Her proje yönetimi sürecinde, proje yöneticileri yüksek kaliteli ürünler üretmekle mevcut kaynakları yönetmek arasında bir denge kurmak için çalışırlar. Proje yönetimi üçgeni, üç zaman, maliyet ve kapsam kısıtlamasının projenin genel çıktısını nasıl etkilediği konusunda bir kılavuz görevi görür. Bunu bu bölümde ayrıntılı olarak tartışacağız.
Proje Yönetimi Üçgeninin Temel Kavramları
Proje yönetimi üçgeni, üç kısıtlamanın birbirine bağımlılığını gösteren bir modeldir: zaman, para ve kapsam ve bir faktörü değiştirmenin diğerlerini değiştirmeyi nasıl gerektirdiği.
Proje başlamadan önce proje yöneticileri ve müşteriler proje yönetimi üçgenini tamamlamalıdır. Tüm proje paydaşları, projenin genel sonucunun en iyi çıkarları doğrultusunda sağlam karar vermenin yolunu açacak olan projenin kısıtlamalarını kavramalı ve kabul etmelidir.
Proje yöneticileri, proje yönetimi üçgeninin üç temel kavramını tanımlayabildiklerinde, mümkün olan en kaliteli projeyi üretmek için çalışabilirler.
Proje Yönetim Üçgeninin Unsurları Nelerdir?
Proje yönetimi üçgeninin en kritik üç değişkeni genellikle zaman, maliyet ve kapsamdır. Bunlar genellikle proje yönetimi üçgeninin üçlü kısıtlamaları olarak bilinir. Kaliteye genellikle 4. unsur denir, ancak diğer üç unsurun odak noktasıdır. Yani kalite, üç kısıtlamanın ne kadar iyi yönetildiğine bağlıdır. Proje yönetimi üçgeninin bu üç kısıtlamasına ayrıntılı olarak bakalım
Zaman
Zaman, faaliyetlerin (bir proje içinde) yürütülmesi için geçen zamanın yanı sıra projenin kendisinin süresidir. Zaman çizelgesi, zaman sınırlamasının başka bir adıdır. Kapsam genişletilirse veya bütçe azaltılırsa zaman çizelgeleri uzatılabilir. Örneğin, bütçe kısıtlamaları nedeniyle ekip boyutu küçülürse, projenin tamamlanması daha uzun sürebilir.
Kaynakların elde edilmesindeki herhangi bir gecikme veya ekip için beklenmeyen engeller proje gecikmelerine neden olabilir ve bu da proje yöneticilerinin projeyi belirtilen zaman dilimleri içinde tamamlamasını zorlaştırabilir. Zaman kısıtlamaları doğrudan proje maliyetine ve kapsamına bağlı olduğundan, zaman çizelgesinin uzatılması ek işçi veya diğer kaynakların elde edilmesi şeklinde daha fazla maliyetle sonuçlanabilir.
Olası Zaman Zorlukları
#1. Aşırı iyimserlik
Proje yöneticilerinin ekiplerinin yeteneklerini abartmaları olağandır. Gerçekçi bir plan tasarlamak için her bir ekip üyesinin üretken yeteneklerini, iş yükünü ve mevcut koşullarını incelemek gerekir.
#2. Harici gecikmeler
Projeniz bir tedarikçiden belirli malzemeler gerektiriyorsa, teslimattaki gecikme projenizin ilerlemesinde ekstra gecikmelere neden olabilir. Proje yöneticileri, önemli teslimat tarih ve saatlerinden haberdar olmaları için tedarikçiyle düzenli olarak iletişime geçmelidir.
#3. Dahili gecikmeler
Bir proje içindeki bazı görevler birbirine bağlıdır, yani bir proje tamamlanmadan bir tanesine başlayamazsınız. Ertelenen görevler değerli zaman ve para kaybına neden olur. Sonuç olarak, proje yöneticileri, zamanında bitirdiklerinden emin olmak için iş bağımlılıklarını düzenli olarak izlemelidir.
#4. morali bozuk çalışanlar
Çalışanlarda ilgi ve motivasyon kaybının yanı sıra devamsızlıktaki artış, birçok proje yöneticisinin karşılaştığı önemli sorunlardır. Bu sorunlar mümkün olan en kısa sürede çözülmelidir. Çalışanlar, uzun vadeli projeler nedeniyle fiziksel ve duygusal olarak yorgun düşebilir. Küçük işler bile sıkıcı hale gelebilir. Yetkili görev yönetimi yazılımı iş görevlerinin açık ve adil bir şekilde bölünmesini garanti ederek proje üyelerine işin uygun personele atanmasında yardımcı olabilir.
#5. Personel sıkıntısı
Eğitimli işçi eksikliği nedeniyle birçok proje gecikmesi meydana gelir. Bunun, bireylerin daha yüksek öncelikli projelerle meşgul olması, devamsızlık, zayıf bir PM stratejisi vb. dahil olmak üzere çeşitli nedenleri olabilir. Küçük personel eksiklikleri, sorumlulukları yeniden düzenleyerek kapatılabilir, ancak büyük personel sorunları, kilit paydaşların, özellikle de projenin değişiklik yönetim kurulunun işbirliğini gerektirmektedir.
Ücret
Her projeye, genellikle bütçe olarak bilinen belirli bir miktar para verilir. Bu para bir projeyi bitirmek için gereklidir. Çalışan maaşı, araç ve gereç için para, ofis alanı kirası ve diğer kaynaklar proje maliyetine dahil edilebilir. Ekibin boyutunu artırmak veya bir projeyi bitirmek için gereken süreyi uzatmak da proje maliyetini etkileyebilir.
Müşteriler her zaman bir projenin maliyeti konusunda endişe duyarlar. Proje yöneticilerinin müşterilere zor olabilecek doğru bir proje tahmini sunması çok önemlidir. Kapsam veya tarihler orijinal tasarımdan saptıkça projenin maliyeti kesinlikle değişecektir.
Olası Maliyet Zorlukları
- Az tahmin edilen proje giderleri
Bunlar gerçekçi olmayan veya yanlış bütçe tahminlerinin bir sonucu olarak ortaya çıkabilir. Diğer bir önemli neden, kaynak zamanlama çakışmaları gibi potansiyel verimsizlikleri öngörememek olabilir.
- Yetersiz sorumluluk
Harcamayı yönetmek, zamanında maliyet raporları oluşturmak ve bütçeyi revize etmek için herhangi bir görev verilmediği takdirde, iyi planlanmış bir proje bütçesi bile aşılabilir. Birisine bütçe izleme görevi atanmalıdır.
- Gecikmiş projeler
Bunlar, gecikmenin hizmet seviyesi anlaşmalarını ihlal etmesi durumunda maaşları, ek genel giderleri, uzatılmış sigortaları (varsa) ve dava masraflarını hesaba katacak şekilde bütçelerin yeniden yapılandırılmasına neden olabilir.
- Artan personel maliyetleri
Bu genellikle, son tarih değiştikçe kapsam kaymasıyla başa çıkmak için daha fazla kişi işe alındığında olur. Her ekip üyesi, başlangıçtan itibaren projenin kapsamının farkında olmalıdır.
kapsam
Proje kapsamı, belirli görevleri, projeleri, hedefleri, teslimatları ve tarihleri listeleyen proje planının bir bölümüdür. Proje kapsam beyanı aşağıdaki bölümleri içerir: İş Beyanı, Kapsam Dışlamaları, Kısıtlamalar, Kilometre Taşları, Nihai Teslimatlar, Kabul Kriterleri ve Müşteri Nihai Onayı.
Kapsam kısıtlaması, proje yöneticilerine hedefler verir ve proje maliyetlerini tahmin etmelerine ve tüm görevleri uygun kişiler için planlamalarına olanak tanır. Herhangi bir aşamada proje kapsamında yapılacak herhangi bir değişiklik, proje yöneticilerini teslim tarihlerini ertelemeye veya daha fazla işçilik maliyeti eklemeye veya her ikisini birden yapmaya zorlayarak, gelişimi üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilir.
Olası Kapsam Zorlukları
- belirsiz gereksinimler
Kapsam kayması, en iyi planlanmış girişimleri bile raydan çıkarabilir. Bu nedenle, gelişigüzel planlanmış projelerin başarısız olma olasılığı daha yüksektir. Kesin, ayrıntılı gereksinimlerin olmaması, projenin yanlış anlaşılmasına ve kapsamın sürünmesine neden olabilir.
- Ek özellik istekleri
Projeye yeni özellikler eklemek, yalnızca proje takvimi ve bütçesi buna izin verdiğinde önerilir. Proje yöneticileri, yeni özelliklerin projeye yardımcı olacağına inansalar bile, özellik kaymasının projeyi amaçlanan yolundan saptırmasına izin vermemelidirler.
- Değişken özellikler
Belirsiz proje özellikleri, projenizi kapsam kaymasına maruz bırakır. Örneğin, projede son dakika ayarlamaları yapmak veya ek iş talep eden müşteriler hem bütçeyi hem de zaman çizelgesini etkileyebilir. Proje yöneticileri tüm kritik çıktıları, bütçeleri, son teslim tarihlerini vb. belgelendirmeli ve projeye dahil olan herkesin bunları imzalamasını sağlamalıdır.
- Dahili hususlar
Diğer dış unsurlar proje yöneticilerinin kontrolü dışındadır. Bununla birlikte, paydaşların yeni bir çıktı seti talep etmesi gibi diğer dahili sorunlar tüm projeyi raydan çıkarmakla tehdit ediyorsa, proje yöneticisi yetkisini ortaya koymalı ve proje planını savunmalıdır.
Zaman, Maliyet ve Kapsam Sonucu Kalite
Kalite = Zaman + Maliyet + Kapsam
Daha önce belirtildiği gibi, proje yönetimi üçgenindeki dördüncü değişken (“demir üçgen” veya “altın üçgen” olarak da bilinir) kalitedir. Merkezde bulunan bu faktör, Zaman, Kapsam ve Maliyet gibi diğer üç değişkenden herhangi biri değiştirildiğinde doğrudan etkilenir.
Örneğin, projeniz programın ilerisindeyse, üstün bir ürünle sonuçlanabilecek mevcut görevlere ek zaman ayırmak isteyebilirsiniz. Kalite artık önceden tanımlanmış herhangi bir kriter tarafından kısıtlanmamaktadır. Bazı müşteriler için kalite, bir projenin bütçesi dahilinde kalmak, diğerleri için ise projenin zamanında piyasaya sürülmesi anlamına gelir. Bir proje yöneticisi, şirketin verilen proje için kaliteyi nasıl tanımladığını belirlemelidir.
Proje Yönetimi Üçgeni Proje Başarısını Nasıl Etkiler?
Her projenin, proje başlamadan önce herkesin kabul etmesi gereken belirli gereksinimleri vardır. Proje yönetimi üçgeni, proje yöneticilerinin bir projenin sınırlarını anlamalarına yardımcı olarak daha iyi kararlar vermelerine olanak tanır.
Altın üçgenin bazı avantajlarına daha yakından bakalım:
- Proje yönetimi üçgeni, proje yöneticilerinin çeşitli dış etkileri ve bunların bir veya daha fazla proje yönetimi üçgeni "değişkeni" üzerindeki olası etkilerini değerlendirmelerini sağlar.
- Proje yöneticileri, projelerinin bütçelerini, zaman çizelgelerini ve kapsamını takip etmek için PM üçgenini kullanabilir. Bu model, hemen hemen her projenin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirilebilir.
- Proje yönetimi üçgeni, projelerin aynı anda iyi, ucuz ve hızlı olamayacağını kanıtlıyor. Bu model, değişkenlerden herhangi birinde değişiklik yapılması kaçınılmazsa, proje yöneticilerinin nasıl ve nerede ayarlamalar veya uzlaşmalar yapması gerektiğini gösterir.
- Birçok proje iletişim eksikliği nedeniyle başarısız oluyor. Proje yönetimi üçgeni, proje yöneticilerinin üç değişken arasındaki ilişkiyi göstermek için kullanabileceği ve ekip üyelerinin ve paydaşların gerekli değişiklikleri tam olarak anlamalarını sağlayan görsel bir araçtır.
Proje Yönetimi Üçgenindeki Üç Kısıtlamayı Yönetme
İşte proje yönetimi üçgeninin kısıtlamalarını uzlaştırmak için bazı gerçek çözümler.
- Paydaşlarla iletişim kurun: Hangi değişikliklerin kabul edilebilir olduğunu ve hangi kısıtlamalara öncelik verilmesi gerektiğini belirlemek için paydaşlara danışın. Son tarih değiştirilemez mi ve bütçe kısıtlı mı? Bu size, değişiklik gerektiğinde projenin nasıl ayarlanabileceği konusunda bir fikir verecektir. Bu, projenin ilk aşamalarında önemli bir adımdır, ancak iletişim baştan sona devam etmelidir.
- kurmak risk yönetimi süreçleri: Risk planlaması, kapsam kaymasını önlemek ve bütçede ve zamanında kalmak için proje yönetim sürecinizde bir aşama olmalıdır. Tehlikeleri tanımlayın, ardından her birini azaltmak için bir plan yapın. Daha fazla bilgi istiyorsanız, proje risklerinin nasıl ele alınacağını okuyun.
- Değişiklik yönetimi süreçleri oluşturun: Değişim neredeyse her zaman kaçınılmazdır. Bir değişiklik yönetimi süreci, değişikliklerin onaylanması veya reddedilmesi için standartlaştırılmış bir yöntem oluşturur. Bu, ekibi, meydana gelen değişikliklerden ve projeyi nasıl etkilediklerinden haberdar eder. Bu, kapsam kaymasını sınırlamaya da yardımcı olabilir.
- Kısıtlamalara dayalı bir metodoloji seçin: Karşılaştığınız kısıtlamalara bağlı olarak bir proje yönetimi yaklaşımı seçmeye karar verebilirsiniz. Şelale tarzı prosedürler, ciddi kısıtlamaları olan projeleri yönetmek için sıklıkla kullanılır. Daha fazla esnekliğe ihtiyacınız varsa, Scrum gibi bir Çevik süreç daha uygun olacaktır. Yalın bir yaklaşım, verimsizliklerin mümkün olduğunca azaltılması gereken projelere yardımcı olabilir.
Çevik Metodoloji ve Proje Yönetimi Üçgeni
süre Çevik metodoloji ancak 2001 yılında ortaya çıktı, bazen demir üçgen olarak da bilinen proje yönetimi üçgeni, 1950'lerden beri kullanılmaktadır. Proje tesliminde üçlü kısıtlamaların dengesini anlamak için çok önemli bir teknikti.
Birçok proje ekibi, yeni proje yönetimi çerçeveleri yayınlandıkça Çevik gibi yeni sunulan yaklaşımları benimserken klasik proje yönetimi üçgeninin hala kullanılıp kullanılamayacağını sordu.
İkisi arasındaki temel fark, geleneksel proje yönetiminde üç kısıtlamanın (kapsam, zaman ve bütçe) projenin başlangıcında belirlenmiş olmasına rağmen, Çevik metodolojinin bu proje bileşenlerinin büyümesine izin veren yinelemeli bir yaklaşım benimsemesidir.
Üçlü kısıtlamalar yaygın olduğu için, Agile bunu tersine çevirir.
Geleneksel proje yönetimi, kapsamı sabit tutarken maliyet ve zaman farklılıklarına izin verir. Sonuç olarak, uygulanabilir bir strateji geliştirmek için hem zaman hem de maliyet değiştirilir. Bu tekniğin zorluğu, bir projenin kapsamının yaşam döngüsü boyunca sık sık değişmesi, hem zaman hem de masrafı etkilemesidir. Sonuç olarak, her üç sınırlama da ayarlanarak artan maliyetlere ve teslimatların gecikmesine neden olur. Proje tamamlanmış olmasına rağmen, artan masraflar ve gecikmeler nedeniyle paydaşlar memnuniyetsizdi.
Çevik teknik ise kapsam değişikliklerine izin verirken maliyetleri ve zaman çizelgelerini sabit tutar. Sonuç olarak, agilistler ters bir üçlü kısıtlama üçgeni tasarladılar. Hedef, müşterinin yüksek öncelikli gereksinimlerini belirtilen maliyet ve süre içinde elde etmek olduğundan, çevik, kapsamın zaman içinde değişmesine izin verir. Proje ilerledikçe çevik, yeniden önceliklendirmeye izin verir.
Proje Yönetiminde Demir Üçgen Nasıl Kullanılabilir?
Her proje, herhangi bir projenin en yaygın üç kısıtlamasını dengelemelidir: zaman, para ve kapsam. Bir değişken, diğerlerinden en az birini etkilemeden değiştirilemez.
Proje yöneticisi, üçlü kısıtlama üçgeninin üç tarafı arasındaki ödünleşimleri verimli bir şekilde ele almalıdır. Bu sınırlar, kararların projenizin diğer yönlerini nasıl etkileyebileceğinin görsel bir hatırlatıcısı olarak hizmet eder.
Her üç proje kısıtlamasının akıllı ve entegre dengesi, genel proje kalitesine karar verebilir. Bu yönler ayrı ayrı dengelenemez. PMI (Project Management Institute) “Demir Üçgenin Ötesinde” makalesi, proje yöneticilerinin yumuşak unsurları (moral, ilgi ve toplumsal beklentiler) dikkate almaları gerektiğinin altını çiziyor, çünkü bunlar proje yönetimi üçgeninin üç kısıtlaması kadar projeleri etkileyebilir.
Proje Yönetiminde Altın Üçgen Nedir?
Altın üçgen bu bölümde tartıştığımız şeydir. Proje yönetimi üçgeninin başka bir adıdır. Demir üçgen de denir.
Bir Projenin Üç Parçası Nedir?
Bir projenin üç bölümü bütçe, zaman çizelgesi ve kapsamdır. Proje yönetimi üçgenini oluştururlar.
Proje yöneticileri, proje yönetimi üçgeninin kısıtlamalarına nasıl öncelik verebilir?
Proje yöneticileri, projenin en önemli hedeflerini belirleyerek ve bunları kapsam, program ve maliyet kısıtlamalarıyla uyumlu hale getirerek proje yönetimi üçgeninin kısıtlamalarına öncelik verebilir. Ayrıca, projenin en büyük etkiye sahip olacak %80'sine odaklandıkları ve buna göre öncelik verdikleri 20/20 kuralı gibi teknikleri de kullanabilirler.
Proje yönetimi üçgeni ile proje kalitesi arasında nasıl bir ilişki vardır?
Proje yönetimi üçgeni, kapsam, zamanlama ve maliyet kısıtlamalarının hepsinin proje çıktılarının nihai kalitesi üzerinde bir etkisi olduğu için proje kalitesiyle ilgilidir. Bir proje yöneticisi, projenin zamanında, bütçe dahilinde ve istenen kalite seviyesinde teslim edilmesini sağlamak için bu kısıtlamaları dengelemelidir.
Proje yönetimi üçgeni sanal projelere nasıl uygulanır?
Proje yönetimi üçgeni, diğer projelerde olduğu gibi sanal projeler için de geçerlidir. Sanal projeler, uzaktan çalışan ekip üyeleri arasındaki iletişim ve koordinasyon gibi bazı benzersiz zorluklara sahip olabilir, ancak proje yönetimi üçgeni yine de projenin kapsamını, programını ve maliyet kısıtlamalarını yönetmek için kullanılabilir.
Proje yönetimi üçgeninin kısıtlamalarını dengelemeye çalışırken proje yöneticilerinin karşılaştığı bazı yaygın zorluklar nelerdir?
Proje yöneticilerinin proje yönetimi üçgeninin kısıtlamalarını dengelemeye çalışırken karşılaştıkları bazı yaygın zorluklar arasında kapsam kayması, projede beklenmeyen değişiklikler, kaynak eksikliği, gerçekçi olmayan zaman çizelgeleri ve bütçe aşımları sayılabilir. Proje yöneticileri, projenin zamanında, bütçe dahilinde ve istenen kalite seviyesinde teslim edilmesini sağlamak için bu zorlukları etkin bir şekilde tanımlayabilmeli ve yönetebilmelidir.
Proje yöneticileri proje durumunu paydaşlara iletmek için proje yönetimi üçgenini nasıl kullanabilir?
Proje yöneticileri, paydaşları projenin durumu hakkında sürekli olarak güncelleyerek ve projenin kapsam, program ve bütçe kısıtlamalarına uymasını sağlayarak, proje durumunu etkili bir şekilde iletmek için proje yönetimi üçgenini kullanabilir. Bu, yinelenen proje durum raporları, proje panoları veya paydaşların projenin durumu ve olası sorunlar hakkındaki bilgilere erişmesini sağlayan diğer iletişim biçimleri aracılığıyla gerçekleştirilebilir. Proje yönetimi üçgeni, proje yöneticileri tarafından ödünleşimleri ve alınan kararları açıklığa kavuşturmak ve paydaşların projenin ilerleyişini anlamalarına yardımcı olmak için görsel bir yardım olarak da kullanılabilir.
Proje yönetimi üçgeni, dış kaynak kullanımı projelerine nasıl uygulanır?
Proje yönetimi üçgeni, dış kaynak kullanımını içerenler de dahil olmak üzere tüm projeler için aynıdır. Dışarıdan temin edilen projeler, birçok zaman diliminde, kültürde ve dilde kapsam, zaman çizelgesi ve bütçe kısıtlamalarını yönetmede belirli zorluklar yaşayacaktır. Proje yönetimi üçgeni bir çerçeve olarak kullanılarak kapsam, zaman ve para kısıtlamaları ve her türlü tehlike yönetilebilir.
Proje yöneticileri, proje performansını iyileştirmek için proje yönetimi üçgenini nasıl kullanabilir?
Proje yöneticileri, projenin kapsamını, zamanını ve maliyet kısıtlamalarını tanımak ve yönetmek için bir çerçeve olarak kullanarak, proje performansını artırmak için proje yönetimi üçgenini kullanabilirler. Proje yöneticileri, proje planını rutin olarak gözden geçirip revize ederek ve gerektiğinde kısıtlamalar arasında ödünleşimler yaparak projenin zamanında, bütçe dahilinde ve istenen kalite seviyesinde teslim edilmesini garanti edebilir. Proje yönetimi üçgeni, proje yöneticileri tarafından paydaşlarla daha iyi iletişim kurmak, potansiyel riskleri belirlemek ve yönetmek ve proje performansını artırmak için de kullanılabilir.
Sonuç olarak
Projenizin kalitesi, proje yönetimi üçgenindeki üç kısıtlamanın ne kadar iyi yönetildiğine bağlıdır. Bu üç unsurun yanlış yönetilmesi, büyük olasılıkla projenizi rotadan saptıracak ve çökmesine neden olacaktır. Bu üç kısıtlamayı başarıyla yönetmenize yardımcı olmak için şunları arayabilirsiniz: proje yönetim araçları internet üzerinden. Aralarından seçim yapabileceğiniz çok şey var!
Sık Sorulan Sorular
Proje yönetimi üçgenine ne denir?
Proje yönetimi üçgeni, üçlü kısıtlamalar üçgeni veya demir üçgen olarak adlandırılır.
Demir üçgen modası geçmiş mi?
Demir üçgen artık bir projenin başarısını ölçmek için kullanılmasa da, henüz modası geçmiş değil.
Proje yönetimi üçgenini kim icat etti?
Martin Barnes, proje yönetimi üçgenini icat etti.
İlgili Makaleler
- Proje Kapsam Bildirimi: Örneklerle Kapsam Bildirimi Oluşturma Rehberi
- Proje Kapsam Yönetimi: Tanım ve Kapsam Yönetim Planı Örnekleri
- PROJE TAKİP YAZILIMI: En İyi 25 Proje Takip Yazılımının İncelemeleri
- PROJE YÖNETİMİNE NASIL BAŞLANIR: Tanım, Kılavuz ve Gereksinim
Referanslar
