БЕЗПЕЧНИЙ ЗАПАС: що це за формула та як її розрахувати

Зміст приховувати

Що таке страховий запас?
Важливість страхових запасів
Чому страхові запаси важливі для бізнесу?
1. Десять причин зберігати безпечні запаси
Ризики поганої стратегії безпечного запасу
Як розрахувати страховий запас і його формулу
Переваги страхового запасу
Що таке хороший відсоток страхового запасу?
Як часто потрібно розраховувати страховий запас?
Що таке мінімальний страховий запас?
Яка різниця між страховим запасом та інвентарем?
Яка різниця між страховим запасом і мінімальним запасом?
Чому страховий запас негативний?
Висновок
Статті по темі
посилання

Страховий запас є запобіжним заходом від непередбачених обставин. По суті, точні розрахунки запасів мають вирішальне значення для уникнення втрат продажів, спричинених дефіцитом або збоями в ланцюжку постачання. Але не існує універсальної формули для всіх організацій, тому вам потрібно буде вибрати найкращий метод для своєї. Таким чином, у цій статті ми надамо основну, але важливу інформацію, яку ви повинні знати про страховий запас.

Що таке страховий запас?

Безпечний запас — це додаткові товари, які ви маєте під рукою на випадок надзвичайної ситуації або збою в ланцюжку постачання, що призводить до нижчої, ніж зазвичай, наявності запасів. Компанії зазвичай намагаються спрогнозувати майбутні продажі, а потім керувати запасами та витратами відповідно до цього прогнозу.

Це був би досить простий процес, якби продажі були стабільними, а терміни виконання замовлень ніколи не були проблемою. Однак не все в бізнесі передбачувано, і роздрібний ланцюжок поставок може мати затримки.

Якщо ваше прогнозування запасів не бездоганне, ви можете підтримувати безпечний запас, щоб гарантувати, що запаси не закінчаться. Ви можете розрахувати, скільки страхового запасу вам потрібно, використовуючи простий метод.

Важливість страхових запасів

Вичерпання запасів полегшується завдяки наявності безпечного запасу. Якщо у вас достатньо запасів, вам не доведеться покладатися на оперативні поставки ваших постачальників або відмовляти клієнтам через низькі запаси. Ви маєте гарантійний запас до прибуття наступного вантажу із замовленим запасом. Давайте розглянемо цінність страхових запасів для вашої компанії:

#1. Запобіжні заходи проти піків попиту

Ваші страхові запаси захищають вас від раптових стрибків попиту та неправильних ринкових прогнозів, які можуть виникнути під час напруженої чи святкової пори. Він діє як буфер, коли замовлені товари надходять на ваш склад пізніше, ніж очікувалося. Це гарантує, що ваш бізнес не залишиться без продуктів, які користуються попитом, і дозволяє вам постійно виконувати запити.

#2. Зробіть запаси, щоб підготуватися до тривалих термінів виконання замовлення

Навіть якщо ваш постачальник постійно виконує поставки вчасно, і ви ніколи не стикалися з затримкою поставок, це може бути не завжди так. Ваші продукти можуть надійти до вас пізніше, ніж очікувалося, через непередбачені затримки у виробництві чи доставці, наприклад через вузьке місце з боку постачальника або затримку доставки через погану погоду. За таких обставин страхові запаси служать вашим буфером проти можливого сценарію вичерпання запасів і допомагають виконати замовлення, поки ви очікуєте надходження запитаних запасів.

#3. Пом'якшення коливань цін

Ціна ваших товарів може несподівано зрости через зміни ринку. Це може бути викликано раптовою нестачею сировинних ресурсів, зростанням цін на сировину, непередбаченим різким зростанням попиту на ринку, новими конкурентами або новими урядовими постановами. Це може допомогти вам уникнути витрат на купівлю акцій за вищими цінами без шкоди для продажів, якщо у вас є достатньо запасних запасів під час цих непередбачених подій.

Чому страхові запаси важливі для бізнесу?

Замало запасів є дорогою проблемою для компаній у всьому світі. Згідно з дослідженням IHL Group, дефіцит продукції спричиняє недоотримання продажів у всьому світі на суму 984 мільярди доларів США, причому тільки північноамериканські компанії зазнають збитків у розмірі 144.9 мільярда доларів. Компанії повинні мати під рукою страхові запаси з кількох причин, і вони можуть швидко показати свою цінність, коли трапиться несподіване. Нижче наведено основні обґрунтування наявності цього додаткового запасу.

Десять причин зберігати безпечні запаси

#1. Обмежте швидку доставку

Хоча дефіцит запасів може призвести до втрати продажів, це не єдині витрати, з якими стикаються фірми. Додаткові витрати на заробітну плату для адміністрації та складу також ймовірні, як і ймовірність того, що постачальники стягуватимуть більше за прискорену доставку. Якщо дефіцит спричинений вищим попитом, який, як очікується, зберігатиметься, ці витрати можуть не бути суттєвою проблемою. Однак витрати можуть не відшкодовуватися або навіть не відшкодовуватися взагалі через дефіцит, спричинений перебоями чи іншими проблемами.

#2. Кращі відносини з роздрібними торговцями та постачальниками

Швидке повторне замовлення часто необхідне, коли немає запасів, але більшість постачальників не люблять, щоб на них тиснули, оскільки це може перервати їхній бізнес і клієнтів. Безпечний запас усуває потребу в замовленнях в останню хвилину та забезпечує постійне робоче навантаження постачальників. Подібним чином підприємства можуть підтримувати позитивні відносини з роздрібними торговцями, зберігаючи свої товари на складі.

#3. Переконайтесь, що клієнт задоволений

Один із найкращих методів збереження задоволеності та лояльності клієнта – використання страхових запасів. Клієнти, які знають, що компанія завжди матиме в наявності те, що їм потрібно, з більшою ймовірністю повернуться та поширять позитивну інформацію про компанію. Довгостроковий, який окупається та сприяє розширенню вашої компанії.

#4. Невизначеність компенсації попиту

Коливання попиту є одним із фундаментальних обґрунтувань збереження безпечного постачання. Сезонні ефекти, різкі зміни в уподобаннях споживачів, панічна купівля або відхід конкурента – це лише деякі з багатьох змінних, які можуть вплинути на стрибки попиту. Компанії мають достатній простір із безпечними запасами для поповнення, задовольняючи підвищений попит.

Втрата клієнтів, частки ринку та нездатність задовольнити попит часто пов’язані між собою. Збереження задоволеності клієнтів і зниження ймовірності програшу конкурентам значною мірою залежать від пом’якшення небезпеки дефіциту.

#6. Скоротіть кількість персоналу та адміністративних годин

Безпечний запас скорочує час, необхідний для спілкування, документообігу та завдань зі складування, а також забезпечує безперебійну роботу кожного етапу ланцюжка поставок. За наявності належного буфера менеджерам ланцюга постачання зазвичай не потрібно буде шукати та повторно замовляти додаткові запаси, уникаючи всіх дзвінків, електронних листів, термінових запитів і обробки рахунків, які пов’язані з цим. Крім того, складські працівники не спустошують вантажівки та не поповнюють стелажі, що може заважати виконанню інших рутинних складських завдань.

#7. Запобігання дефіциту

Страховий запас може допомогти підприємствам зменшити ймовірність повного вичерпання певного продукту та уникнути припинення діяльності, поки компанія знаходить, купує та розповсюджує цей запас. Гарантійні запаси є життєво важливим мостом, який підтримує роботу фірми, поки вирішується проблема з запасами, оскільки ця процедура може зайняти дні або тижні.

#8. Зменшити вплив перебоїв у постачанні

Несподівані збої з боку постачальника, як-от брак сировини, проблеми з виробництвом, політичні чи законодавчі дії або закриття бізнесу, можуть суттєво вплинути на рівень ваших запасів. Ці затримки суттєво впливають на решту ланцюга постачання, впливаючи на терміни доставки клієнтам, збої в магазині та завершення інших компонентів продукту. Поки збій не мине або поки компанія не забезпечить нового постачальника, страховий запас допомагає зменшити наслідки перебоїв у постачанні та невизначеність термінів виконання поставок, а також підтримує ланцюжок поставок.

#9. Компенсуйте неточні прогнози

Послідовність забезпечується, і особи, які приймають рішення, можуть створювати більш точні оцінки, підтримуючи достатній запас безпеки. Оцінки попиту зазвичай правильні, але несподівані зміни можуть спричинити їх неправильність. Збої на складі мають комплексний вплив на інші оцінки, наприклад, кількість персоналу в ланцюзі поставок. Ці проблеми викликають особливе занепокоєння, коли збій на складі призводить до втрати доходу або клієнтів, оскільки продажі та інші фінансові прогнози стають марними.

#10. Підвищення продуктивності

Операції можуть бути більш продуктивними, навіть якщо виникають проблеми з постачанням через страхові запаси. Поставки здійснюються вчасно, складський персонал не перевтомлений, постачальники не поспішають, і є надійні, узгоджені інвентаризаційні номери для потреб звітності та прогнозування.

Ризики поганої стратегії безпечного запасу

Управляючи запасами, кожен роздрібний продавець діє згідно з набором правил. У результаті кожен магазин використовує свій підхід до розробки формули ідеального рівня запасів.

Ось чотири типові ризики, на які слід звернути увагу під час прийняття суджень щодо страхових запасів:

#1. Зменшення страхового запасу до 0

Встановлення рівнів гарантійного запасу на нуль вказує на те, що продавець принесе лише товари, необхідні для заповнення полиць у магазині. Це рішення часто приймається для зменшення попередніх витрат, таких як покупка, доставка та зберігання. Вони також можуть спробувати запобігти надлишковому запасу, що призводить до різкого зниження цін, що суттєво зменшує продажі.

#2. Використання формули страхового запасу з підручника

Попит, інтервали поповнення, розміри замовлень, час виконання постачальником і кілька інших змінних є унікальними для кожної галузі та роздрібного продавця та впливають на їхній ланцюг поставок.

Хорошим місцем для початку є звичайні рецептури страхового запасу. Вони пропонують короткий огляд позиції вашої компанії.

Однак торговці використовують складніші рішення, як-от аналітичне програмне забезпечення, щоб враховувати специфічні аспекти свого бізнесу.

#3. Ігнорування функції часу виконання

Через те, що концепції терміну виконання неправильно розуміються, спеціалісти з ланцюга постачання часто роблять цю помилку. Встановлюється гарантійний запас, щоб уникнути вичерпання запасів, коли попит і пропозиція дуже мінливі.

Зміни в термінах поставки виробників вплинуть на ваші циклічні запаси та запаси, які ви купуєте та розподіляєте для задоволення очікуваного попиту (запаси в магазині). Це може або не може негайно вплинути на страховий запас.

#4. Нездатність керувати очікуваннями

Поширена помилкова думка, що наявність достатнього страхового запасу може захистити вас від усіх дефіцитів поставок. Насправді буферні запаси можуть лише запобігти вичерпанню більшості запасів. На це є кілька причин, але головною є зв’язок між запасом безпеки та рівнем обслуговування. Це пов’язано з тим, що кількість страхового запасу зростатиме в геометричній прогресії, коли значення рівня обслуговування перевищуватимуть 95%, щоб задовольнити попит клієнтів.

Як розрахувати страховий запас і його формулу

Не хвилюйтеся, якщо обчислення чисел не ваша сильна сторона. Незалежно від того, використовуєте ви програмне забезпечення чи шаблон аркуша інвентаризації, техніка визначення необхідної кількості страхових запасів є досить простою.

Для свого інтернет-магазину ви можете визначити страховий запас за наведеною нижче формулою:

#1. Для кожного SKU знайдіть наступне:

Максимальний час виконання, Середнє щоденне використання та Максимальне щоденне використання
Стандартний термін виконання
- Пам’ятайте, що ви можете використовувати максимальне та середнє тижневе використання як орієнтир

Під час розрахунку страхового запасу, якщо ви замовляєте нові продукти лише раз на тиждень, а не щодня (або будь-який інший графік замовлення).

Середній час виконання замовлення та середнє щоденне використання – це просто середні значення. Подивіться на час виконання замовлення та продажі за останні квартали та використовуйте середнє число, щоб зробити обґрунтоване припущення.

Наприклад, 100 і 5 — це відповідні середні значення або значення, які потрібно включити у формулу, якщо ви продаєте в середньому 100 одиниць на день (на основі історичних продажів), і вам знадобиться 5 днів, щоб замінити ці запаси у вашого постачальника.

Найбільші продажі, зазначені у ваших історичних записах, і найдовші терміни виконання, які ви можете очікувати або мали, відображають максимальне щоденне використання та максимальний час виконання. Якщо ваш постачальник знаходиться в Азії, плануйте затримки, пов’язані зі святами, як-от китайським Новим роком.

#2. Визначте свій максимум (максимальний час виконання x максимальне щоденне використання)

Це знову ваша найгірша ситуація. Що станеться, якщо ви продасте таку ж кількість одиниць, як ваш історичний максимум, а ваш постачальник чекатиме найдовше? За допомогою цього номера ви можете створити досить велику подушку з додаткового запасу.

#3. Визначте свій середній показник. (середній час виконання x середнє щоденне використання)

Тепер подвоїть типовий час виконання замовлення на типове щоденне споживання. Оскільки це те, що вам потрібно для поповнення запасів за умови регулярного попиту клієнтів, це кількість, яку ви, ймовірно, запросите у стандартному замовленні на покупку.

#4. Візьміть двох

Для ретельного розрахунку страхового запасу відніміть середнє число від максимального. Середнє щоденне використання, поділене на середній час виконання, дорівнює максимальному щоденному використанню мінус максимальний час виконання.

Крім того, порожні полиці знижують лояльність клієнтів. Клієнти часто змушені переходити до більш надійного конкурента, що призводить до загальної втрати частки ринку, але на цьому проблема не закінчується. Зміни в попиті можуть застати роздрібних торговців зненацька і змусити їх поспішати з поповненням запасів в останню хвилину, що може погано позначитися на відносинах з постачальниками.

Переваги страхового запасу

Ось три переваги підтримки достатнього запасу безпеки:

#1. Реагування на неочікуване зростання попиту клієнтів

Може статися несподіване підвищення попиту. Інфлюенсер може, наприклад, започаткувати новий модний тренд, який підвищує попит на певні предмети одягу.

Наявність «резервних» запасів дозволяє вам скористатися кращою можливістю продажу та запобігає відверненню споживачів через дефіцит пропозиції. Ви виграєте час, щоб розмістити ще одне замовлення.

#2. Зберігає запаси, щоб підготуватися до більш тривалого часу виконання замовлення

Час є ключовим у галузі роздрібної торгівлі. Ви не хочете втрачати шанси на продаж через те, що постачальник виконував замовлення продукту занадто довго. Ви можете врахувати час виконання постачальником за допомогою буферного запасу. Замовлення на поповнення можна розмістити, коли запаси в магазині починають вичерпуватися, і в ідеалі у вас є достатньо резервних запасів, щоб вижити, поки це замовлення не буде заповнено, не відчуваючи браку запасів.

#3. Забезпечує захист від непередбачених коливань ринку

Вищі за норму витрати можуть бути результатом непередбачуваних змін у ринковій динаміці, викликаних дефіцитом певної сировини, зростанням цін на нафту та змінами в державних законах. Таким чином, роздрібним торговцям, можливо, доведеться витрачати більше, замовляючи нові запаси продукції у виробників або додаткову доставку від постачальників. Що ще гірше, деяких речей може просто не бути в наявності.

Захисний запас захистить вас від таких покупок, не дозволяючи сплачувати завищені та несприятливі ціни за запаси.

Що таке хороший відсоток страхового запасу?

Відсоток запасів, який слід зберігати як страховий запас, залежить від підприємства. Для більшості компаній достатній гарантійний запас становить приблизно 50% від звичайного запасу, який ви споживаєте під час виконання замовлення.

Як часто потрібно розраховувати страховий запас?

Якщо ваші найсезонніші товари підвищують попит лише на 10% у пік сезону, може бути достатньо щоквартального оновлення запасів безпеки. Однак, якщо ваш пік вдвічі вищий за низький сезон, ви повинні відвідувати раз на місяць. Якщо пік ще вищий, подумайте про щотижневий перерахунок.

Що таке мінімальний страховий запас?

Значення мінімального страхового запасу визначає найменшу кількість страхового запасу, який ви хочете мати під рукою для матеріалу в будь-який момент. Це найменша кількість товару, яку ви завжди повинні мати під рукою на складі, щоб покрити будь-які непередбачені ситуації.

Яка різниця між страховим запасом та інвентарем?

У той час як інвентаризація запасів у циклі зберігається для забезпечення більшості прогнозованих продажів, інвентаризація запасів утримується для урахування коливань попиту та включає різні змінні, такі як несподівані зміни в постачанні або терміни доставки.

Яка різниця між страховим запасом і мінімальним запасом?

Мінімальний запас: кількість кожного продукту, яка повинна бути на складі, щоб відповідати попиту. Кожен об’єкт повинен зберігати страховий запас (також відомий як буферний запас), щоб запобігти вичерпанню запасів у разі неочікуваного збільшення попиту.

Чому страховий запас негативний?

Негативний страховий запас вказує на те, що у вас є відставання або невиконані замовлення. Замовлення, які очікують на виконання, можливо, з чеком, готовим до розміщення в банку, як у випадку з Boeing.

Висновок

Страховий запас можна розглядати як форму страхування магазинів. Це гарантує, що у вас завжди є необхідний товар для продажу. Дефіцит може розчарувати ваш бізнес і клієнтів, тому краще тримати додаткові запаси під рукою. Дефіцит впливає на роздрібних торговців, оскільки вони не можуть задовольнити попит клієнтів, оскільки їх немає на складі. Зрештою, відсутність запасів призводить до втраченої можливості, оскільки компанія втрачає продажі, які могли б бути здійснені, якби у неї було більше запасів.