Bilgileri depolamak için bir belge yönetim sistemi kullanmak, bir şirketin temel belgelerinin daha sonraki erişim ve inceleme için doğru şekilde saklanmasını sağlayabilir. Kayıt yönetimi uyumluluk, risk yönetimi ve yönetişim planlaması için kritik öneme sahiptir. Bir kayıt yönetim sisteminin nasıl kullanılacağını anlamak, yasal, mali ve tarihi öneme sahip kritik kayıtların, belirlenen kurallara göre arşivlenmesi veya imha edilmesi için korunmasına yardımcı olabilir.
Bu yazıda, kayıt yönetiminin ne olduğunu, neden gerekli olduğunu, faydalarını, sistemin yaşam döngüsünü, faydalı bulabileceğiniz eğitimler veren birkaç şirketi ve kayıt ile veri yönetimi arasındaki farkları ele alacağız.
Kayıt Yönetimi Nedir?
Kayıt yönetimi, herhangi bir formatta bilginin geliştirilmesini, bakımını, alımını ve elden çıkarılmasını kontrol etme sürecini ifade eder. Diğer bir deyişle, bir şirketin değerli bilgilerinin oluşturulmasından elden çıkarılmasına kadar yönetimi ile ilgilidir.
Kayıt, delil olarak tutulan veya iş anlaşmalarında kullanılan herhangi bir bilgi olabilir. Nihai raporlar, bütçe belgeleri, şirket bilançoları, bir eylemle ilgili iletişimler, saha görevlerinin haritaları vb. kayıt örnekleridir.
Kayıt Yönetimi Neye Hizmet Eder?
Kayıt yönetiminin birincil amacı, değerli bilgileri iş gereksinimleri ve uyumluluk denetimleri için kullanılabilir durumda tutmaktır. Büyük işletmelerin temel bir elektronik tablo kullanarak her temel bilgiyi izlemesi imkansızdır. Her şeyi düzenli ve erişilebilir tutmak için bir strateji ve yeterli kayıt tutma gerekir.
Bir kayıt yönetimi politikası, kayıtlarınızın bir sınıflandırmasını oluşturmanıza ve sizin için uygun olan herhangi bir zamanda saklanmasını sağlamanıza olanak tanır. BT dokümantasyon yazılımı gibi yazılım araçlarını kullanarak temel bilgilerinizi düzenleyebilirsiniz.
Kayıt Yönetimi Neden Gereklidir?
Kayıt yönetimi olmadan, her gün üretilen çok sayıda kaydı işlemek imkansızdır. Bunu bir bağlama oturtmak gerekirse, 44 itibarıyla küresel veri alanında yaklaşık 2020 zettabayt veri oluşturduk ve bunun 175'e kadar dört kat artarak 2025 zettabayta ulaşacağı tahmin ediliyor (bir zettabayt bir milyar terabayttır).
Kayıtların genişletilmesini kontrol etmek ve onlardan anlamlı bilgiler çıkarmak için kayıt yönetimi gereklidir. Her şey elektronik olarak yönetilse bile, söz konusu maliyetlerin ve üretkenliğin katıksız büyüklüğü herhangi bir firmayı alt edebilir.
Önemli iş kayıplarının yanı sıra, yetersiz kayıt yönetimi, yüksek maliyetli uyumluluk cezalarına, üretkenlik kaybına, savurgan denetimlere, aşırı veri yüklemesine ve diğer sonuçlara neden olabilir.
Kayıt yönetimi, veri koruma standartlarına uygun kalırken tüm bu zorlukların üstesinden gelmek için en büyük cevaptır.
Kayıt Yönetiminin Faydaları
İyi bir kayıt yönetimi programı geliştirmenin aşağıdakiler dahil sayısız faydası vardır:
1 numara. Temel bilgileri güvende tutma
Önemli kayıtları korumak için yetkin bir yönetim sistemi kullanmak, dosyanın bütünlüğünü ve gizliliğini korurken belgelerin kaybolma olasılığını azaltabilir. Ayrıca, aynı verileri iki veya daha fazla konumda depolayarak kayıt yedekliliği oluşturabilir ve bir şirketin bir trajedi veya acil durumdan sonra daha hızlı yeniden açılmasına yardımcı olabilir. Kayıt fazlalığı oluşturma yöntemleri arasında şunlar yer alır:
- Kayıtlar ve istihbarat envanteri yapmak
- Kritik belgeleri etiketleme ve fazlalığı belirtme
- Kayıtlara kimin erişebileceğini bulmak
2 numara. Daha az para harcamak
Verimli bir kayıt yönetim sistemi, bir işletmenin depolama alanından, ekipman malzemelerinden ve personel maliyetlerinden tasarruf etmesine yardımcı olabilir. Fiziksel veya dijital bir yönetim sistemi, bir şirketin tasarruf etmesine yardımcı olabilir. Kağıtları bir sistem olmadan manuel olarak korumak veya saklamak yerine, uygun bir kayıt sistemi çalışanlara diğer iş görevlerini halletmeleri için daha fazla zaman verebilir.
#3. Artan verimlilik
Bir kuruluş zaman zaman dosyaları kaybedebilir ve çalışanların eksik veya yanlış yerleştirilmiş kayıtları aramak için harcadıkları zaman, üretimi ve verimliliği azaltabilir. İyi yapılandırılmış bir kayıt yönetim sistemi, bu engellerin kaldırılmasına yardımcı olabilir ve işletmelerin gerektiğinde önceki kayıtlara erişmesine izin verebilir. Bir sistem ayrıca yeni personelin daha kolay eğitilmesine yardımcı olabilir çünkü kuruluş gerekli belgelere nereden erişileceği konusunda doğrudan yönergeler sağlayabilir.
#4. Kayıtların genişletilmesini kontrol etme
Sektörler arasında, elektronik dosyaların ve firma belgelerinin toplam miktarı artıyor. Kayıt yönetimi, belgeleri tutmak için gereken genişletme ve ofis depolama alanının korunmasına yardımcı olabilir. Saklama gereksinimlerinin ve programlarının kontrol edilmesi, kayıtları izlemeyi, almayı ve yönetmeyi kolaylaştırarak bu konuda yardımcı olabilir.
# 5. Etkili karar vermeyi kolaylaştırmak
Doğru kategorizasyon özelliklerine ve basit erişim kapasitesine sahip bir yönetim sistemi sayesinde yöneticiler ve yöneticiler bilgiye ihtiyaç duydukları anda erişebilirler. Ayrıca, önceki ilgili belgeleri kullanarak eğitimli seçimler yapmalarına yardımcı olabilir. Örneğin bir yönetici veya üst düzey liderlik rolü, mevcut zorlukla ilgili bilinçli bir karar vermelerine yardımcı olmak için şu anda uğraştıkları karşılaştırılabilir bir senaryoyla ilgili önceki belgeleri analiz edebilir.
#6. Profesyonelliği teşvik etmek
Organize bir işletme, personeli arasında destekleyici bir ortamı teşvik eder. Organize bir iş yerinin basitliği ve dosyalara kolay erişim sayesinde, etkili bir kayıt yönetim sistemi kurmak moral ve performansı artırabilir. Bu, çalışanların ihtiyaç duydukları belgeleri kesinlik ve güvenle almak için nereye gidebileceklerini anladıkları için mümkündür.
#7. Mevzuata ve mevzuata uyma
Kayıtların doğru şekilde saklanması, bir şirketin devlet gerekliliklerine veya mevzuata uymasına yardımcı olabilir. Yararlı bir kayıt yönetim sistemi, kayıt tutmada hata olmamasını sağlayarak bir şirket liderlerinin mali cezalardan kaçınmasına yardımcı olabilir. Ayrıca kuruluş, kayıtlarla çalışan personel için, sürecin güncellenmesi veya önemli ölçüde değiştirilmesi durumunda güncellenmiş eğitim de dahil olmak üzere, devlet gerekliliklerine ve yasalara uymalarını garanti etmek için eğitim programları sağlayabilir.
# 8. Bir şirketin mirasını canlı tutmak
Bir kayıt yönetim sistemi, bir kurumun önceki kararlarının ve geçmişinin korunmasına yardımcı olur. İş kayıtları, çalışanların gelecekte karar vermek için kullanabilecekleri önemli araçlardır. Bir şirket başarılı olursa, kayıtlar genel halk için tarihi eserler haline gelebilir.
Farklı Kayıt Türleri Nelerdir?
Kayıtlar, gerçekleştirdikleri işlevlere göre birçok kategoriye ayrılabilir. Aşağıda sık kullanılan türlere bazı örnekler verilmiştir:
1 numara. Fiziksel kayıtlar
Bunlar, notlar ve kağıtlar gibi çeşitli ortamlarda saklanan bilgilerin somut kopyalarıdır. Fiziksel alan bu kayıtlar tarafından kaplanır.
2 numara. Elektronik veri kayıtları
Elektronik kayıt, elektronik olarak yapılan ve saklanan bir kayıttır. Dijital olarak tutulabilirler ve çok az fiziksel yer kaplarlar.
#3. İş kayıtları
Bunlar, bir işletmenin yürütülmesiyle ilgili belgelerdir. Kurumsal kayıtlar sözleşmeleri, sözleşmeleri, bordro kayıtlarını vb. içerir.
#4. Endüstri kayıtları
Bunlar, belirli bir endüstrinin işleyişine ilişkin kayıtlardır. Örneğin, tıp sektörü kayıtları, bir bütün olarak işle ilgili belgeleri ve araştırma materyallerini içerir.
# 5. Yasal kayıtlar
Bunlar yasal olarak tutulması zorunlu kayıtlardır. Yasal tutma kayıtları, uyumluluk düzenlemelerine ilişkin kurallardır.
Kayıtların Yaşam Döngüsü nedir?
Tüm kayıtlar, yaratılıştan yok oluşa kadar bir ömür boyunca devam eder. Bu aşamaları bilmek, verilerinizi uygun şekilde korumanıza ve yönetmenize olanak tanır. Yaşam döngüsünde her aşama önemlidir ve yaşam döngüsünün devam etmesi için her aşamanın hedeflerinin karşılanması gerekir.
Bir kayıt yaşam döngüsünün beş aşaması nedir?
Aşağıdakiler beş aşamadır:
- Oluştur/Al: Bu, bir kaydın dahili olarak mı oluşturulduğunu yoksa harici bir kaynaktan mı alındığını ifade eder. Kayıt, kağıt belgeler, dijital formlar, e-postalar, raporlar vb. herhangi bir biçimde olabilir.
- Kullan/Değiştir: Sıklıkla kullanılan raporlar, hızlı erişim için dahili olarak kaydedilir. Diğer raporlar tesis dışında saklanır ve gerektiğinde kullanılır.
- Korumak/Korumak: Bu aşama, bir kaydın tutulması ve korunması gereken zaman çerçevesini belirtir. Veri saklama kurallarına uygun olduğundan emin olmalısınız.
- İmha Et/Yok Et: Bir kayıt amacına ulaştığında, iki seçeneği vardır: imha etme veya arşivleme. Artık bir kayda ihtiyacınız olmadığından emin olduğunuzda, onu güvenli bir şekilde silin.
Gerekli olmayan kayıtların imha edilmesinin ardından, uzun vadeli saklama değeri olan kayıtları belirlemeli ve arşivlemelisiniz.
Kayıt Yönetiminin Bileşenleri Nelerdir?
Kayıt yönetiminin çok sayıda bileşeni olmasına rağmen, bir kayıt yönetimi programının çekirdeğini oluşturan dört temel faktör vardır. Birincil bileşenler aşağıdaki gibidir:
- İlkeler ve prosedürler: Bir kayıt yönetimi programı, programın parametrelerinin tanımlanmasıyla başlar. Farklı aşamalarda güç seviyelerini ve sorumlulukları tanımlamak için politikalar gereklidir. Politikaların nasıl uygulanacağına dair ayrıntılı talimatlar da bulunmalıdır.
- Tutma Planı: Bazı kayıtların saklama süreleri uzatılırken, bazılarının saklama süreleri sınırlıdır. Bu program, bir kuruluşta bir kaydın tutulması gereken en kısa süreyi belirtir.
- Kayıt Dosyalama Sistemi: Kayıtların dosyalanması ve saklanması için bir strateji mevcut olmalıdır. Nasıl saklandıklarına bağlı olarak - dijital veya fiziksel - kayıtlar kategorilere ayrılabilir. Bu aynı zamanda bir kaydın önemini vurgular.
- Eğitim ve denetim: Kayıt tutmak tek kişilik bir iş değildir. Görevi yapmak için kalifiye bireylerden oluşan bir ekibe ihtiyacınız olacak. Etkili olmalarını sağlamak için onları düzenli olarak eğitmeli ve düzenli denetimler yapmalısınız.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (ERM) nedir?
Elektronik ortamda tutulan dosya ve belgelerin yönetimi, elektronik kayıt yönetimi (ERM) olarak adlandırılır. Bir kuruluşun gerektiğinde uygun kayıtlara erişimi olduğunu garanti eder. Kayıtlar elektronik olarak kaydedildiğinde, otomasyon yoluyla verimlilik artırılır. ERM yazılımı, süreci otomatikleştirmenize, tekrarları ortadan kaldırmanıza ve bakımı kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri Ne Fayda Sağlar?
ERM sistemlerinin en dikkate değer avantajlarından bazıları şunlardır:
- ERM, kayıtları minimum çabayla otomatik olarak tanımlamanıza, sınıflandırmanıza, saklamanıza ve almanıza olanak tanır. Ayrıca belge meta verilerini otomatik olarak yakalayabilir ve tüm süreci otomatikleştirebilirsiniz.
- Elektronik kayıtları kullanarak doğru zamanda doğru bilgiye ulaşabilirsiniz. Her şey elektronik olarak kaydedildiğinde, fiziksel kayıtları aramak için harcanan zaman ortadan kalkar.
- Kayıtlar elektronik olarak saklandığında, önceki verilere başvurmak kolaydır. Önceki kararları hızlı bir şekilde anlayabilir ve gelecekteki kararlarınızı bunlara dayandırabilirsiniz.
- ERM sistemlerini benimserken, uyumluluğu hızla elde edebilirsiniz. Otomatikleştirilmiş kayıt depolama ve düzenleme ile iş faaliyetlerinize devam ederken zahmetsizce uyumluluk gösterebilirsiniz.
Kayıt Yönetimi Eğitimi
Birçok kolej ve üniversite, öğrencilere tarih, felsefeler, yöntemler, organizasyon ve çeşitli işletmeler için geçerli olan en iyi uygulamalar hakkında bilgi vermek için kayıt ve bilgi yönetimi veya arşiv çalışmalarında dereceler sunar. Kayıt yönetiminin geniş ve karmaşık doğasıyla ilgili diğer profesyonel kuruluşlar veya sertifika programları şunları içerir:
- Sertifikalı Kayıt Yöneticileri Enstitüsü (ICRM): Altı testi geçtikten sonra, iş deneyimi ve ileri eğitim kombinasyonuna sahip olanlar ICRM'den gelişmiş bir sertifika alabilirler.
- Ulusal Arşivler ve Kayıtlar İdaresi (NARA): NARA, federal hükümet çalışanları için Federal Kayıt Yönetimi Sertifikası ile sonuçlanan altı haftalık bir eğitim programı sağlar.
- Amerikan Kayıt Yönetimi Derneği (ARMA): ARMA International üyeleri, üst düzey stratejik yaklaşımlara odaklanan bir Information Governance Professional (IGP) sertifikası alabilirler. Üç yıl süreyle geçerlidir ve birçok yönetici seviyesi veya üstü pozisyon için geçerlidir.
Kayıt Yönetimi ve Doküman Yönetimi
Kayıt yönetimi ve belge yönetimi arasında bir ayrım vardır, ancak bazı kişiler bu ifadeleri birbirinin yerine kullanır. Belge yönetimi, belge yönetiminin önemli bir yönüdür. Dosyaları yakalama, depolama, değiştirme veya paylaşma gibi standart ofis görevlerini ve dosya depolamayı içerir. Bir şirket için belge yönetiminin gözetimine yardımcı olurken, bir belge yönetimi uzmanının sorumlulukları şunları içerir:
- Mevcut ve gelecekteki belgeleri düzenli tutmak
- İş akışı verimliliğini artırma
- Dosya alımı için verimli arama algoritmaları sağlama
- Yanlış dosyalanmış ve yanlış yerleştirilmiş kağıtların miktarının azaltılması
- Fiziksel belge depolamayı azaltma
Kayıtlar her zaman belgeler değildir ve kayıt yönetimi genellikle daha titiz çalışmayı ve bir departmanı yönetmek, sistemleri tasarlamak ve bakımını yapmak, ekip üyelerini denetlemek ve bir sistemin güvenliği ve emniyeti hakkında rapor vermek için özel bir yönetici gerektirir. Bir kayıt yöneticisinin görevleri, kayıtları güvenli bir şekilde korumaya odaklanır ve şunları içerebilir:
- Kayıtlar için standartlar ve normlar ve bunları depolamaktan sorumlu ekip oluşturmak
- Kimin hangi kayıtlara ne zaman erişebileceğini belirleme
- Materyallerin arşivlere ne zaman taşınacağına ilişkin zaman çerçevelerinin oluşturulması
- Kayıtların kullanılması için yönetime izin verilmesi
- Kayıt yönetimini kurumsal sistemlere ve yazılım platformlarına yerleştirmek
Sık Sorulan Sorular
Bazı kayıt örnekleri nelerdir?
Her şirket kayıt yönetimi politikaları oluşturur. Kayıtlar, her şirket tarafından belirlenen kurallarla korunur. Rakiplere, devlet kurumlarına ve gizli belgelere erişimi olan işi olmayan herkese karşı korumalı. Bu açıklama, e-iş sektöründe "iş sırrı" olarak bilinir.
Form ile kayıt arasındaki fark nedir?
Form, belirli bilgiler isteyen ve yanıt seçenekleri veya doldurulabilecek boş alanlar içeren bir belgedir. Formların dikkatli bir şekilde uygulanması gerekmez. Doldurulmuş bir form ise bir kayıt olarak kabul edilir ve değiştirilmeden saklanmalıdır.
Bir belge ne zaman kayda dönüşür?
Kayıt, bir kuruluşun ticari işlemlerle bağlantılı olarak oluşturduğu veya aldığı bir belgedir. Yasal gereksinimleri karşılamak için de kullanılabilir. Kaydın ortamı veya türü, sınıflandırması üzerinde hiçbir etkiye sahip değildir. Kağıt üzerinde veya dijital olarak olabilir.
Kayıt yönetimi yükümlülükleri nereden geliyor?
Kayıt yönetimine yönelik yükümlülükler, genellikle kamu güvenliği, veri egemenliği veya diğer konuları yansıtan hükümet veya endüstri standartları ve uygulamaları tarafından empoze edilir. Sonuç olarak, kayıt yönetimi, bilgi yönetişimi planınızın önemli bir bileşenidir. BT altyapısı içindeki kayıtların gerçekliğini ve kullanılabilirliğini izlemek, firmanızın güvenliğine yardımcı olabilir.
İş açısından, kayıt yönetimi ne anlama gelir?
Kayıt yönetimi, verilerin sistemde mevcut olduğu andan yok edildiği zamana kadar meydana gelen tüm olayları kapsar. Esasen, kayıt yönetim sistemi veri yaşam döngüsünü takip eder. Yazılı materyallerin, formların, dosyalama kayıtlarının, mikrofilmlerin çoğaltılması, saklanması ve ilgili hizmetler de dahildir.
İlgili Makaleler
- KAYIT YÖNETİM SİSTEMLERİ: 15'de En İyi 2023 Yazılım Seçeneği
- KURUMSAL KAYIT DEFTERİ: Anlamı, Önemi ve Nasıl Elde Edilir
- Bir Belgeyi Elektronik Olarak İmzalama: Adım Adım Kılavuz
- Vergi Kayıtlarını Ne Kadar Süre Tutmalı? Bilmen gereken her şey
- MUHASEBE MÜDÜRÜ: Anlamı, Görevleri, Maaşı, Özgeçmişi ve Nitelikleri
Referanslar
