Proje yönetimi bazen üst yönetime, hissedarlara ve potansiyel fon sağlayıcılara ilerleme hakkında periyodik raporlama yapılmasını gerektirir. Bir iş durumu analizi yapmak, projenizin mevcut durumunu kesin ve kapsamlı bir şekilde değerlendirmek için mükemmel bir yöntemdir. Proje yönetiminde bir işletme vaka çalışması hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin. Ayrıca bir iş gerekçesinin nasıl yazılacağına dair bazı ipuçları ekledik. Öyleyse neden şimdi dalmıyorsunuz?
İş Vakası Nedir?
Bir iş gerekçesi, bir iş sorununu açıklayan ve belirli bir hareket tarzını savunan bir tekliftir. Bu belge, bir projenin başlangıç aşamalarında oluşturulur ve çabaya devam edilip edilmeyeceğini belirlemek için gereken tüm bilgileri ortaya koyar.
Bir iş gerekçesi oluşturmak, hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olup olmayacağını görmek için girişiminizin artılarını, eksilerini, giderlerini ve risklerini tartmanızı gerektirir. İş gerekçesi, üst düzey yönetimin projeye devam edip etmemeye karar verebilmesi için bu gerçekleri özetler.
Kimin İhtiyacı Var?
İş gerekçesi, önermek istediği bir fikirle kurumsal veya devlet dünyasındaki herkes için paha biçilmez bir araçtır. Para veya kaynak harcanmasını gerektiren yeni bir şeyi uygulamaya gelince, işletmeler ve hükümet kuruluşları genellikle üstesinden gelinmesi gereken bazı "bürokrasiler" ile karşılaşırlar. İş gerekçesi, bir analistin, yöneticinin, departman başkanının, kontrolörün veya benzer bir idari figürün çalışmasını içerebilir.
Bir İş Vakası Nasıl Yazılır?
Bir iş senaryosunu nasıl yazacağınızı düşündünüz mü? Endişelenme! Bir iş gerekçesi yazmak için izlemeniz gereken bazı adımlar şunlardır:
#1. Yönetici Özeti
İş gerekçesinin ilk kısmı, tüm belgenin özet bir versiyonu olan yönetici özetidir. Projenin “hikayesini”, kökenini, motivasyonunu, rolünü vb. aktarırken aynı zamanda önemli gerçekleri de sağlar. Burada bir paragrafın üzerine çıkmamak gerekiyor. Sonraki paragraflarda, daha fazla bilgi verme şansınız olacak.
2 numara. Mali Bölüm
Bu bölümün amacı, bütçe onaylayıcılarını mevcut mali durum hakkında güncellemektir. Bunun iki bölümü var:
- Mali Değerlendirme: Bu, projenin mali açıdan potansiyel kazançları ve istikrarına ilişkin tarafsız bir değerlendirmedir. Değerlendirmenizden elde ettiğiniz bilgileri kullanarak projenin harcamalarını beklenen faydalarla karşılaştırabilirsiniz. Finansal analizin amacı, projenin parasal olarak uygulanabilir olduğundan ve masraf açısından çevrilmemiş taş kalmadığından emin olmaktır.
- Duyarlılık analizi: Bu, projenin tehlikesini azaltır. Bir projenin sonuçları üzerindeki etkilerini ölçerek potansiyel sonuçları hesaba katar ve belirsizlik durumlarında değişen değer varsayımlarını dikkate alır.
#3. Proje tanımı
Projenin sponsoru, paydaşları ve ekibi, iş gerekçenizin bu bölümünden en iyi şekilde faydalanacaktır. Bu bölüm aşağıdaki bölümlere ayrılmıştır:
- Arkaplan bilgisi: Bu, iş gerekçenizin ve proje kapsamınızın kısa bir özetini sağlar. Projenizin oluşturulmasına yönelik motivasyonların bir özetini ekleyin. Bu, yeni bir zorluğun, beklenmedik bir fırsatın veya mevcut durumunuzdaki bir değişikliğin sonucu olabilir.
- İş Hedefi: Bu bölümde projenizin önemini açıklayın. İş amacı, projenizin neden önemli olduğunu, şirkete nasıl yardımcı olacağını ve başarılı olmak için hangi engellerin aşılması gerektiğini açıklamalıdır.
- Avantajlar ve Sınırlamalar: Bu, projenin tamamlanmasından kaynaklanacak hem parasal hem de diğer faydaları özetleyerek projenin gerekliliğini göstermeyi amaçlamaktadır. Neden bunun üzerinde çalıştığınızı ve bu avantajların başarılı olmanıza nasıl yardımcı olacağını açıklayın. Olumlu yönlere ek olarak, projenizin başarısını tehdit edebilecek olumsuzlukları da vurgulamalısınız.
- Seçenekler Tanımlama ve Seçim: Bu bölümde, karşılaştığınız sorunlara olası tüm cevapları listelemelisiniz. Genellikle bir soruna yaklaşmanın birkaç yolu vardır, bu nedenle seçeneklerinizi tartmanız önemlidir. Amaç, tüm olasılıkları incelemek ve en iyi hareket tarzını önermektir. Proje devam ederken birkaç seçenek elenecek ve size daha kısa bir seçim bırakılacaktır. Nihai iş durumunuz için üç ila beş karşılaştırmalı çözüm seçeneği sunmak isteyebilirsiniz.
- Kapsam, Etki ve Bağımlılıklar: İş hedefini gerçekleştirmek için atılması gereken adımları burada belirtin. Ayrıca şirket içindeki hangi departmanların etkileneceğini de gösterir. Dahil edilen ve hariç tutulan öğeler ile diğer projelere olan önemli bağımlılıklar burada listelenebilir.
- Anahat Planı: Bu, projenin planının, zamanlamasının ve faaliyetlerinin bir özetidir. Projeye kısa bir genel bakış ve projenin birincil çıktılarının bir listesine ek olarak kimin neyden sorumlu olduğunu içerir. Projeniz, bir program gibi, en çok aşamalara bölündüğünde ve her aşamadan önce önemli seçimler yapıldığında etkilidir.
- Pazar Değerlendirmesi: Pazar analizi, bir şirketin faaliyet gösterdiği pazar koşullarının derinlemesine incelenmesidir. Bu bölümde, şirketinizin arkasındaki itici motivasyonları ortaya koyabilirsiniz. Pazarınızdaki politik, ekonomik, sosyal, teknolojik, yasal ve çevresel koşulları tartışmayı düşünün.
- Risk değerlendirmesi: Bu, projenize yönelik başlıca tehditlerin ve faydaların yanı sıra bunlarla başa çıkma stratejilerinizin bir özetidir. Projenizin bir sonucu olarak ortaya çıkabilecek endişeleri dahil edin. Projenize yönelik tehditleri ve bunları azaltmak için attığınız adımları kaydetmek için ayrıntılı bir liste günlüğü oluşturun.
- Proje yaklaşımı: Burada, projenin yürütülmesini ve başarısını sağlamak için alınan önlemleri detaylandıracaksınız. Bir görevi tamamlamak için attığınız adımları, beklediğiniz sonucu ve oraya ulaşmak için yatırım yaptığınız kaynakları ayrıntılı olarak açıklayın.
- Satın Alma Stratejisi: Bir proje tanımının bu üçüncü bileşeni, projenin finanse edileceği araçları detaylandırmak içindir. Satın alma planı, kuruluşun proje için satın alma prosedürünün ayrıntılarını içermelidir.
#4. Proje Organizasyonu
İş gerekçenizin bu son bileşeni, projenizin yapısını kapsar ve iki bölüme ayrılmıştır. Bunlar aşağıdaki gibi biçimlendirilmelidir:
- Proje Yönetimi: Bu bölümde okuyucu için projenizin çerçevesini çizeceksiniz. Burası aynı zamanda projenizi ileriye taşımakla ilgili karar vericilerin hiyerarşisini tanımlayabileceğiniz yerdir. Projenin rollerini ve sorumluluklarını ve ayrıca uygulanacak tüm standartları veya toleransları dahil edin. Bu düşüncelerin nihai sonuçlara nasıl dahil edildiğini açıklayın.
- İlerleme Raporlaması: Son olarak, iş planınız, projenin gelişimini nasıl izlemeyi planladığınızı detaylandırmalıdır. Proje kurulunu ilerlemeden nasıl haberdar edeceğinizi bu plana dahil edin.
İş Vaka Analizi Nedir?
Potansiyel bir hareket tarzını değerlendirmek için bir iş vakası analizi yapılır. Maliyetler, riskler ve faydalar, kurumsal bağlamda bu hedef için en önemli üç unsurdur. Diğer bir deyişle, herhangi bir iş vakası analizi raporunda ele alınması gereken üç temel endişe vardır:
- Maliyetler: Bu seçimi yapmamanın bir bedeli var mı?
- Riskler: Bunu yapmaya devam edersem, kendimi nasıl bir riske atmış olurum?
- Faydaları: Bu seçimi yaparken ne gibi avantajlar bekliyorsunuz?
Bu sorgulamanın amacı, bu seçime devam edilip edilmeyeceğine karar vermektir. Beklenen avantajlar, ilgili maliyet ve tehlikelerden çok daha büyükse karar verilmelidir. Bununla birlikte, riskler ve masraflar potansiyel kazançlardan daha ağır basarsa, başka bir eylem şekli düşünülmelidir.
Maliyetler, riskler ve ödüller, bir iş vakası incelemesi sırasında genellikle parasal açıdan birbirine karşı tartılır. Bununla birlikte, iş vakası analizinde alternatif nicel veya nitel perspektifler de kullanılabilir. Örneğin, bir kararın maliyetinin para yerine zaman olarak ifade edilmesi mümkündür. Benzer şekilde, bir kararın riskleri ve getirileri, şirketin marka değerini, müşteri mutluluğunu veya yasal durumunu nasıl etkilediği dikkate alınarak değerlendirilebilir. Bir iş vaka incelemesi parasal sonuçları merkeze almadığında paydaşların bilgiye dayalı bir karar vermesine yardımcı olmak için, artıları ve eksileri tartmanın nesnel yollarını aramak yararlıdır.
Neden İş Vaka Analizi Kullanılmalı?
İş durumu analizi iki ana nedenden dolayı yararlıdır. İlk avantajı, yazarı olası her hareket tarzının artılarını ve eksilerini tartmaya zorlamasıdır. Bir seçim yaparken tüm potansiyel sonuçları gözden kaçırmak yaygındır. Aşırı veya olumsuz sonuçları göz önünde bulundurarak doğru seçimi yapma olasılığı daha yüksektir.
İş gerekçesi analizi kullanmanın ikinci faydası, konunun uzmanından (genellikle ürün yöneticisi) paydaşlara önemli bilgilerin aktarılmasını ve bağlamsallaştırılmasını kolaylaştırmasıdır. Bazı maliyetlerin, risklerin ve avantajların önemi, uzmandan kapsamlı bir rapor alınmadan paydaşlar tarafından gözden kaçabilir.
İş Vaka Analizi Ne Zaman Kullanılmalı?
Büyük bir şirketteki bir proje yöneticisi, paydaşların desteğine ihtiyaç duyduğunda, genellikle bir iş durumu analizi yapar. Proje yöneticisi genellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde şirketin en çok yatırım yapılan tarafı olduğundan, üst düzey yöneticilerden satın alma gereksizdir.
Ancak, daha küçük işletmeler için bile böyle bir analiz yapmak uzun vadede sonuç verebilir. Yukarıda belirtildiği gibi, bunun nedeni, karar vericiyi ilgili tüm faktörleri tartmaya zorlamasıdır.
İş Durumunu Yönetme
Proje yaşam döngüsü boyunca, iş gerekçesi yapı sağlar ve projenin düzenlenmesine yardımcı olur. Bu nedenle rafa kaldırılmamalı, kaynak olarak sıklıkla kullanılmalıdır. Sonuç olarak, proje sponsoru ve proje kurulu, projenin sürdürülebilirliğini ve arkasındaki mantığın sağlamlığını sağlamak için stratejik noktalarda projeyi tekrar ziyaret etmelidir. Zaman ve kaynak israfını önlemek için, değerlendirmeyi bir sonraki aşamaya geçmeden önce yapmak en iyisidir.
Neden Bir İş Vakasına İhtiyacınız Var?
Aşağıdaki üç nedenden dolayı bir iş gerekçesine ihtiyacınız var:
- Karar vericileri proje konseptiyle ilerlemeye ikna etmeyi amaçlar, ancak aynı zamanda şirketin genel stratejisine uygun girişimlerin önceliklendirilmesine de yardımcı olur.
- Potansiyel olarak rekabet eden projeler arasında adil karşılaştırmalar yapmak için, iş senaryoları değerlendirme sürecini standartlaştırır.
- Proje seçilirse iş gerekçesi, planlamanın ilk aşamalarında projenin kapsamını daha iyi yönetmek için kullanılabilir. Proje bittikten sonra bile, projenin planlama ve yürütme başarısını değerlendirmek için kullanılabilir.
İş Vaka Analizi ve İş Vaka Analizi
Belki bir iş gerekçesi ile bir iş gerekçesi analizi arasındaki ayrım konusunda kafanız karışmıştır. Bu adların her ikisi de iş analizi için kullanılan aynı yazılım türünü tanımlar. Rapora "iş durumu", onu analiz etmek için kullanılan yönteme "iş durumu analizi" adı verilir.
İş Vaka Belgesi Nedir?
Belge, karar vericiyi belirli bir hareket tarzını kabul etmeye ikna etmek için yazılı olarak sunulan bir argümandır. İyi geliştirilmiş bir çözüm, bir soruna olası çözümleri araştırır ve karar vericilerin şirket için en faydalı olanı seçmesine olanak tanır.
Bir İş Kullanım Senaryosunun Amacı Nedir?
Bir iş kullanım senaryosunun amacı, bir kuruluşun bir müşteriye faydalı, ölçülebilir bir sonuç sunmak için atması gereken adımların ana hatlarını çizmektir.
İş Vakasını Kim Yazar?
Pek çok kuruluşta, Proje Yöneticisi veya bir iş analisti, program yönetiminin sorumluluğunda olsa bile kapsamlı bir İş Durum İncelemesi geliştirmekle görevlendirilir. İş Gerekçesi, Proje Güvencesinin yardımcı olabileceği başka bir alandır.
Son Düşüncelerimiz
Burada, ikna edici bir iş gerekçesi oluşturmak için gereken adımları belirledik. Tartışmamızın genişliği nedeniyle, ortaya çıkan iş gerekçesi göz korkutucu görünebilir. Bir iş gerekçesinin doğrudan işe inmesi gerekir. Proje nispeten küçükse birkaç sayfa mümkündür. Belge, daha ilgili projeler ve karmaşık iş değişikliği girişimleri için daha uzun olacaktır. Sonuç olarak, her bölümü hedef kitlenizi düşünerek yazmalı ve ek materyalleri bir ekte saklamalısınız.
İlgili Makaleler
- PROJE YÖNETİMİ: Tanım, Yazılım, Beceriler, Adımlar ve Maaş
- Proje Planlama: Proje Planlama Teknikleri Rehberi
- PROJE YÖNETİMİNE NASIL GİRİLİR: Tanım, Kılavuz ve Gereksinim
- PROJE RİSK YÖNETİMİ: Risklerin Nasıl Yönetileceğine İlişkin Adım Adım Kılavuz
- İş Planının 12 Bileşeni (Ayrıntılı Kılavuz)
Referanslar
