Proje geliştirme sürecini harekete geçiren yakıt mallar, malzemeler ve hizmetlerdir. Kalitesiz veya yetersiz sayıda ise projeniz başarıyla tamamlanamayabilir. Sonuç olarak, bir projenin verimli bir şekilde yürütülebilmesi için bir proje Müdürü satıcılarla ilişkiler oluşturmalı ve sürdürmelidir. Burası proje alımı yönetim bir proje yöneticisine başarılı bir proje yürütmede yardımcı olarak devreye girer. Bu makale size bunun nasıl yapıldığını ve proje satın alma yönetimi ve planındaki 4 ana süreci tam olarak anlamanızı sağlayacaktır. Ama önce proje tedarik yönetiminin tanımına bakalım.
Proje Tedarik Yönetimi Tanımı
PMBOK® Kılavuzu tanımının Altıncı Baskısına göre, Proje Tedarik Yönetimi, ürün, hizmet veya sonuçları satın almak veya elde etmek için gerekli süreçleri kapsar. proje takımı.
Proje Yönetimi Çerçevesi için destekleyici bir sütun görevi gören on Bilgi Alanından biri proje satın alma yönetimidir. Birincil hedefi, projenin yaşam döngüsü boyunca mal ve hizmet sağlayan tedarikçilerle olumlu ilişkiler kurmak ve sürdürmektir.
Sözleşmeler yaygın olarak satıcı sözleşmeleri oluşturmak ve meşrulaştırmak için kullanılır. Gerekli mal ve hizmetlerin zamanında teslim edilmesini ve satın alma organizasyonu tarafından belirlenen proje kalite kriterlerinin karşılanmasını sağlar. Bu, proje geliştirme sürecinin sorunsuz yürütülmesine önemli ölçüde yardımcı olur ve projenin hedeflerine ulaşılmasını garanti eder. Proje satın alma yönetimi, projenin önemli bir bileşenidir. Tedarik zinciri yönetimi.
“Bu tam olarak nasıl çalışıyor?” Diye merak ediyor olabilirsiniz. Pekala, proje tedarik yönetimi, önce neyi sözleşmeye almanız gerektiğini ve bunu nasıl yapmak istediğinizi belirlemeniz gereken mantıklı bir prosedür izler. Bundan sonra, sözleşme gereksinimlerinizi satıcılara göndermeniz gerekir. Sözleşmeniz dağıtıldığında, satıcılar teklif vermeye başlar. Şimdi en iyisini seçmeli ve onlarla sözleşmeyi sonlandırmalısınız. Proje geliştirme başladığında, sözleşmeye uyulup uyulmadığını sürekli olarak kontrol etmelisiniz. Proje bittiğinde proje sözleşmesini imzalamanız ve ilgili evrakları tamamlamanız gerekmektedir.
4 Ana Proje Tedarik Yönetim Süreci
Bir satıcıdan ürün satın almaya hazır olduğunuzda, proje tedarik yönetimi 4 ana sürece ayrılır.
#1. Proje Tedarik Yönetim Planı
Tedarikler ilk olarak projenin planlama aşamasında belirlenir. Her harici yüklenicinin, sözleşmeye konu olan görevi açıklayan bir belge olarak hizmet etmesi için bir çalışma beyanı (SOW) gereklidir.
Bununla birlikte, sözleşmeden önce, birçok yüklenicinin işe teklif verdiği ve proje yöneticisinin tekliflerine göre sözleşmeyi kimin alacağını belirlediği bir teklif talebidir.
Bu talepler iyi düşünülmüş çünkü proje kılavuz belgeleri olarak hizmet ediyorlar. Spesifiklikleri ne kadar fazlaysa, o kadar iyidir. Bu, daha sonra karışıklığı önler ve daha kesin planların geliştirilmesine yardımcı olur.
Bu prosedür, gereksinim belgeleri, bir risk kaydı, faaliyet kaynağı gereksinimleri, bir proje programı, faaliyet maliyeti tahminleri ve diğer bilgiler.
Bir görevin harici bir sağlayıcı gerektirip gerektirmediğini veya şirket içinde tamamlanıp tamamlanamayacağını belirleyen yap veya satın al analizi gibi bu kararlara rehberlik etmeye yardımcı olacak araçlar ve metodolojiler mevcuttur. Uzman tavsiyesi almak, pazar araştırması yapmak ve paydaşlarla toplantı hepsi bu kararı yönlendirmeye yardımcı olur.
#2. Satınalma Yürütme
İlk aşamada evrak işlerini tamamladıktan sonra, iade edilen teklifleri inceleyip hangisini kabul edeceğinize karar verdiğiniz aşamadır. Ancak, bir karar vermeden önce, proje için hangi teklifin en iyi olduğunu ve lojistik yönetiminize uygun olduğunu belirlemek için bir kriter mevcut olmalıdır. Ardından sözleşmeler imzalanır ve proje yönetim planı güncellenir.
Teklif verenlerle görüşerek, teklifleri değerlendirmek için teknikler geliştirerek ve tekliflerin normal aralıkta olmasını sağlamak için bağımsız tahminler elde ederek kazananı belirleyin. Müteahhitlik yaptığınız alanlardaki uzmanların tavsiyelerine başvurmaktan asla zarar gelmez.
Kullanılabilecek analitik teknikler de vardır. Reklam, mümkün olan en geniş ağı kullandığınızdan emin olmanın iyi bir yoludur ve tüm potansiyel teklif sahiplerine dayalı bir karar vermenize olanak tanır. Ardından, hem sizin hem de yüklenicinin ihtiyaçlarını karşılamak için nihai sözleşmelere ince ayar yapmak için tedarik görüşmeleri yapılacaktır. Sipariş ettiğiniz mal/hizmetlerin fiyatını, miktarını, teslimat penceresini ve ödeme koşullarını belgelemek için bir satınalma siparişi kullanılmalıdır. Sizin ve satıcınızın aynı sayfada olmasını sağlayan yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmedir. Satınalma siparişi şablonumuz, projenize uygun olanı oluşturmanıza yardımcı olabilir.
#3. Tedarik Kontrolü
Sözleşmeler imzalandıktan sonra, bu yüklenicilerin yönetimi, genel yönetim sorumluluklarına dahil edilmelidir. Müteahhitler, bütçeler ve zaman çizelgeleri üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilir ve bu da bir projenin yoldan çıkmasına veya daha kötüye gitmesine neden olabilir.
Sonuç olarak, yüklenicilerin sözleşmelerinde belirtilen gereksinimleri karşıladığından emin olmak için yüklenici sözleşmelerini gözden geçirmek, ilerleme güncellemelerini almak ve iş performansını değerlendirmek için düzenli durum güncellemeleri gerekir. Müteahhitleri kendi alanlarında uzman oldukları için işe alsanız bile, planlandığı gibi ilerlediğinden emin olmak için çalışmalarını izlemeli ve izlemelisiniz.
İşin doğru bir şekilde yapıldığından emin olmak için, bir değişiklik kontrol sistemi ile sözleşme yapmak ve teftişler ve denetimler dahil olmak üzere düzenli satın alma performans incelemeleri yapmak en iyisidir. Yöneticiler de performans raporlamaları ile bilgilendirilmektedir. Bir ödeme sisteminin yanı sıra bir talep yönetimi ve kayıt yönetim sistemi de mevcut olmalıdır. Performans izlemeyi kolaylaştırmak için iş emirleri, yükleniciler tarafından gerçekleştirilen işle ilgili tüm ayrıntıları içermelidir.
#4. Tedarik Kapanışı
Tedarik sürecini başlatmak için bir süreç olduğu gibi, onu tamamlamak için de bir süreç olmalıdır. İşin ne zaman tamamlanacağı konusunda tarafların kafasının karışmaması için, yüklenici ile yapılan ilk sözleşmede tamamlanmış işin ne olduğu belirtilmelidir.
Sigorta ve bağlama için genellikle resmi bir sorumluluk ibrası gerekir. Bu, sözleşmenin değerinde veya tamamlanma tarihinde önemli bir değişiklik olmamasını sağlar.
Tedarik denetimleri ve yapılandırılmış tedarik görüşmeleri bu sürece yardımcı olur. Tedarik sürecinin bu aşamasıyla ilgili tüm evrak işlerini yönetmek için bir kayıt yönetim sistemi gerekli olacaktır.
Yani, bu tamamen satın alma yönetiminin nasıl yapılması gerektiği ile ilgiliydi. Ancak proje geliştirmeye doğru bir yön sağlamak için içermesi gereken unsurlar nelerdir?
Bir Proje Tedarik Yönetim Planının Önemli Unsurları
Aşağıda bir proje tedarik yönetimi planı için bir şablon derledim:
- Önerilen sözleşmeler yoluyla tedarik edilecek çıktıların tam listesi.
- Sözleşme görüşmeleri ve yönetimi için yeterince başarılı olan kaynak yönetimi stratejileri mevcut olmalıdır.
- Seçilen satın alma tekniği açıkça belirtilmelidir.
- Tedarikçilerin ve satıcıların seçimindeki kilit aşamalar not edilmelidir.
- Tedarikçi ve satıcı seçim sürecinin temel adımları.
- Uygun bir satın alma finansman stratejisi sağlanmalıdır.
- Satın alma sözleşmesi örneği mevcut olmalıdır.
- Kalitenin onaylanması ve güvence altına alınması ile risk yönetimi için referans materyaller sağlanmalıdır.
Umarım şimdi proje tedarik yönetiminin neleri gerektirdiğini iyi anlamışsınızdır. Bu makaleyi bir adım daha ileri götürelim ve bir projeye nasıl yardımcı olabileceğine bakalım.
Ayrıca Oku: RFP (Teklif Talebi) Nedir: Bilmeniz Gereken Her Şey
Proje Tedarik Yönetiminin Faydaları
Bir proje, tedarik yönetimi bilgisinden çeşitli şekillerde yararlanabilir. Birkaç tanesinden aşağıda bahsettim:
- Projenin başarıyla tamamlanması için satın alınması gereken ürün ve hizmetlerin belirlenmesine yardımcı olur.
- Satıcılara kapsamlı bir Satınalma Siparişleri ve sorunlar listesi sağlar.
- Üzerinde anlaşmaya varılan teslimat tarihlerini ve yöntemlerini belirtir.
- Tedarikçilerden mal ve hizmetlerin değerlendirilmesine ve satın alınmasına yardımcı olur.
- Tedarikçi sözleşmelerindeki kilometre taşlarını onaylar ve ödemelerini onaylar.
- Tedarikçinin sözleşmeyle ilgili performansını değerlendirmek için bir referans görevi görür.
- Tedarikçi performans sorunlarının tanımlanmasına ve çözülmesine yardımcı olur.
- Üst yönetime projenin durumu hakkında bilgi veren bir iletişim kanalı görevi görür.
Tedarikte Proje Yöneticisinin Rolü Nedir?
Proje yöneticisi, sorumlu oldukları proje yönetimi sürecinin diğer herhangi bir bileşeninde olduğu gibi satın alma sürecine dahil olur. Ancak bu, projenin diğer yönleri kadar üzerinde güce sahip olamayacakları bir prosedürdür.
Proje yöneticisi, kuruluş adına müteahhitlerle anlaşmalar yapma yetkisine sahip olsa da, proje yöneticisi genellikle sözleşme yürürlüğe girdikten sonra denetleyen kişi değildir. Ne olursa olsun, proje yöneticisinin bilgilendirilmesi çok önemlidir.
Bu, Proje Yönetimi Bilgi Birimi'nde (PMBOK) belirtilen altı süreç ve proje tedarik yönetimi bilgi alanı hakkında bilgi sahibi olmayı gerektirir. Birincisi, proje için hangi dış kaynakların gerekli olduğunu değerlendirmek anlamına gelen satın alma ve satın almaları planlamaktır. Tüm proje gereksinimleri hakkında daha eğitimli olduklarından, proje yöneticisi bunun üzerinde kontrol sahibi olacaktır.
Plan sözleşmesi, gerekli olan her türlü ürün veya hizmet için gereksinimleri geliştirmenin yanı sıra bu ürünleri veya hizmetleri hangi kuruluşların sağladığını belirleme sürecidir. Ardından, şirketleri birkaç taneye indirerek ve ardından genellikle satıcılar olan satıcıları seçerek satıcı yanıtlarını isteyin. tedarikçiler satın alma departmanından.
Sözleşme yönetimi, satıcının sözleşmesinin yönetimidir. Proje yöneticisi, satıcının hesap yöneticisi ile günlük olarak işbirliği yapacaktır. Sözleşme kapanışı, sözleşme tamamlandığında gerçekleşir. Satın alma departmanı normalde bundan tekrar sorumludur.
Proje Tedarik Yönetimi SSS
Proje satın alma yönetiminde ilk adım nedir?
Bir plan yapmak, başarılı proje satın alma yönetiminin ilk adımıdır. Bu, aşağıdakiler için plan yapmayı gerektirir: Proje için hangi malzemelere ve hizmetlere ihtiyacınız olacak? Bu, minimum kalite gereksinimleri gibi tüm malzeme ve hizmet parametrelerini içerir.
Proje satın alma yönetimi neden önemlidir?
İlgili tüm hizmet ve malzemelerin belirli bir son tarihe kadar seçildiğini ve elde edildiğini garanti etmek için bu süreci yönetmek çok önemlidir.
proje tedarik yönetiminin 4 ana süreci nelerdir
Proje satın alma yönetimi için 4 ana süreç şunlardır: Satın almaların planlanması, seçilmesi, yönetilmesi ve kapatılması.
İlgili Makaleler
