İK BÖLÜMÜNÜN TEMEL FONKSİYONLARI: Bilmeniz Gereken Her Şey

İçindekiler gizlemek

Bir İnsan Kaynakları Departmanının Hedefleri Nelerdir?
İK Departmanı Ne İş Yapar?
İK Departmanının Temel Fonksiyonlarının Listesi
İK Fonksiyonları Nasıl İyileştirilir?
Sonuç
1. İlgili Makaleler
2. Referanslar

İK Departmanının işlevleri çeşitli ve karmaşıktır, çünkü bu ekip bir şirketin tanımlanmış iş hedeflerini gerçekleştirmek için insan sermayesini yönetmekle görevlidir. Personel departmanı, yetenekleri çekmek ve sürdürmekten çalışanların çıkarlarını ve refahını korumaya kadar her türlü işte kilit öneme sahiptir. Forbes dergisine göre, bir dizi çalışma, kurumsal hedeflere ulaşmak ve iş performansını iyileştirmek için insan kaynakları stratejisini eşleştirmenin önemini göstermektedir. Araştırmalara göre, gerçek bir rekabet avantajı elde etmek, olağanüstü sonuçlar elde eden insanlar ve bunu yapan kuruluşlar aracılığıyla mümkündür. İnsan Kaynakları ile ilgilenen herkes keyifli bir kariyer bekleyebilir. İnsan kaynaklarında çalışmak istiyorsanız, öncelikle İK departmanının temel fonksiyonlarını öğrenmeniz gerekir.

Bir İnsan Kaynakları Departmanının Hedefleri Nelerdir?

İK departmanının işlevlerini anlamak için ondan ne beklendiğini ve hangi hedeflere sahip olduğunu anlamak gerekir. Genel olarak, ana sorumluluğunun insan kaynaklarının yerini belirleyerek, elde tutarak ve geliştirerek bir şirketin başarısına katkıda bulunmak olduğunu biliyoruz. Bir yandan bu, verimli programların geliştirilmesi ve bu alanda yerleşik norm ve düzenlemelere bağlı kalmalarının sağlanması yoluyla gerçekleştirilir.

Daha spesifik olarak, İK departmanının ana hedefleri şunlardır:

1 numara. Şirketin iş hedeflerine katkıda bulunmak.

Örgütsel hedeflere ulaşmak için profesyonel bir insan kaynakları ekibi gereklidir. CEO veya yönetim kurulu, organizasyonun ihtiyaçlarını belirlemeli ve insan kaynakları ekibi, organizasyon içinde ve dışında bu ihtiyaçları karşılayacak doğru kişileri belirlemelidir.

2 numara. En iyi yetenekleri çekin ve elde tutun

İnsan kaynakları departmanı, sektördeki en iyi uzmanları işe almalı ve elinde tutmalıdır. Bu, personelin motivasyonunu ve refahını artırmak için iyi planlanmış bir stratejinin yanı sıra uygun programların uygulanmasını gerektirir.

#3. Personelin refahını artırmak

İnsan kaynakları departmanı, şirket personelinin refahını, motivasyonunu ve gelişimini sağlamayı taahhüt etmelidir. Çalışma ortamını ölçmek, gelişim programları başlatmak ve teşvikler sağlamak, başardıkları şeylerden sadece birkaçı.

#4. Üretkenliği artırın

Dahili olarak, personel departmanı da tüm işgücünün üretkenliğini ve performansını izlemelidir. İyileştirme alanlarını belirleyebilmeli ve uygulama planları başlatabilmelidirler.

# 5. Yönetmeliklere uyulmasını sağlayın.

İnsan kaynakları departmanının nihai olarak sorumlu olduğu çeşitli istihdam politikaları ve yasaları vardır. Tatiller, hastalık günleri, doğum/babalık izinleri… Her şey düzenlenmiş ve sıkı bir şekilde uygulanmalıdır.

İK Departmanı Ne İş Yapar?

Administración de Recursos Humanos'un (İnsan Kaynakları Yönetimi) yazarı Fernando Arias G. tarafından tanımlanan insan yönetimi, “her iki tarafın da hedeflerine ulaşmak için bir şirkette çalışan çalışanların organizasyonuyla ilgilenen disiplindir. ” Bu tanımın ve önceki noktaların önerdiği gibi, bu bölümün rolü kritiktir.

Hoş bir çalışma ortamı oluşturmak ve işgücünün refahını ve üretkenliğini beslemenin yanı sıra bir kuruluşun çalışanları ile ortaya çıkan ihtiyaç ve koşulları gözetmekle görevlidir.

Ayrıca, kuruluş üyelerinin yardıma, danışmanlığa veya desteğe ihtiyaç duyduklarında gittikleri yerdir. Bu departmandaki kişiler bu nedenle iş yeri ile iletişim halinde olmalı ve şirketin özelliklerini, her çalışanı, mevcut ekonomik durumu ve işgücü piyasasını anlamalıdır. Şimdi İK departmanının temel işlevlerinin bir listesini görelim.

İK Departmanının Temel Fonksiyonlarının Listesi

İnsan kaynakları departmanı, şirkete ve çalışanlarına fayda sağlayan çeşitli sorumluluk ve faaliyetlerden sorumludur. Sonuç olarak, fonksiyonların sayısı neredeyse sınırsızdır ve İK fonksiyonlarının çok geniş ve oldukça çeşitli olduğunu iddia edebiliriz. Tüm bu fonksiyonlar, İK departmanı kurulurken ve stratejik plan geliştirilirken tanımlanmalıdır.
İK departmanının temel işlevleri şunlardır:

1 numara. İnsan kaynakları planlaması

İnsan kaynakları departmanı, şirketin geleceği ve çalışanları için stratejiler oluşturmakla görevlidir. Yeteneği işe alma ve işe alma, performans yönetimi ve yedekleme planlaması gibi diğer birçok İK işlevi bu rolden etkilenir. İK uzmanları, şirketin amaç ve hedeflerini incelemeli ve bunlara ulaşılmasına yardımcı olacak iş gücü stratejileri geliştirmelidir. Örneğin, üretim hedeflerini gerçekleştirmek için işe alımı genişletebilir veya bir projeyi veya çabayı gerçekleştirmek için belirli becerilere sahip personeli çekebilirler. Planlama yaparken, İK departmanı ihtiyaçlarını bildiğinden emin olmak için sık sık diğer departmanlarla ilişki kurar.

Bu planları koordine ederken ve uygularken departman tarafından çeşitli unsurların dikkate alınması gerekir. Tutarlı uygulamalar oluşturmak için taktiklerinin şirketin hedefi ile bağlantılı olmasını sağlamalıdırlar. İK uzmanları, yasalardaki veya teknolojideki değişiklikler gibi kuruluş üzerinde etkisi olabilecek dış sorunları da göz önünde bulundurmalıdır. Bu eylemlerin alınması, kuruluşun pazarda rekabetçi kalırken vizyon ve hedeflerine yönelik çabalarını sürdürmesine izin vererek, gerektiğinde bu tür değişikliklere uyum sağlamasına yardımcı olabilir.

2 numara. İşe alım ve yetenek seçimi

İnsan kaynakları departmanı, bir organizasyonun yetenekleri çekme ve elde tutma becerisi açısından kritik öneme sahiptir. İşe alma hedeflerini belirlemek ve aday türlerini veya doldurulması gereken rolleri belirlemek için yönetimle işbirliği yapabilirler. Bu profesyoneller ayrıca iş listelerinin oluşturulması ve yüklenmesi, nitelikli kişilerin belirlenmesi ve ilk tarama sürecinde yardımcı olabilir. Başvuranları ararken profesyonel ağ sitelerine göz atabilir veya iş fuarları gibi yüz yüze etkinlikleri ziyaret edebilirler.

İnsan kaynakları uzmanları ayrıca işe alma ve işe alma süreçlerinde yardımcı olur. Potansiyel işçilere bir iş teklifi verebilir, bir başlangıç tarihi verebilir, tazminat pazarlığı yapabilir ve sosyal haklar kayıt sürecini başlatabilirler. Bu uzmanlar, işe başladıkları ilk gün çalışanları işyeri ve kurumsal düzenleme ve prosedürlere alıştırmak için bir işyeri oryantasyonu verirler.

#3. Faydalar ve Tazminat

İnsan kaynakları departmanı, çalışanların maaş ve sosyal yardımlarının yönetimine ve gözetimine yardımcı olur. Tazminatı belirlemek için yönetimle işbirliği yaparlar ve gerektiğinde çalışanlarla müzakere ederler. Bir çalışan işe alındığında, İK departmanı onu bordro sistemine kaydeder ve ödeme planına göre zamanında ödenmesini sağlamaktan sorumludur. Bu departman aynı zamanda şirketin rekabetçi kalmasını sağlamak için endüstri tazminat normlarını da izler. Şirket rekabetçi bir ücret sağlayamıyorsa, ek avantajlarla telafi edebilir.

Çalışanlar genellikle sağlık ve diş sigortası, hayat sigortası, 401(k) ve emeklilik planları, yanı sıra ücretli izin. İK uzmanları bu paketleri oluşturur ve işlerinin bir parçası olarak politika ve prosedürleri uygular. Sigorta sağlayıcılarla grup indirimleri için pazarlık yapabilir ve emeklilik planlama çabaları düzenleyebilirler. İK departmanı, soruları yanıtlayarak, onlara önemli teslim tarihlerini hatırlatarak ve hatta istenen diğer avantajlar hakkında geri bildirim isteyerek çalışanları faydaları hakkında bilgilendirir.

#4. sağlık ve güvenlik

İnsan kaynakları departmanı, işyeri sağlık ve güvenlik prosedürlerinin oluşturulmasından ve yürütülmesinden sorumludur. İşverenlerin, 1970 Mesleki Güvenlik ve Sağlık Yasası (OSHA) uyarınca güvenli bir çalışma ortamı yaratmaları gerekmektedir. Bu departman, OSHA yönetmeliklerine aşina olmalı ve güvenlik eğitimini denetleyerek, yaralanma kayıtlarını izleyerek, yaralanmaları bildirerek ve sonuç olarak ortaya çıkan herhangi bir tazminat talebiyle ilgilenerek bunlara uymalıdır.

Uygulanan güvenlik önlemleri, sektör tarafından zorunlu tutulabilir veya taciz düzenlemeleri ve acil durum planlaması gibi genel güvenliği sağlamak için tasarlanmış olabilir.

# 5. İş kanunlarına uyum

Sağlık ve güvenlik standartlarına ek olarak, insan kaynakları departmanı kuruluşun yürürlükteki iş kanunlarına uymasını sağlar. Bu tür kurallara uyulması, istihdam uygulamaları veya işyeri koşulları ile ilgili şikayetlerin önlenmesine yardımcı olabilir. İnsan kaynakları uzmanları, Adil Çalışma Standartları Yasası, Sivil Haklar Yasası'nın VII. Başlığı, Ulusal Çalışma İlişkileri Yasası ve Aile ve Tıbbi İzin Yasası gibi eyalet ve federal yasalar hakkında eğitilir.

Uyumluluğu sürdürmek için bu uzmanlar belgeleri yönetir, politikalar oluşturur ve eğitimi koordine eder. Bu kurallar, mola gereksinimleri, çalışma saatleri, taciz normları ve eşit istihdam fırsatları gibi konuları ele alır. Ayrıca çalışanların haklarının ve korumalarının farkında olmalarını sağlamak için şirket el kitaplarını günceller ve yönetirler. İK departmanı ayrıca uyumlulukla ilgili şikayetleri de ele alır ve gerekirse disiplin cezası verir.

#6. Geliştirme ve eğitim

İnsan kaynakları departmanı, İK planlama sürecinin bir parçası olarak çalışanların eğitimini ve gelişimini denetler ve denetler. Yeni çalışanlar genellikle kurumsal düzenlemeleri ve prosedürleri ve ayrıca işlerini yapmak için gereken belirli yetenekleri, ekipmanı veya kaynakları öğrenmek üzere eğitilirler. İK departmanı ayrıca mevcut çalışanlara belirli becerileri veya uzmanlıkları öğreten programlar geliştirmek ve uygulamak için yöneticilerle işbirliği yapar. Bu fırsatlar genellikle çalışanların performanslarını geliştirmelerine veya şirket hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için tasarlanır. Örneğin, yeni teknolojiyi kullanan bir şirket, çalışanlarına teknolojiyi nasıl kullanacaklarını öğretmek için bir program başlatabilir.

Dahili eğitimin yanı sıra İK departmanı, çalışanların seminerlere, kongrelere, konferanslara veya sürekli eğitim fırsatlarına katılımını koordine etmede yardımcı olabilir. İşyerinde profesyonel gelişimi teşvik etmek, çalışanların kendilerini daha değerli hissetmelerini sağlayabilir. Bu kültür, üretimi ve verimliliği artırırken ciroyu azaltma potansiyeline sahiptir.

#7. Çalışma ve çalışan ilişkileri

İnsan kaynakları departmanı, çalışanlar ve yöneticileri arasındaki ilişkileri sıklıkla denetler. Bir tartışma sırasında, bir İK uzmanı arabuluculuk yapabilir. Ajans ayrıca çalışanların işyeri sorunlarıyla ilgilenmekle de görevlidir. Sendikalı personele sahip kuruluşlarda sendika ilişkilerini yönetmekten de sorumlu olabilir. Güçlü bağlantıları sürdürmek için departman, kurumsal politika ve süreçlerin sendika ihtiyaçlarını karşılamasını sağlar ve onlarla düzenli olarak ilişki kurar. Sendikalarla teması sürdürmek, şirketin gelecekteki zorlukları belirlemesine ve grevler veya protestolar gibi tırmanmayı önlemek için bunları çözmesine de yardımcı olabilir.

8 numara. Çalışan memnuniyeti

İnsan kaynakları yöneticileri ayrıca kuruluş personelinin genel refahından da sorumludur. Çalışanların tükenmişlikten kaçınmasına yardımcı olmak için sağlık ve zindelik faaliyetlerini teşvik etmeli ve uygulamalıdırlar. Örneğin, personeli tatil günlerini kullanmaya teşvik edebilir veya sağlıklı yaşam girişimleri düzenleyebilirler. İK uzmanları, kişisel zorluklar yaşayan çalışanlara özel yardım da sağlayabilir. Sorunu azaltmaya yardımcı olacak özel araçlar veya rehberlik sunabilirler veya izin ve diğer avantajlar da dahil olmak üzere çalışanın seçeneklerini tartışabilirler.

#9. Performans Yönetimi

İnsan kaynakları departmanı, şirket personelinin iş performansının izlenmesinden de sorumludur. Çalışan ve yönetici performans değerlendirmeleri, performans yönetiminde ortak görevlerdir. Bu faaliyetler, işgücünün örgütsel amaç ve hedeflere ulaşıp ulaşmadığını belirlemeye yardımcı olur. Toplanan içgörüler, İK departmanı tarafından ihtiyaç duyulduğunda eğitim ve gelişim fırsatları oluşturmak veya vermek için kullanılabilir. Çıkış görüşmeleri ayrıca İK personelinin çalışanların neden ayrılmayı seçtiğini anlamasına yardımcı olabilir ve bu da performans yönetimine yardımcı olabilir. Departman ortak bir sorun tespit ederse, personelin elde tutulmasını sağlamaya yardımcı olacak değişiklikleri uygulamaya başlayabilir.

# 10. Kariyer Planlama ve Yedekleme

Departman, İK planlamasının bir parçası olarak kariyer veya halefiyet planlama faaliyetleri yürütebilir. Üst düzey rollerin boşalacağı öngörüldüğünde, İK departmanı, onları doldurabilecek en yüksek performanslı kişileri belirlemek için yöneticilerle işbirliği yapabilir. İş performansına ek olarak, potansiyel adayları kurum içi itibarlarına ve pozisyona sunabilecekleri gerekli yeteneklere göre değerlendirebilirler. Yerinde bir halefiyet planına sahip olmak, kuruluşun aksamaları önlemesine yardımcı olabilir.

# 11. Şirket kültürü ve çalışan bağlılığı

İK departmanı, çalışanları için ilgi çekici bir iş yeri ortamını teşvik eder. Katılımı ve ağ oluşturmayı teşvik etmek için inzivalar, turnuvalar veya ofis partileri gibi etkinlikler düzenleyebilir. Bu uzmanlar ayrıca personeli kurumsal haberler ve faaliyetler konusunda güncel tutmak için sık sık haber bültenleri oluşturabilir. İşe bağlı çalışanlar daha yüksek moral ve elde tutma oranlarına sahiptir.

Çalışanları dahil etmenin bir başka yaklaşımı da, performansları veya işyeri faaliyetlerine katılımları için teşvikler veya ödüller sağlamaktır. Örneğin şirket, işe alma çabalarını artırmak için bir sevk programı oluşturabilir ve adayları tavsiye eden kişilere parasal teşvikler sunabilir. Yarışmaların kazananları hediye kartları veya diğer fiziksel ödüller kazanabilir. Bu tür ödüller, çalışanların işe gelmeleri için kendilerini değerli ve motive hissetmelerine yardımcı olabilir.

# 12. iş değerlendirmesi

Bir şirketin insan kaynakları departmanı, iş rollerini değerlendirmekten sorumlu olabilir. Bu profesyoneller her işi değerlendirir ve onu başarmak için gereken uygun unvanı, görevleri, sorumlulukları ve yetenekleri belirler. Görev tanımları zaman içinde değiştiğinden, departman bunları gerektiğinde revize etmekle de sorumludur. Bu görev, İK planlaması ve işe alım konusunda yardımcı olabilir. Pozisyonlar, değerlerini belirlemek için ajans tarafından da değerlendirilir. Konumları sıralamak veya kategorize etmek gibi çeşitli teknikler kullanırlar. Bu değerlendirme, belirli sorumluluklarda personeli adil bir şekilde nasıl ödüllendireceğini veya tazmin edeceğini belirlemede kuruluşa yardımcı olur.

# 13. İdari sorumluluklar

İnsan kaynakları departmanı aynı zamanda iş gücünün günlük yönetiminden de sorumludur. Personel kayıtlarını ve dosyalarının yanı sıra işe alma ve işten çıkarma, sigorta poliçeleri ve çalışan sözleşmeleriyle ilgili evrakları korumaktan sorumludurlar. Çalışanlar, önemli işyeri veya idari prosedürler ve politikalar hakkında bu profesyonellerden açıklama veya destek isteyebilir. Örneğin maaş bordrosu ve planlama prosedürleri departman uzmanları tarafından yürütülebilir. Departman ayrıca gerektiğinde seyahat düzenlemelerini ve işle ilgili masrafları da karşılar.

İK Fonksiyonları Nasıl İyileştirilir?

Gelişmiş İK işlevleri oluşturmak için aşağıdaki aşamaları kılavuz olarak kullanabilirsiniz:

1 numara. eğitim yürütmek

İK profesyonelleri, önemli istihdam yasaları, kuralları ve süreçleri hakkındaki anlayışlarını güncel tutmak için eğitime katılmalıdır. Belirli yazılımları kullanma veya uyuşmazlık çözümü hizmetleri sunma gibi rolleri için kritik olan becerileri geliştirme fırsatlarından da yararlanabilirler. Bu kişiler işlerini nasıl yapacaklarını öğrenmeye devam ettikçe ekip güçlenecek ve İK süreçleri iyileştirilecektir.

2 numara. Şirketin misyonuna uyun.

Çoğu kuruluşun sürdürmek veya başarmak istedikleri bir misyonu vardır. İK departmanı, politika ve prosedürleri tasarlarken misyonu ve ilgili değerleri akılda tutmalıdır. Bu uyumun sürdürülmesi, tüm iş alanlarında tutarlılığın sağlanmasına ve liderleri tarafından belirlenen hedeflere ulaşmaya odaklanmanın sürdürülmesine yardımcı olabilir.

#3. Beklentilerinizi belirleyin

İK departmanı, işe alım ve işe alma sürecinde her rol için beklentilerin altını çizmelidir. Yeni işe alınanlar bu tür beklentileri kavradıklarında, işin yükümlülüklerini üstlenmeye daha hazır hale gelirler. Ayrıca, performanslarını değerlendirmede ve gerekli iyileştirmeleri yapmada kullanmaları için kriterler oluşturabilir.

#4. Açıklığı teşvik edin.

Çalışanların isteklerini veya sorunlarını ele alırken kendilerini rahat hissetmelerini sağlamak için İK departmanı açık bir iletişim politikası uygulamalıdır. Departman, çalışanların girdilerini elde etmek için anonim anketler de gönderebilir ve yönetebilir. İnsan kaynakları uzmanları, çalışanların işyerleri hakkında ne hissettiklerini gözlemleyebildiklerinde, bu onların sorunları tespit etmelerine ve çözmelerine yardımcı olabilir.

# 5. İnsan kaynakları yazılımlarından yararlanın.

Örneğin insan kaynakları bilgi sistemleri, departmana idari faaliyetleri daha verimli ve etkili bir şekilde tamamlamada yardımcı olabilir. Bu tür yazılımlar, zamandan tasarruf etmeye ve süreç tutarlılığını geliştirmeye yardımcı olmak için sıklıkla otomasyon teknolojilerini içerir. İsteğe bağlı erişime izin vererek, çalışan verilerinin veya diğer hassas bilgilerin merkezileştirilmesine de yardımcı olabilir.

Sonuç

İnsan kaynakları, işletmelerin personelinden en iyi şekilde yararlanmalarını sağlayan çok yönlü bir iştir. Bu temel İK işlevlerinde çalışmak için, bir İK profesyoneli olarak çeşitli becerilere sahip olmanız gerekir. İK eğitimi, temel yeterliliğinizi elde etmekle sona eremez. İş yeri ve toplum sürekli değişiyor ve gelişiyor. Çalışanlarınıza değişim boyunca başarılı bir şekilde liderlik etmek için siz de büyümeye devam etmelisiniz.