системи ведення документів, наведені в цьому посібнику, дадуть вам зрозуміти, як налаштувати електронні системи ведення документів, навіть для вашого малого бізнесу.

Поширені запитання щодо систем зберігання даних для бізнесу

{
"@context": "https://schema.org",
“@type”: “Сторінка поширених запитань”,
“mainEntity”: [
{
“@type”: “Питання”,
“name”: “Що таке хороша система файлів?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Хороша система файлів має бути простою і не надто складною. У той же час не можна відмовитися від використання файлової системи заради простоти.

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Які існують сучасні методи подачі? “,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Сучасні способи підпилювання поділяються на вертикальне і горизонтальне.

"
}
}
, {
“@type”: “Питання”,
“name”: “Яка програма найкраще підходить для зберігання документів?”,
“acceptedAnswer”: {
“@type”: “Відповідь”,
«текст»: «

Найкращі програми для зберігання документів:

• Google Docs
• Документи для переходу
• Швидкий Office Pro
• DropBox
• Офіс у Кінгстоні

"
}
}
]}

Статті по темі

1. 2 швидких способи оновити старі PDF-файли
2. ПОДАТОК НА ПРИБУТОК: Огляд, електронна декларація та калькулятор
3. ПРОДАЖ НЕРУХОМОСТІ: Покроковий посібник із процесу продажу
4. Автоматизація процесу кредиторської заборгованості: що ви повинні знати перед автоматизацією
5. ПРОСТУПЕННЯ: визначення, повідомлення про оренду, рахунки-фактури (+ безкоштовні поради)

посилання

• Mindtools.com
• Fool.com
• Snacknation.com