Bir projenin başarılı bir şekilde, zamanında ve bütçe dahilinde yapılmasını sağlamak için yapılacaklar ve satırlar arasında birçok izleme, değerlendirme metrikleri ve trendleri analiz etme gerçekleşir.
Peki, bir proje yöneticisi olarak tüm bu verileri nasıl anlamlandırabilirsiniz?
Bu, proje yönetimi raporlaması yoluyla gerçekleştirilir. Şimdi proje yönetimi raporlaması için mevcut araçları ve yazılımları ve bazı proje raporu örneklerini görelim.
Proje Raporlama Nedir?
In proje yönetimi, raporlama basitçe proje tarafından oluşturulan temel verilerin üst düzey bir özetini basit, kullanımı kolay bir tarzda sunmak anlamına gelir. Proje raporlaması, proje yönetimi başarısı için kritik öneme sahiptir çünkü neler olup bittiğine ve tüm ekip için ne yapılması gerektiğine dair bir pencere açar.
Daha iyi projeleri yönlendirmek için daha basit, daha akıllı proje raporlamayı nasıl kullanacağınızı öğrenin.
Proje Raporlama Proje Yönetiminde Neden Bu Kadar Önemlidir?
Yeterli proje yönetimi raporları olmadan proje ekibi ve proje paydaşları karanlıkta kalır ve projede neler olup bittiğini tam olarak belirleyemezler. Sonuç olarak, ilgili içgörüler ortaya çıkmadığından ve sonuç olarak uygun kararlar alınmadığından projenin başarısız olması çok basittir.
Proje raporlaması, projedeki bilgi gereksinimini karşılar. Yönetim süreci verileri üretildiği yerden analiz edildiği ve uygulandığı yere taşıyarak.
Genel olarak, proje yönetimi raporları aşağıdakilerden dolayı önemlidir:
- için neyin işe yaradığını görüntüler proje yönetim ekibi böylece neden işe yaradığını açıklayabilir ve ona daha fazla odaklanabilirler.
- Neyin işe yaramadığını keşfeder, böylece ekip en iyi eylem planını, yani bu konuda ne yapacağını keşfedebilir ve seçebilir.
- Ekibe, bir sonraki adımda hangi adımların atılacağına karar verebilmeleri için projenin nasıl ilerlediğine dair 360 derecelik bir bakış açısı sağlayın.
En sık kullanılan proje raporlarından bazılarına ve bunları sizin için nasıl çalıştıracağınıza bakalım.
Proje Yönetim Raporu Türleri
Proje raporlama, yalnızca ekibinizi bilgilendirmekten daha fazlasıdır ve paydaşlar en son proje güncellemeleri hakkında. Proje raporları, riski azaltmak, bütçeleri ve zaman çizelgelerini izlemek ve daha doğru proje planları oluşturmak için de kullanılabilir.
İşte ilginizi çekebilecek birkaç proje raporu:
- Ekip Uygunluk Raporu
- Durum Raporu
- Projenin Sağlık Raporu
- Risk değerlendirmesi
- Zaman takibi hakkında rapor
- Temel koşullara ilişkin raporlar
#1. Ekip Kullanılabilirlik Raporu Örneği
Bu nedenle, doğru bir proje planı oluşturmak istiyorsanız, önce görevi tamamlamak için hangi kaynakların mevcut olduğunu belirlemelisiniz. Bir ekip uygunluk raporu, her bir ekip üyesinin kendi plakasında ne kadar işi olduğunu size bildirir ve bilinçli proje kaynağı kararları vermenize olanak tanır.
#2. Durum Raporu Örneği
Haftalık durum raporu, ekibinizi ve paydaşlarınızı güncel tutmak ve bir proje ilerledikçe beklentileri yönetmek için basit bir yöntemdir. Proje yönetimi durum raporlamanızda aşağıdaki hızlı isabetleri değerlendirmenizi öneririz:
- Biten iş
- Yakın zamanda tamamlanacak çalışmalar
- Genel proje tamamlama ve harcamalar
- Eylem Öğeleri
- Proje tehlikeleri veya endişeleri
İşte proje yönetimi için ücretsiz bir durum raporu şablonu örneği:
#3. Proje Sağlık Raporu Örneği
Bir proje sağlık raporu, projenin mevcut durumuna ilişkin üst düzey bir genel bakış sunar. Ekibinizle yapılan toplantılarda ekranda görüntülemek için idealdir ve paydaşlar böylece herkes neyin yolunda olduğunu, neyin geride kaldığını ve neyin vadesinin geçmiş olduğunu bir bakışta görebilir.
#4. Risk Değerlendirme Örneği
Risk değerlendirmesi, proje risklerini ciddiyetlerine ve gerçekleşme şanslarına göre tanımlamanıza ve sınıflandırmanıza olanak tanır. Bu şekilde, projenizin başarısını rayından çıkarmadan önce endişeleri önceliklendirebilir ve riskleri önleyebilirsiniz.
#5. Zaman Takip Raporu Örneği
Zaman izleme raporu, ekibinizin proje görevlerine gerçekte ne kadar zaman harcadığını gösterir ve proje tahmininizle nasıl karşılaştırıldığını değerlendirmenize olanak tanır. Bu, potansiyel bütçe aşımlarını tahmin etmenize olanak tanır ve gelecekteki proje tahminleri için hayati veriler sağlar.
#6. Temel Rapor Örneği
A bazal rapor, orijinal zaman çizelgenizi gerçek proje zaman çizelgenizle karşılaştırır, böylece gelecekteki projeleri planlarken geçmişten bir şeyler öğrenebilirsiniz. Değişikliklerin veya gecikmelerin tüm proje zaman çerçevesini nasıl etkilediğini göstermek için de yararlıdır.
Bu, planlanan zaman çizelgesinin gri ve gerçek zaman çizelgesinin mavi olduğu bir temel rapor örneğidir.
İyi Bir Proje Yönetim Raporu Nasıl Yazılır?
Bu nedenle proje yönetimi raporlamasının amacı, projeleriniz tarafından üretilen tüm bilgileri paydaşların anlayabileceği ve uygulayabileceği basit bir formatta sağlamaktır. Proje paydaşlarının bilinçli kararlar vermelerini sağlayacak yönetim raporları oluşturmaya yönelik en iyi uygulamalardan bazıları aşağıda verilmiştir.
#1. Verileri ön planda tutun.
Proje yönetimi raporlarının amacı, bilgi sahibi olabilmeleri ve uygun kararlar alabilmeleri için ihtiyaç duyanlara işlenmiş verileri sağlamaktır. Bu nedenle, raporların paydaşların büyük resmi anlamak için kullanabilecekleri sağlam veriler sunması çok önemlidir.
#2. Veri görselleştirme yapın.
Görsel proje yönetimi raporlama araçlarını kullanarak sunduğunuz verilerin önemini tam olarak göstermek için mümkün olduğunca çok sayıda resim, çizelge ve grafik kullanın.
#3. Sahneyi açık bırakarak yapıcı iletişime izin verin.
Raporlar, veri tüküren ve devam eden duraklar olmamalıdır; bunun yerine raporlar, ek soruları davet ederken verileri ve sonuçlarını açıklamaya çalışmalıdır. Zor olabilir, ancak bunu yapmak tüm paydaşların aynı sayfada olmasını ve iletmeye çalıştığınız şeyi tam olarak anlamasını sağlar.
#4. Hedef kitlenizle alakalı raporlar oluşturun.
Üst yönetimin küçük ayrıntıları taramak için zamanı olmayacak ve ekip üyeleri yalnızca birkaç veri, çizelge ve not içeren bir raporu anlamlandırmakta zorlanacak. Raporlar, hedef kitlenizin taleplerine uygun hale getirilmelidir, böylece yetersiz veriler nedeniyle çıkmaza girmeden veya karanlıkta kalmadan ihtiyaç duydukları tüm bilgileri alabilirler.
Proje Yönetimi Raporlaması için Araçlar ve Yazılımlar
Kuruluşunuz için en iyi proje yönetimi raporlama yazılımını veya araçlarını mı arıyorsunuz? Doğru yere geldiniz! 10 proje yönetimi raporlama yazılımı ve aracının bir listesini derleyerek işi basitleştirdik.
Araçların temel özelliklerini, maliyetini ve onları benzersiz kılan şeyleri inceleyin ve şirketiniz için uygun bir çözüm seçin.
#1. Skoro
Scoro, ihtiyaç duyabileceğiniz tüm proje yönetimi yazılım öğelerini entegre eden kapsamlı bir çözümdür: projeler ve görevler, iletişim yönetimi, teklifler, ekip işbirliği, faturalandırma ve raporlama.
Aşağıdaki özellikler şunlardır:
- Alt görevleri ve zaman kısıtlamaları olan projeler
- Gerçek Zamanlı Temel Performans Göstergeleri (KPI'lar) için Gösterge Tablosu
- Ekip takvimi ve toplantı planlaması
- İletişim yönetimi
- Çalışma süresi takibi ve faturalandırma
- Ayrıntılı finansal ve proje ilerleme raporları
- Teklif verme ve faturalandırma için önceden ayarlanmış şablonlar
Fiyatlandırma, kullanıcı başına aylık 26 ABD dolarından başlar.
# 2. Kanıt Merkezi
ProofHub, raporlama gibi birden çok proje yönetimi özelliğini tek bir çatı altında birleştirerek geleneksel e-posta gönderme ve diğer birçok aracın yerini alıyor.
Aşağıdaki özellikler şunlardır:
- Kullanıcı rolleri atanmıştır.
- Çevrimiçi ekip toplantıları ve sohbetler
- Görevleri devretme ve sorumlulukları atama
- Bir projenin ilerlemesini raporlamak ve izlemek
- Güvenli dosya depolama
Fiyatlandırma aylık 45 dolardan başlıyor.
#3. ana kamp
Basecamp, modern sosyal medya benzeri arayüzü ve kolay ekip işbirliği özelliklerini takdir eden binlerce proje yönetim ekibi için başvurulacak bir araçtır.
Aşağıdaki özellikler şunlardır:
- Birden çok kullanıcının çalışmasını yönetmeye yönelik projeler
- Yeni projeler veya fikirler için tartışma panoları
- Uygulama içinde ekiple işbirliği
- Proje performans raporlaması
- Müşteriler ayrı bir pano görecektir.
- E-posta ve masaüstü bildirimleri
Fiyat: Ücretsiz planlar mevcuttur ve ücretli planlar ayda 99 dolardan başlar.
#4. asana
Asana, proje yönetimi, dosya depolama ve işbirliği unsurlarını birleştirir ve projelerin e-posta olmadan bir ekip içinde yönetilmesine yardımcı olur.
Aşağıdaki özellikler şunlardır:
- Görevler ve ekip ataması
- Projeler için zaman çizelgeleri ve yol haritaları
- Takım büyümesi ve kilometre taşları
- Hata raporları ve sprintler dosyalanmalı ve izlenmelidir.
- Hızlı bir genel bakış için proje panoları
Fiyatlandırma: 15 üyeye kadar ücretsiz, premium seçenekler kullanıcı başına aylık 13 dolardan başlıyor.
#5. Citrix Podiosu
Podio, iş ve ekip iletişimi için son derece uyarlanabilir ve ayarlanabilir bir web merkezidir.
Aşağıdakiler öne çıkanlardır:
- Görevler atanabilir, dosyalar eklenebilir ve ayrıntılar çözüm içinde tartışılabilir.
- Şifreli ve büyük dosyaları dağıtın.
- Satış hunilerini ve proje bütçe takibini otomatikleştirin.
- Görsel bir gösterge panosu, firmaya genel bir bakış sağlar.
Tam bir özellik yelpazesi için fiyatlandırma, kullanıcı başına aylık 19.20$'dan başlar.
#6. çalışma alanı
Workzone, ajansların ve yaratıcı ekiplerin portföylerinin tamamında görünürlük kazanmasına yardımcı olmayı amaçlayan deneyimli reklam yöneticileri tarafından oluşturuldu.
Aşağıdaki özellikler şunlardır:
- Her kişiye özel yapılacaklar listesi
- Alt görevlerin ve görev bağımlılıklarının bir listesini yapın.
- Belirli kullanıcılar (müşteriler dahil) için projelere, görevlere ve dosyalara erişimi yapılandırın.
- Gantt çizelgeleri, durumları hızlı bir şekilde görmenizi sağlar.
- Kişileri birden fazla göreve atayın.
Fiyatlandırma, her ay kullanıcı başına 24 ABD dolarından başlar.
# 7. JİRA
JIRA, raporlama gibi kapsamlı proje yönetimi özelliklerine sahip, platformlar arası bir sorun ve hata izleme yazılımıdır.
Aşağıdaki özellikler şunlardır:
- Kullanıcı hikayeleri ve sorunları oluşturarak sprintler planlayın.
- Yazılım ekibi üyeleriniz arasında görevleri dağıtın.
- Ekibinizin çalışmalarını önceliklendirin ve tartışın.
- Takım iletişiminizi düzenleyin.
- Ekibinizin çalışmaları hakkında gerçek zamanlı raporlamayı görüntüleyin.
Fiyatlandırma, on kullanıcıya kadar aylık 10 ABD Doları, on beş kullanıcı için aylık 75 ABD Doları ve elli kullanıcı için aylık 300 ABD Doları'ndan başlar.
#8. kavram
Notion size proje yönetimi konusunda tamamen yeni bir bakış açısı sağlayacaktır. Proje planlamasına ve tartışmasına, ekiple bilgi paylaşımına ve tüm fikirlerin izlenmesine yardımcı olur.
Aşağıdaki özellikler şunlardır:
- Kendiniz için haftalık bir kontrol listesi oluşturun ve not alın.
- Sürükle ve bırak düzenleyicisini kullanarak bir görev panosu oluşturun.
- Sonsuz bir bilgi tabanı oluşturmak için sayfaları üst üste istifleyin.
Fiyatlandırma: Kullanıcı başına aylık 8 ABD doları
9 numara. Trello
Trello, kısa ve hızlı günlük görevleri yönetmek için ideal olan karton benzeri bir gösterge panosunda proje etkinliklerini görselleştirmesiyle tanınır.
Aşağıdaki özellikler şunlardır:
- Bir karton parçası üzerinde basit iş yönetimi
- Sonsuz sayıda görev listesi oluşturma
- Görüntü ve dosya paylaşımı
- Listeler tarihe veya önceliğe göre düzenlenebilir.
- İşbirliği ve yorum yapma
Fiyatlandırma: Kişisel kullanım ücretsizdir, şirketler ise her ay kullanıcı başına 9.99 ABD doları ödemek zorundadır.
#10. Aktif İşbirliği
ActiveCollab, e-postanın modası geçerken ekibinizin düzenli kalmasına yardımcı olan bir proje yönetimi yazılımıdır.
Aşağıdaki özellikler şunlardır:
- Faturalandırma ve zaman takibi
- Gantt şeması şeklinde planlama zaman çizelgesi
- Kanban için Kartlar
- İşbirliğini kolaylaştırmak için paylaşılan bir ekip takvimi
Fiyatlandırma, üyeler için aylık 6.25 dolardan başlar.
Hangi Çeşitli Proje Raporlama Biçimleri Vardır?
Günlük, haftalık, aylık ve üç aylık proje durum raporları mevcut formatlardan bazılarıdır. Projeyle ilgili önemli bilgileri edinme ve iletme prosedürünü kolaylaştırırlar.
Excel Raporlama İçin Bir Araç mı?
Excel, verileri yönetmek ve analiz etmek için harika bir araçtır, ancak raporlama için etkisizdir. Excel'i Databox gibi bir raporlama yazılımına bağlayarak ekibinizin başarılı raporlar oluşturmak için kullandığı diğer araçlardan ve Excel'den gelen verilerden yararlanabilirsiniz.
Raporlamanın Birincil Amacı Nedir?
Araştırma bulguları raporlarda sunulur ve tartışılır. Araştırmanın gerekçesi, araştırma metodolojisinin tanımı, bulgular, sonuçlar, mantıklı bir tartışma ve sonuçlar/öneriler okuyucuya verilir.
Bir Proje Raporlama Yapısı Neleri İçerir?
Belirli bir projede yer alanların hiyerarşisini ve gücünü oluşturmak için, proje yönetimi için bir organizasyon yapısı kullanılır. Ekip üyelerinin bir proje üzerinde çalışırken başvurabilecekleri bir grafikte yapı, her ekip üyesi için rolleri ve raporlama satırlarını belirtir.
Raporun Formatı Nedir?
Rapor yazma, bir konu hakkında derinlemesine yazmanın resmi bir yoludur. Bir raporun yazım stili ve tonu her zaman resmidir. Hedef kitle odaklanmanız gereken segmenttir.
Raporlama için Python Kullanılır mı?
Python, veri analizine ek olarak, raporlama gibi tekrar eden süreçleri otomatikleştirmek için kullanışlıdır.
Proje Yönetimi Raporlama SSS'leri
Proje yönetiminde raporlama nedir?
Proje yönetiminde raporlama, basit ve kullanımı kolay bir tarzda proje tarafından oluşturulan temel verilerin üst düzey bir özetini sunmak anlamına gelir.
Neden raporlama yazılımı kullanıyoruz?
Raporlama yazılımı, veri kaynaklarına bağlanır, bilgi toplar ve giriş verilerine dayalı olarak grafikler ve çizelgeler biçiminde içgörüler sağlar ve kullanıcının önemli bilgileri ortaya çıkarmasına olanak tanır. Karar verme sürecine raporlama araçları yardımcı olur. Ayrıntılı bilgiler size veriler üzerinde daha fazla kontrol sağlayacaktır.
Bir proje raporu neleri içerir?
Proje yönetim raporu, ekonomik, teknik, finansal, yönetimsel ve üretim yönleriyle ilgili bilgilerden oluşur.
