Yönetişim, proje yönetimindeki en kuru konulardan biridir, ancak aynı zamanda en kritik konulardan biridir. Üst yönetim, ekiplerinin iyi bir iş çıkardığını bu şekilde bilir ve projenin planlandığı gibi ilerlediği konusunda onlara güvence verir. Ayrıca, paranın uygun şekilde ve iş gerekçesine uygun olarak harcanmasını sağlamak için yönetime gerekli kontrolleri ve bakiyeleri sağlar. Son olarak, yeterli yönetişimi garanti etmek proje sponsorunun yükümlülüğüdür, ancak proje yönetimi de bunda rol oynayabilir. Göreviniz ne olursa olsun, proje yönetimini ve bunun ekiplerin hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olduğunu anlamak faydalıdır. Bu gönderi, proje yönetişim yapısının, modelinin ve çerçevesinin nasıl yönetileceğini tartışacaktır.
Proje Yönetimi Nedir?
Proje yönetimi, projelerin müşteri memnuniyeti ile sorunsuz ve zamanında çalışmasını sağlar. Bunu tutarlı bir şekilde başarmak için projeyi denetleyen genel bir yönetişim çerçevesi gereklidir. Bu proje yönetimidir. Ama tam olarak ne içeriyor?
Proje Yönetimi Neleri İçerir?
“Proje yönetişimi” kelimesi, bir projenin nasıl yönetileceğini, planlanacağını ve yürütüleceğini belirleyen eylem ve ilkeler kümesini ifade eder. Proje yönetimini, projeyi doğru yöne yönlendirmenize yardımcı olacak bir çerçeve olarak düşünebilirsiniz. Proje yönetimini bir çerçeve olarak kullanarak, projenin istikrarına katkıda bulunan tutarlılık yaratırsınız.
Ancak yönetişim, belirli bir projenin karar verme sürecinin ötesine geçer. Bir kuruluşun faaliyetlerini ve kimin neyden sorumlu olduğunu belirtir. Bu pastanın oldukça büyük bir kısmıdır ve politikalar, düzenlemeler, işlevler, süreçler, prosedürler ve görevlerden oluşur.
Proje yönetişiminin, tüm yükümlülüklerini yönetmek için proje yönetimi yazılımı gerektiren büyük bir görev olduğu açıktır. Proje Yöneticisi, bir proje portföyünü izlemenize yardımcı olacak yol haritalarına sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Sınırsız depolama, işbirliği ve dosya paylaşımı da dahildir. Programları, finansmanı ve kaynakları gerçek zamanlı olarak izlediğinizde daha bilinçli kararlar verebilirsiniz. Hemen ücretsiz başlayın.
Proje Yönetiminin Sütunları
Proje yönetişimi üç kavramı kapsar:
#1. Yapı
Organizasyonun yapısı ve çevresi projeyi desteklemelidir. Bu, üst yönetimin proje yöneticilerinin takip etmesi için bir vizyon geliştirmeye zaman ve çaba ayırmaya istekli olduğunu gösterir. Yönetişimin “yapı” kısmı, sadece mevcut ekibe değil, organizasyonun tamamına atıfta bulunur.
#2. İnsanlar
Etkili proje yöneticilerine yatırım yapmak, herhangi bir projenin başarısı için kritik öneme sahiptir. Ancak, üst yönetimin öncelikle mevcut eylemlerini anlaması gerekir. Yönetişim daha sonra her bir PM'nin uğraşması gereken hedeflerin ana hatlarını verebilir. Bu hedefler spesifik, ulaşılabilir ve uzun vadeli olmalıdır.
#3. Bilgi
İnsanları anlamak kritik olsa da süreç çok daha kritik. Açık ve tutarlı bilgi paylaşımı olmadan, kaç hedef belirtilirse veya vizyon ne olursa olsun, herhangi bir proje zarar görecektir.
Proje Yönetimindeki Roller
Yönetişim yapısı içindeki aktif fonksiyonlar, kullanılan proje yönetimi yaklaşımı ile belirlenir. Tipik olarak, aşağıdaki rollerin tümü veya daha fazlasıyla karşılaşırsınız:
#1. Proje sahibi
Bu kişi, şirketi temsil ettiği için dikkat çekiyor. Sonuç olarak, proje yöneticisini sorumlu tuttukları için genellikle proje yöneticisi değildirler.
#2. Kilit paydaşlar
Bir Proje Kurulu, temel paydaşlardan oluşur. Bunlar ya proje fon sağlayıcıları, son ürün müşterileri ya da tedarikçilerdir. Süreci verimli kılmak için, temel paydaşların sayısını maksimum altıda tutun.
#3. Danışma Kurulu
Birden fazla paydaş olduğunda, daha geniş bir danışma komitesine sahip olmak, karar vermeyi zorlaştırmadan veya verimsiz hale getirmeden onları projeye dahil eder. Bu, bir proje panosundan çok bir tartışma panosudur.
Proje panosunu "her zamanki gibi iş"ten ayırın. Bu, projeyi duyarlı tutar ve her proje kararında daha üst düzeyden onay gerektirmeden devam etmesine izin verir. Proje Sahibi, herkesin izni olmadan günlük kararlar alabilir.
Ayrıca Oku: Proje Planlama: Proje Planlama Teknikleri Rehberi
Proje Yönetim Yapısı
Farklı durumlarda nasıl davranılacağına dair net kurallar sağladığı ve denklemden çok fazla kaosu çıkardığı için bir yönetişim yapısına sahip olmanın bir projenin başarısı için önemli olduğunu bile iddia edebiliriz.
Proje Yönetişim Yapısını Hangi Faktörler Etkiler?
Herhangi bir projenin yönetişim yapısı, proje aşamasından bağımsız olarak tüm süreç boyunca tamamen uygulanabilir birkaç anahtar kavram üzerine kurulmalıdır:
- Mantık - tanımlanan çerçeve makul ve ilgili tüm taraflarca anlaşılabilir olmalıdır.
- Yeterlilik – herkese uyan tek bir yönetişim yapısı yoktur; bu her zaman eldeki işe veya projeye göre uyarlanmalıdır.
- Şeffaflık— yönetişim yapısıyla ilgili tüm bilgiler açık, anlaşılır ve tüm ekip üyelerine erişilebilir olmalıdır.
- Tekrarlanabilirlik - kullanılan teknikler ve prosedürler, herhangi bir durumda tekrar kullanılabilecek kadar kapsamlı olmalıdır.
- verim – yönetişim yapısı, herhangi bir projenin mümkün olduğu kadar sorunsuz ve üretken bir şekilde çalışmasına izin vermelidir.
Bir proje bir yönetişim yapısından yoksunsa, tuzağa düşmek ve hedeflerini gözden kaçırmak kolaydır.
Proje Yönetim Modeli
Proje yönetişim modeli, kuruluşla birlikte çalışmalıdır. Bir proje yönetişim modeli, üç bileşenin koordineli etkileşiminin sonucudur:
#1. Karar verme yapıları
Kuruluşlar genellikle karar verme yapılarını tanımlamak için çizelgeler kullanır. Hiyerarşik kontrol akışı, birçok üç katmanlı yönetişim çerçevesinde açıkça görülebilir. Önceden tanımlanmış roller ve sorumluluk matrisleri, daha fazla netlik sağlayarak ve kuruluşta kimin hangi kararları alabileceği konusunda kesin kararlara izin vererek yönetişim çizelgelerine yardımcı olur.
#2. Operasyonel prosedürler
Prosedürler, toplu sonuçlara ulaşmak için bir projenin beklentilerini tanımlar. Süreçlerin her projeye göre uyarlanması gerekse de, birkaçı proje başarısı için önemlidir.
#3. İşbirliği kolaylaştırıcıları
İşbirliği etkinleştirici, proje paydaşlarının görüşlerini ve bilgilerini iletmeleri için bir yol sağlar. Kuruluşlar, ekip üyelerinin kolektif belleğe güvenmek yerine proje ilerledikçe karar verilerini kaydetmesine olanak tanıyan bir çözümden yararlanabilir.
Proje Yönetim Modeli Nasıl Uygulanır?
Proje yönetişim modelini oluşturmak ve kullanmak için şu adımları izleyin:
#1. Paydaşları belirleyin
Projede yer alan üst düzey yöneticiler, personel ve üçüncü taraf kişilerin tümü paydaş olarak kabul edilebilir. Bunları belirledikten sonra, geçişi kolaylaştırmada yönetişimin önemini vurgulayın.
#2. Şirketinizin hedeflerinin önemini belirleyin.
Yönlendirme komitesi, iş hedeflerini ve girişimlerini sıralar. Komite üyeleri, uzmanlık sahibi oldukları alanlarda hedefler oluşturabilir. Daha sonra hangilerine öncelik verileceğini belirlemek için birlikte çalışırlar.
#3. Uygun prosedürleri oluşturun
İletişimi kolaylaştırmak ve nasıl onay alınacağını belirlemek için protokoller oluşturun. Tüm tarafların ortak bir hedef doğrultusunda işbirliği yapmasına izin veren normlar ve standartlar oluşturun.
#4. Komite üyelerini atayın
Birkaç bölümden personel seçin ve projeyi yürütmek için onlara belirli bir rol atayın. Bir projenin stratejik yönünü sağlama, gözden geçirme ve düzenleme yeteneklerini sergileyen ve ayrıca paydaşlara ve proje ekibine politika danışmanlığı sağlayan kişileri seçerek komitenizi oluşturabilirsiniz. Bu üyeler proje önerilerinde bulunacak ve geniş proje planlama ve uygulama tekniklerini tartışacaklar. Yönlendirme komitesinin üyeleri genellikle üst düzey yöneticilerdir ve üst düzey proje müşteri temsilcileri.
#5. Etkili iletişim
Tüm proje katılımcılarını projenin komiteleri ve süreçleri hakkında eğitin. Proje üyelerine eğitim verilmesi, yönetimin projeye yatırım yaptığını gösterir ve tüm personelin katılımına yardımcı olur.
Proje Yönetiminde Proje Yönetimi Nedir?
Yönetimde proje yönetişimi, projenizi çevreleyen sorumluluk ve hesap verebilirlikle ilgilenen mimaridir. Projeyle ilgili seçimler yapmak için çerçeve görevi görür. yönetim proje yönetimi şu soruya bir çözüm sunar: kime rapor vereceğim? Ve kim bana rapor vermek zorunda? Proje yönetimi için bir yapı sağlar. Kurul, proje yöneticisi ve paydaşlar arasında bir bağlantı görevi gören sponsor, proje yönetiminde önemli bir rol oynamaktadır.
Proje Yönetim Çerçevesi
Tüm işletmelerin kullanabileceği, herkese uyan tek bir yönetim yapısı yoktur. Bununla birlikte, tüm işletmelerin yönetişim çerçevelerini geliştirirken dikkate alması gereken mükemmel yönetişimin önemli bileşenleri vardır.
Bir Proje Yönetişim Çerçevesinin Unsurları
İyi yönetimi ne oluşturur? Bir proje yönetişim çerçevesinin özelliklerini gösteren bariz göstergeler var mı?
Bir göz atın ve bir projenin uygun yönetimini gösteren belirli eylemleri ve özellikleri tanımlayabilirsiniz.
- Mükemmel yönetişimi vurgulayan herhangi bir projede sağlam bir proje yönetimi yaşam döngüsü mevcuttur. Açıkça belirlenmiş tüm onay kriterlerini dikkate alır.
- Noktalar, projenin uygulanabilir olup olmadığını tartışır. Durum ne olursa olsun, projenin devamına ilişkin karar bu noktada verilir.
Proje Yönetişimi Neleri İçerir ve Neden Önemlidir?
Yönetim, kaygılar ve değişiklik talepleri için etkili üst mercilere iletme kanalları sağlayarak ve devredilen yetki sınırlarını ana hatlarıyla belirleyerek, proje personelini görevlerini yerine getirmeleri için donatır. İyi yönetişim uygulamak için ekibin ve diğer paydaşların görev ve sorumlulukları da açıkça tanımlanmalıdır.
Proje Yönetişimi Yapısı Nedir?
Yönetişim yapısı, özellikle kurallar, uygulamalar, roller ve tüm karar alma sürecinde sorumluluk dağılımı açısından proje yönetimi çerçevesidir. Projeyi kontrol altında tutarak kusursuz ve takvime uygun ilerlemesini sağlar.
Proje Yönetişiminden Kim Sorumlu?
Proje sponsoru, proje yönetişiminde çok önemli bir rol oynar. Yönetim kurulu, proje yöneticisi ve proje paydaşları, proje sponsorunun üç temel sorumluluk noktasıdır.
Sonuç
Bunların hepsi, proje yönetiminin baştan anlaşılması gereken yönleridir. Sadece tanımlara odaklanmayın. Bundan daha fazlasını elde etmek istiyorsanız, ötesine bakın. Bunu bir alışkanlık haline getirdiğinizde, büyük resim daha görünür hale gelir. Sonunda olan şey, hataları en aza indirirken daha bilinçli kararlar vermenizdir.
Proje Yönetimi SSS'leri
Proje yönetişimi örneği nedir?
Örnek:
Genel stratejiyi ve oyun planını geliştirdiği için baş antrenör proje yöneticisi olarak görev yapar. Ekibin genel müdürü, projenin iyi çalışmasını sağlamak için mükemmel liderlik, karar verme ve iletişim becerileri sergileyen bir proje yöneticisidir.
Proje yönetişimi nasıl geliştirirsiniz?
Temelleri belirleyerek başlayın:
- Bir “roller ve görevler” listesi yapın.
- Bir proje sponsorunuz olduğundan emin olun.
- Bir proje kurulu veya yönetim grubu oluşturun ve tutanak tutacağınız ve paylaşacağınız düzenli toplantılar planlayın.
- Bir risk yönetimi prosedürü oluşturun.
- Bir değişiklik yönetimi prosedürü oluşturun.
Proje yönetimi ve proje yönetişimi arasındaki fark nedir?
Yönetişim, proje yaşam döngüsü boyunca bir projenin bir bütün olarak denetlenmesini gerektirirken, yönetim, bir projenin belirli bileşenlerini günlük olarak yönetmeyi gerektirir. Proje yönetişimi ve yönetimine işbirlikçi bir yaklaşım, projenin başarısı için kritik öneme sahiptir.
İlgili Makaleler
