Bir proje oluştururken, tam olarak neyi kapsadığını detaylandıran bir belge de üretmelisiniz. Proje kapsamını inceleyen bu belge, ekipteki herkesin ne yapılması gerektiğini ve ne vaat edildiğini görmesine yardımcı olduğu için sürecinizin önemli bir bileşenidir. Ama önce, proje kapsamının ne olduğunu ve sizi ve ekibinizi doğru yolda tutacak bir belgeyi nasıl oluşturabileceğinizi gözden geçirelim. Bir projeyi yazarken bize rehberlik edecek bir proje kapsam bildirimi örneği de göreceğiz.
Proje Kapsamı Nedir?
Proje kapsamı, paydaşların beklentilerini karşılamak için gereken proje çabasının ayrıntılı bir açıklamasıdır. Neyin dahil olduğunu tartışır. Bununla birlikte, neyin hariç tutulduğunu ele almak, gerekli işin netliğini önemli ölçüde artırabilir. İki tür kapsam vardır: 1) Ürün Kapsamı ve 2) Proje Kapsamı
Ürün Kapsamı
Ürün kapsamı, proje kapsamının bir alt kümesidir. Projenin teslim edilebilir gereksinimlerine ulaşmak için gereken çabayı tanımlar. Proje Kapsam Yönetimi önemlidir çünkü ürünler projenin ana çıktılarıdır. Nihai sonucun proje paydaşlarının kabul kriterlerini karşıladığını doğrulamak için özel proje kağıtları ve yöntemleri kullanılır. Gereksinim Yönetim Planı ve Gereksinim İzlenebilirlik Matrisi, yalnızca Ürün Kapsamına ayrılmış iki benzersiz proje belgesidir.
Konfigürasyon Yönetimi, Ürünün işlevsel veya fiziksel özelliklerindeki değişiklikleri işlemek için oluşturulmuş ayrı bir prosedürdür. Onaylanmadan ve doğru paydaşlara dağıtılmadan önce, mallar ayrıca doğrulama ve doğrulama süreçlerinden geçmelidir.
Proje kapsamı
Proje Kapsamı, Ürün Kapsamını içerir ve ayrıca proje tarafından gerçekleştirilmesi gereken diğer tüm işleri tanımlar. Kapsam Yönetim Planında ve Kapsam Temel Çizgisinde belirtilir ve Proje Yönetim Planında belgelenir. Kapsam Yönetim Planı, kapsamın nasıl planlanacağını, gerçekleştirileceğini ve kontrol edileceğini ana hatlarıyla belirtir. Kapsam Temel Çizgisi, Proje Kapsamını üç belgede açıklar:
- Kapsam Bildirimi
- İş Arıza Yapısı (WBS)
- WBS Sözlüğü.
Kapsam Temel Çizgisi, kapsam performansını ölçtükleri belgedir.
Proje Kapsam Bildirimi nedir?
Genellikle proje yöneticisi tarafından yapılan bir kapsam bildirimi, tüm teslimatlar ve bunların özellikleri ile etkilenecek paydaşların bir listesi dahil olmak üzere tüm projeyi kapsar. Ayrıca, performansı ölçmeye yardımcı olacak ana proje hedeflerini, çıktılarını ve hedeflerini de içerecektir.
Proje kapsam bildiriminiz paydaşlar için anahtar araç ve ekiplerin proje başarısını uygun şekilde ölçmek için bir kılavuz olarak başvurmaları ve kullanmaları.
Bugün, gerçek dünyadan bir örnek kullanarak kapsamın nasıl daha güvenilir bir şekilde kontrol edileceğini göstermek istiyorum.
Gerçek Hayat Proje Kapsam Bildirimi Örneği
Aşağıda, örnek olarak mütevazı bir gerçek dünya projesi için proje kapsam bildirimi bulunmaktadır.
(Öğelerin ve istemcilerin adlarını değiştirdim.)
Proje kapsam yönetimi fikirleri herhangi bir proje için aynı olacaktır. Büyük bir tanesi bile aynı bileşenlerin hepsine sahip olacaktır.
Bu nedenle, kapsam yönetimini fazla karmaşık hale getirmeyin.
Ayrıca aşırı basit olduğunu da belirtmekte fayda var. Ayrıca, PMBOK Kılavuzunun önerdiği her şeyi eklemek zorunda değilsiniz. Sadece Kapsam Temel Çizgisinin işine yaradığından emin olun.
Proje Kapsam Bildiriminin Anahatları
Benzer Gazeteciliğin Beş W'si—Kim, Ne, Ne Zaman, Nerede ve Neden— proje kapsam beyanınızın doğru bir şekilde yazılması için aşağıdaki yedi noktayı ele almalısınız:
#1. Meşrulaştırma
Hiçbir proje mevcut bir ihtiyaç olmadan başlamaz, bu yüzden bunu argümanınız olarak kullanın. Projenizin ihtiyacını ve nihai sonucun bu gereksinimi nasıl karşılayacağını belirterek proje kapsam beyanınıza başlayın.
İhtiyaç örnekleri şunları içerir:
- Bir rakip, şu anda pazar rekabeti olmayan yeni bir ürün piyasaya sürdü.
- Müşteri geri bildirimi, yeni bir aracın ürününüzün parçası olma isteğini göstermiştir.
- Dikey entegrasyon imkanı/sabit gelir ortaya çıktı.
#2. İşin kapsamı
Bu basit bir adım gibi görünebilir, ancak proje kapsam bildirimindeki en önemli adımlardan biridir. Projenizin kapsamında olan ve olmayanları üst düzeyde listeleyin. Bu, projenin sınırlarının belirlenmesine yardımcı olacaktır. Aynı zamanda paydaşlarınızın beklentilerini/girdilerini ele alır ve ekip üyelerinize içinde çalışmaları için bazı yaratıcı kısıtlamalar sağlar.
Proje yönetimi yazılımı, paydaşlarınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olabilir.
#3. İş hedefleri
Bu proje ile ulaşmayı hedeflediğiniz hedefleri belirterek iş hedeflerinizi ana hatlarıyla belirtin. Bu, ürün lansman tarihlerini, yinelenen gelirin daha büyük bir yüzdesini sağlamak için yeni bir iş stratejisini, daha yüksek müşteri mutluluğunu, artan ilk kez müşteriyi ve diğer şeyleri içerebilir.
#4. Proje Çıktıları
Şirket hedeflerini karşılamak için ekip üyelerinizin oluşturması gereken çıktıların bir listesini yapın. Bu, ürünün kendisini, talimat ve kurulum kılavuzlarını, pazarlama materyallerini, haber bültenlerini, reklam kampanyalarını ve diğer kaynakları içerebilir.
#5. Proje Dışlamaları
Projenin sınırlarını baştan belirlemek kritik olmakla birlikte, projenin neleri içermediğini listelemek de önemlidir. Örneğin:
- Sonraki bir proje için planlanan ancak bu projeye dahil olmayan uygulama yükseltmeleri.
- Kısıtlanmış veya yeniden planlanmış belirli destek hatlarına/ürün işlevlerine müşteri erişimi.
#6. kısıtlamalar
Proje kısıtlamaları, proje yönetimini ele alınması bu kadar zor bir problem haline getiren şeydir. Proje yönetimindeki ilk üç sınırlama genellikle zaman, para ve kapsamdır. Birbirleriyle ilişkilidirler, yani 'kapsam' üzerindeki bir kolu çekerseniz, 'para' veya 'zaman' üzerindeki başka bir kaldıraç da hareket edecektir.
Ancak, risk, kaynaklar, organizasyon, yaklaşım, müşteriler vb. gibi herhangi bir zamanda daha fazla proje kısıtlaması ortaya çıkabilir. Ortaya çıktıklarında çözümlere hazır olmak için çabalayabilmeniz için projenizde öngördüğünüz tüm kısıtlamaları listeleyin.
#7. varsayımlar
Proje varsayımlarınız genellikle zaman, para ve kapsam gibi kısıtlamalar oluşturan unsurlar etrafında döner. Örneğin, bu bölüme "ön uç geliştirme ekibi bu proje döneminde hazır olacak" veya "müşteri hizmetleri ekibi x saate kadar yeni ürün eğitimi alacak" yazabilirsiniz. Sadece bilgi vermekle kalmayacak, bunlardan bahsetmek çok önemlidir. paydaşlar projeyi tamamlamak için temel kaynak gereksinimleriniz hakkında bilgi verir, ancak aynı zamanda size en büyük risk faktörlerinin nerede olduğuna dair anında fikir verir.
Kapsamlı kapsam bildiriminizi oluştururken proje kapsam bildirimi taslağınız bir kılavuz görevi görecektir. Çünkü, bu seviyede projenin geleceğini tahmin etmek imkansız olsa da, bu, projenizi sonuca mümkün olduğu kadar yakınlaştırmanın ilk adımıdır. Yukarıda listelenen yedi kritik iddia ile başlayarak başarılı bir projeye önde başlayabilirsiniz.
Ayrıca Oku: Kapanış Açıklaması: Etkili Açıklama Yazmanın Tanımı ve İpuçları
Bir Proje Kapsam Bildirimini Diğer Proje Yönetim Belgelerinden Farklı Olarak Belirleyen Nedir?
Proje başarısı için bir proje kapsam beyanı gerekli olmakla birlikte, projenin belirli yönleri ayrı belgelerde ele alınmaktadır. İşte öne çıkan iki örnek.
Ürün kapsam bildirimi Bir ürün yöneticisi ile proje yöneticisinin işleri arasında küçük farklılıklar olduğu gibi, proje kapsamı ile ürün kapsamı arasında da bazı farklılıklar vardır. Ürün kapsamı, bir projenin üreteceği ürün, hizmet veya çözümün özellikleri ve işlevleri hakkında daha fazla bilgi içerir. Proje kapsamında "2020'nin sonuna kadar yeni bir tablet PC gönderin" beyan edilebilir ancak ürün kapsamı ekran boyutu, işlemci türü, RAM miktarı vb. bilgileri içerecektir.
Proje için master plan. Proje kapsam bildirimi, projeyi inşa ettikleri temel ise, proje ana planı yapının geri kalanıdır. Alexis'e göre, proje ana planı, kapsamlı bir proje zaman çizelgesi ve iş organizasyonunun yanı sıra aşağıdakiler için politika ve prosedürleri içerir. risk yönetimi, kalite yönetimi ve iletişim yönetimi. Proje kapsam bildiriminizin gücü ise proje master planınızın başarısını belirler, diyor.
Proje Yönetim Becerilerinizi Nasıl Keskinleştirirsiniz?
Proje yönetiminde yüksek lisans derecesi kazanmak, profesyonel bir bağlamda proje yönetimi bilgisi ve becerileri kazanmak için bir seçenektir. Bir proje kapsam bildirimi oluşturmayı öğrenmenin yanı sıra, yöneticiler ve proje sponsorlarıyla nasıl ilişki kuracağınızı, ekipleri yönetmek için yumuşak becerileri kullanmayı ve daha büyük bir ekibi ve/veya daha büyük bir bütçeyi yöneterek daha fazla sorumluluk almaya hazırlanmayı da öğreneceksiniz. .
Proje Kapsam Bildirimi SSS
Proje kapsam bildiriminize neler dahil edilmemelidir?
Proje kapsam bildiriminde proje istisnaları, varsayımlar ve sınırlamalar (diğer bilgilerin yanı sıra) mevcuttur.
Tipik bir kapsam bildiriminin altı öğesi nelerdir?
Bir proje kapsam bildiriminin tipik bileşenleri, bir proje amacı, gerekçe, ürün tanımı, öngörülen sonuçlar, varsayımlar ve kısıtlamaları içerir.
