Proje kapsam yönetimi ve başarılı projeler sunmadaki rolü hakkında çok şey söylendi ve yazıldı. İster acemi ister deneyimli bir proje yöneticisi olun, proje yönetiminde başarınız için proje kapsamını anlamak çok önemlidir.
Ancak oraya varmadan önce projenin kapsamını tanımlamamız gerekiyor. Bu makale, proje kapsamı ve proje kapsam yönetimi hakkında bilinmesi gereken her şeyi gözden geçirecektir. Ayrıca bir örnek kullanarak proje kapsam yönetimi planının nasıl oluşturulacağını öğreneceğiz.
Proje Kapsamı ve Proje Kapsam Yönetimi Nedir?
Önce tanımlara bakalım:
Proje kapsamı
Proje kapsamı, projenin yürütülmesine dahil edilecek çıktıların veya özelliklerin tam bir listesinin belirlenmesini ve kaydedilmesini gerektiren proje planlamasının bir bileşenidir.
Başka bir deyişle, proje kapsamı, projenin hedeflerini ve bunlara nasıl ulaşılacağını tanımlar.
Daha önce bir proje üzerinde çalıştıysanız, muhtemelen “proje kapsamı” terimini birkaç kez duymuşsunuzdur. Büyük olasılıkla iyi proje yönetiminin en önemli yönüdür.
Proje kapsam yönetimi
Proje kapsam yönetimi, bir projenin kapsamının uygun şekilde belirlenmesini ve haritalandırılmasını garanti eden yöntemleri ifade eder. Projeyi zamanında yürütmek için sadece gerekli proje bilgilerini içermelidir.
Proje kapsam yönetiminin birincil kaygısı, proje içinde neyin olup neyin olmadığını düzenlemektir. Ayrıca proje yöneticilerine, koordinatörlere ve denetçilere proje için gerçekten neyin hayati olduğuna odaklanmada ve projeyi etkin bir şekilde yürütmek için ekip üyelerine uygun miktarda iş tahsis etmede yardımcı olmada kritik öneme sahiptir.
İşleri daha net hale getirmek için proje teslimini bina inşaatıyla karşılaştıralım. Çalışmaya başlamadan önce, sitenin etrafına bir çit dikilir. Bu, inşaat ekibinin bir parçası olanların nerede duracaklarını bilmeleri için inşaatın sınırlarını tanımlamak içindir. Bu kapsam olarak bilinir.
Proje yönetiminde kapsamın tanımı nedir?
Proje yönetiminde kapsam hakkında konuştuğumuzda, iki tür kapsamdan bahsediyoruz: ürün kapsamı ve proje kapsamı. Onlara hızlıca bir göz atalım:
- Bir ürüne dahil edilecek özellik ve işlevlere kapsamı denir. Basitçe ifade etmek gerekirse, bir müşterinin bir ürün veya hizmette ne istediğini ifade eder. Örneğin, ürün bir akıllı telefonsa, ürün kapsamı ekran boyutu, pil yedekleme, bellek, CPU hızı vb. gibi şeyleri içerecektir.
- Belirtilen özellik ve işlevlere sahip bir ürünü (veya hizmeti) başarıyla üretmek için gereken çabaya proje kapsamı denir. Örneğin, bir yazılım uygulaması oluşturmanız gerekiyorsa, proje kapsamı, yeterli işlevselliğe sahip bir yazılım programı oluşturmak için tamamlanması gereken çalışmadır.
- Hem ürün kapsamının hem de proje kapsamının karşılanmasını sağlamak için planlama, koordinasyon ve yönetim faaliyetleri gibi önemli miktarda çalışma yapılmalıdır. Bundan sonra, bitmiş iş, projenin fiili kapsamı ile karşılaştırılır.
Proje Kapsam Bildirimi
Proje yönetiminde farklı dokümanlar bulunmaktadır ancak en önemli proje kapsam dokümanlarından biri de kapsam beyanı dokümanıdır. Kapsam beyanı, beklenen sonuçları, varsayımları, sınırlamaları ve projenin tamamlanacağı diğer kritik unsurları belirtir.
Ayrıca projenin sınırlarını tanımlar, her ekip üyesine iş görevleri atar ve projenin yaşam döngüsü boyunca izlenecek prosedürlerin ana hatlarını verir. Kapsam beyanı, çalışma beyanı veya görev tanımı olarak da bilinir.
Proje kapsam beyanına aşağıdaki maddeler dahil edilebilir:
- Ürünün kapsamı
- Projenin kapsamı
- Teslimat listesi
- Kabul Kriterleri
- Projeden hariç tutulanlar
- Sınırlamalar
- varsayımlar
Proje Kapsam Yönetiminin Önemi
Projeler büyüdükçe ve karmaşıklaştıkça talepler daha önce hiç olmadığı kadar genişliyor. Her önemli proje, onu görmek için daha fazla zaman, çaba ve kaynak gerektirir. Bu nedenle hem ürünün hem de projenin kapsamını belirlemek çok önemlidir.
Beklenmeyen değişiklikler meydana gelirse bunların zaman, maliyet, kalite, kaynaklar ve hatta müşteri memnuniyeti üzerinde etkisi olacağını akılda tutarak, kapsam yönetimi planında kapsanan işe odaklanmanıza olanak tanır. Çünkü bilgi herkesten alınır. paydaşlar ve sponsorlar önceden, projenin başarısına zarar verebilecek yanlış bilgilerin toplanması olasılığı daha düşüktür. Sonuç olarak, proje başarısının belirlenmesinde kapsam proje yönetiminin işlevi kritiktir.
Proje Kapsam Yönetimi Süreçleri
PMBOK'a göre kapsam yönetimi altı süreçten oluşur:
- Proje Kapsamı yönetim planı
- gereksinimleri toplama
- Kapsamı tanımlama
- İş Kırılım Yapısının Oluşturulması
- Kapsam doğrulanıyor
- Kontrol kapsamı
#1. Proje Kapsamı Yönetim Planı Oluşturun
Bu, proje kapsam yönetimi sürecindeki ilk adımdır. Son zamanlarda beşinci baskısına eklenen bu prosedür, PMB Tamam, proje planındaki girdilere dayalı olarak bir kapsam yönetimi planı oluşturur.
Aşağıdaki tablo, plan kapsam yönetimi sürecinin girdilerini, araçlarını, yaklaşımlarını ve sonuçlarını özetlemektedir.
| GİRİŞLER | ARAÇLAR VE TEKNİKLER | ÇIKTI |
| Proje yönetim planı | Uzman kararı | Kapsam yönetim planı |
| Proje başlatma belgesi | Toplantılar | Gereksinim yönetim planı |
| Kurumsal çevresel faktörler | ||
| Örgütsel süreç varlıkları |
Belgenin uzun, ayrıntılı veya resmi olması gerekmez. Herkes tarafından anlaşılması ve amacına hizmet etmesi kolay olmalıdır.
#2. Toplama gereksinimi
Bir sonraki adım, paydaş ihtiyaç ve beklentilerinin belirlenmesidir. Mülakatlar, anketler ve odak grupları aracılığıyla tüm proje ihtiyaçlarını, beklentileri, bütçeleri ve çıktıları belgelemenizi bekleyeceklerdir.
Bu kritik bir adımdır, çünkü paydaşların çoğu zaman gerçekçi olmayan gereksinimleri veya beklentileri vardır ve proje yöneticileri proje gecikmelerini önlemek için herkes tarafından kabul edilebilir bir çözüm bulmak için adım atmalıdır.
Gereksinim toplama aşamasının sonunda aşağıdakilere sahip olmalısınız:
- Hem işlevsel hem de işlevsel olmayan gereksinimler karşılanmalıdır.
- Paydaş beklentileri
- İş gereksinimleri
- Destek ve eğitim şart.
- Proje özellikleri
#3. Kapsamı tanımlama
Bu noktada, gereksinimlerinizi proje aracılığıyla sunmayı umduğunuz hizmet veya ürünün ayrıntılı bir açıklamasına çevirmelisiniz. Ardından, projenizin süresi boyunca başvurabileceğiniz bir proje kapsam bildirimine sahip olacaksınız.
Nelerin proje kapsamında olduğunu listelemek önemliyken, nelerin proje kapsamı dışında olduğunu not etmek de aynı derecede önemlidir. Kapsamda yapılacak herhangi bir değişiklik, ekibin yalnızca üzerinde çalışması gereken şeyler üzerinde çalıştığını garanti etmek için eksiksiz değişiklik kontrol prosedüründen geçmek zorunda kalacaktı.
Kapsamı belirlediğinizde proje ekibiniz ve dahil olan diğer herkes için bir referans noktası elde edersiniz. Kapsama dahil olmayan bir şey varsa, ekip tarafından tamamlanmasına gerek yoktur.
#4. İş kırılım yapısının geliştirilmesi
İş kırılım yapısı (WBS), bir projede tamamlanması gereken tüm işleri parçalayan ve ardından tüm görevleri ekip üyelerine atayan bir belgedir. Teslimatların yanı sıra ilgili teslim tarihlerini de özetler.
Sürecin bu kısmı için, görevleri atamak ve önceliklendirmek için proje yönetimi yazılımını kullanabilir, böylece projenin genel ilerlemesini takip edebilir ve gereksiz darboğazları en aza indirebilirsiniz.
#5. Kapsamın Doğrulanması
Kaydettiğiniz kapsam ve çıktılar, gerekli onayların alınması için bu adımda proje yöneticilerine ve paydaşlara iletilmelidir. Projeye başlamadan önce, bir şeyler ters giderse, nerede yanlış gittiğini belirlemenin kolay olduğunu garanti etmek için kapsam doğrulaması yapılmalıdır.
#6. Kapsam Toplama
Proje yöneticileri, proje başlar başlamaz, belirlenen kapsamda kalmasını sağlamalıdır. Bir şeyin değiştirilmesi gerekiyorsa, doğru değişiklik kontrol prosedürü gerçekleştirilmelidir.
Proje Kapsamı Yönetim Planı Örneği
Aşağıda bir Proje Kapsamı Yönetim planı örneği gösterilmektedir.
Verimli Proje Kapsam Yönetimi için 5 İşaret
- Kapsam bildirimini daha küçük, daha yönetilebilir parsellere ayıracağı için bir İş Döküm Yapısı (WBS) yapın.
- Ayrıca, ekstra çaba ve stresten kaçınmak için kapsamınızdaki belirsizlikten kaçının. Mümkün olduğu kadar kesin olarak tanımlayın.
- Gereksinimlerin yanlış yorumlanmasını önlemek için kapsam belirleme sürecini işbirlikçi bir süreç haline getirin.
- Başlangıçta belirtilenin ötesinde herhangi bir kapsam genişletmesini önlemek için, proje yürütme sırasında kapsam belgesinin değiştirilmediğinden emin olun.
- Son olarak, karar verildikten sonra değiştirilemeyeceği için zamanınızı tüm önemli paydaşlara danışarak ve proje kapsamını tanımlayarak geçirin.
Son Düşüncelerimiz
Belirli bir proje kapsamının belirlenmesi, ekiplerin genel iş yüklerini daha verimli bir şekilde yönetmesini sağlar. Başarılı bir proje kapsamı, proje yönetimi yazılımının yardımıyla, projenin doğru bir şekilde başlamasına yardımcı olur ve son kullanıcı beklentilerini karşılarken projenin zamanında ve bütçenin altında teslim edilmesini sağlar.
Proje Kapsam Yönetimi SSS'leri
Proje Kapsamı Yönetim Planı Nedir?
Proje Kapsamı Yönetim Planı, projenin, kapsam dışında kalan işleri/görevleri hariç tutarken projeyi tamamlamak için gereken tüm görevleri içermesini garanti etmek için kullanılan bir yöntemler topluluğudur.
Bir proje kapsam yönetimi planının önemli bir faydası nedir?
Bu prosedürün birincil avantajı, kapsamın proje boyunca nasıl sürdürüleceği konusunda rehberlik ve yön sağlamasıdır.
Proje kapsamına neler dahildir?
Genellikle proje yöneticisi tarafından oluşturulan bir kapsam bildirimi, tüm teslimatlar ve bunların özellikleri ile etkilenecek paydaşların bir listesi dahil olmak üzere tüm projeyi kapsar. Ayrıca, başarının ölçülmesine yardımcı olacak önemli proje hedeflerini, çıktılarını ve hedeflerini de içerecektir.
