Bir proje yöneticisi olarak, iş kırılım yapısı kavramını ve bunun işyerindeki görevleri etkili bir şekilde yerine getirmenize nasıl yardımcı olabileceğini anlamak önemlidir. Bu gönderide iş kırılım yapısını daha iyi anlamanıza yardımcı olacak örnekler vererek açıklayacağız.
İş Kırılım Yapısı Nedir?
In proje yönetimi, bir iş kırılım yapısı (WBS), karmaşık, çok adımlı bir projeyi bitirmek için bir stratejidir. Muazzam teşebbüsleri daha hızlı ve verimli bir şekilde tamamlamak için bölme ve fethetme yöntemidir.
Bir WBS, karmaşık bir projeyi daha yönetilebilir hale getirmeyi amaçlar. Daha küçük parçalara bölünerek, iş aynı anda farklı ekip üyeleri tarafından yapılabilir, bu da ekip üretkenliğinin artmasına ve daha kolay proje yönetimine neden olur.
İş Kırılım Yapısının Özellikleri
WBS, Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) tarafından “proje hedeflerine ulaşmak ve gerekli teslimatları oluşturmak için proje ekibi tarafından yürütülecek işin teslimat odaklı hiyerarşik dökümü” olarak tanımlanır.
Her bir WBS seviyesi, projeyi gerçekleştirmek için gereken işin yeni, daha kesin bir spesifikasyonunu temsil eder.
PMI'nin tanımına göre, bir WBS yapısı, hiyerarşideki her yeni seviye, ana görevini tamamlamak için gereken tüm işleri içerecek şekilde inşa edilmelidir. Bu, bir üst görev öğesinin tamamlanması için birden fazla alt görev içermesi gerektiği anlamına gelir.
İş Dökümü Yapısı Örnekleri
Her projenin farklı bir iş kırılım yapısı olabilir.
Hangi İKY'nin sizin ve ekibiniz için en uygun olduğunu belirlemek için proje yöneticisi olarak deneme yapmanız gerekebilir. Amaç, proje hiyerarşisini ve ilerlemeyi, ekip üyeleri veya dış paydaşlar olsun, dahil olan herkese göstermektir.
İşte iş kırılım yapısının bazı örnekleri. İş kırılım yapınız için bir taslak oluşturmak için bunlardan herhangi birini kullanabilirsiniz.
- WBS elektronik tablosu: Çeşitli aşamaları, görevleri veya çıktıları sütunlar ve satırlar halinde kaydederek WBS'nizi bir elektronik tabloda kolayca biçimlendirebilirsiniz.
- İKY akış şeması: İKY'nizi şematik bir iş akışında yapılandırabilirsiniz. Mevcut İKY örnekleri ve şablonlarının çoğu akış şemalarıdır.
- İş kırılım yapısı için Gantt şeması. İş kırılım yapınızı, hem elektronik tabloyu hem de zaman çizelgesini yansıtan bir Gantt şeması olarak biçimlendirebilirsiniz. Gantt şeması yapılı bir WBS, görev bağımlılıklarını bağlamanıza ve proje kilometre taşlarını görüntülemenize olanak tanır.
- İKY listesi: İKY'niz temel bir görevler, teslim edilebilirler ve alt görevler listesi olarak yapılandırılabilir. Bu, bir iş kırılım yapısı oluşturmanın en basit yoludur.
İş Kırılım Yapısı Oluşturmanın Avantajları
Bir iş kırılım yapısı (WBS), proje çalışmasının tanımlanmasına yardımcı olur. Projenize farklı bir bakış açısı, neredeyse bir yapboz gibi. Resmin tamamını oluşturan yapboz parçalarını bulmaya çalışıyorsunuz ve yapboz ancak tüm bileşenlere sahip olduğunuzda tamamlanmış olacak. Alternatif olarak, proje yönetiminde, ancak gerekli tüm işlerin net bir resmine sahipseniz projenizi başarıyla tamamlayabilirsiniz.
Tüm görevleri belirledikten sonra bir proje planı oluşturabilir ve bunları ekibinize atayabilirsiniz. Proje planlamasına gelince, merak ediyor olabilirsiniz:
WBS ve Proje Takvimi Arasındaki Fark Nedir?
Daha önce tartışıldığı gibi, bir iş kırılım yapısı geliştirmenin temel amacı, bir projenin hangi faaliyetleri ve çıktıları ele alması gerektiğini belirlemektir. Burada planlama yok. Esasen, bir makinenin yapısını anlamaya çalışmak gibi, sadece bir projenin yapısını anlamaya çalışmaktır.
Öte yandan, proje etkinliğini planlamak için bir proje çizelgesi üretilir. Belirli bir etkinliğin ne zaman gerçekleşeceğini görmenizi sağlar. Proje ilerledikçe zaman çizelgesi de sürekli güncellenirken iş kırılım yapısı daha statiktir. Bir kere yaparsın, duvarına asarsın, hepsi bu.
Bir Proje İçin Nasıl İKY Oluşturursunuz?
Bir iş kırılım yapısı geliştirmeden önce, tüm paydaşlar ve önemli ekip üyeleri ile konuşarak proje kapsamını değerlendirmek çok önemlidir.
Proje yöneticisi olarak, tüm önemli bilgilerin ve çıktıların şeffaf bir şekilde kaydedildiğini ve önceliklendirildiğini garanti etmelisiniz. Projeyi bitirmek için gereken görevler arasındaki öncelik ve bağlantılılığın hiyerarşik çerçevesini görüntülemek için Gantt çizelgelerini, akış çizelgelerini, elektronik tabloları veya listeleri kullanabilirsiniz.
Teslimatları ve görevleri tamamlanma sırasına göre detaylandırdıktan sonra her görevi bir proje ekibi üyesine atayabilirsiniz. Hiçbir ekip üyesinin projenin ağırlığının çoğunu taşımamasını sağlamak için ekip arasında roller ve sorumluluklar dağıtın. İşte bir WBS'nin nasıl oluşturulacağına ilişkin adım adım talimatlar:
#1. Projenin kapsamını belirleyin
Neyi tamamlamanız gerektiğini tam olarak öğrendikten sonra ancak bir iş kırılım yapısı oluşturabilirsiniz. Yani, projenin teslim etmesi, geliştirmesi veya değiştirmesi gerekiyor. Proje kapsamı bunu belirtir.
Bir yolcu gemisi projesinin kapsamı, bir tür gemi spesifikasyonu ile açıklanacaktır. Geminin amacını, kapasitesini, planlanan rotalarını, gerekli eğlence olanaklarını vb. tanımlayacaktır. Bu bilgileri kullanarak uygun bir iş kırılım yapısı oluşturabilirsiniz.
Kapsamınızı bilmek başka bir nedenle de önemlidir: kapsam, projenizin sorumluluğunda olmayan şeyleri belirtir. Yolcu gemisinin yalnızca ekvatora yakın sıcak yerlere seyahat etmesi gerektiğini varsayalım. Sonuç olarak, kutup denizini geçen bir geminin ihtiyaç duyacağı buza dayanıklı gövdeye ihtiyaç duymazsınız.
Öte yandan, bazı gemi bileşenleri bir taşeron tarafından tedarik edilebilir. Geminin motorunu düşünün. Sonuç olarak, motorun montajını son vidaya kadar planlamanız gerekmez.
#2. Önemli çıktıları kaydedin
Başlıca çalışma alanlarını listeleyin. Bunlar, projenizin sorumlu olduğu üst düzey görevlerdir. Bir yolcu gemisi projesi için bu, gemi tasarımı, imalatı, iç tasarımı, güvenliği ve diğer faktörleri içerecektir. Ayrıca proje yönetimi adı verilen bir iş paketi olduğunu da belirtmek gerekir. Bu, tüm proje planlama ve organizasyon görevlerini içerir.
#3. Arıza çalışma paketleri daha fazla
Ana iş paketlerini bir kez topladıktan sonra, ekibinizdeki birine tahsis edebileceğiniz alt görevler ve somut çıktılarınız olana kadar her birini daha fazla parçalamalısınız.
Bu, proje yönetimi, iç tasarım, güvenlik vb. her çalışma alanı için yapılmalıdır. Bir iş kırılım yapısı oluşturmanın amacı, tüm proje görevlerine kapsamlı bir genel bakış sağlamaktır.
İş Kırılım Yapınız Ne Kadar Ayrıntılı Olmalı?
Genel bir kılavuz yoktur. Ancak, tavşan deliğinden yeterince aşağı inip gitmediğinizi belirlemek için kendinize sorabileceğiniz iki soru vardır:
- Belirli eylem adımlarını içeren ayrıntılı bir proje planı oluşturma konusunda kendinize güveniyor musunuz? Cevap hayır ise, İKY'yi daha fazla bölmelisiniz.
- En temel unsurlar için öngörülen çaba nedir? Elektrik tesisatı adı verilen en düşük seviyede bir teslimatınız olduğunu varsayalım. Buna gemide yapılan TÜM elektrik tesisatı işleri dahildir. Diyelim ki toplam 150 kişi çalışma günü. Bu başlı başına büyük bir girişim! Bu durumda, emeği daha küçük parçalara bölmek tercih edilir. Örneğin, zemin seviyesindeki elektrik kabloları, birinci seviye, ikinci seviye, gökyüzü güvertesi vb. Bu sayede ekibinizdeki birine tahsis edebileceğiniz iş paketleri elde edeceksiniz.
Unutmayın, bir iş kırılım yapısı size yardımcı olmak için tasarlanmıştır. İş kırılım yapısını tam da bu şekilde elde etmek isteyen bir mükemmeliyetçi olduğunuzu biliyorum. Ancak mükemmeliyetçilik tuzağına düşmeyin. Bir iş dökümü yapısı, başınızı ağrıtmak yerine size yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Projeniz hakkında fikir sahibi olmak için ihtiyaç duyduğunuz kadar zaman harcayın. Ardından projenizi planlamaya devam edin.
İyi Bir İş Döküm Yapısını Ne Yapar?
Şimdiye kadar, iş kırılım yapılarının neden yararlı olduğunu, bunların nasıl yapıldığını ve hangi düzeyde ayrıntı hedeflenmesi gerektiğini tartıştık. Bu kritik bir bilgi. Ancak, İKY'nizin yeterli olup olmadığını veya daha fazla iyileştirilmesi gerekip gerekmediğini nasıl anlayacağınızı merak ediyor olabilirsiniz.
İşte bu soruyu yanıtlamanıza yardımcı olacak bazı öneriler:
#1. İyi bir iş kırılım yapısı tamamlanmış olmalıdır.
Güçlü bir iş dökümü yapısı, doğrudan işe atlamanızı sağlar. proje planlaması. Tüm görevler için kesin prosedürleri ve zaman çizelgelerini tanımladığınız yer burasıdır. Bu, yalnızca iş kırılım yapınız (WBS) kapsamlıysa mümkündür; bu, tüm çıktıları ve iş paketlerini dahil ettiğiniz anlamına gelir. Örnek olarak gemi inşa projemizi kullanırsak, bu şu anlama gelir: Tüm WBS bileşenleri dahil edildiğinde, yüzdürmeye hazır bitmiş bir geminiz olacaktır.
#2. İyi bir iş kırılım yapısı detaylandırılmalıdır.
Aşağıdaki örneği ele alalım: Her yolcu gemisinde yemek yeme yerleri vardır. İki İtalyan restoranı, bir Meksika restoranı, üç Amerikan tarzı lokanta ve iki Asya restoranı var. Ayrıntılı bilgi için, İKY'deki tüm bu lokantaları adlarıyla tanımlayın.
İş Döküm Yapınızın Tamamlandığından Nasıl Emin Olabilirsiniz?
Kesinlikle yapmak istemediğiniz şey, hayati ayrıntıları dışarıda bırakmaktır. Bu, olası bir proje gecikmesinin yanı sıra daha fazla maliyet ve çaba ile sonuçlanacaktır. Bu riski azaltmak için iki strateji vardır:
- Benzer projeleri gözden geçirin ve iş kırılım yapısına (WBS) veya proje planına bakın. Bu bilgilere Google aracılığıyla yaygın olarak erişilebilir.
- Ekibinizi şımartın: İşi yapacak kişiler genellikle ne yapılması gerektiğinin en çok farkında olanlardır. İş kırılım yapınız hakkında ekibinizden yorum isteyin.
Bir iş kırılım yapısı oluşturmak için hangi aracı kullanmalısınız?
Projeniz karmaşıksa ve çok sayıda çıktıya sahipse, kendi başınıza bir iş kırılım yapısı (WBS) oluşturmak zor olabilir. Hiyerarşik diyagramları iyi idare edebilecek bir araç seçin, yoksa saçınızı kısa sürede koparırsınız. Aşağıdaki araçları göz önünde bulundurun:
#1.MS Vizyonu
Bütçeniz varsa, Microsoft Visio'yu satın almanızı öneririm. İş kırılım yapılarını (ve genel olarak profesyonel görünümlü çizelgeleri) geliştirmek için en etkili yöntemdir. Ayrıca, hızlı bir şekilde başlamanıza olanak tanıyan, kullanıma hazır İKY şablonları içerir. Visio, ayda yaklaşık 15 ABD doları karşılığında kullanılabilir.
2 numara. XMind
XMind bir zihin haritalama aracıdır, ancak kolayca yukarıdan aşağıya stilde İKY oluşturabilirsiniz. Şu anki aylık maliyet kabaca 5 dolar.
#3. MS Projesi
MS Project, WBS desteği içerir. Ayrıca kullanımı zor bir araçtır ve lisansı son derece pahalıdır. MS Project'i yalnızca multimilyon dolarlık projelerden sorumluysanız kullanacağım.
#4. excel
Yazılım için ödeme yapmak istemiyorsanız MS Excel kullanın. Excel'de WBS oluşturmak için temel bir ders daha aşağıda bulunabilir. Excel için kullanıma hazır bir ÇÇY şablonu da vardır.
#5. Priz
Powerpoint'i de kullanabilir misin? Emin. Çizim tekniği Excel ile aynıdır. Ben sadece Excel'i tercih ediyorum çünkü bana daha tanıdık geliyor, ancak herhangi bir aracı kullanabilirsiniz. Tüm İKY'yi sayfaya sığdırmak için büyük bir sayfa boyutu kullandığınızdan emin olun.
WBS Bir Planlama Aracı mı?
WBS, proje geliştiricilerin ürün yapılarını planlamasına, tanımlamasına ve düzenlemesine yardımcı olmak için bir planlama aracı olarak hizmet eder.
Çevik proje yönetiminde iş kırılım yapısı nasıl kullanılabilir?
Çevik proje yönetiminde, projeyi "sprintler" adı verilen daha küçük, yönetilebilir parçalara bölerek bir iş kırılım yapısı kullanılabilir. Her sprintin kendi görevleri ve teslimatları vardır ve İKY, her sprinti tamamlamak için gereken görevlerin ve teslimatların belirlenmesine yardımcı olur. WBS, proje ilerledikçe düzenli olarak gözden geçirilir ve güncellenir ve proje yöneticisi bunu ilerlemeyi izlemek ve herhangi bir tutarsızlık veya gecikmeyi belirlemek için kullanır.
Bir iş dökümü yapısı oluştururken veya kullanırken karşılaşılan bazı yaygın zorluklar nelerdir?
Bir yapı oluştururken veya kullanırken karşılaşılan bazı yaygın zorluklar şunları içerir:
- Projeyi daha küçük bileşenlere ayırmada zorluk
- Proje ekibinden veya paydaşlardan girdi veya katılım eksikliği
- Bağımlılıkları ve potansiyel riskleri belirlemede zorluk
- Proje ilerledikçe WBS'yi sürdürmede zorluk
- WBS'yi projenin kısıtlamalarıyla uyumlu hale getirmedeki zorluk
İş kırılım yapısı kullanmanın faydaları nelerdir?
Bir yapı kullanmanın bazı yararları şunları içerir:
- Geliştirilmiş proje planlama ve organizasyon
- Proje ilerlemesi ve durumu hakkında daha iyi görünürlük
- Bağımlılıkların ve potansiyel risklerin daha kolay tanımlanması
- Proje ekibi üyeleri arasında geliştirilmiş iletişim ve işbirliği
- Kaynakları tahsis etme ve sorumluluk atama konusunda gelişmiş yetenek
Bir iş kırılım yapısını nasıl sürdürürsünüz?
Proje süresince, bir İKY yürürlükte tutulmalıdır. Proje ilerledikçe, proje yöneticileri, projenin mevcut durumunu uygun şekilde yansıttığından emin olmak için İKY'yi sık sık gözden geçirmeli ve güncellemelidir. Bitirilen veya değiştirilenler için güncellenmiş görevler ve çıktılar yapılmalı ve gerektiğinde yenileri eklenmelidir. Bu, proje yöneticilerinin gelişimi izlemesini ve tutarsızlıkları veya gecikmeleri tespit etmesini kolaylaştıracaktır.
Bir iş kırılım yapısı, proje yönetimi üçgeni ile nasıl ilişkilidir?
Projeyi daha küçük, daha yönetilebilir bileşenlere bölerek ve bunları kapsam, program ve bütçe sınırlamalarıyla koordine ederek, proje yönetim üçgeni ile bağlantı kurar. Proje yönetimi üçgeni, bu faaliyetler ile projenin kısıtlamaları arasındaki dengelerin yönetilmesine yardımcı olur. WBS, projeyi tamamlamak için gerekli görevlerin ve çıktıların belirlenmesine yardımcı olur.
Proje durumunu paydaşlara iletmek için bir iş kırılım yapısı nasıl kullanılabilir?
Bir iş dökümü yapısı, proje görevlerinin ve çıktılarının ve bunların tamamlanma durumunun açık ve ayrıntılı bir temsilini sağlayarak proje durumunu paydaşlara iletmek için kullanılabilir. Bu, paydaşların projenin ilerleyişini anlamalarına ve olası sorunları veya gecikmeleri belirlemelerine olanak tanır.
Sonuç olarak,
İş kırılım yapınızı oluşturduktan sonra sıra projenizi planlamaktır. Bu, eylem adımlarının ana hatlarını çizmeyi, çabayı tahmin etmeyi ve işi sizin için gerçekleştirmek için bir ekip kurmayı içerir. Başlamanıza yardımcı olması için bu kılavuzda verdiğimiz örneklere göz atabilirsiniz.A
Sık Sorulan Sorular
WBS'nin amacı nedir?
Bir WBS'nin amacı, karmaşık bir projeyi daha yönetilebilir hale getirmektir.
İKY'deki çıktılar nelerdir?
Teslimatlar, bir projeyi tamamlamak için teslim edilmesi gereken somut bileşenlerdir.
WBS'deki 100 kuralı ne anlama geliyor?
100 kuralı, iş kırılım yapısının (WBS), proje kapsamı tarafından belirtilen işin %100'ünü oluşturduğunu ve proje yönetimi de dahil olmak üzere tamamlanacak iş açısından tüm çıktıları içerdiğini belirtir.
{
“@bağlam”: “https://schema.org”,
“@type”: “SSSSayfası”,
“ana Varlık”: [
{
“@type”: “Soru”,
“name”: “WBS'nin amacı nedir?”,
"kabul edilen cevap": {
"@cevabı yazın",
"metin": "
Bir WBS'nin amacı, karmaşık bir projeyi daha yönetilebilir hale getirmektir.
"
}
}
, {
“@type”: “Soru”,
“name”: “WBS'de teslimatlar nelerdir?”,
"kabul edilen cevap": {
"@cevabı yazın",
"metin": "
Teslimatlar, bir projeyi tamamlamak için teslim edilmesi gereken somut bileşenlerdir.
"
}
}
, {
“@type”: “Soru”,
“name”: “WBS'deki 100 kuralı ne anlama geliyor?”,
"kabul edilen cevap": {
"@cevabı yazın",
"metin": "
100 kuralı, iş kırılım yapısının (WBS), proje kapsamı tarafından belirtilen işin %100'ünü oluşturduğunu ve proje yönetimi de dahil olmak üzere tamamlanacak iş açısından tüm çıktıları içerdiğini belirtir.
"
}
}
] }
İlgili Makaleler
- Proje Maliyet Yönetimi: Maliyet Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur
- Proje Kapsam Bildirimi: Örneklerle Kapsam Bildirimi Oluşturma Rehberi
- Proje Kalite Yönetimi Planlama Rehberi (Araçlar ve Yazılım)
- Proje Yönetim Araçları: En İyi 25+ Araç ve Teknikler
- Proje Kapsam Yönetimi: Tanım ve Kapsam Yönetim Planı Örnekleri
Referanslar
