Fatura Nedir? Detaylı Kılavuz

Bir işletme sahibi olarak, sizi müşterilerinize ve tedarikçilerinize bağlayan önemli evrak işlerine ve prosedürlere aşina olmalısınız. Faturalar, şirketinizin iç ve dış faaliyetleri için çeşitli amaçlara hizmet edebilir. İşletmelerde faturanın nasıl çalıştığı hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.

Fatura Nedir?

Fatura, alıcı ile satıcı arasındaki işlemi zaman damgalı, ayrıntılı olarak gösteren ve kaydeden ticari bir belgedir. Mal veya hizmetler krediyle alınmışsa, fatura normalde işlemin şartlarını açıklar ve mevcut çeşitli ödeme yöntemleri hakkında bilgi sunar.

Fatura örnekleri arasında kağıt makbuz, satış faturası, borç dekontu, satış faturası veya çevrimiçi elektronik kayıt yer alır.

Faturanın Temel Bileşenleri

Faturanın ön yüzünde fatura olduğunun belirtilmesi gerekmektedir. Genellikle fatura numarası olarak bilinen ve hem dahili hem de harici referans için yararlı olan benzersiz bir kimliğe sahiptir. Çoğu durumda fatura, fatura sorunu yaşanması durumunda satıcının veya hizmet sağlayıcının iletişim bilgilerini içerir.

#1. şartlar

Bir fatura, ödeme koşullarının yanı sıra indirimler, erken ödeme ayrıntıları veya geç ödemeler için uygulanan finansman maliyetleriyle ilgili bilgileri içerir. Aynı zamanda bir öğenin birim maliyetini, satın alınan toplam birim sayısını, navlun, taşıma, sevkıyat ve ilgili vergi masraflarını ve ayrıca borçlu olunan toplam tutarı da görüntüler.

#2. Yazdırma ve Zamanlama

Şirketler, ödenmemiş tüm işlemlerinin faturası olarak aylık ay sonu ekstresi göndermeyi tercih edebilir. Bu senaryoda, beyanın başka fatura gönderilmeyeceğini beyan etmesi gerekir. Geçmişte faturalar, hem alıcının hem de satıcının bir işlem kaydına sahip olması için çok sayıda kopyası alınarak kağıt üzerinde belgeleniyordu.

Bilgisayar tarafından oluşturulan faturalar artık son derece yaygın. Talep üzerine basılabilir veya her iki tarafa e-posta yoluyla dağıtılabilirler. Elektronik kayıtlar ayrıca işlemleri numaraya, tarihe, emtialara veya müşteriye göre aramayı ve sıralamayı da kolaylaştırır.

#3. Proforma

Proforma fatura, malların sevkiyatı veya tesliminden önce alıcılara sunulan taslak satış faturasıdır. Çoğu durumda fatura, satın alınan öğelerin yanı sıra nakliye ağırlığı ve nakliye ücretleri gibi diğer önemli bilgileri de açıklayacaktır. Proforma faturalar, özellikle ithalatta gümrük işlemleri başta olmak üzere uluslararası işlemlerde sıklıkla kullanılmaktadır.

#4. Fatura tarihi

Fatura tarihi, kalemlerin faturalandığı ve işlemin yasal olarak belgelendiği saat ve tarihtir. Sonuç olarak fatura tarihi, faturanın kredi süresini ve vade tarihini belirlediği için kritik ödeme bilgilerini içerir. Bu özellikle net 30 gibi kredi sağlayan işletmeler için önemlidir, bu da ödemenin 30 gün içinde yapılması gerektiğini gösterir.

Benzer şekilde, müşterilerin bir şeyleri iade etmesine izin veren kuruluşların, faturada belirtildiği gibi, genellikle satın alma tarihinden itibaren belirli sayıda gün esas alınarak bir son teslim tarihi vardır.

#5. E-Faturalama

İnsanlar ve işletmeler, bilgisayar çağının başlangıcından bu yana kağıda alternatif olarak elektronik faturalamaya güvenmeyi daha kolay buldular. Genellikle e-faturalama olarak bilinen elektronik faturalama, taraflar arasındaki işlemle ilgili belgeleri oluşturan, kaydeden ve izleyen bir elektronik fatura türüdür. Böylece anlaşmalarının gereklerinin yerine getirilmesi sağlanır.

Faturalar ve makbuzlar, satın alma siparişleri, borç ve alacak dekontları, ödeme koşulları ve talimatları ve havale makbuzları e-belge örnekleridir. Dijital faturalar genellikle e-posta, web sitesi veya uygulama aracılığıyla gönderilir. Faydaları arasında şunlar yer almaktadır:

Fiziksel zarara karşı dayanıklılık ve dayanıklılık
Belirli adları, anahtar sözcükleri veya tarihleri aramak ve sıralamak artık çok kolay.
artan denetim yeteneği
Talep üzerine baskı veya çoğaltma yeteneği
Veri toplama ve iş zekası yetenekleri
Daha az kağıt tüketimi

E-faturalama, çeşitli teknoloji ve giriş seçeneklerini kapsar ve ödeme için müşteriye bir faturanın elektronik olarak sunulmasına yönelik her türlü aracı tanımlamak için her şeyi kapsayan bir kelime olarak kullanılır. Kabulü ve verimliliği teşvik etmek için dünya çapında EDIFACT ve UBL gibi çeşitli e-fatura standartları oluşturulmuştur.

Fatura Faktoringi Nedir?

Faturalama faktoringi, bir şirketin herhangi bir sayıda ödenmemiş faturayı borçlu olunan miktardan daha düşük bir fiyata bir faktöre satmasını içerir. Buna karşılık, faturada belirtilen 90, 30 veya 60 günlük süreyi beklemek yerine, fatura tutarının büyük bir kısmı (%90'a kadar) birkaç iş günü içinde alınır. Çoğu faktoring düzenlemesinde, faturanın tahsilatını faktor üstlenir.

Faktoring işletmesi fatura bedelinin tamamını aldığında satıcıya olan borcunu öder ve fatura tutarının belirli bir yüzdesini gelir olarak saklar.

Fatura Faktoring Süreci Nedir?

Normal bir ticari işlem, bir şirketin satış yapmasını, fatura oluşturmasını ve bunu müşteriye göndermesini içerir. Alıcı, satın alma bedelini öder ve şirket, faturada belirtildiği gibi mal veya hizmetin teslim edilmesinden otuz, altmış veya doksan gün sonra parayı alır.

Peki ya şirket kendisini çeşitli nedenlerden dolayı bekleyemeyecek bir durumda bulursa? Şirket, fatura faktoringini kullanarak ödenmemiş faturaları indirimli olarak satın alan üçüncü bir tarafa faturayı satabilir. Faktör, ödemek istedikleri tutarı müzakere eder ve ödeme düzenlemeleri üzerinde mutabakata varır. Çoğunlukla ödemenin bir kısmı peşin yapılır, geri kalanı faktör tahsil edildikten sonra ödenir.

Her faturanın faktoring için uygun olmadığını unutmayın. Çoğu faktör vadesi geçmiş faturaları satın almayacaktır. Ayrıca çoğu kişi ödeme süresi 90 günü aşan faturaları satın almayacaktır.

Faktoringin Önemi Nedir?

Faktoring, özellikle sınırlı kaynaklara sahip işletmeler ve yavaş ödeme yapan tüketiciler için, sakin bir dönemde nakit akışı sorunlarını hafifletir. Hemen hemen her küçük şirket sahibi, maaş bordrosunu yapıp yapamayacağını veya başka bir önemli iş yükümlülüğünü yerine getirip getiremeyeceğini bilmemenin kaygısını yaşamıştır. Nakit sıkıntısı, bir şirketin kendi satıcılarına zamanında ödeme yapmasını veya tatil için zamanında yeni ve büyük bir mağazayla ortaklık kurma veya dünya çapında büyüme gibi bir fırsattan yararlanmasını da engelleyebilir. Nakit sıkıntısı çeken şirketlerin, uzun vadeli potansiyeli sınırlayabilecek veya sınırlayabilecek kısa vadeli kararlar vermekten başka seçeneği yoktur.

Fatura Faktoringinin Artıları

Bir şirket çeşitli nedenlerden dolayı fatura faktoringine başvurabilir. İşte bunlardan en önemli beşi:

#1. Nakit hızlı bir şekilde alınır.

Üçüncü taraf faktörlerle çalışan şirketler genellikle fatura değerinin önemli bir kısmını birkaç iş günü içinde, bazen de 24 saat içinde alır. Bu tutarlı nakit akışı, özellikle küçük işletmelere kısa vadeli ihtiyaçları karşılama yetenekleri konusunda gönül rahatlığı sağlayabilir.

#2. Potansiyel bir dikkat dağıtıcının ortadan kaldırılması.

Yavaş ödeme yapan müşteriler ve elbette vadesi geçmiş faturaları olanlar özellikle küçük işletmeler için büyük bir yük olabilir. Sahibinin gecikmiş bir faturayı takip etmesi gerekiyorsa bu, diğer müşterilerle veya daha yüksek değerli faaliyetlerle harcanabilecek zamandır. Eğer alacaklar departmanı tahsilatlarla ilgileniyorsa, geç ödemeyi peşin almak için harcanan zaman moral üzerinde olumsuz bir etkiye sahip olabilir.

#3. Onaylar banka kredilerine göre daha hızlı verilir.

Banka kredileri veya kredi limitleri nakit elde etmek için kesinlikle bir olasılıktır. Ancak bunların elde edilmesi uzun zaman alabilir. Ve birçok küçük firma durumunda, şirketin büyüme potansiyelini sınırlayacak miktarlarla sınırlandırılabilir. Fatura faktoringi için onay prosedürü önemli ölçüde daha hızlıdır. Ve sözleşmenin doğası gereği, faktörler sıklıkla bankalardan daha fazla nakit sağlar.

#4. Bir kurucunun kişisel kredi geçmişi daha az incelenir.

Banka kredileri genellikle kısmen kurucunun kredi puanına dayanmaktadır. Bu, birçok küçük işletme sahibi için zor olabilir, özellikle de işletmenin finansmanı yoğun kredi kartı kullanımını gerektiriyorsa. Neyse ki fatura faktörü, faturalarını satın aldığı şirketten çok, sipariş veren tüketicinin kredi itibarı ile ilgilidir.

#5. İşletmelere önemli yeni tüketiciler ve hesaplarla ilişkilerde yardımcı olmak.

Bazı çok büyük ve güvenilir müşterilerin ödeme planları, küçük işletmeler için çok uzundur. Ödeme gecikmesi sorunu, hükümetten veya Fortune 500 listesinde yer alan bir şirketten gelen bir emir gibi önemli, potansiyel olarak yaşamı değiştirecek bir emri yerine getirme kapasitelerini engelleyebilir. Fatura faktoringi bu yeni siparişleri karşılamada onlara yardımcı olabilir.

Fatura Faktoringinin Eksileri

Faktoringin, bir şirketin faturayı üçüncü bir tarafa satmadan önce dikkate alması gereken çeşitli dezavantajları vardır. Aşağıda bazı dezavantajlar yer almaktadır:

#1. Önemli bir zaman yatırımı gerektirir.

Faktoring firmaları zaman zaman "spot" veya seçici faktoring hizmeti sunmaktadır; bu, hizmetlerini tek bir fatura karşılığında sundukları anlamına gelmektedir. Ancak çoğu faktoring sağlayıcısı yalnızca faturalarının çoğunu veya tamamını devretmeye istekli kuruluşlarla çalışır. Bazen sözleşmeye bağlı bir minimum miktar belirlenir ve faturaların bu minimum tutarı karşılamaması durumunda bir ücret alınır.

#2. Pahalı olabilir.

Banka kredileri gibi bir faktörün maliyetleri kısmen algılanan risk tarafından belirlenir; ancak faktoringde kredi değerlendirmesi firmanın kendisine değil, şirketin müşterilerine yapılır. Ödememe tehlikesinin göz ardı edilebilecek düzeyde olduğu durumlarda bile, bir faktörün maliyeti genellikle banka kredisinin faiz oranından birkaç puan daha fazladır.

#3. Ödeme riski kaydırılmaz.

Bir faktörle çalışmak, nakit paranın daha erken alınması anlamına gelir, ancak bir şirkete ödeme yapmayan tüketiciye karşı koruma sağlamaz. Faturanın ödenmemesi durumunda, "rücu yasağı" anlaşması geçerli olmadığı sürece, satış yapan işletmenin normalde faktör tarafından avans verilen nakdi iade etmesi gerekir. Ancak bu maddenin eklenmesi düzenlemenin maliyetini artırmaktadır.

#4. Belirli müşteri etkileşimleri ve gösterimleri daha az kontrole tabidir.

Çoğu faktoring düzenlemesinde, faktor faturanın ödenmesini garanti etmekten sorumludur. Bu, faktoringin değerinin bir parçasıdır; fatura satan bir şirket için düşünülmesi gereken bir iş daha azdır. Ancak bu aynı zamanda şirketin tahsilat taleplerinin nasıl ele alınacağı üzerindeki kontrolünü kaybettiği anlamına da gelir. Kendi kısa vadeli ihtiyaçlarına odaklanan aşırı agresif bir faktör, müşterinin satın aldığı firma hakkındaki algısını olumsuz yönde etkileyebilir. Bir faktörün varlığı, müşterilerin, şirketin iş yapmak için gerekli kaynaklara sahip olmadığı inancına da yol açabilir.

Bu dezavantajlar yönetilebilir. Örneğin bir firma, faktörün kendisini şirketin finansman departmanının bir parçası olarak temsil ettiği gizli faktoringi seçebilir. Alternatif olarak, faturanın mülkiyeti bir faktöre devredildikten sonra bile kendi fatura tahsilat faaliyetlerini yürütmeyi seçebilir. Bu, "müşteri kendi kredi kontrolünü yönetir" anlamına gelen "CHOCC" faktoringi olarak bilinir. Ancak bu metodolojiler kendi tehlikelerini de beraberinde getiriyor.

Fatura Finansmanı Nedir?

Fatura finansmanı, firmaların hızlı bir şekilde nakit kazanmak için alacakları karşılığında borç almalarına olanak tanıyan bir muhasebe biçimidir. Bir şirket, fatura veya faturaları teminat olarak kullanarak bir finansman şirketinden kredi almak için fatura finansmanını kullanır.

Fatura finansmanı ve fatura faktoringi: Hem fatura finansmanı hem de fatura faktoringi, ödenmemiş faturalardan nakit elde etme yöntemleridir. Fatura finansmanı, ödenmemiş bakiyeler üzerinde biriken ödeme koşullarını ve faiz masraflarını belirtmesi bakımından standart teminatlı krediye benzer, ancak kredi bir veya daha fazla faturayla güvence altına alınır. İşletmenin fatura faktoringinden elde ettiği nakit kredi niteliğinde değildir. Aksine, genellikle faktör olarak bilinen bir faktoring şirketi faturayı "satın alır" ve tahsilatından sorumludur.

Fatura Finansmanı Süreci Nedir?

Bir fatura finansmanı düzenlemesinde üç taraf yer alır: faturayı düzenleyen firma, faturayı alan müşteri ve finansal hizmet sağlayıcı. Bu tür alacak finansmanından en iyi şekilde yararlanmak için bir şirketin, finansman şirketiyle koşulları müzakere etmesi ve müşterisinin faturanın vade tarihine kadar veya daha erken ödeme yapmasını umması gerekir.

Fatura Finansmanının Yapısı Nedir?

Fatura finansmanı düzenlemeleri bazı yönlerden kısa vadeli kredilere benzemektedir. En temel haliyle, fatura finansmanı, genellikle alacak hesabı olarak bilinen tek bir faturaya dayalı olacaktır. Borç veren olarak hareket eden bir finans şirketi, faturayı teminat olarak kullanarak faturanın sahibi olan işletmeye nakit avans verir. Şirket ödemeyi yaptığında, başlangıçtaki kredi tutarını, kredinin ödenmemiş olduğu süreye göre hesaplanan faizle birlikte finans şirketine iade eder.

Fatura Finansmanının Artıları ve Eksileri

Fatura finansmanı işletmeler için son derece faydalı olabilir; nakit akışının sınırlı olduğu dönemlerde faaliyetlerine devam etmelerine ve potansiyel olarak yaşamı değiştirecek olasılıkları takip etmelerine olanak tanır. Ancak bazı dezavantajları da var. Fatura finansmanını seçmeden önce yönetim ekiplerinin her iki tarafı da kavraması gerekir.

Artılar

Fatura finansmanı, özellikle erken gelişim aşamalarında ve sınırlı kaynaklar nedeniyle engellerle karşılaşabilecek yeni işletmeler için faydalı olan üç önemli avantaj sağlar.

#1. Hızlı para

Belirli sektörlerdeki şirketlerin nakit akışıyla mücadele ederken satış ve kâr açısından yükseklere uçması alışılmadık bir durum değil. Fatura finansmanı, B2B işletmelerin, aldıkları ancak henüz tahsil etmedikleri gelirler üzerinden genellikle 24 saat içinde nakit avans almalarına olanak tanır. Bu durumlarda, fatura finansmanı, sahibinin nakit akışıyla ilgili endişelerini hafifletebilir ve yönetim ekiplerinin, aksi takdirde vazgeçmek zorunda kalacakları önemli girişimleri sürdürmelerine olanak tanıyabilir.

#2. Acil durumlarda son derece yararlı

Envanter hasarına neden olan doğal afetler, büyük bir tedarikçinin kesintiye uğraması veya önemli bir müşterinin iflası gibi olaylar, işletmeleri hızla hayatta kalma moduna sokabilir. Bir firma bu varoluşsal tehlikelerden biriyle karşı karşıyaysa ve bankada çok fazla parası yoksa, fatura finansmanının sunduğu hızlı likidite hayat kurtarıcı olabilir.

#3. Nispeten kolay temasa sahip onay süreçleri

Birçok küçük ve gelişmekte olan işletme, banka kredisi ve kredi limiti almak için gereken kredi puanlarına sahip değildir. Bu, fatura finansmanı sunan kuruluşlar için daha az önemlidir çünkü onlar işin kendisinden ziyade şirketin müşterilerinin kredi notlarıyla ilgilenirler. Faturalarında nakit avans isteyen bir şirket genellikle daha az evrak işiyle ve daha az sorguyla karşılaşacaktır.

Eksiler

İşletmeler, bu faydalara ek olarak fatura finansmanının üç temel dezavantajının da farkında olmalıdır:

#1. Yüksek fiyat

Fatura finansmanı, sermaye artırmanın nispeten maliyetli bir yöntemidir. İşlem ücretleri ve haftalık faiz veya faktör oranları, bir işletmenin normalde bir banka kredisi için ödeyeceği tutardan birkaç kat daha yüksek APR'lere neden olabilir.

#2. Nihai maliyetin öngörülemezliği

Sorun yalnızca fatura finansmanının diğer birçok finansman türünden daha pahalı olması değildir. İlgili bir sorun da, bir şirketin fatura finansmanı anlaşması yaptığında genellikle nihai maliyetin ne olacağı hakkında hiçbir fikrinin olmamasıdır. Nihai maliyet çoğunlukla müşterinin faturayı ne kadar hızlı ödediğine göre belirlenir. Beklenenden daha uzun bir ödeme gecikmesi, satıştan elde edilecek karı ortadan kaldırabilir.

#3. Uygulanabilirlik sınırlıdır

Fatura finansmanından her işletme yararlanamayabilir. Bir işletmenin kullanımının anlamlı olması için B2B sektöründe olması gerekir. Aynı zamanda mükemmel kredi notuna sahip ve zamanında ödeme geçmişi olan müşterilere de sahip olmalıdır.

Fatura Ne İçin Kullanılır?

Fatura, satıcı tarafından alıcıya, sağlanan mal veya hizmet karşılığında ödeme talep etmek amacıyla gönderilen bir belgedir. Ürün veya hizmet ayrıntılarını, birim maliyetleri, ödenmesi gereken toplam tutarı ve hem satıcı hem de alıcı tarafından kabul edilen şart ve koşulları takip eder.

Fatura Makbuz mudur?

Faturalar ve makbuzlar satış sürecinin farklı aşamalarında düzenlendikleri için farklı işlevlere sahiptirler. Faturalar, müşteri ödemeyi göndermeden önce düzenlenirken, makbuzlar ödeme alındıktan sonra düzenlenir. Fatura ödeme talebi, makbuz ise ödeme kanıtı görevi görür.

Fatura Ödediğiniz anlamına mı gelir?

Ödeme yaptığınıza dair fatura kanıt mı? Fatura, bir şirketin müşterilerine sağladığı mal veya hizmet karşılığında ödeme yapıldığı anlamına gelmez. Fatura, müşteriye, aldığı ürün veya hizmetin bedelini ödemesi gerektiğini bildirir.

Faturayı Kim Öder?

Fatura müşteri tarafından ödenir.

Sonuç olarak

Fatura, müşteriye ödemenin zamanı geldiğini bildirmek için kullanılan bir kağıt parçasıdır. Aynı zamanda ihraç eden şirketin alacaklarını takip edebilmesi için bir kayıt görevi görür. Teknolojik sınırlamalar nedeniyle faturalar daha önce yalnızca kağıt üzerinde düzenleniyordu. Elektronik faturalar, zamandan ve paradan tasarruf sağlaması ve otomatik olarak oluşturulup gönderilebilmesi nedeniyle son zamanlarda popülerlik kazanmıştır.