Her işlemi bitirmek için bir prosedür vardır. Yine de birçok iş akışı pahalı, zaman alıcı ve hataya açık manuel işlemler içerir. İş dünyasındaki en zahmetli ve verimsiz görevlerden biri manuel veri girişi olabilir. Uykunuzu getirmenin yanı sıra değerli zamanınızı ve kaynaklarınızı tüketerek üretiminizi ciddi şekilde azaltır. Dolayısıyla, süreçleri hızlandırmak ve iletişimi geliştirmek için kuruluşlar, iş operasyonlarında ve BT süreçlerinde daha fazla iş akışı otomasyonuna doğru ilerliyor. İş akışı otomasyonu, manuel emeğin yerine bir sürecin tamamını veya bir kısmını tamamlayan yazılımları kullanarak süreçleri otomatikleştirir. Ancak iş akışı otomasyonunda yer alan adımlar nelerdir ve pazarlama faydaları nelerdir? Öğrenmek için okumaya devam edin…
İş Akışı Otomasyonu nedir?
İş akışı otomasyonu, yerleşik iş standartlarına uygun olarak işle ilgili etkinliklerde görevlerin, belgelerin ve bilgilerin bağımsız olarak performansını sağlamaya yönelik bir stratejidir. Bu tür bir otomasyonun, günlük bazda üretkenliği artırmak için sıklıkla gerçekleştirilen basit bir işlem olması gerekir.
Başka bir deyişle, iş akışı otomasyonu, önemli ölçüde zaman ve kaynak tasarrufu sağlamak için teknolojiyi kullanarak manuel, zaman alıcı görevleri düzene koyma ve otomatikleştirme eylemidir. İş akışını yöneten bir dizi kural ve süreç tasarlayarak veri girişi, e-posta iletişimi ve belge yönetimi gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek için yazılım kullanır. Hataları azaltırken verimliliği ve doğruluğu artırarak daha hızlı, daha basit ve daha güvenilir çalışma sağlar. İş akışı otomasyonu, belirli görevlerin yürütülmesini insanlardan bir bilgisayar programına aktarır.
Ancak, bir kuruluşun iş akışını otomatikleştirmeden önce işi oluşturan görevleri tanımlaması gerekir. Daha sonra, bu görevlerin nasıl yerine getirilmesi gerektiğini belirleyen mantığı ve kuralları geliştirir. Yazılım daha sonra önceden tanımlanmış iş mantığı ve düzenlemeleri kullanılarak programlanır.
Mantık ve kurallar genellikle, programa ne yapılması ve bir görevden diğerine nasıl geçilmesi gerektiği konusunda bilgi veren talimatlar olarak hizmet eden bir dizi eğer-o zaman ifadeleridir. İnsanların etkinliği yönetme ihtiyacını ortadan kaldırmak için yazılım, bu kuralları ve mantığı izleyerek bir dizi görevi baştan sona tamamlar.
Bir İş Akışı Sürecini Nasıl Otomatikleştirirsiniz?
İş akışı süreci otomasyonu, iş akışı kurallarına dayalı olarak iş süreçlerinin oluşturulması, uygulanması ve otomasyonu anlamına gelir. İş akışları, yerleşik iş düzenlemelerine uygun olarak bilgilerin, kişilerin çalışmalarının veya dosyaların sistemler ve kişiler arasında taşınmasını gerektirir. İş akışı otomasyonu, gereksiz manuel işlemlerden kurtulurken iş operasyonlarını kolaylaştırmak için yapılır.
Otomatikleştirilebilen tipik iş süreçlerine bazı örnekler:
- İnsan Kaynakları
- Pazarlama
- Finans
- Tedarik
- Satış
- BT Hizmet Talepleri
Otomatik bir iş akışı oluşturmak için en etkili teknik, kapsamlı bir iş akışı diyagramı oluşturmaktır.
İş akışı şemasını hazırladıktan sonra, modern otomasyon yazılımı tarafından sunulan sürükle ve bırak arabirimini kullanarak otomatik bir iş akışı oluşturmak gerçekten çok basit.
Basit ve karmaşık şirket prosedürleri, iş akışı otomasyonu yardımıyla otomatikleştirilebilir. Otomasyon, yalnızca iş sürecini kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda işletme giderlerini de azaltır. Çalışanlar ve yönetim, daha stratejik, verimli projelere odaklanabilmek için sıkıcı işleri yapmayı bırakabilir.
İş Akışı Otomasyon Adımları
Şimdi, her kuruluşun tamamen iş akışı otomasyonuna geçmeden önce düşüneceği beş temel adımı hızlıca gözden geçirelim.
1 numara. Tekrarlayan Görevleri Tanımlayın
Bir şirket iş akışı otomasyonunu düşündüğünde, ilk adım, tekrarlanan süreçlere sahip alanları belirlemek olmalıdır.
Sorunu tam olarak belirlemek için işin kapsamlı bir şekilde kavranması gerekir. İş akışınızı daha iyi anlamanın ve yinelenen görevleri belirlemenin en iyi yöntemi, akış diyagramlarını kullanarak bunun görsel bir tasvirini oluşturmaktır.
Artık mevcut iş akışınızı geliştiren ve sıkıcı süreçleri otomatikleştirerek süreci basitleştirebilecek bir iş akışı tasarlayabilirsiniz. Bu, diğer paydaşlar ve sürecin gerçek kullanıcıları ile yakın işbirliği içinde yürütülmesi gereken çok önemli bir aşamadır.
Zaman ve gerçek maliyet düşüşleri açısından net avantajları da hesaba katabilirsiniz. Bu, belirli iş operasyonlarının neden otomatikleştirilmesi gerektiğine dair ikna edici bir iş gerekçesi oluşturmayı kolaylaştıracaktır.
2 numara. İş Hedeflerinin Oluşturulması
Sorun tespit edildikten sonraki adım, şu anda bir standart olarak yürürlükte olan manuel iş akışını kullanarak şirketinizin hedeflerini belirlemektir.
Amacınız, tek bir CPU'da verimi artırarak veya döngü süresini azaltarak daha fazla çıktı sağlayacak işler için kaynakları optimize etmek olabilir.
Ekibinizin daha az veri girişiyle başa çıkması ve süreç optimizasyonuna daha fazla konsantre olması gerekebilir.
Her şey olabilir, ancak otomasyonun iş hedeflerinize ulaşmanıza nasıl yardımcı olacağını ve başarıyı nasıl ölçmeyi planladığınızı açıklayabilmelisiniz.
#3. Uygun İş Akışı Otomasyon Çözümünü Seçme
Hedefe ulaşmak için araçları seçmek bir sonraki aşama olacaktır. Kurumsal hedeflerimize nasıl ulaşmak istiyoruz? Bir sonraki önemli adımınız, çözüme ulaşabilmeniz için en iyi iş akışı otomasyon sistemini seçmek olacaktır.
Çözüm sağlayıcınızı nasıl seçeceğiniz konusunda bir fikir edinmek için uygun yazılımı seçin. Bir otomasyon aracı için piyasada temelde tonlarca olasılık vardır. Şirketiniz için mükemmel uyumu anlamak çok önemlidir.
Birçok işletme, daha fazla esneklik ve daha düşük masraflar sunduğu için bulut alternatifine geçiyor.
Her seçeneğin avantajlarını ve dezavantajlarını iyice tartmadan önce, benzersiz taleplerinize göre 3 ila 5 sağlayıcıyı kısa listeye almayı seçebilirsiniz. Bu seçimi yapmadan önce, iş akışınızı yalnızca birkaç dakika içinde tasarlayabilen bulut tabanlı, güvenli ve emniyetli iş akışı yazılımının kapsamlı bir demosunu görüntülemek isteyebilirsiniz.
Önceki aşamada belirlediğiniz hedeflere dayalı olarak şirketinizin sürecini otomatikleştirmek için iş akışı yazılımınızı seçin. Seçtiğiniz iş akışı basit, kullanıcı dostu ve kullanıcılarınızın uyum sağlaması için basit olmalıdır.
#4. Kullanıcıları Eğitin
Personel daha sonra bir sonraki aşamada yeni iş akışı yazılımının nasıl kullanılacağı konusunda eğitilecektir. Yönetim tarafından uygulanan her yeni değişiklik, işgücü tarafından gereksiz görüldüğü için dirençle karşılaşır.
Son kullanıcıları karar verme sürecinin önemli bir parçası haline getirmek için, onları en baştan dahil etmek ve konuşmalara dahil etmek esastır. Bu, son kullanıcıyı sorumlu kılar ve en büyük kavramları yükseltir.
Mevcut manuel prosedürden yeni otomatikleştirilmiş sisteme giden net bir yol olsaydı ve yetişmelerine yardımcı olmak için yeterli eğitim almışlarsa, bu geçişi etkili kılmak çok daha kolay olurdu.
# 5. Kritik Performans Göstergelerini Ölçerek Süreçlerinizi Optimize Edin
Yukarıda belirtilen prosedürleri tamamladıktan sonra, yeni otomatik iş akışı sisteminiz kullanıma hazırdır.
Bu aşamada zırhtaki bükülmeleri ortadan kaldırmak çok önemlidir çünkü iş kullanıcılarınız kullanımlarına göre prosedür hakkında bilgi verecektir. Temel performans göstergelerini ölçmeyi ve iş akışınızı düzene sokmayı içeren son aşama artık sizin için hazır.
Otomatik iş akışınız sürekli olarak ölçülecek ve izlenecek, bu da darboğazları tespit etmenize ve geliştirme alanları sunmanıza yardımcı olacaktır. Yeni güncellenen iş akışınız sürekli olarak değerlendirilirse ekibiniz daha verimli çalışacaktır.
Farklı İş Akışı Otomasyonu Türleri Nelerdir?
İş akışı otomasyonu iki kategoriye ayrılabilir: iş süreçleri (BP) ve robotik süreçler (RP).
1 numara. İş Süreci İş Akışları
Kuruluşlar, bir iş süreci yönetimi (BPM) yaklaşımı benimseyerek müşterilerine daha iyi hizmet verebilir. Genellikle kurumsal iş akışlarını temel iş hedeflerine ulaşmada daha etkili olmaya zorlar. İş akışı otomasyon yazılımı sıklıkla BPM ilkeleri kullanılarak oluşturulur. Böylece bu yazılım, bir kuruluş içinde daha önce zahmetli olan manuel süreçleri kolaylaştırmaya yardımcı olur.
2 numara. Robotik Süreç İş Akışları
Robotik süreç otomasyonu (RPA) yazılımı artık mevcuttur ve robotların bir zamanlar insanların yaptığı görevleri gerçekleştirmesini sağlar. Çoğu durumda botlar, BT'nin yanı sıra (diğer alanlarda olduğu gibi) idari prosedürlere de yardımcı olur. Botlar, işleme sorunlarını düzeltmek için en uygun verileri tanıyabilir ve sağlayabilir. Ayrıca botlar, yardım masası isteklerini ve oturum açma kimlik doğrulamalarını azaltabilir ve işleme sorunları ortaya çıktığında devreye girebilir.
İş Akışı Otomasyon Yazılımı
İş akışı otomasyonu, personelinizin çoğu firmanın yaptığı gibi yinelenen görevleri yerine getirmesi durumunda zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir. İş akışlarının otomasyonu elbette göz korkutucu olabilir. Bu nedenle, süreçlerinizi hızlı bir şekilde otomatikleştiren güçlü bir iş akışı otomasyon yazılımına sahip olmanız gerekir.
Süreçleri ve iş akışlarını yönetmek için daha fazla seçenek için en iyi iş akışı otomasyon yazılımına bakalım;
# 1. Zapier
İş akışı otomasyon aracı Zapier, sürükle ve bırak özellikli, kodsuz bir süreç düzenleyici kullanır. Basit işlemlerden çok adımlı tekrarlanan görevlere kadar her şeyi otomatikleştirmenize yardımcı olabilir.
Ancak Zapier'i ayıran şey, sunduğu program entegrasyonlarının sayısıdır. Temel olarak, Zapier 5,000'den fazla uygulamayla uyumludur. Ve bu yazılımı kullanarak Gmail, Slack, Trello ve Stripe dahil olmak üzere tüm iş uygulamalarınız için prosedürleri otomatikleştirebilirsiniz. Ek olarak, bu listedeki yazılım bağlantılarında çok sayıda farklı iş akışı otomasyon aracına güç sağlar. Zapier'in uygulama listesinde ihtiyaç duyduğunuz entegrasyonu bulamamanız durumunda, ek bir uygulama isteyebilir veya kendiniz oluşturabilirsiniz.
#2. Tıklama
ClickUp temel olarak eksiksiz bir iş yönetimi aracıdır. İş akışı otomasyonu araçlarına ek olarak proje yönetimi, ekip işbirliği ve çok daha fazlası için araçlar içerir.
Başka bir deyişle, ClickUp'ı bir otomasyon aracından çok daha fazlası olarak görmelisiniz. Evet, birkaç başka otomasyon programı birkaç görev yönetimi işlevi sağlar. Bununla birlikte, Gantt çizelgeleri, kanban panoları, alt görevler ve çok daha fazlası dahil olmak üzere yaygın araçlar sağlayan ClickUp kadar çok özellik sunan çok az kişi vardır. Bu, ClickUp'ın zaten sağlam olan rutin görevler otomasyonuna ek olarak. Başka bir deyişle, ClickUp, otomasyondan ve proje yönetiminden ödün vermeden tüm iş akışı yönetimi gereksinimlerinizi tek bir yazılım parçasıyla halletmenizi sağlar.
#3. bütünleştirmek
Integrify, çok az veya hiç kodlama gerektirmeden iş akışlarını yönetmeye ve otomatikleştirmeye yönelik bir programdır. Platformda süreç oluşturmaya, form tasarlamaya ve raporlama süreçlerine yönelik araçlar bulunur.
Integrify, diğer iş akışı uygulamalarıyla birçok özelliğe sahip olsa da, siz bir süreç oluştururken yorumların yanı sıra notlar da ekleyebilme gibi bazı benzersiz özelliklere de sahiptir. Bu nedenle Integrify, iş akışlarını geliştirmek ve iyileştirmek için birlikte çalışmak isteyen gruplar için mükemmeldir. Integrity'nin süreç testini nasıl sağladığına ve tüm otomasyon iş akışları için denetim izleri oluşturduğuna benzer şekilde, aynı zamanda iş akışının kesintiye uğraması korkusu olmadan işbirliğini mümkün kılar.
#4. nintex
Şu anda platformunda çalışan 3 milyondan fazla iş akışı uygulamasıyla Nintex, 8,000'den fazla kurumsal müşteriye, kodlama bilgisine ihtiyaç duymadan iş süreçlerini yönetme, otomatikleştirme ve iyileştirme konusunda yardımcı oluyor.
Şirketiniz, süreç haritalama, gelişmiş iş akışları ve süreç zekası gibi çok çeşitli iş akışı otomasyon araçları sağlayarak süreçlerinin her birinin haritasını çıkarabilir, gerçekleştirebilir ve başarılarını değerlendirebilir.
Köklü süreçlere sahip kurumsal firmalar için Nintex şiddetle tavsiye edilir. Uygulamalarınızın her birini birbirine bağlamak için kullanımı kolay bir iş akışı tasarım aracını güçlü bağlantılarla birleştiren gelişmiş bir yazılım parçasıdır. Bu özellikle İK, finans, BT ve hukuk mesleğinde çalışanlar için yararlıdır.
#5. öpücük akışı
Kissflow, iş akışları ve uygulama oluşturma için hem kodsuz hem de düşük kodlu alternatifler sunar. Kissflow artık bir iş akışı yönetimi platformu, hafif bir proje yönetimi aracı ve belki de pazarlama otomasyonu yazılımı olarak işlev görecek çok yönlülüğe sahiptir.
Kissflow'un süreç yazılım paketleri harika. Basit kullanıcı arabirimi ile güçlü analitiğin ideal karışımını sağlarlar. Örneğin, iş akışı otomasyon sisteminizle ilgili istatistikleri görmek için basit metrik tabanlı raporlara bağlı kalabilirsiniz. Veya görevleri incelemek veya verileri daha ayrıntılı işlemek için kendi raporlarınızı çalıştırabilirsiniz. Ek olarak, Kissflow gösterge panoları oluşturmayı basitleştirir (kodsuz veya çok az), raporlamanızı erişilebilir ve anlaşılması kolay hale getirir.
#6. Flokzu
Flokzu iş süreci yönetimi aracıyla işletmeler formlar tasarlayabilir, prosedürleri otomatikleştirebilir, raporları çalıştırabilir ve daha fazlasını yapabilir. Zapier kullanan çok sayıda başka yazılım programıyla bütünleşir.
Ancak Flokzu, esneklik açısından onu diğer iş akışı programlarından ayıran birkaç araca sahiptir. Örneğin, ekip üyesi değişikliklerini basitleştirir. Bu nedenle, birisi ofis dışındayken yedek bir ekip üyesini dahil etmek için özel prosedürünüzü kolaylıkla değiştirebilirsiniz. Bu şekilde, işinizde herhangi bir gecikme için endişelenmenize gerek kalmayacak. Benzer şekilde Flokzu, iş akışını otomatikleştirirken zamanlayıcıları duraklatmanıza ve ayarlamanıza olanak tanır. Temel olarak, Flokzu'nun iş akışı yazılımı, değişen süreç gereksinimlerinize uyum sağlayabilir.
İş Akışı Otomasyonunun Faydaları
İş akışı otomasyonu, yönetimden finansa, BT'den pazarlamaya kadar tüm departmanları manuel operasyonların yükünden kurtarabilir.
İşletmenizdeki her departman için iş akışı otomasyon yazılımının bazı faydaları şunlardır:
Pazarlamada İş Akışı Otomasyonunun Faydaları
- Tekrarlayan, sıkıcı görevleri gerçekleştirmek için bir makine atayın
- Farklı konumlardaki iş arkadaşlarınızla iş akışlarında birlikte çalışın.
- Uygun kişilerin tüm içeriği onayladığından emin olun.
- Kaliteli müşteri adaylarını beslemek ve takip etmek için güvenilir bir prosedür oluşturun.
- Birkaç kampanya otomatikleştirilebilir ve hepsi tek bir panodan izlenebilir.
BT Süreç Otomasyonunun Faydaları
- Müsait olan ekip üyelerine bilet ve yükseltmeleri dağıtın.
- Gereksiz destek isteklerini ortadan kaldırın
- Planlanan güncellemeleri ilgili taraflarla doğrulayın.
- Shadow IT'nin kontrolünü elinize alın
- Kaynakları kontrol edin ve kullanım kalıplarını gözlemleyin
İş Akışı Otomasyonu Faydaları İnsan Kaynaklarında (İK)
- Evrak işlerini önemli ölçüde azaltın
- Otomatik onay ile daha hızlı başvuru sahibi bulma, doğrulama ve işe alma
- Tüm süreçlerin uyumlu olduğundan emin olun.
- İş akışının görünürlüğünü artırın
- İşe alma ve çıkarma süreçlerinin hızını artırın.
Finansta İş Akışı Otomasyonunun Faydaları
- Doküman yönetimini basitleştirin
- Onayları işlemek için daha az zaman harcayın.
- Yinelenen faturalar için otomatik ödemeleri ayarlayın.
- Bordro yönetimi için akıllı bir mekanizma oluşturun.
- Verileri diğer muhasebe programlarıyla senkronize edin
Satışta İş Akışı Otomasyonunu Etkinleştirmenin Faydaları
- Tüm müşteri adaylarının aynı kraliyet muamelesini gördüğünden emin olun.
- Devam eden prosedürler hakkında aydınlatıcı bilgiler ve analizler alın.
- Bir hata sonucu bir ipucunun çatlaklardan geçmesine asla izin vermeyin.
- Kişiselleştirilmiş tebrikler, takdirler veya tanıtım e-postaları gönderin.
- Liste oluşturmayı kolaylaştırmak için standartlaştırın.
İş Akışı Otomasyonunu Kullanmak İçin Geliştirici Olmam Gerekiyor mu?
Hayır. Formlar ve süreçler oluşturmak için sürükle ve bırak teknikleri kullanan bu ürünler, iş kullanıcıları için oluşturulmuştur. Geliştiriciler isterlerse ekstra araçlar kullanarak sistemi genişletebilirler.
İş Akışı Otomasyon Araçları Nedir?
İş akışı otomasyon araçları, verileri sistemler arasında standartlaştırmak, otomatikleştirmek ve iletmek için kullanılır.
CRM'de İş Akışı Otomasyonu Nedir?
İş akışı otomasyonu, çoğu CRM çözümünün yerleşik olarak sahip olduğu bir özelliktir. Çoğu durumda, bir veri güncellemesi, entegrasyon, bir eylemin zamanlaması vb. İş akışı otomasyonu, CRM'nizi daha da verimli hale getirmenize yardımcı olabilir.
Sonuç
İş akışı otomasyonu kullanıma sunulduğunda, işletmelerin çatlakların arasından hiçbir şeyin kaymasına izin vermeden büyümesine ve gelişmesine yardımcı olabilir. Teknolojinin el işi yapmasına izin vererek büyüme sancıları yaşamadan firmanızı başarılı bir şekilde büyütebilirsiniz.
Bu teknoloji, şirketinize esasen her bölüm veya departmanda fayda sağlayabilir. İş akışı otomasyonu, pazarlama, insan kaynakları veya finans alanlarında daha çok çalışmak yerine daha verimli çalışmanıza yardımcı olarak birçok avantaj sunar.
İlgili Makaleler
- İş Akışı Yönetim Yazılımı: 2023'de En İyi Seçenekler
- EN İYİ 10 İŞ AKIŞI YÖNETİM SİSTEMİ: 2023 İnceleme
- İŞ SÜRECİ HARİTALAMA ARAÇLARI: Kullanımlar, Ücretsiz Araçlar ve Kılavuz
- Satış Otomasyonu: Anlamı, Platformları ve Faydaları
Referans
