Знання того, як провести аналіз витрат і вигод, перш ніж вкладати організаційний час і ресурси в новий проект або бізнес-ідею, може означати різницю між успіхом і невдачею. Аналіз витрат і вигод (CBA) визначає, які проекти чи інвестиції є найбільш життєздатними, здійсненними та корисними для бізнесу в будь-який конкретний час. Тут ми обговоримо, що таке аналіз витрат і вигод і чому він важливий.
Що таке аналіз витрат і вигод?
Аналіз витрат і вигод — це методичний процес, який використовують корпорації, щоб вирішити, які рішення приймати, а яких уникати. Аналітик витрат і вигод додає потенційні винагороди від сценарію або дії, а потім віднімає загальні витрати, пов’язані з виконанням цієї дії. Деякі консультанти чи аналітики також створюють моделі для призначення грошової вартості нематеріальним об’єктам, таким як вигоди та витрати від життя в певній місцевості.
Аналіз витрат і вигод в управлінні проектами
Аналіз витрат і вигод в управлінні проектами — це метод зважування витрат і переваг великого проекту або бізнес-пропозиції. Це реалістичний, керований даними метод, який допомагає організаціям і менеджерам приймати обґрунтовані інвестиційні рішення. Це допомагає визначити, чи проект або інвестиція є фінансово здійсненними та корисними для компанії.
Офіційний CBA аналізує та кількісно визначає всі витрати та вигоди проекту перед тим, як обчислити прогнозовану рентабельність інвестицій (ROI), внутрішню норму прибутку (IRR), чисту приведену вартість (NPV) і період окупності. Потім розраховується різниця між витратами та перевагами продовження проекту.
Наступні витрати можуть бути включені в CBA:
- Прямі витрати: ті, які безпосередньо пов’язані із запланованим проектом або інвестиціями, наприклад, матеріали, робоча сила та обладнання.
- Непрямі витрати: це пов’язані постійні витрати, які сприяють втіленню проекту чи інвестиції в життя, такі як накладні витрати, адміністративні витрати чи витрати на навчання.
- Альтернативні витрати: винагороди або можливості, втрачені, коли компанія обирає одну ініціативу чи можливість замість іншої. Щоб оцінити альтернативні витрати, ви повинні зважити потенційні переваги доступних варіантів.
- Майбутні витрати: це витрати, які можуть виникнути пізніше в проекті. Ці витрати залежать від певних подій, таких як витрати на пом’якшення потенційних небезпек.
Аналіз витрат і вигод забезпечує структурований підхід до управління витратами, допомагаючи менеджерам проектів і керівникам компаній визначити пріоритети проектів і ефективно розподілити ресурси для досягнення основних цілей організації.
Переваги можуть включати:
- Відчутні вигоди: це кількісні ефекти, які можна легко виразити в грошовому вираженні, наприклад, більший дохід або менші витрати.
- Нематеріальні вигоди: ці вигоди важко підрахувати кількісно в грошовому вираженні. Це непрямі або якісні результати, такі як підвищення задоволеності клієнтів або моральний стан співробітників.
Кількісна оцінка нематеріальних вигод
Нематеріальні вигоди можна оцінити за допомогою якісних вимірювань у CBA. Наприклад, опитування або фокус-група можуть бути використані для збору інформації щодо задоволеності клієнтів або морального духу співробітників. Потім отримані дані використовуються для оцінки цінності цих нематеріальних переваг.
За деяких обставин вартість нематеріальної вигоди може бути оцінена на основі її впливу на інші матеріальні вигоди, такі як вища продуктивність або менші витрати. Навіть незважаючи на те, що нематеріальні переваги є більш суб’єктивними та менш точними, ніж матеріальні вигоди, пропуск їх у вашому аналізі витрат і вигод може призвести до неадекватного уявлення про загальний вплив запропонованого проекту.
Чому аналіз витрат і вигод важливий?
Ось чому аналіз витрат і вигод важливий:
#1. Визначте витрати та вигоди проекту
Аналіз витрат і вигод проекту гарантує, що всі витрати та вигоди, пов'язані з проектом, визначені та виміряні. Це зменшує ймовірність прихованих витрат і майбутніх перешкод або втрат, які можуть стати очевидними лише після ретельного вивчення проекту.
#2. Забезпечте основу для аналізу
CBA забезпечує формальну структуру для вивчення витрат і вигод від потенційного проекту. Це гарантує, що всі міркування будуть оцінені та прийнято найкраще бізнес-рішення.
#3. Приймайте більш обґрунтовані рішення
Аналіз витрат і вигод допомагає особам, які приймають рішення, визначити, чи є запропонований проект або інвестиція вигідними. Особи, які приймають рішення, приймають більш обґрунтовані рішення та ефективніше розгортають організаційні ресурси, порівнюючи витрати та вигоди від проекту.
#4. Збільшити прозорість
CBA заохочує прозорість, роблячи видимими та кількісно оцінені витрати та вигоди кожного нового проекту. Це може допомогти гарантувати, що прийняття рішень є об’єктивним і що всі зацікавлені сторони мають повне розуміння потенційних наслідків проекту.
#5. Сприяти спілкуванню
Аналіз витрат і вигод в управлінні проектами зміцнює довіру та закладає основу для спілкування між кількома зацікавленими сторонами, пропонуючи спільну мову та структуру для вивчення можливого проекту. Це гарантує, що всі зацікавлені сторони працюють на одній сторінці та що рішення приймаються колективно та відповідно до бізнес-цілей і завдань.
Як провести аналіз витрат і вигод для проекту
Аналіз витрат і вигод проекту є простим методом. Для початку виконайте чотири кроки аналізу витрат і вигод, зазначені нижче.
#1. Встановіть цілі та завдання проекту
Першим етапом проведення аналізу витрат і вигод є визначення обсягу та цілей проекту. Це включає визначення наступного:
- Проблема, яку намагається вирішити ініціатива
- Цілі проекту
- Очікувані результати
Визначення цілей і завдань проекту забезпечує міцну основу для того, щоб CBA був настільки точним, наскільки це можливо. Цілі встановлюють структуру та параметри, яким повинен відповідати проект, щоб бути успішним.
Визначившись, запишіть цілі свого проекту в бізнес-обґрунтуванні або проектній пропозиції. Це буде корисно для вибору показників, які ви використовуватимете для аналізу та порівняння витрат і вигод, а також для інтерпретації результатів CBA.
#2. Визначте витрати та вигоди.
Наступним етапом є визначення та перелік усіх витрат і очікуваних вигод, пов’язаних із запропонованим проектом.
Складіть два списки: один для всіх передбачених витрат, а інший для очікуваних вигод. Включіть прямі, непрямі, альтернативні та майбутні витрати. Після визначення індивідуальних витрат оцініть можливі переваги проекту. Включіть усі конкретні та нематеріальні вигоди, навіть ті, які найважче визначити.
#3. Складіть усі очікувані витрати та переваги.
Після того як ви склали свій список витрат і вигод, додайте поточні, реалістичні грошові цифри до кожного з них і підсумуйте обидві сторони. Використовуйте надійні джерела даних. Наприклад, ви можете отримати інформацію з фінансових звітів, досліджень ринку та коментарів експертів.
Також проведіть аналіз вартості проекту та оцініть терміни витрат і вигод. Деякі можуть виникнути швидко, а інші можуть з’явитися пізніше. Точно спрогнозувавши час витрат і вигод проекту, можна встановити їх поточну вартість і оцінити фінансову доцільність проекту.
#4. Оцініть прогнозовані результати
Підсумувавши обидві сторони вашого дослідження, ви можете обчислити повну вартість і вигоду від запропонованого проекту. Якщо переваги переважують витрати, можливо, варто продовжити проект. Якщо витрати переважують переваги, найкраще переглянути вкладення в нього.
Проте порівняння двох підсумків – це ще не кінець. На цьому рівні оцінка цілей і завдань проекту, викладених на першому етапі CBA, є корисною для визначення того, чи вказує аналіз на те, що ви можете досягти заявлених цілей. Ставте такі запитання,
- «Чи може ваша організація об’єднати необхідні кошти для покриття всіх витрат?»
- Чи з’являться переваги вчасно, щоб корпоративні операції працювали безперебійно?
Потім, щоб перевірити надійність результатів CBA, виконайте аналіз чутливості. Це може вимагати зміни припущень щодо витрат, вигод і ставок дисконту, щоб оцінити, наскільки висновки аналізу реагують на зміни.
Нарешті, оцініть результати CBA та повідомте про них зацікавленим сторонам, щоб вони могли приймати обґрунтовані рішення щодо проекту. При оцінці рентабельності проекту майте на увазі, що витрати повинні бути менше 50% вигоди, а термін окупності не повинен перевищувати рік.
Зразок аналізу витрат і вигод
Ось приклад аналізу витрат і вигод, виконаного компанією, що займається програмним забезпеченням, яка бажає оновити свою поточну систему управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM). Досліджуються дві альтернативи:
Варіант A: оновіть до потужнішої системи CRM із розширеними функціями та можливостями та плавною кривою навчання.
Варіант B: підтримувати поточну систему CRM і інвестувати в подальше навчання співробітників, щоб максимально використовувати її.
Ось спрощений аналіз витрат і вигод для кожного варіанту:
Варіант A: Оновлення до більш складної системи CRM.
Переваги:
- Покращене обслуговування клієнтів і можливості управління відносинами: $150,000 XNUMX на рік
- Підвищення ефективності та продуктивності: $100,000 XNUMX на рік
- Здатність аналізувати дані клієнтів і генерувати ідеї: $75,000 XNUMX на рік
- Загальна річна вигода: 325,000 XNUMX доларів США
Витрати:
- Нова система спочатку коштує 150,000 XNUMX доларів.
- 50,000 XNUMX доларів на впровадження та навчання
- Річний ремонт і підтримка коштує 75,000 XNUMX доларів
- Загальна річна вартість: 275,000 XNUMX доларів США
- 50,000 XNUMX доларів чистої річної виплати
Варіант Б: інвестуйте в більше навчання системі CRM.
Переваги:
- Підвищена компетентність і продуктивність співробітників: $50,000 XNUMX на рік
- Покращене обслуговування клієнтів і можливості управління відносинами: $75,000 XNUMX на рік
- Очікується, що загальна річна винагорода становитиме 125,000 XNUMX доларів США.
Витрати:
- 25,000 XNUMX доларів на підвищення кваліфікації співробітників
- Час навчання та ресурси: 10,000 XNUMX $
- Потенційна втрата продуктивності протягом усього періоду навчання: $15,000 XNUMX
- Загальна річна вартість: 50,000 XNUMX доларів США
- Річна виплата: $75,000 XNUMX
Виходячи з цього аналізу витрат і вигод, може здатися, що Варіант B є кращим у короткостроковій перспективі, оскільки він забезпечує вищу чисту річну вигоду в 75,000 50,000 доларів США порівняно з Варіантом А, який забезпечує лише XNUMX XNUMX доларів США. Це також коштує менше.
Однак, з довгострокової точки зору, варіант А є кращим, незважаючи на нижчий початковий чистий річний прибуток і вищі витрати. У результаті варіанта А довгострокові переваги значно перевищують переваги варіанта Б і призведуть до підвищення рентабельності інвестицій з часом.
Плюси та мінуси аналізу витрат і вигод
Використання аналізу витрат і вигод як частини процесу прийняття рішень компанією чи організацією має багато переваг. Перш ніж покладатися виключно на аналіз витрат і вигод, слід вивчити різні потенційні недоліки та обмеження.
профі
#1. Підхід, керований даними
Аналіз витрат і вигод дозволяє особі чи організації без упередженості вивчити вибір або запропонований проект. Таким чином, він забезпечує неупереджений і заснований на фактах аналіз ваших варіантів, що може допомогти вашій компанії стати більш керованою даними та логічною.
#2. Полегшує прийняття рішень
Бізнес-вибір часто складний за своєю природою. Аналіз витрат і вигод допомагає спростити цю проблему, зводячи рішення до співвідношення витрат і вигод.
Аналіз витрат і вигод вимагає від вас пояснити всі можливі витрати та вигоди, пов’язані з проектом, що може виявити менш очевидні аспекти, такі як непрямі або нематеріальні витрати.
мінуси
#1. Важко передбачити всі змінні.
Хоча аналіз витрат і вигод може допомогти вам описати прогнозовані витрати та переваги вибору бізнесу, важко передбачити всі елементи, які можуть вплинути на результат. Зміни ринкового попиту, матеріальних витрат і глобального бізнес-клімату непередбачувані, особливо в довгостроковій перспективі.
#2. Неправильні дані можуть спотворити результати.
Якщо ви покладаєтеся на неповні або помилкові дані для завершення аналізу витрат і вигод, результати відображатимуть це.
#3. Краще підходить для проектів короткої та середньої довжини
Для проектів або комерційних варіантів із довшими часовими рамками аналіз витрат і вигод має вищий ризик втратити оцінку з різних причин. По-перше, робити точні прогнози стає все важче, коли ми просуваємося далі в майбутнє. Довгострокові прогнози також можуть не враховувати такі елементи, як інфляція, що знижує загальну точність дослідження.
#4. Видаляє людський елемент
У той час як більшість компаній мотивовані бажанням отримати прибуток, існують інші, не грошові причини, за якими організація може вирішити продовжити проект або прийняти рішення. У таких ситуаціях може бути важко узгодити моральні чи «людські» міркування з діловими аргументами.
Які 5 кроків аналізу витрат і вигод?
Основний метод аналізу витрат і вигод полягає в тому, щоб скласти план аналізу, визначити свої витрати, визначити свої вигоди, проаналізувати як витрати, так і вигоди та зробити остаточний висновок. Ці кроки можуть відрізнятися від одного методу до іншого.
Які є два типи аналізу витрат і вигод?
Двома найпоширенішими методами виконання аналізу витрат і вигод є чиста поточна вартість і співвідношення вигод і витрат. Модель NPV вибирає проект із найвищим NPV. Модель співвідношення вигод і витрат вибирає проект із найвищим співвідношенням вигод і витрат.
Які два основні типи витрат?
Розрізняють два види витрат: постійні та змінні. Постійні та змінні витрати мають різний вплив на фірму, але обидва необхідні для прибутковості.
Що є прикладом рентабельності?
Простий аналіз витрат і вигод змусить інвестора вирішити, купувати нерухомість чи акції. У кожного є свої сильні сторони та недоліки, і їм потрібно буде проаналізувати своє унікальне середовище, щоб визначити, яке має найкраще співвідношення витрат і вигод (тобто переваги на долар).
На закінчення
Деякі складні ситуації вимагають більш глибокого вивчення, і корпорація може використовувати аналіз витрат і вигод, коли не ясно, чи варто продовжувати проект. Аналіз витрат і вигод може допомогти корпорації спростити процес прийняття рішень шляхом оцінки витрат і визначення того, що було б вигідним.
- Розуміння важливості нематеріальних активів в оцінці бізнесу
- Фінансовий план: прості кроки для створення надійного фінансового плану
- Пенсія НФЛ: остаточний путівник 2023 (оновлено)
- ДИСКРИМІНАЦІЯ НА РОБОЧІЙ МІСЦІ ЮРИСТА: як юристи оцінюють випадки дискримінації та що вони можуть зробити для вас
посилання
