Birden çok girişimi yönetiyorsanız ve harcamaları ve kaynakları takip edecek bir mekanizmanız yoksa, proje başarısızlığı kaçınılmaz hale gelir. Proje takibi ise bu durumda faydalıdır. Temel olarak, her büyüklükteki ekip, kaynaklarını daha iyi yöneterek ve işlerinin büyümesini destekleyen sonuçlar üreterek proje takibinden yararlanabilir. Dolayısıyla bu yazıda, işletmenizde bir proje takip sistemi uygulamanın neden önemli olduğunu ve bilmeniz gereken diğer her şeyi açıklayacağız.
Proje Takibi Nedir?
Bir proje içindeki işin durumunu izlemek için proje takibi adı verilen bir proje yönetimi tekniği kullanılır. Projenizi takip ederek, öngörülen ilerlemeye karşı gerçek ilerlemeyi değerlendirebilir ve projeyi zamanında ve bütçe dahilinde tamamlamayı zorlaştırabilecek sorunları tespit edebilirsiniz.
Proje yönetimi yöntemleri ve proje izleme araçlarının kullanımı, proje takibi için çok önemlidir. Proje yaşam döngüsünün herhangi bir aşamasında faaliyetlere, iş yüküne ve kilometre taşlarına genel bir bakış, örneğin yöneticilerin proje ilerlemesini izlemesine olanak tanıyan bir Gantt şeması tarafından sağlanır. Durum raporları ve diğer proje raporları teslimatlara, risklere ve performansa daha fazla ışık tutan ek bilgiler toplayabilir. Proje ekibi ve paydaşlar bundan sonra haberdar olmak için bu bilgileri alabilirler.
Proje Takibi Neden Önemlidir?
Proje izleyici, yöneticilerin ekiplerinin nasıl performans gösterdiğini ve kaynakları nasıl tahsis ettiğini izlemek için kullanabilecekleri bir araçtır. Projelerin bütçelerini ve programlarını korumak için çok önemli bir araçtır.
Proje izleyicileri için şablonlar, projenin geliştirilmesi için tek bir bilgi kaynağı olarak kullanılabilir. Proje ekibi, şablonu projenin gelişimiyle ilgili bilgilerle doldurabilir ve bu bilgiler daha sonra projenin şu anda nerede olduğunu göstermek için proje yöneticisi ve diğer paydaşlarla paylaşılabilir.
Ancak, projeleri izlemek için proje yönetimi yazılımı kullanmak en güvenilir seçimdir. Çevrimiçi araçlara gerçek zamanlı güncellemeler yapılır ve yazılım bu bilgileri paylaşır. Bundan sonra, karar vermenize yardımcı olmak için güncel gerçekleri içeren raporlar üretebilir.
Proje Geliştirme Nasıl İzlenir
Projenizin gelişimini takip etmek zor bir uğraş gibi görünse de, prosedürü ana hatlarıyla belirleyerek ve önceden planlayarak kendinizi başarıya hazırlayabilirsiniz. Tekrar yolunuza devam etmek için hemen aşağıdaki işlemleri yapabilirsiniz:
- Kilometre taşları ve çıktılar oluşturun
- Ulaşılabilir, ölçülebilir ve gerçekçi hedefler belirleyin.
- Zamanı, giderleri ve görevleri izlemek için bir proje yönetim aracı kullanın.
- Düzenli ekip ve paydaş toplantıları
- Kesin son tarihler belirleyin
- Şeffaflığı teşvik edin
Bu öneriler yapısaldır ve her proje için uygulanmalıdır. Proje yöneticilerine, ekiplerini amaçlanan program ve bütçede tutmak için ihtiyaç duydukları özellikleri sağlamak için, proje izleme yazılımı veya bir proje izleme şablonu ile çalışabilirler.
Hangi Proje İzleme Yöntemi En İyi Çalışır?
Daha önce açıkladığımız gibi, Gantt şemalarından proje taslağının hazırlanmasına kadar çok sayıda proje izleme tekniği mevcuttur. Proje yöneticileri ve ekip üyeleri, Gantt şemaları sayesinde bir projenin durumunu ve görevleri arasındaki ilişkileri görebilir. Excel'de bir Gantt şeması oluşturabilirsiniz, ancak proje izleme özelliklerine sahip bir platform, size değişiklikleri ve güncellemeleri gerçek zamanlı olarak gösteren daha sağlam bir sürüm verecektir. Bir sonraki bölümde bunun hakkında daha fazla konuşacağız. Bu arada, proje yönetiminde yolunuzu bulmanıza yardımcı olacak ipuçlarını burada bulabilirsiniz.
1 numara. Başlamadan Önce Bir Plan Geliştirin
Proje takibinin zorlaşmasının ana nedenlerinden biri, gerekli hazırlığı yapmadan projeye atlama eğilimidir. Planlara ve hedeflere sahip olmak, projenin gelişimini izlemenizi sağlar.
2 numara. Kırmızı Bayrakları Arayın ve Sorunları Düzeltin
Bir projeyi oluşturabilecek veya bozabilecek unsurlar uyarı göstergeleridir. Herhangi bir kırmızı bayrak görmezseniz projeniz başarısız olur. Uyarı mesajlarının görüntülenmesine yardımcı olabilecek proje yönetimi uygulamaları mevcuttur. Bu arada, tamamlanmamış çok sayıda görev varsa yardım almak iyi bir fikir olabilir.
#3. İş Programına Dikkat Edin
Proje planlandıktan sonra çalışma yapılabilir. Üst düzey teslimatlar, insanlara kendilerinden ne beklendiğini daha net bir şekilde anlamalarını sağlamak için daha küçük görevlere bölünebilir. Bu, daha çalışmaya başlamadan önce iyi bir işin ne olduğunun farkına varmalarına yardımcı olacaktır. Projenin nasıl ilerlediği, görevler ve plan gözden geçirilerek tespit edilebilir. Proje çalışmalarında proaktif olmak, boşluklardan hiçbir şeyin düşmemesini ve projenin bitmesini engellememesini sağlar.
#4. Görevleri Yalnızca Tamamlandıklarında Bitti Olarak İşaretle
İşler yavaş gittiğinde, kısmen tamamlanmış olsalar bile işleri bitmiş olarak işaretlemeye başlamak akıllıca görünebilir. Bu sahte raporların bir sonucu olarak, projenin gerçek ilerlemesini takip etmek zorlaşıyor.
Proje Yönetim Araçlarında Nelere Bakmalısınız?
Her proje yönetimi aracının sunabileceği özel bir özelliği vardır. Ancak, temel özellikler söz konusu olduğunda, yazılım entegrasyonları, mobil uygulamalar ve iş akışı otomasyonu başı çekiyor.
1 numara. İş Akışı Otomasyonu
Proje verimliliğindeki en önemli faktörlerden biri, proje ekibinizi görevleri proje hattı boyunca taşımak veya bir görev tamamlanır tamamlanmaz ekip üyelerini bilgilendirmek gibi zaman alıcı, tekrarlayan işlemleri yürütmek zorunda kalmaktan kurtaran iş akışı otomasyonudur.
Otomasyon, kendi iş akışlarınızı tasarlamanıza olanak tanır ve bazı programlarda (Pazartesi.com gibi), hazır şablonlardan seçim yaparak veya ekibin gereksinimlerini karşılamak için tamamen kendi iş akışlarınızı özelleştirerek başlayabilirsiniz.
Örneğin, bir sözleşme imzalandığında ekip başkanını uyarmak için otomatik programlayabilirsiniz. Bu durumda ekip liderinin durum güncellemelerini aramak için zaman harcaması gerekmez; bunun yerine, yalnızca birisi sözleşmeyi imzaladığında bilgilendirilirler.
#2. Mobil uygulamalar
Mobil erişimi desteklemeyen bir platform, proje yönetimi yazılımının konusu olan üretkenliğin antitezidir. Monday.com basit bir proje yönetim aracından daha fazlası olsa da, ekibiniz hareket halindeyken seçtikleri herhangi bir cihazdan görevlere erişmeye ve bağlam içinde iletişim kurmaya devam edebilir.
Proje ilerlemesini takip etme ve görevleri yerinde atama yeteneği, uzaktaki ekiplere liderlik eden proje yöneticileri için çok önemlidir. Ekipler, herhangi bir iş akışını, projeyi veya görevi optimize etmek için herhangi bir iş akışını uyarlamanıza olanak tanıyan Monday.com Work OS'de teslim tarihlerini izleyebilir ve projeleri A'dan Z'ye çalıştırabilir.
#3. Yazılım Füzyonları
Sırf birleştirilmiş bir proje izleme aracı aradığınız için mevcut favori araçlarınızdan vazgeçmemelisiniz (veya vazgeçemezsiniz). Doğal olarak, seçtiğiniz proje yönetimi yazılımının BT yığınınızın geri kalanıyla iyi çalışmasını isteyeceksiniz. Monday.com'un en sevdiğiniz tüm araçlarla sorunsuz entegrasyonu sayesinde, aslında ekibinizin tüm çalışmalarını tek bir yerde toplayabilirsiniz.
Proje Takibi için Yazılım
Projeleri takip etmenin en kolay yolu, ilgili tüm işleri takip eden ve zamanında kalmanıza yardımcı olan proje takip yazılımıdır. Çoğu proje izleme yazılımı, faaliyetlere ek olarak bütçenizi ve kaynak tahsisinizi takip etmek için de kullanılabilir.
Bir proje yürütme aşamasına başlamadan önce bile, bir proje izleyici yardımcı olur. Proje planlaması sırasında görevleri yerine getirmek için ihtiyaç duyacağınız kaynakları yönetmenize yardımcı olabilir. Program, projenizin izleme ve kontrol aşamasına geldiğinizde gerçekten devreye giriyor ve gerçek ilerlemenizin o noktada olmayı beklediğiniz yere karşılık gelip gelmediğini kontrol etmenizi sağlıyor.
Herhangi bir proje, bir proje yönetim panosu kullanılarak yönetilmelidir. Size zaman, para ve kapsam üçlü kısıtlamalarını yönetmek için bir mekanizma sağlar. Yöneticiler, faaliyetlerin ne zaman sona erdiğinin ve tahsis edilenden daha fazla kaynak ve maliyet tüketmediklerinin farkındadır.
Proje İzleme Araçları
Proje izleme araçları olarak bilinen web veya bulut tabanlı yazılım platformları, ekiplerin ve bireylerin projeleri planlamasını, ilerlemelerini takip etmesini ve daha iyi ekip çalışması geliştirmesini sağlar. Girişimlerinizi takip etmenize yardımcı olabilecek birkaç program şunlardır:
- Monday.com, her büyüklükteki ekibe her tür işin organizasyonunda ve yönetiminde yardımcı olan bir İş İşletim Sistemidir (İş İşletim Sistemi).
- Microsoft Project: MS Project, büyük, karmaşık şelale projeleri için tasarlanmıştır; ancak çevik metodolojiler buna pek uygun olmayabilir.
- Trello: Trello'nun Kanban panolarına odaklanan pano ve liste oluşturma araçları, ekiplerin proje düzenlemesine yardımcı olur.
- Evernote, kullanıcıların web tabanlı notları ve diğer içerikleri kaydetmesine ve düzenlemesine olanak tanıyan iyi bilinen bir not alma aracıdır.
- Jira: Birçok geliştirici, tercih ettikleri yazılım olarak Jira'yı tercih ediyor. Program, özellikle kod geliştirme ve sorun izleme düzenlemesiyle ünlüdür.
Proje Takip Araçları Ne Gibi Avantajlar Sunar?
Proje yöneticileri, uygun aracı kullanarak ekiplerinin iş akışının geliştirilmesini sağlarken aynı zamanda projeleri programa uygun ve bütçenin altında tutar.
Başka Ne Yaparlar?
- Proje planlamayı kolaylaştırın. En eksiksiz platformlar, platform içi belge paylaşımı, Gantt şemaları, Kanban görünümleri ve diğer çevik prosedürler sağlar.
- Projeleri etkili bir şekilde planlamak için, görevleri ekip üyeleri arasında bölmenize ve herkesin ne yapılması gerektiğini bilmesi için bunları platformda etiketlemenize olanak tanıyan bir araca ihtiyacınız olacak.
- Süreyi takip edin: Bir proje yönetim aracı ayrıca, her bir görev için harcanan zamanı ve kaydedilen ilerlemeyi izlemeniz için size bir yol sunar.
- Proje görevlerinin durumunu kontrol edin – Durumlar, ekibin nerede olduğunu görmek için hızlı ve basit bir yöntemdir. daha ulaşılabilir Yazılımlardan birkaçı, herkesin projeyi, görevi ve alt görev ilerlemesini hızlı bir şekilde görebilmesi için göz alıcı, düzenlenebilir etiketler kullanır.
- İster tüm projelerinizin zaman çizelgelerinin görsel bir tasvirini isteyin, ister sizin ve ekibinizin bir görevi veya projeyi ne kadar sürede bitirmesi gerektiğini bilmek isteyin, proje programlarının ayarlanması herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak için çok önemlidir.
Ücretsiz Proje Takibi
Herkes görevleri kendine özgü bir şekilde yönetir. Bazı insanlar sorumluluklarını gelen kutularını kullanarak yönetmeyi tercih eder. Hatta bazı insanlar modası geçmiş kalem ve kağıt tekniğini severken, diğerleri çalışmalarını bir Kanban tahtasında veya takvim görünümünde görmeyi tercih ediyor.
Proje Yönetimi için En İyi 8 Ücretsiz Araç
- Trello görsellerle proje yönetimi için
- Asana takımlar için
- Özelleştirilmiş görev görünümleri için şunu kullanın: ClickUp
- E-tablolara benzeyen işlevler için şunu kullanın: Wrik
- Jira geliştiriciler için;
- ActiveColllab bağımsız yükleniciler ve küçük acente ekipleri için;
- Airtable ısmarlama bir proje yönetim aracı oluşturmak için;
- iyi günler çeşitli proje yönetimi teknikleri için.
Proje Takip Uygulaması
Aşağıda, işinize yardımcı olabilecek birkaç proje izleme Uygulaması listesi bulunmaktadır:
1 numara. Trello
Tipik e-tablonun ötesine geçmek isteyen küçük işletmeler Trello'yu düşünmelidir. Ücretsiz planında bulunan özelliklerin zenginliği nedeniyle, kişisel kullanım için de harika bir seçimdir. Mükemmel güvenlik ve bir mobil uygulama ile tak ve çalıştır proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız varsa Trello sizi yarı yolda bırakmaz.
#2. asana
Trello'yu seviyorsanız (aşağıda tartışacağız) ancak zengin özelliklere sahip daha fazla işlevselliğe ihtiyacınız varsa, bu iyi bir seçenektir. Asana, her ekip üyesini ve üzerinde çalıştıkları görevleri takip etmenizi sağlayan kapsamlı bir proje yönetim aracıdır. Platformun gerçek zamanlı güncellemeleri sayesinde proje ardışık düzeninin görevleri, notları, çalışma alanları ve etiketleri ile güncel kalabilirsiniz.
Asana'da her ekip üyesi için izinler ayarlayabilirsiniz ve ekip üyeleri birkaç e-posta göndermek yerine burada proje kağıtlarını paylaşabilir.
#3. Pazartesi.com
Başlamanıza yardımcı olmak için Monday.com'da 200'den fazla görsel şablon mevcuttur. Benzersiz bir iş akışı tasarlamak için 30'dan fazla farklı türde sütunu sürükleyip bırakabilirsiniz. Ayrıca yoğun işleri en aza indirmek ve verimliliği artırmak için rutin süreçleri otomatikleştirebilirsiniz.
Karmaşık işlemleri basitleştirmek için panoları bağlayabilir, projelere dosya ekleyebilir ve ekip üyeleriyle iletişim kurabilirsiniz. İş yükü görünümü, yöneticilerin anlamsız toplantılar düzenlemeden her ekip üyesinin ne üzerinde çalıştığını görmesine olanak tanır.
#4. ana kamp
Ekip işbirliği, proje yönetimi ve dosya paylaşımı için en büyük platform Basecamp'tır. Platform, kuruluşunuzu çalıştırmak için daha az yazılım kullanmanıza yardımcı olabilecek güçlü entegrasyonlara sahiptir. Basecamp'ın (kullanıcı başına faturalama yerine) sabit ücret fiyatlandırmasını benimsemesi, onu rakiplerinden ayırır.
#5. Akıllı sayfa
Web tabanlı işbirliği araçları, girişimlerinizi kolaylaştırmanıza yardımcı olmak için Smartsheet'ten edinilebilir. Rakip Wrike ile karşılaştırıldığında, daha hızlı katılım sağlar. Kaynak yönetimi ve otomasyon araçları, dağıtımları dengelemeye ve darboğazlardan kaçınmaya yardımcı olur.
Proje izleme ve İzleme nedir?
Proje takibi erken planlama ile başlar ve proje bitene kadar devam eder. Projenin gelişiminin ardından potansiyel sorunları erken tespit edin ve düzeltin.
Proje Takibi Neden Önemli?
Hangi görevlerin önce geldiğini takip ederek proje izleme ile operasyonları kolaylaştırabilirsiniz. birini diğerine tercih etmenize yardımcı olur. Ek olarak, bu, son teslim tarihlerini yerine getirmenize, engelleri belirleyip ortadan kaldırmanıza ve riskleri en aza indirmenize olanak tanır. Ekibi ve projeyi genel olarak başarılı bir şekilde ilerletmek.
Projeleri takip etmek için ne kullanıyorsunuz?
Projenizin gelişimini izlemenin en yaygın yöntemlerinden biri Gantt şemasıdır. Ekip üyelerine proje yönetimi için ilerlemenin gerçek zamanlı görsel bir resmini sunar. Ek olarak, Gantt şemaları, görevlerin birbiriyle nasıl ilişkili olduğunu belirlemeyi kolaylaştırır.
Proje Takibinden Kim Sorumlu?
Proje planlaması, verimli proje yönetimi takibi ve durum raporlaması için temel oluşturur. Proje yöneticisi ve yöneticiler, şu anda ilerlemeyi ölçmek için kesin çıktılar ve kontrol noktaları belirler. Ekip liderleri, tüm grubun iyiliği için proje takibini denetlemelidir.
Proje Takip Yazılımı Ne İşe Yarar?
Proje izleyici, yöneticilerin ekiplerinin nasıl performans gösterdiğini ve kaynakları nasıl tahsis ettiğini izlemek için kullanabilecekleri bir araçtır. Projelerin bütçelerini ve programlarını korumak için çok önemli bir araçtır. Proje izleyicileri için şablonlar, projenin geliştirilmesi için tek bir bilgi kaynağı olarak kullanılabilir.
Sonuç
Proje takibi erken planlama ile başlar ve proje bitene kadar devam eder. Proje yönetim planından sapmaları tespit etmek için proje performansını düzenli olarak izlemek, projelerinizin programa uygun olmasını sağlamanıza yardımcı olabilir.
İlgili Makaleler
- İşletmeler İçin En İyi 10 Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) Yazılımı
- PROJE TAKİP YAZILIMI: En İyi 25 Proje Takip Yazılımının İncelemeleri
- İş Akışı Yönetim Yazılımı: 2023'de En İyi Seçenekler
- İŞ AKIŞI OTOMASYONU: Tanım, Adım, Yazılım, Fayda ve Pazarlama
- İŞ AKIŞI: Tanım, Araçlar ve Faydalar
Referanslar
