Як власник бізнесу, ви повинні бути знайомі з найважливішою документацією та процедурами, які зв’язують вас із клієнтами та постачальниками. Рахунки-фактури можуть використовуватися для різноманітних цілей внутрішньої та зовнішньої діяльності вашої компанії. Продовжуйте читати, щоб дізнатися більше про те, як рахунок-фактура працює для компаній.
Що таке рахунок-фактура?
Рахунок-фактура — це комерційний документ із міткою часу, деталізацією та записом операції між покупцем і продавцем. Якщо товари або послуги були придбані в кредит, рахунок-фактура зазвичай описує умови операції та містить інформацію про різні доступні способи оплати.
Приклади рахунків-фактур включають паперову квитанцію, накладну, дебет-ноту, рахунок-фактуру або електронний онлайн-запис.
Основні компоненти рахунку-фактури
На лицьовій стороні рахунку-фактури повинно бути зазначено, що це рахунок-фактура. Зазвичай він має унікальний ідентифікатор, відомий як номер рахунку-фактури, який корисний як для внутрішньої, так і для зовнішньої довідки. У більшості випадків рахунок-фактура містить контактну інформацію продавця чи постачальника послуг у разі виникнення проблеми з оплатою.
#1. Терміни
Рахунок-фактура містить умови оплати, а також інформацію про будь-які знижки, деталі дострокового платежу або фінансові витрати, що стягуються за прострочені платежі. Він також відображає вартість одиниці товару, загальну кількість придбаних одиниць, фрахт, обробку, доставку та відповідні податки, а також загальну суму заборгованості.
#2. Друк і терміни
Компанії можуть надсилати щомісячний звіт за підсумками місяця як рахунок-фактуру для всіх незавершених операцій. У цьому випадку в заяві має бути зазначено, що рахунки-фактури надсилатися не будуть. Історично рахунки-фактури документувалися на папері з численними копіями, щоб і покупець, і продавець мали записи про транзакції.
Комп’ютерні рахунки зараз надзвичайно поширені. Їх можна роздрукувати на вимогу або розповсюдити кожній стороні електронною поштою. Електронні записи також спрощують пошук і сортування транзакцій за номером, датою, товаром або клієнтом.
#3. Проформа
Рахунок-проформа - це проект векселя купівлі-продажу, який надається покупцям перед відвантаженням або доставкою товару. У більшості випадків рахунок-фактура міститиме опис придбаних товарів, а також іншу важливу інформацію, таку як вага доставки та тарифи транспортування. Рахунки-проформи часто використовуються в міжнародних операціях, особливо для митних цілей імпорту.
#4. Дата виставлення рахунку
Дата рахунка-фактури – це час і дата виставлення рахунку за товари та юридичного оформлення транзакції. Як наслідок, дата рахунку-фактури містить важливу платіжну інформацію, оскільки вона визначає тривалість кредитування векселя та дату сплати. Це особливо важливо для підприємств, які надають кредит, наприклад net 30, що вказує на те, що платіж потрібно виконати протягом 30 днів.
Так само організації, які дозволяють клієнтам повертати речі, зазвичай встановлюють кінцевий термін, який базується на визначеній кількості днів із дати покупки, як зазначено в рахунку-фактурі.
#5. Електронне виставлення рахунків
Людям і підприємствам стало легше покладатися на електронні рахунки-фактури як альтернативу паперовим з початку комп’ютерної ери. Електронне виставлення рахунків-фактур, часто відоме як електронне виставлення рахунків-фактур, — це тип електронного виставлення рахунків, який створює, зберігає та контролює документи, пов’язані з трансакціями між сторонами. Таким чином, забезпечуючи дотримання вимог їхніх угод.
Прикладами електронних документів є рахунки-фактури та квитанції, замовлення на купівлю, дебетові та кредитні ноти, умови оплати та інструкції, а також квитанції про переказ. Цифрові рахунки часто доставляються електронною поштою, веб-сайтом або додатком. Серед переваг можна виділити наступне:
- Наполегливість і стійкість до фізичних пошкоджень
- Пошук і сортування за певними іменами, ключовими словами чи датами стало простим.
- підвищені можливості аудиту
- Можливість друку або тиражування на вимогу
- Збір даних і можливості бізнес-аналітики
- Знижена витрата паперу
Електронне виставлення рахунків-фактур включає різноманітні технології та варіанти введення та використовується як універсальне слово для опису будь-яких засобів електронного представлення рахунку-фактури клієнту для оплати. Щоб сприяти прийняттю та ефективності, у всьому світі було створено кілька стандартів електронного виставлення рахунків, таких як EDIFACT та UBL.
Що таке факторинг рахунків?
Факторинг із виставлення рахунків передбачає продаж компанією будь-якої кількості непогашених рахунків-фактур фактору за меншою сумою заборгованості. Натомість більшу частину суми рахунку-фактури — до 90% — отримуємо протягом кількох робочих днів, а не чекаємо 30-, 60- чи 90-денного терміну, зазначеного в рахунку-фактурі. У більшості факторингових домовленостей фактор бере на себе стягнення рахунку-фактури.
Коли факторинговий бізнес отримує повну оплату за рахунком-фактурою, він сплачує залишок заборгованості продавцю, зберігаючи відсоток від усієї суми рахунка-фактури як дохід.
Що таке процес факторингу рахунків?
Звичайна бізнес-операція передбачає, що корпорація здійснює продаж, створює рахунок-фактуру та надсилає його клієнту. Покупець оплачує покупку, а компанія отримує гроші через тридцять, шістдесят або дев’яносто днів після доставки товару чи послуги, як зазначено в рахунку-фактурі.
Але що, якщо корпорація опиняється в ситуації, коли вона не може чекати з багатьох причин? Компанія може продати рахунок-фактуру третій стороні, яка купує неоплачені рахунки зі знижкою за допомогою факторингу рахунків-фактур. Фактор обговорює суму, яку вони готові заплатити, і узгоджує порядок оплати. Часто частина платежу здійснюється наперед, а решта виплачується, коли фактор збирає кошти.
Майте на увазі, що не кожен рахунок-фактура добре підходить для факторингу. Більшість факторів не будуть купувати рахунки-фактури, які вже прострочені. Крім того, багато хто не буде купувати рахунки-фактури з терміном оплати, що перевищує 90 днів.
У чому важливість факторингу?
Факторинг знімає проблеми з грошовим потоком у спокійний період, особливо для підприємств з обмеженими ресурсами та повільними споживачами. Майже кожен власник невеликої компанії відчував тривогу, не знаючи, чи зможе він нарахувати заробітну плату чи покрити інше ключове бізнес-зобов’язання. Дефіцит готівки також може перешкодити компанії вчасно розраховуватися з власними постачальниками або скористатися можливістю, такою як партнерство з новим великим магазином напередодні свят або зростання в усьому світі. Компанії, які відчувають брак грошей, не мають іншого вибору, окрім як приймати короткострокові рішення, які можуть скоротити або обмежити довгостроковий потенціал.
Плюси факторингу рахунків-фактур
Компанія може звернутися за факторингом рахунків-фактур з кількох причин. Ось п’ять найбільш важливих:
#1. Готівку отримують швидко.
Компанії, які працюють із сторонніми факторами, як правило, отримують значну суму вартості рахунків-фактур протягом кількох робочих днів – іноді протягом 24 годин. Цей постійний грошовий потік може дати невеликим підприємствам, зокрема, спокій щодо їх здатності справлятися з короткостроковими потребами.
#2. Усунення потенційного відволікання.
Клієнти, які повільно платять, і, звичайно, ті, у кого прострочені рахунки, можуть бути серйозним тягарем, особливо для малого бізнесу. Якщо власнику доводиться відслідковувати запізнілий рахунок-фактуру, це час, який можна витратити на інших клієнтів або на більш цінну діяльність. Якщо відділ дебіторської заборгованості займається зборами, час, витрачений на пошук простроченого платежу, може мати негативний вплив на моральний стан.
#3. Погодження надаються швидше, ніж за допомогою банківських позик.
Банківські кредити або кредитні лінії – це безумовно можливість отримати готівку. Однак їх отримання може зайняти багато часу. І, у випадку багатьох малих фірм, вони можуть бути обмежені сумами, які обмежують потенціал компанії до зростання. Процедура затвердження рахунків-фактур факторингу є значно швидшою. І через характер контракту фактори часто надають більше готівки, ніж банки.
#4. Особиста кредитна історія засновника перевіряється менше.
Банківські позики часто базуються частково на кредитному рейтингу засновника. Це може бути важко для багатьох власників малого бізнесу, особливо якщо фінансування бізнесу вимагає широкого використання кредитних карток. На щастя, фактор рахунка-фактури більше стосується кредитоспроможності споживача, який зробив замовлення, ніж компанії, чиї рахунки він купує.
#5. Допомога підприємствам у роботі з ключовими новими споживачами та обліковими записами.
Деякі дуже великі та надійні клієнти мають надто довгі графіки платежів для невеликих підприємств. Проблема затримки платежу може перешкодити їхній здатності виконати важливе замовлення, яке потенційно може змінити життя, наприклад замовлення від уряду чи компанії зі списку Fortune 500. Факторинг рахунків-фактур може допомогти їм у виконанні цих нових замовлень.
Мінуси факторингу рахунків-фактур
Факторинг має ряд недоліків, які компанія повинна враховувати, перш ніж продавати рахунок-фактуру третій стороні. Нижче наведено деякі недоліки:
#1. Це вимагає значних витрат часу.
Факторингові фірми іноді пропонують «спотовий» або вибірковий факторинг, що означає, що вони пропонують свої послуги за один рахунок-фактуру. Однак більшість провайдерів факторингу співпрацюють лише з організаціями, які готові передати більшість або всі свої рахунки. Іноді встановлюється договірний мінімум і стягується комісія, якщо рахунки-фактури не відповідають цьому мінімуму.
#2. Це може коштувати дорого.
Витрати фактора, як і банківські позики, частково визначаються передбачуваним ризиком; однак у разі факторингу кредитна оцінка здійснюється клієнтами компанії, а не самою фірмою. Навіть за обставин, коли небезпека несплати є незначною, витрати фактора зазвичай на кілька процентних пунктів перевищують відсоткову ставку за банківською позикою.
#3. Платіжний ризик не переноситься.
Робота з фактором означає скоріше отримання готівки, але це не дає корпорації захисту від споживача-неплатника. Якщо рахунок-фактура не оплачується, якщо не діє угода про «нерегрес», підприємство, що продає, зазвичай має повернути готівку, передану фактором. Однак включення цього пункту підвищує вартість угоди.
#4. Певна взаємодія з клієнтом і покази підлягають меншому контролю.
У більшості факторингових домовленостей фактор відповідає за гарантію оплати рахунку-фактури. Це частина цінності факторингу – одна робота менше для компанії, яка продає рахунок-фактуру. Однак це також означає, що корпорація втрачає контроль над тим, як обробляються вимоги щодо стягнення. Надмірно агресивний фактор, який зосереджується на власних короткострокових потребах, може негативно вплинути на сприйняття клієнтом фірми, у якої він купував. Наявність фактора також може змусити клієнтів вважати, що компанії бракує необхідних ресурсів для ведення бізнесу.
Ці недоліки можна вирішити. Фірма, наприклад, може обрати секретний факторинг, у якому фактор представляє себе як частину фінансового відділу компанії. Крім того, він може обрати власну діяльність зі збору рахунків-фактур навіть після того, як право власності на рахунок-фактуру було передано фактору. Це відоме як факторинг «CHOCC», що означає «клієнт здійснює власний кредитний контроль». Однак ці методології мають власний набір небезпек.
Що таке фінансування за рахунками?
Фінансування рахунків-фактур — це форма бухгалтерського обліку, яка дозволяє фірмам брати позики під свою дебіторську заборгованість, щоб швидко заробити готівку. Корпорація використовує фінансування за рахунками-фактурами для отримання позики від фінансової компанії, використовуючи рахунок-фактуру або рахунки-фактури як забезпечення.
Фінансування рахунків-фактур проти факторингу рахунків-фактур: як фінансування рахунків-фактур, так і факторинг рахунків-фактур — це методи отримання готівки з прострочених рахунків-фактур. Фінансування за рахунком-фактурою подібне до стандартної забезпеченої позики тим, що в ньому визначені умови платежу та відсотки, накопичені на непогашені залишки, але позика забезпечена одним або кількома рахунками-фактурами. Грошові кошти, отримані бізнесом від факторингу рахунків-фактур, не є у формі позики. Натомість факторингова компанія, яку часто називають фактором, «купує» рахунок-фактуру та відповідає за його отримання.
Що таке процес фінансування рахунків?
У фінансовій угоді за рахунком-фактурою беруть участь три сторони: фірма, яка виставляє рахунок-фактуру, клієнт, який отримує рахунок-фактуру, і постачальник фінансових послуг. Щоб отримати максимальну віддачу від такого виду фінансування дебіторської заборгованості, компанія повинна узгодити умови з фінансуючою компанією та сподіватися, що її клієнт сплатить кошти до встановленої дати рахунка або раніше.
Яка структура фінансування рахунків?
Механізми фінансування за рахунок-фактурою певною мірою схожі на короткострокові позики. У своїй основній формі фінансування за рахунком-фактурою базуватиметься на одному рахунку-фактурі, який часто називають дебіторською заборгованістю. Фінансова компанія, яка виступає як кредитор, передає готівку компанії, яка володіє рахунком-фактурою, використовуючи цей рахунок-фактуру як забезпечення. Коли компанія отримує плату, вона повертає початкову суму позики фінансовій компанії разом із відсотками, розрахованими на основі тривалості непогашеної позики.
Плюси та мінуси фінансування за рахунок-фактурою
Фінансування рахунків-фактур може бути надзвичайно корисним для підприємств, дозволяючи їм продовжувати роботу в періоди обмеженого грошового потоку та шукати можливості, які потенційно можуть змінити життя. Однак він має певні мінуси. Перш ніж вибрати фінансування за рахунок-фактури, управлінські команди повинні зрозуміти обидві сторони.
профі
Фінансування за рахунок-фактури забезпечує три основні переваги, які особливо корисні для нових підприємств, які можуть зіткнутися з перешкодами через ранню стадію розвитку та обмежені ресурси.
#1. Швидкі гроші
Це не рідкість, коли компанії в певних галузях досягають високих продажів і прибутку, водночас борючись із грошовими потоками. Фінансування рахунків-фактур дозволяє компаніям B2B отримувати грошові аванси за отримані, але ще не зібрані доходи, часто протягом 24 годин. У цих випадках фінансування за рахунками-фактурами може зменшити занепокоєння власника щодо грошових потоків і дозволити командам менеджменту продовжувати важливі ініціативи, від яких їм довелося б відмовитися.
#2. Дуже корисний у надзвичайних ситуаціях
Стихійні лиха, які спричиняють пошкодження запасів, перебої за участю великого постачальника або банкрутство ключового клієнта – подібні події можуть швидко перевести підприємства в режим виживання. Якщо фірма стикається з однією з цих життєвих небезпек і не має багато грошей у банку, швидка ліквідність, яку пропонує фінансування за рахунками, може врятувати життя.
#3. Процеси затвердження, які відносно легкі на дотик
Багатьом малим підприємствам і підприємствам, що розвиваються, бракує кредитних балів, необхідних для отримання банківських позик і кредитних ліній. Це менш важливо для організацій, які пропонують фінансування рахунків-фактур, оскільки вони більше стурбовані кредитними рейтингами клієнтів компанії, ніж самим бізнесом. Компанія, яка бажає отримати готівковий аванс за рахунками-фактурами, часто стикається з меншою кількістю документів і запитів.
мінуси
Окрім цих переваг, компанії повинні визнати три основні недоліки фінансування за рахунок-фактури:
#1. Висока ціна
Фінансування за рахунок-фактури є відносно дорогим методом залучення капіталу. Комісії за обробку та щотижневі процентні ставки можуть призвести до річних процентних ставок, які в кілька разів перевищують те, що компанія зазвичай сплачує за банківську позику.
#2. Непередбачуваність кінцевої вартості
Справа не тільки в тому, що фінансування за рахунком-фактурою є дорожчим за багато інших видів фінансування. Пов’язана проблема полягає в тому, що коли компанія укладає угоду про фінансування рахунків-фактур, вона зазвичай не знає, якою буде кінцева вартість. Кінцева вартість часто визначається тим, як швидко клієнт оплачує рахунок. Більша, ніж очікувалося, затримка платежу може звести нанівець будь-який прибуток від продажу.
#3. Застосовність обмежена
Не всі підприємства можуть скористатися фінансуванням за рахунками. Щоб використання було сенсним, підприємство має бути у секторі B2B. Він також повинен мати клієнтів із відмінним кредитним рейтингом і послужним списком своєчасних платежів.
Для чого використовується рахунок-фактура?
Рахунок-фактура — це документ, який продавець надсилає покупцеві з вимогою оплати за надані товари чи послуги. Він відстежує деталі продукту чи послуги, вартість одиниці, загальну суму до сплати та умови, погоджені продавцем і покупцем.
Чи є рахунок-фактура квитанцією?
Оскільки рахунки-фактури та квитанції виписуються на різних етапах процесу продажу, вони виконують різні функції. Рахунки-фактури виставляються до того, як клієнт надішле платіж, тоді як квитанції виписуються після отримання платежу. Рахунок-фактура служить платіжною вимогою, а квитанція — доказом оплати.
Чи означає рахунок-фактура, що ви заплатили?
Чи є рахунок-фактура підтвердженням того, що ви отримали оплату? Рахунок-фактура не означає, що компанія отримала оплату за товари чи послуги, які вона надала своїм клієнтам. Рахунок-фактура інформує клієнта про те, що він повинен оплатити отриманий продукт або послугу.
Хто оплачує рахунок-фактуру?
Рахунок оплачує замовник.
У Висновку
Рахунок-фактура — це аркуш паперу, який використовується для сповіщення клієнта про те, що потрібно сплатити. Він також служить записом для компанії-емітента для відстеження її дебіторської заборгованості. Через технологічні обмеження раніше рахунки-фактури виставлялися лише на папері. Електронні рахунки-фактури нещодавно набули популярності, оскільки вони економлять час і гроші, а також можуть бути створені та надіслані автоматично.
- Як подати заявку на отримання кращих бізнес-кредитів у 2023 році/Покроковий посібник
- БУХГАЛТЕРСЬКИЙ РАХУНОК-ФАКТУРА: визначення, як його записати та безкоштовне програмне забезпечення
- Топ безкоштовних бухгалтерських програм для малого бізнесу 2023 року (оновлено)
- ЩО ОЗНАЧАЄ РАХУНОК-ФАКТУРА: визначення, типи, елементи та чому це важливо
посилання
